2.1. Thủ tục chứng từ, sổ sỏch, tài khoỏn sử dụng và quy trỡnh hạch toỏn chung a. Thủ tục chứng từ, sổ sỏch a. Thủ tục chứng từ, sổ sỏch
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của doanh nghiệp thường xuyờn biến động. Để quản lý tốt TSCĐ, kế toỏn Cụng ty thường xuyờn phản ỏnh, theo dừi chặt chẽ đầy đủ mọi trường hợp biến động tăng giảm. Khi cú cỏc nghiệp vụ về TSCĐ phỏt sinh, cỏc chứng từ mà kế toỏn sử dụng đều theo mẫu quy định chung của bộ tài chớnh. Cỏc chứng từ, sổ sỏch mà kế toỏn Cụng ty sử dụng để theo dừi, hạch toỏn TSCĐ bao gồm: + Hoỏ đơn (GTGT) + Biờn bản thanh lý hợp đồng + Hợp đồng giao khoỏn + Biờn bản giao nhận TSCĐ + Thẻ tài sản cố định + Biờn bản thanh lý TSCĐ
+ Biờn bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành + Biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ
+ Sổ chi tiết tài sản cố định + Sổ cỏi TK211
+ Sổ cỏi TK212 + Sổ cỏi TK213 + Sổ cỏi TK214
b. Tài khoản sử dụng
Để tiến hành hạch toỏn, kờ toỏn cụng ty sử dụng cỏc TK 211, 213, 214. Ngoài ra, để hạch toỏn TSCĐ kế toỏn viờn cũn sử dụng cỏc tài khoản sau:111, 112, 331, 411…
Đối với cỏc nghiệp vụ về tài sản cố định, kế toỏn viờn sẽ thực hiện hạch toỏn theo quy trỡnh chung như sau: Hàng ngày căn cứ vào cỏc hoỏ đơn, chứng từ sử dụng khi cỏc nghiệp vụ về TSCĐ phỏt sinh, kế toỏn tiến hành định khoản và đưa dữ liệu vào mỏy, kế toỏn sử dụng phần mềm kế toỏn mỏy tiền hành theo dừi cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trờn cỏc sổ sỏch kế toỏn như: sổ chứng từ ghi sổ,sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết cỏc tài khoản 211, 213, 214. khi tiến hành hạch toỏn về tài sản cố định kế toỏn trong Cụng ty cổ phần xõy dụng số 2 Thăng Long hạch toỏn cũng như quy trỡnh chung về hạch toỏn của chế độ kế toỏn.
2.2. Hạch toỏn tỡnh hỡnh biến động tăng TSCĐ
Nhu cầu sử dụng TSCĐ tại Cụng ty hết sức đa dạng, nhất là nhu cầu sử dụng mỏy múc thiết bị phục vụ thi cụng cụng trỡnh. Do đú, nghiệp vụ tăng TSCĐ tại Cụng ty xõy dựng số 2 diễn ra khỏ thường xuyờn và với quy mụ lớn. Tuy nhiờn, việc trang bị thờm TSCĐ phải được lập kế hoạch cụ thể, phải hợp lý và căn cứ vào nhu cầu thực tế, đặc biệt cú những nghiệp vụ phải thụng qua sự phờ duyệt của Tổng giỏm Đốc Cụng ty.
TSCĐ của Cụng ty tăng do nhiều nguyờn nhõn nhưng chủ yếu là hai lý do sau: + TSCĐ tăng do Cụng ty tự mua sắm, trang bị.
+ TSCĐ tăng do cỏc Cụng ty khỏc thuộc Tổng cụng ty chuyển sang và văn phũng cụng ty điều về.
Ngoài ra cũn cú thể do Cụng ty tự xõy dựng, do đỏnh giỏ lại TSCĐ …
Mọi trường hợp tăng TSCĐ đều phải được lập hồ sơ lưu trữ gồm chứng từ, sổ sỏch để đảm bảo cho việc quản lý TSCĐ đạt hiệu quả cao. Sau khi cú đày đủ chứng từ hợp lệ, kế toỏn TSCĐ cập nhập vào mỏy để từ đú in ra cỏc sổ kế toỏn cần thiết.
Do phạm vi chyờn đề em xin trớch dẫn vớ dụ về :
TSCĐ tăng do Cụng ty tự mua sắm
Phũng kế hoạch kỹ thuật của Cụng ty cú nhiệm vụ theo dừi TSCĐ tại Cụng ty từ đú phỏt hiện ra nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm, trang bị mới TSCĐ trỡnh lờn Ban Giỏm đốc hoặc Tổng cụng ty. Cũng cú trường hợp xuất phỏt từ nhu cầu sử dụng TSCĐ trong quỏ trỡnh thi cụng cụng trỡnh, cỏc đội xõy dựng sẽ đề xuất yờu cầu trang bị TSCĐ.
Sau khi cú sự phờ duyệt của Ban Giỏm đốc hoặc Tổng cụng ty, thụng thường phũng vật tư sẽ lựa chọn nguồn cung cấp và sẽ tạm ứng đi mua sắm TSCĐ, sau đú kế toỏn sẽ quyết toỏn và tiến hành ghi nhõnj giỏ trị tài sản. Sau đú, căn cứ vào giỏ trị thực tế của hàng mua trờn hoỏ đơn chứng từ hợp lệ, kế toỏn sẽ quyết toỏn số tạm ứngvà tiến hành ghi nhận giỏ trị TSCĐ.
Trong quỏ trỡnh mua bỏn, mọi chi phớ phỏt sinh đều được theo dừi, tập hợp đầy đủ kốm theo hoỏ đơn chứng từ. Sau khi Ban Giỏm đốc phờ duyệt thỡ sẽ tiến hành cỏc thủ tục mua TSCĐ , gồm :
-Hợp đồng kinh tế. - Hồ sơ đấu thầu
-Biờn bản bàn giao thiết bị. -Biờn bản thanh lý hợp đồng.
Trớch số liệu ngày 10/7/2004, cụng ty đó mua may xỳc đào HITACHI đó qua sử dụng,mua băng vốn tự cú,số tiền là 622.398.400 VNĐ đó bao gồm thuế GTGT 5% của Cụng ty TNHH Hồng Anh
Cỏc chứng từ gồm:
-Phiếu uỷ nhiệm chi: thực hiện thanh toỏn thụng qua giao dịch chuyển khoản giữa Ngõn hàng Đầu tư và phỏt triển Thăng Long(ngõn hàng bờn mua) với Ngõn hàng Ngoại Thương Việt Nam( ngõn hàng bờn bỏn )
-Hợp đồng kinh tế -Hồ sơ đấu thầu
-Biờn bản bàn giao thiết bị -Biờn bản thanh lý hợp đồng -Hoỏ đơn GTGT
-Biờn bản bàn giao thiết bị đưa vào sử dụng( xỏc nhõn phũng vật tư thiết bị tiến hành giao cho cỏc đội tiếp nhận sử dụng )
Giao dịch trờn thanh toỏn thụng qua phương thức thanh toỏn bằng chuyển khoản giữa Ngõn hàng Đầu tư và phỏt triển Thăng Long với Ngõn hàng ngoại thương Viờt Nam.Ngõn hàng Đầu tư và phỏt triển Thăng Long sẽ căn cứ trờn phiếu uỷ nhiệm chi để chuyển số tiền trờn vào tài khoản của cụng ty TNHH Hồng Anh.
Kế toỏn lập bảng kờ hạch toỏn trỡnh kế toỏn trưởng phờ duyệt Bảng kờ hạch toỏn được đớnh kốm với cỏc chứng từ phản ỏnh nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ và được lưu giữ trong một tập hồ sơ do kế toỏn TSCĐ quản lý.
Saukhi cú sự phờ duyệt của kế toỏn trưởng, kế toỏn cập nhật vào mỏy định khoản sau: Nợ TK 211: 592.800.000
Nợ TK133: 29.598.400
Cú TK112: 622.398.400
Kế toỏn tiến hành phản ỏnh và theo dừi cỏc nghiệp vụ kớnh tế phỏt sinh lờn sổ Chứng từ ghi sổ.Cỏc sổ này được mỏy tớnh thực hiện và in ra cỏc sổ kế toỏn co liờn quan.
2.3.Hạch toỏn tớnh hỡnh biến động giảm TSCĐ
Nghiệp vụ làm giảm TSCĐ tại Cụng ty thường là thanh lý, nhượng bỏn, điều chuyển nội bộ… Trong đú, cỏc nghiệp vụ thanh lý diễn ra thường xuyờn hơn với mục đớch là thay thế cỏc TSCĐ cũ để đầu tư mới nõng cao hiệu quả hoạt động của Cụng ty.
TSCĐ giảm do thanh lý, nhƣợng bỏn
Hàng năm Cụng ty tiến hành kiểm kờ TSCĐ vào cuối niờn niờn độ kế toỏn. Căn cứ vào biờn bản kiểm kờ TSCĐ và hiện trạng của TSCĐ, Cụng ty lờn kế hoạch thanh lý những TSCĐ đó trớch khấu hao, những TSCĐ bị hỏng húc khụng thể sửa chữa được hoặc khụng tiến hành sửa chữa do khụng cũn phự hợp với tỡnh hỡnh thi cụng. Việc thanh lý, nhượng bỏn do nhõn viờn phũng KHKT đề xuất và được phũng kinh doanh đảm nhiệm nhưng trước đú phải cú sự phờ duyệt của Tổng Giỏm đốc Tổng cụng ty hoặc Giỏm đốc Cụng ty.
Trớch số liệu thỏng 03 năm 2004, cụng ty cú tiến hành thanh lý nhượng bỏn, thanh lớ một xe vận tải ASIA GRANTO.
Hồ sơ thanh lớ TSCĐ:
-Quyết định của Giỏm đốc -Biờn bản mời thầu
-Quyết định xột thầu -Biờn bản xột thầu -Giỏ chào bỏn thầu
-Bản chỉ dẫn tham dự thầu
-Đơn dự thầu chào giỏ chương trỡnh mua thiết bị -Biờn bản họp hội đồng thanh lớ tài sản
Trỡnh tự thực hiện:
Cụng ty lập Hội đồng thanh lớ tài sản và tiến hành họp. Sau khi được hội đồng nhất trớ thỡ tiến hành lịch tổ chức đấu thầu trỡnh tự như trờn
Trớch hồ sơ thanh lớ TSCĐ :
Kế toỏn tiến hành cỏc nghiệp vụ thanh lớ như sau: Đơn vị : VNĐ a> Nợ TK 214: 3.074.422.531 Nợ TK821: 981.198.680 Cú TK 211: 3.270.662.267 b> Nợ TK 111: 900.000.000 Cú TK 721: 855.000.000 Cú TK 333: 45.000.000
Kế toỏn tiến hành theo dừi nghiệp vụ phỏt sinh trờn Chứng từ ghi sổ và Sổ cỏi do mỏy lập.