1.5.1/ Tổ chức bộ mỏy kế toỏn.
- Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty dược tổ chức theo hỡnh thức tập chung toàn bộ cụng việc kế toỏn được tập chung tại phũng kế toỏn của cụng ty, ở cỏc đội sản xuất, đợn vị sản xuất trực thuộc cụng ty khụng tổ chức bộ mỏy kế toỏn riờng mà chỉ bố trớ cỏc nhõn viờn thống kờ kế toỏn làm nhiệm vụ thu thập, phõn loại, kiểm tra chứng từ sau đú vào sổ chi tiết vật tư,lao động, mỏy múc và tập hợp chứng từ gốc vào bảng tập hợp chứng từ gửi lờn cụng ty vào ngày 25 hàng thỏng.
- Cơ cấu tổ chức phũng tài chớnh - kế toỏn.
+ Kế toỏn trưởng : Chịu trỏch nhiệm tổ chức bộ mỏy kế toỏn đơn giản, gọn nhẹ, phự hợp với yờu cầu quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra cụng việc do kế toỏn viờn thực hiện, tổ chức lập bỏo cỏo theo yờu cầu quản lý, chịu trỏch nhiệm với giỏm đốc và cấp trờn về thụng tin kế toỏn.
+ Kế toỏn tổng hợp : Cú trỏch nhiệm tập hợp chi phớ, tớnh giỏ thành và kết quả kinh doanh.
+ Kế toỏn vật tư - TSCĐ : Co trỏch nhiệm theo dừi hỡnh hỡnh nhập xuất tồn của vật tư, xỏc định chi phớ nguyờn vật liệu cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh.Theo dừi tỡnh hỡnh biến động TSCĐ, phản ỏnh đầy đủ kịp thời và chớnh xỏc số lượng TSCĐ, tỡnh hỡnh khấu hao, tớnh đỳng chi phớ sửa chữa và giỏ trị trang thiết bị.
+ Kế toỏn tiền lương và cỏc khoản vay : Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lương củ cỏc đội và cỏc khối giỏn tiếp của cụng ty, kế toỏn tiến hành tập hợp bảng lương, thực hiện phõn bổ, tớnh toỏn lương và cỏc khoản phải tớnh cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty.Theo dừi tiền vay và cỏc khoản trả lói ngõn hàng.
Mua vật tư, tổ chức nhõn cụng Lập kế hoạch thi cụng Tổ chức thi cụng Nghiệm thu, bàn giao cụng trỡnh Nhận thầu
+ Kế toỏn tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng : Cú nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dừi cỏc khoản thu tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng và cỏc khoản thanh toỏn, cuối thỏng lập bảng kờ thu chi và đối chếu với kế toỏn tổng hợp.
+ Thủ quỹ : Căn cứ vào chứng từ thu chi đó được phờ duyệt, thủ quỹ tiến hành phỏt, thu, nộp tiền ngõn hàng cựng với kế toỏn tiền mặt quản lý tiền của cụng ty.
Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn cụng ty cổ phần xõy dựng số 2 Thăng Long.
1.5.2/ Hỡnh thức tổ chức sổ kế toỏn của cụng ty.
Cụng ty hoạt động trong lĩnh vực xõy dựng cơ bản, tiến hành thi cụng xõy dựng nhiều cụng trỡnh trong cựng một thời gian nờn chi phớ phỏt sinh thường xuyờn liờn tục và đa dạng. Để kịp thời tập hợp chi phớ sản xuất phỏt sinh trong kỳ cho từng cụng trỡnh cũng như toàn bộ cụng ty, cụng ty ỏp dụng phương phỏp kế toỏn kờ khai thường xuyờn. Phương phỏp này khụng những phản ỏnh được kịp thời chi phớ sản xuất cho từng cụng trỡnh mà nú cũn phản ỏnh một cỏch chớnh xỏc số chi phớ cho từng cụng trỡnh trong từng thời điểm, giỳp ban quả lý từng cụng trỡnh cũng như giỏm đốc cụng ty đỏnh giỏ được số
Kế toỏn trưởng Kế toỏn tiền mặt Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn tiền lương Thủ quỹ Kế toỏn vật tư TSCĐ CCDC Nhõn viờn thống kờ kế toỏn tại cỏc đội
chi phớ thực tế bỏ ra cú theo kế hoạch dự toỏn thi cụng hay khụng, để từ đú cú biện phỏp điều chỉnh tốc độ, tiến độ thi cụng .
Để phự hợp với yờu cầu quản lý cũng như thuận tiện cho cụng tỏc hạch toỏn, cụng ty lựa chọn kỳ kế toỏn quý, nộp thuế giỏ trị gia tăng theo phương phỏp khấu trừ và ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ.
Để giảm bớt nõng cao khối lương cụng việc ghi chộp sổ sỏch kế toỏn, nõng cao năng suất, chất lượng kế toỏn cũng như đảm bảo tớnh kịp thời chớnh xỏc của cụng tỏc kờ toỏn cụng ty đó sử dụng phần mềm kế toỏn AFSYS 5.0. Với phần mềm kế toỏn mỏy này, kế toỏn chỉ việc cập nhật chứng từ kế toỏn ban đầu đó được phõn loại vào mỏy tớnh sẽ tự động tớnh toỏn, xử lý cỏc dữ liệu trờn sổ kế toỏn thành cỏc thụng tin trờn Sổ cỏi và Bỏo cỏo tài chớnh, phần mềm này bao gồm:
-Hệ thống: Gồm cỏc phần như: danh mục cỏc đơn vị sử dụng; thỏng năm làm việc; khai bỏo mật khẩu quyền sử dụng;...
-Danh mục: Gồm cỏc danh mục tham chiếu như: danh mục tài khoản, chứng từ kế toỏn, đối tượng phỏp nhõn đối tượng tập hợp...
-Cập nhật chứng từ: Là phần phục vụ cho việc cập nhật cỏc chứng từ của cỏc thành phần kế toỏn.
Quy trỡnh xử lý của phần mềm AFSYS 5.0 được mụ tả bằng sơ đồ sau:
Bƣớc 1- Nhập đầu tiờn kế toỏn cỏc phần hành thực hiện. Căn cứ vào cỏc chứng từ gốc
nhận được, kế toỏn nhập cỏc số liệu đú vào mỏy qua 2 màn hỡnh cập nhật cho 2 nhúm chứng từ sau:
-Cập nhật chứng từ: tiền mặt, ngõn hàng, vay, cụng nợ, chi phớ, khỏc.
Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào mỏy tớnh
Xử lý tự động theo chương trỡnh
Sổ kế toỏn
tổng hợp Sổ kế toỏn chi tiết
Cỏc bỏo cỏo kế toỏn
-Cập nhật hoỏ đơn: nhập vật liệu – cụng cụ dụng cụ, xuất vật liệu – cụng cụ dụng cụ,nhập hàng hoỏ - sản phẩm, xuất hàng hoỏ - sản phẩm.
Màn hỡnh cập nhật chứng từ kế toỏn núi chung đều cú cựng một giao diện giống nhau, phương phỏp cập nhật và cỏc thao tỏc trong khi cập nhật đều như nhau, chỉ khỏc nhau ở mó chứng từ. Màn hỡnh cập nhật cú một số yếu tố cơ bản sau:
*Cỏc thụng tin ban đầu: Loại chứng từ ngày chứng từ, số chứng từ, đối tượng phỏp nhõn, mó khoản mục chi phớ, mó đối tượng tập hợp, diễn giải...
*Chi tiết mặt hàng: Mó hàng hoỏ, tờn hàng hoỏ, đơn vị tớnh, số lượng, đơn giỏ số tiền...
*Định khoản: Tài khoản nợ, tài khoản cú, số tiền.
Bƣớc 2-Xử lý dữ liệu:
Sau khi đó cập nhật, mỏy tự động xử lý cỏc số liệu này bằng cỏch chuyển vào cỏc sổ sỏch liờn quan như: Sổ kờ toỏn chi tiết, Bảng tổng hợp chứng từ gốc cựng loại, Chứng từ ghi sổ, Bảng kờ ghi nợ cỏc tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cỏi...
Bƣớc 3- In bỏo cỏo:
Đến cuối kỳ, số liệu từ cỏc sổ cỏi và cỏc chứng từ liờn quan được chuyển vào bỏo cỏo tài chớnh và mỏy cho phộp in ra bỏo cỏo này(Bảng cõn đối kế toỏn, bỏo cỏo kết quả kinh doanh,...).
II/ Thực trạng cụng tỏc tổ chức hạch toỏn TSCĐ tại cụng ty cổ phần xõy dựng số 2 Thăng Long
1. Đặc điểm và tỡnh hỡnh quản lý, sử dụng TSCĐ tại Cụng ty 1.1. Phõn loại và đặc điểm tài sản cố định: 1.1. Phõn loại và đặc điểm tài sản cố định:
Tài sản cố định là những tư liệu lao động cú giỏ trị lớn, thời gian sử dụng dài và cú đặc điểm là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất. Khi tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, tài sản cố định bị hao mũn dần và giỏ trị của nú được chuyển dịch từng phần vào chi phớ sản xuất – kinh doanh và giữ nguyờn được hỡnh thỏi vật chất ban đầu cho đến lỳc hư hỏng.
Đối với cụng ty cổ phần xõy dựng số 2 Thăng Long với đặc điểm là sản xuất – kinh doanh vật liệu xõy dựng và thi cụng xõy lắp cỏc cụng trỡnh xõy dựng thỡ tài sản cố định là một trong cỏc yếu tố quan trọng và chiếm giỏ trị lớn trong tổng tài sản của cụng ty. TSCĐ tại Cụng ty chủ yếu là mỏy múc thiết bị phục vụ sản xuất vật liệu xõy dựng, thi cụng xõy lắp cụng trỡnh và phương tiện vận tải truyền dẫn. Mỏy múc thiết bị thường xuyờn chiếm khoảng 45 đến 60%, phương tiện vận tải truyền dẫn chiếm khoảng 20 đến 30% trong cơ cấu tài sản tại Cụng ty. Trong đú nhúm TSCĐ quan trọng nhất là mỏy múc thiết bị thi cụng. Nhúm này bao gồm:
Mỏy làm đất gồm: mỏy ủi, mỏy đầm, mỏy xỳc, mỏy san, mỏy lu…
Thiết bị xử lý nền múng gồm: gầu khoan, bỳa đúng cọc…
Mỏy làm đỏ gồm: mỏy nộn khớ, mỏy khoan đỏ…
Ngoài ra trong số nhà cửa vật kiến trỳc của Cụng ty cũng cú loại tham gia phục vụ giỏn tiếp vào qỳa trỡnh thi cụng cụng trỡnh như nhà ở lưu động, nhà vệ sinh cỏ nhõn… Bờn cạnh đú là cỏc loại thiết bị, dụng cụ phục vụ cho cụng tỏc quản lý của Cụng ty.
Túm lại với đặc điểm kinh doanh như vậy thỡ tài sản cố định trong cụng ty cũng rất phong phỳ:
Thiết bị văn phịng Nhà cửa VKT
Máy vi tính Nhà hội tr-ờng Cơng ty Máy in Sân nền Block
Máy điều hồ Nhà cơpha tr-ợt Máy Fax Phịng thí nghiệm Máy Photocopy Bể n-ớc
Thiết bị phịng thí nghiệm… Bể phun...
Máy móc thiết bị Ph-ơng tiện vận tảI
Đầm đất Xe vận chuyển bê tông Máy cắt Xe ô tô sơmi MAZ5535 Máy hàn Xe ô tô tự đổ MAZ5549 Máy vận thăng Xe ô tô 29-30
Máy cắt sắt Ơ tơ kia ben
Máy xúc Xe ô tô KAMAZ… Máy trộng bê tông
Máy ủi….
1.2. Cụng tỏc quản lý và sử dụng tài sản cố định
Trong lĩnh vực quản lý tài sản cố định, Cụng ty cú những quy định sau:
Mỗi TSCĐ đều được lập một bộ hồ sơ gốc bao gồm hồ sơ kỹ thuật do phũng kỹ thuật quản lý và hồ sơ kế toỏn do phũng kế toỏn quản lý. Hồ sơ kế toỏn của một TSCĐ bao gồm tất cả cỏc chứng từ liờn quan đến TSCĐ đú từ khi nú được đưa vào sử dụng ở doanh nghiệp cho tới khi thanh lý, điều chuyển… Cỏc chứng từ này là căn cứ để ghi sổ TSCĐ. TSCĐ khi nhận về đơn vị phải tổ chức bàn giao, lập biờn bản bàn giao và biờn bản nghiệp thu TSCĐ.
TSCĐ được bảo quản trong kho của Cụng ty, kho tại cỏc cụng trỡnh, hoặc khu vực riờng của Cụng ty. TSCĐ đưa đi hoạt động ở cỏc cụng trỡnh phải cú giấy phộp hoặc hợp đồng. Cụng ty cú một bộ phận bảo vệ chuyờn quản lý TSCĐ.
Cụng ty chỉ được thực hiện đỏnh giỏ lại TSCĐ trong cỏc trường hợp sau: 1. Kiểm kờ đỏnh giỏ lại tài sản theo quyết định của Nhà nuớc.
2. Thực hiện cổ phần hoỏ, đa dạng hoỏ hỡnh thức sở hữu. 3. Sử dụng tài sản để gúp vốn liờn doanh, gúp vốn cổ phần.
4. Điều chỉnh giỏ để đảm bảo giỏ trị thực tế tài sản của doanh nghiệp.
Việc kiểm kờ đỏnh giỏ lại tài sản phải theo đỳng quy định của Nhà nước. Cỏc khoản tăng hoặc giảm gỏi trị đỏnh giỏ lại tài sản phải hạch toỏn theo đỳng quy định hiện hành.
Cụng ty tiến hành trớch khấu hao theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ tài chớnh. Hàng năm, nguồn vốn khấu hao của những TSCĐ do Tổng cụng ty điều chuyển cho Cụng ty sử dụng sẽ được nộp lờn cơ quan Tổng cụng ty. Toàn bộ số khấu hao của những tài sản cố định được đầu tư bằng vốn tự cú, vốn do Nhà nước cấp được sử dụng để tỏi đầu tư, thay thế, đổi mới TSCĐ và sử dụng cho nhu cầu kinh doanh của Cụng ty.