2.1 Trách nhiệm của bộ máy làm công tác tuyển dụng tại công ty
Việc tuyển dụng cán bộ nhân viên trong công ty được quan tâm và đặt ra kế hoạch rất cụ thể rõ ràng. Khi có nhu cầu tuyển thêm nhân viên vào vị trí việc làm mới, thủ trưởng các đơn vị hoặc trưởng các phòng ban sẽ lập phiếu xác định nhu cầu tuyển dụng ghi chi tiết về nội dung công việc cần tuyển, số lượng cần tuyển, tuyển theo hình thức nào? kinh phí dự kiến là bao nhiêu? trong khoảng thời gian nào?.
Căn cứ vào kế hoạch được duyệt phòng Nhân sự tổng hợp danh sách liên hệ với các nguồn và ra thơng báo tuyển dụng.
Khi có nhu cầu tuyển dụng đột suất, phòng Nhân sự trực tiếp liên hệ với các nguồn lực khác để thực hiện tuyển dụng. Q trình tuyển dụng phải thơng qua Hội đồng tuyển chọn, Hội đồng tuyển chọn ( do Tổng giám đốc ra quyết định thành lập) gồm:
+ Đ/c Phó tổng giám đốc cơng ty làm Chủ tịch hội đồng; + Đ/c Chủ tịch cơng đồn Cơng ty làm Phó Chủ tịch hội đồng; + Đ/c Trưởng phòng Nhân sự làm ủy viên thường trực;
Cùng một số chuyên viên của các phịng tham gia làm ủy viên khơng thường xuyên của hội đồng (tùy theo ngành nghề cần tuyển hội đồng tuyển chọn sẽ mời tham gia).
2.2 Lƣu đồ tuyển dụng
Sơ đồ II – 2. Lưu đồ tuyển dụng tại công ty KYB Việt Nam
(Nguồn: Phịng Nhân sự)
Nhìn vào lưu đồ tuyển dụng trên của cơng ty ta có thể chia quá trình tuyển dụng thành hai giai đoạn gồm:
+ Giai đoạn thực hiện tuyển mộ: là giai đoạn tổng hợp nhu cầu cán bộ công nhân viên; định hướng công ty; và kết quả đánh giá nguồn lực để xác định nhu cầu tuyển dụng. Trên cơ sở đó phịng Nhân sự tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng và trình lên Tổng giám đốc phê duyệt. Khi hồn tất những thủ tục trên thì phịng Nhân Nhu cầu CBCNV Định hướng Cơng ty K.Quả đánh giá nguồn lực
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Định hướng Công ty
Lập kế hoạch tuyển dụng Phê duyệt của lãnh đạo
Thực hiện tuyển dụng Hồ sơ tuyển dụng Nhu cầu đột xuất
sự sẽ tiến hành thu hút ứng viên xin việc vào công ty bằng những phương pháp khác nhau. Từ đó sẽ xác định được một lượng ứng viên xin việc nhất định để tiến hành quá trình tuyển chọn.
+ Giai đoạn thực hiện tuyển chọn nhân viên: giai đoạn này được thực hiện sau khi đã có được một tập hợp ứng viên nhất định xin việc vào công ty.
2.2.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng
Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, khối lượng công việc hiện tại và tương lai, bảng cân đối nhân lực hàng tháng, hàng quý lập đề xuất tuyển dụng lên phòng Nhân sự (Phiếu xác định nhu cầu tuyển dụng) Trong phiếu xác định nhu cầu tuyển dụng gồm thông tin về đơn vị lập phiếu, Nội dung tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, hình thức tuyển dụng, kinh phí dự kiến, thời gian tuyển dụng.
Phịng Nhân sự thu thập phiếu xác định nhu cầu tuyển dụng của các đơn vị và căn cứ vào định hướng phát triển của công ty, kết quả đánh giá nguồn nhân lực hiện tại. Từ đó sẽ xác định được nhu cầu tuyển dụng cho từng quý, từng năm một.
Hiện tại, việc xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty chỉ được tiến hành từng năm một, tức là việc lập kế hoạch tuyển dụng mới chỉ là kế hoạch ngắn hạn, mang tính chất tự phát là chính chứ chưa có một chương trình mang tính chất dài hạn dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn. Do đó cơng tác xác định nhu cầu tuyển dụng cịn thiếu tính chủ động.
Do đó số lượng cán bộ khoa học nghiệp vụ của Công ty được tuyển mới trong những năm gần đây có xu hướng tăng lên. Có thể thấy thực tế này qua số lượng cán bộ khoa học nghiệp vụ được tuyển và kế hoạch trong năm tới của công ty như sau:
Bảng II – 3. Báo cáo nhân lực năm 2008, 2009, 2010
Danh mục Năm
2008 Năm 2009
Cân đối nhân lực năm 2010
Hiện có Thừa Thiếu Tổng số CBKHNV 352(tuyển 20) 298(tuyển 43) 311 - 43 1. CB quản lý 102 80 88 - - 2 CB kỹ thuật 99 86 94 - 28 3. CB nghiệp vụ 151 132 129 - 15 (Nguồn: Phịng Nhân sự)
2.3 Cơng tác tuyển mộ tại công ty
2.3.1 Nguồn và phương pháp tuyển mộ
Cán bộ phụ trách tuyển dụng căn cứ vào kế hoạch tuyển chọn đã được thông qua và tiến hành xác định nguồn cho hoạt động tuyển mộ.
Tùy vào từng trường hợp tuyển dụng cụ thể mà công ty xác định nguồn nội bộ, bên ngoài hay kết hợp cả hai nguồn trên.
Nguồn nội bộ tổ chức
Đối với nguồn nội bộ tổ chức, công ty thường sử dụng để tuyển người vào những vị trí quản lý cao trong cơng ty, phịng, ban, xí nghiệp và thường là giải quyết những trường hợp thiếu người do nghỉ chế độ, cơ cấu lại bộ máy, luân chuyển công việc, đề bạt, thăng chức
Ví dụ như quy định yêu cầu về tiêu chuẩn chung của các cán bộ lãnh đạo, quản lý của cơng ty là:
+ Có tinh thần trách nhiệm cao, tận tụy với công việc được giao; chấp hành nghiêm chỉnh đường lối của Đảng, chính sách và Pháp luật của Nhà nước.
+ Cần kiệm, liêm chính, chí cơng vơ tư, khơng tham nhũng và kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng. Có ý thức tổ chức kỷ luật, trung thực, khơng cơ hội. Gắn bó mật thiết với người lao động, được CBCNV tín nhiệm.
+ Phong cách làm việc dân chủ, quan hệ chân tình và bình đẳng với đồng nghiệp, đồng sự, gần gũi với quần chúng.
+ Đoàn kết nội bộ, xây dựng tập thể vững mạnh, làm việc có hiệu quả. Khơng vi phạm luật pháp và các quy định của Nhà nước, nội quy của cơ quan.
Dựa vào những thông tin trên, cán bộ phu trách tuyển dụng sẽ xem xét và đánh giá tai cơng ty đã có những cá nhân nào đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu trên hay không? Nếu đạt yêu cầu thì sẽ tiến hành xem xét bước tiếp tiếp theo trong quá trình tuyển dụng. Cán bộ phụ trách nhân sự sẽ tiến hành đàm phán với cá nhân đó và quản lý cấp trên (nếu có) để đề nghị điều chuyển. Khi được chấp thuận thì sẽ tiến hành làm các thủ tục nhân sự tiếp theo.
Việc thực hiện tuyển dụng theo nguồn này không tránh khỏi những nhược điểm vốn dĩ của nó như khơng: thay đổi được chất lượng lao động; dễ hình thành những nhóm “ứng cử viên khơng thành cơng” những người này thường có biểu hiện không phục, không hợp tác với lãnh đạo mới và thường làm nẩy sinh những mâu thuẫn nội bộ, chia bè phái trong nội bộ công ty.
Hơn nữa, việc thực hiện tuyển mộ dựa trên đánh giá nhân viên qua sổ theo dõi nhân sự cũng chưa thật sự được chính xác, vì thơng tin trong sổ này chưa được cập nhật thường xuyên và chi tiết cụ thể. Điều này là khơng thể tránh khỏi vì cơng tác này chỉ là một nhiệm vụ mà nhân viên nhân sự đảm trách. Do khối lượng công việc lớn nên chỉ một người theo dõi là rất khó khăn.
Tuy nhiên, việc thực hiện tuyển mộ theo nguồn này cũng có những điểm ưu việt của nó như nó có tác dụng kích thích, tạo động lực lao động cho những người đang làm việc trong tổ chức vì họ biết rằng như vậy là họ có cơ hội được thăng tiến trong công ty. Hai nữa, nguồn này đã được làm quen với công việc, đặc điểm của công ty, thử thách về sự trung thành đối với công ty nên rủi ro do tuyển nhầm nhân sự hầu như là khơng có. Trong khi đó, kinh phí trong q trình tuyển mộ là khơng đáng kể và thời gian cũng không kéo dài, tiếc kiệm cho công ty về nhiều mặt.
Đối với nguồn tuyển mộ từ bên ngồi cơng ty:
Nguồn tuyển mộ từ bên ngồi chính là những sinh viên đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề; những người đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ; hoặc những người đang làm việc tại các tổ chức khác.
Trong những năm gần đây, do công ty KYB Việt Nam ln có sự chuyển đổi về cơ cấu do cổ phần hóa, bên cạnh đó là q trình mở rộng địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động… làm cho yêu cầu về nguồn nhân lực mới là rất cấp bách. Dựa vào kế hoạch tuyển dụng hàng năm đã được xây dựng, phòng nhân sự sẽ tiến hành ra thơng báo tuyển mộ. Những vị trí mà cơng ty tuyển mộ ở nguồn bên ngồi thường là nhân viên các phịng ban; các kỹ sư cần thiết cho cơng việc mới. Đối với nguồn tuyển mộ bên ngồi, phịng tổ chức thường sử dụng các phương pháp tuyển mộ sau:
+ Quảng cáo thông tin tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng.Những thông tin trên đây thường được mô tả một cách ngắn gọn bao gồm: giới thiệu qua công ty về địa điểm, đối tượng lao động cần tuyển (cần tuyển lao động kỹ thuật hay lao động là cử nhân kinh tế), các yêu cầu sơ qua đối với ứng viên về trình độ học vấn; Số lượng từng vị trí cơng việc cần tuyển; tiêu chuẩn đối với ứng viên về giới tính, cân nặng, tuổi đời và sức khỏe; nêu ra một vài chi tiết về những chế độ và quyền lợi của người lao động khi được tuyển dụng tại cơng ty (ví dụ như: tiền lương hưởng theo khoán sản phẩm. Thời gian thử việc hưởng 85% lương cấp bậc theo quy định của Bộ luật lao động); địa điểm làm việc của ứng viên
sau khi trúng tuyển; cuối cùng là thông báo về thời gian và địa điểm nhận hồ sơ dự tuyển.
+ Phương pháp thứ hai là sử dụng sự giới thiệu của những nhân viên đang làm việc tại công ty. Những nhân viên này sẽ giới thiệu bạn bè cũng như người thân của mình tham gia dự tuyển tại cơng ty.
2.3.2 Kết quả tuyển mộ trong những năm gần đây
Trên đà phát triển đi lên, trong những năm gần đây yêu cầu về nhân lực của công ty là rất lớn. Để đáp ứng được yêu cầu cấp thiết về nguồn nhân lực này, phòng Nhân sự đã tiến hành xác định nhu cầu tuyển dụng và tiến hành tuyển mộ kịp thời đáp ứng nhanh về nhu cầu cán bộ của mình. Kết quả đó được phản ánh qua bảng sau:
Bảng II – 4. Kết quả tuyển mộ năm 2008 và năm 2009
(đơn vị: người) Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Nhu cầu tuyển dụng Số lƣợng hồ sơ xin
việc Nhu cầu
tuyển dụng Số lƣợng hồ sơ xin việc KH TH KH TH Quý I 6 240 153 10 300 324 Quý II 3 90 62 15 450 433 Quý III 7 280 255 12 350 318 Quý IV 4 120 84 6 140 192 Tổng 20 730 524 43 1240 1267 (Nguồn: Phịng Nhân sự)
Nhìn vào kết quả của q trình tuyển mộ tại cơng ty trong hai năm gần đây ta có thể thấy nhu cầu về nhân lực cũng như số lượng lao động nộp đơn xin việc tại công ty tăng lên đáng kể. Đây là điều cho thấy trong năm 2009 công ty đã phát triển quy mô của tuyển mộ nhằm mục tiêu đáp ứng yêu cầu thu hút đông đảo lực lượng
lao động nộp đơn xin việc cũng như yêu cầu về nguồn ứng viên đủ lớn để tiến hành hoạt động tuyển chọn có chất lượng.
Như vậy, số lượng nhu cầu tuyển dụng của năm 2009 đã tăng thêm 23 so với năm 2008 tương ứng với tốc độ tăng là 215%. Cịn số lượng hồ sơ xin việc cơng ty nhận được năm 2009 tăng 743 so với năm 2008, tương ứng với tốc độ tăng là 241%. Vậy là tốc độ tăng của số lượng hồ sơ xin việc đã tăng nhanh hơn nhiều so với tốc độ tăng của nhu cầu tuyển dụng. Việc này chứng tỏ năm 2009, hoạt động tuyển mộ của công ty đã đạt hiệu quả hơn rất nhiều so với năm 2008. Chính nhờ những phương pháp tuyển mộ có chất lượng như vậy mà hoạt động tuyển mộ của năm 2009 đã vượt kế hoạch đề ra.
2.3.3 Nhận xét về công tác tuyển mộ của công ty
Việc thực hiện công tác tuyển mộ được cơng ty tiến hành một cách có hệ thống và đã quy định thành văn bản rõ ràng các bộ phận có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể. Trong đó, chủ chốt là phịng Nhân sự có nhiệm vụ thống kê, lập kế hoạch cũng như chiến lược tuyển mộ một cách chi tiết về thời gian, địa điểm, số lượng tuyển mộ trong kế hoạch cũng như kinh phí dự kiến. Những chuẩn bị trước đó giúp cơng ty có thể chuẩn bị một cách chủ động hơn, đáp ứng tốt nhất, kịp thời nhất yêu cầu về nhân sự của công ty.
Như vậy, công ty đã kết hợp khai thác cả hai nguồn ứng viên từ bên trong cũng như bên ngoài. Tùy từng trường hợp cụ thể mà phong Nhân sự tiến hành tuyển mộ theo các phương thức khác nhau.
Phương pháp tuyển mộ từ nguồn nội bộ công ty đã được thực hiện rất có hiệu quả. Tuy nhiên, cơng ty đã máy móc khi tuyển dụng những vị trí chủ chốt, vì với những vị trí này, cơng ty khơng tuyển mộ nguồn từ bên ngoài mà chỉ tiến hành tuyển mộ từ bên trong với những tiêu thức đề ra trước đó. Phương pháp này cũng có những ưu điểm của nó như những cán bộ này đã được làm quen với công việc
trong tổ chức, đã được thử thách rất nhiều trong cơng việc, có thâm niên nhất định trong nghành… chính vì vậy đã hạn chế một cách tối đa các quyết định sai trái trong tuyển dụng. Hơn nữa, kinh phí cũng như thời gian tiến hành thu hút được lượng ưng viên này cũng đỡ tốn kém hơn rất nhiều so với việc tiến hành tuyển mộ ở bên ngoài. Nhưng nếu chỉ tiến hành tuyển mộ ở bên trong tổ chức thì sẽ làm mất đi tính đa dạng của nguồn ứng viên, bên cạnh đó cơng ty cũng khơng thể có được những cách làm việc mới, sáng tạo hơn và có hiệu quả hơn.
Đối với nguồn tuyển mộ từ bên ngoài, khi có nhu cầu tuyển dụng nhân viên với số lượng lớn, công ty đã tiến hành tổ chức thông báo nhu cầu tuyển dụng bằng các phương tiện truyền thông như sử dụng đăng tin trên đài truyền hình. Việc tiến hành theo cách thức như vậy đã thu hút được số lượng lớn các ứng viên tham gia nộp hồ sơ xin việc. Ngồi ra cơng ty cịn tiến hành cử cán bộ đến các trường đại học để tiến hành tuyển mộ chứng tỏ việc lựa chọn địa điểm tuyển mộ và nguồn tuyển mộ của cơng ty đã được tính toán và lựa chọn rất đúng đắn. Tuy việc tiến hành tuyển mộ bằng phương pháp này có phần tốn kém chi phi nhưng bù lại, số lượng ứng viên được thu hút tham gia xin việc lại rất cao. Nhưng trong thực tế công tác tuyển mộ của cơng ty vẫn cịn những hạn chế nhất định:
Thứ nhất là chất lượng của hồ sơ xin việc gửi về cơng ty cịn rất thấp. Việc này là do hình thức thu hút qua thơng báo tuyển mộ của công ty tuy nhiều về phương pháp nhưng cách thực hiện cịn q sơ sài. Trong bản thơng báo tuyển dụng chưa nêu ra được nhiều mặt tích cực, những ưu đãi nhân sự hơn với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường; Chưa đưa ra được hình ảnh ấn tượng của công ty đối với người đọc, vì vậy khơng kích thích được họ nộp ngay hồ sơ xin việc vào công ty.
Thứ hai là phương pháp tuyển mộ của công ty chưa được khai thác hết. Ngày nay, việc khai thác tài nguyên mạng đang được rất nhiều lĩnh vực khai thác triệt để, tuyển dụng cũng khơng nằm ngồi số đó. Việc đang thông báo tuyển dụng lên các
webside tuyển dụng lớn ở Việt Nam là một trong những phương pháp rất hiệu quả và ít tốn kém. Thông tin hiển thị cũng được đầy đủ và chi tiết hơn. Hơn nữa, từ những trang web này ta cũng có thể link sang web của cơng ty để ứng viên tìm hiểu