CHƯƠNG 1 : KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
3. Chức năng của văn bản quản lí nhà nước
3.1. Chức năng thông tin
Thông tin là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản, không loại trừ văn bản quản lý nhà nước. Các thông tin chứa đựng trong các văn bản là một trong những nguồn của cải quý giá của đất nước, là sản phẩm hàng hóa đặc biệt có vai trị to lớn trong việc tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội; là yếu tố quyết định để đưa ra những chủ trương, chính sách, những quyết định hành chính cá biệt nhằm giải quyết những công việc nội bộ nhà nước, cũng như những cơng việc có liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của cơng dân.
Dưới dạng văn bản, về thời điểm nội dung thông báo thông tin thường bao gồm ba loại với những nét đặc thù riêng của mình:
- Thơng tin q khứ: là những thơng tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý.
- Thông tin hiện hành: là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước.
- Thông tin dự báo được phản ánh trong văn bản là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình.
Ngồi ra, tuỳ theo tính chất, nội dung và mục tiêu cơng việc, việc phân loại thơng tin có thể được tiến hành theo những tiêu chí khác nhau khác, như phân loại theo lĩnh vực quản lý thành thơng tin chính trị, thơng tin kinh tế, thơng tin văn hóa-xã hội ... ; hoặc phân loại theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn) thành thông tin trên xuống, thông tin dưới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ ... Trong từng loại thơng tin đó có thể có những phân loại nhỏ hơn, chi tiết hơn, như thơng tin kinh tế về chức năng hạch tốn trong quản lý sản xuất kinh doanh có thể phân chia thành thơng tin thống kê, thơng tin kế tốn, thơng tin nghiệp vụ kỹ thuật ...
Có thể thấy, hoạt động thơng tin trong quản lý nhà nước là một quá trình, hình thức liên hệ qua lại giữa chủ thể (người quản lý) và khách thể (người bị quản lý), diễn ra liên tục nhằm trao đổi và cân bằng nhận thức của các chủ thể đó đối với thực tiễn khách quan và sự vận động của của xã hội, cũng như tạo lập một cách tiếp nhận tương đồng giữa người quản lý và người bị quản lý đối với mối tương quan và sự tương tác giữa văn bản với thực tiễn cuộc sống nhằm thực hiện các quyết định quản lý hành chính nhà nước có hiệu quả ngày càng cao. Quản lý nhà nước liên hệ rất hữu cơ với các quá trình thơng tin được thực hiện một cách liên tục. Tính liên tục của quá trình quản lý nhà nước liên quan chặt chẽ và phụ thuộc to lớn vào tính liên tục của sự vận động thơng tin, trong đó sự phản hồi thơng tin từ phía những chủ thể tiếp nhận cùng với sự xử lý, đánh giá, tiếp thu những phản hồi đó từ phía chủ thể tạo lập là một yếu tố có tính quyết định đối với hiệu quả quản lý nhà nước. Về bản chất, quản lý nhà nước là dạng quản lý xã hội thông qua việc thực hiện một chuỗi những quyết định kế tiếp nhau trên cơ sở các thông tin phản ánh trạng thái của các hoạt động sản xuất xã hội. Như vậy, khơng thể thực hiện quản lý hành chính nhà nước một cách có hiệu quả, khi khơng có các mệnh lệnh quản lý được xây dựng và ban hành trên cơ sở tiến hành việc thu thập, xử lý và truyền đổi thông tin.