thiết với nhau. Các phòng ban đều chịu sự quản lý thống nhất của Ban Giám đốc, tham mƣu cho cấp uỷ và Ban Giám đốc về các mặt hoạt động của công ty tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban. Trong những năm qua, các phòng ban của công ty xây dựng miền Tây đều làm tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, cùng nhau đƣa công ty ngày càng lớn mạnh và phát triển.
Dƣới cơng ty là các đội xây dựng cơng trình. Việc quản lý các đội đƣợc tổ chức theo mơ hình “đội xây dựng cơng trình, xƣởng sản xuất” hay cịn gọi là “đội cứng”. Toàn bộ cơ sở vật chất và các nguồn lực nhƣ: vốn, thiết bị, máy móc, vật tƣ, vật liệu, con ngƣời... đều đƣợc công ty đầu tƣ cho đội.
Công tác quản lý, giám sát, chỉ đạo, điều hành của các phòng ban nghiệp vụ và lãnh đạo công ty đối với đội hết sức chặt chẽ. Chức danh đội trƣởng do công ty đề nghị Tổng công ty bổ nhiệm, cán bộ kỹ thuật, công nhân kỹ thuật do công ty điều động, bộ máy cấp đội thuộc danh sách công ty quản lý.
2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TỐN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY XÂY DỰNG MIỀN TÂY. XÂY DỰNG MIỀN TÂY.
Công ty xây dựng miền Tây là một doanh nghiệp kinh doanh xây lắp. Chế độ kế tốn tại cơng ty ngồi việc tn theo những quy định chung của Bộ tài chính theo quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 1/11/1995 và các thơng tƣ quyết định khác cịn phải tuân theo những quy định riêng về kế tốn đối với doanh nghiệp xây lắp. Đó là quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 quy định hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp. Cơng ty cịn phải tn theo những quy định về kế tốn của Tổng cơng ty và của riêng công ty. Những điều này đã có tác động quyết định tới phƣơng thức tổ chức bộ máy kế tốn, mơ hình phịng kế tốn, chế độ chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ sách kế tốn tại cơng ty xây dựng miền Tây.
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn.
Phịng tài chính - kế tốn là một phịng ban chức năng đóng một vai trị quan trọng bậc nhất trong bộ máy quản lý của cơng ty. Phịng có nhiệm vụ tổng hợp tồn bộ số liệu, xác định chính xác kết quả kinh doanh thơng qua tập hợp, tính đúng chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, thực hiện thu, chi thanh toán đúng chế độ, đúng đối tƣợng giúp cho Giám đốc quản lý, sử dụng một cách khoa học tiền vốn, theo dõi công nợ với các bên, các đội xây dựng để kịp thời thu hồi vốn, thanh toán đúng thời gian quy định; phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh từng cơng trình, dự án đồng thời hƣớng dẫn, kiểm tra các đội xây dựng mở sổ sách, thu thập chứng từ ban đầu.
Để thực hiện tốt chức năng của mình, phịng tài chính kế tốn phải tổ chức, phân cơng, bố trí nhân viên sao cho vừa phù hợp với bộ máy quản lý chung tồn cơng ty vừa thể hiện đặc thù của phòng, gọn nhẹ, khoa học để đạt đƣợc hiệu quả hoạt động cao nhất. Từ những u cầu đó, phịng tài chính kế tốn của cơng ty xây dựng miền Tây đƣợc tổ chức theo hình thức bộ máy kế tốn tập trung. Phịng thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn từ thu nhận, ghi sổ, xử lý, tổng hợp thông tin trên hệ thống sổ sách của tồn cơng ty; các đội trực thuộc khơng mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng mà chỉ thu thập, tập hợp chứng từ ban đầu, định kỳ chuyển lên công ty để hạch tốn.
Bộ máy kế tốn của cơng ty xây dựng miền Tây đƣợc tổ chức theo mơ hình sau (sơ đồ 2).
Sơ đồ 2.2: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn cơng ty xây dựng miền Tây.
Phịng kế tốn của công ty bao gồm 7 ngƣời, tất cả đều có trình độ đại học, cùng với trang thiết bị, phƣơng tiện kỹ thuật tính tốn để thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn tại cơng ty.
Phịng kế tốn phân cơng cơng việc nhƣ sau:
Kế toán trƣởng: Là ngƣời đứng đầu phịng kế tốn, chịu trách nhiệm hƣớng
dẫn tổ chức phân công, kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán từng phần hành thực hiện, quản lý trực tiếp nhân viên kế tốn các đội thi cơng.
Kế toán tài sản cố định và tiền lƣơng: Theo dõi, phản ánh tình hình tăng,
giảm, khấu hao tài sản cố định, tình hình nâng cấp, sửa chữa, đầu tƣ mới, thanh lý, nhƣợng bán tài sản cố định trên các thẻ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Đồng thời, hạch tốn tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo đúng chế độ, đúng phƣơng pháp. KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn TSCĐ & Tiền lương Kế toán tổng hợp Kế toán CP & GT Kế tốn cơng nợ & thanh toán Thủ quỹ
Kế tốn cơng nợ và thanh tốn: Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ
sách chi tiết, tổng hợp các khoản phải thu, phải trả. Phân loại, phản ánh, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh doanh theo từng đối tƣợng, từng khoản nợ, theo thời hạn thanh toán.
Kế tốn chi phí và giá thành: Hàng tháng tập hợp tồn bộ các chứng từ gốc do
nhân viên kế toán đội gửi lên, phân loại các chứng từ theo từng cơng trình, từng đội xây dựng nơi phát sinh chi phí. Từ đó, tiến hành tập hợp và phân bổ chính xác chi phí sản xuất phát sinh ở từng đội, từng cơng trình trên cơ sở đó tính đúng, tính đủ chi phí sản xuất và giá thành, lập bảng tính giá thành cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình hồn thành.
Kế tốn tổng hợp: Dựa vào chứng từ, số liệu của các phần hành gửi đến để vào
sổ tổng hợp, lập báo cáo tài chính theo đúng quy định, đối chiếu sổ chi tiết với các sổ tổng hợp, lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của kế toán trƣởng hay Giám đốc công ty.
Thủ quỹ: Hàng ngày phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt. Thƣờng
xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện và xử lý kịp thời sai sót, đảm bảo định mức tồn quỹ tiền mặt.
Hiện nay cơng ty xây dựng miền Tây có 7 đội xây dựng cơng trình, 2 ban chủ nhiệm và một ban chỉ huy cơng trình. Mỗi nhân viên kế tốn của cơng ty ngoài nhiệm vụ thực hiện phần hành đƣợc phân cơng cịn phụ trách khoảng 3-4 đội, tập hợp chứng từ của đội đƣa lên để hạch toán. Cơng ty cịn có một xí nghiệp xây dựng cơng trình số I. Xí nghiệp là đơn vị hạch tốn phụ thuộc, có mở sổ kế tốn riêng. Theo niên độ (quý, năm), kế tốn xí nghiệp phải lập, gửi báo cáo quyết tốn tài chính theo đúng mẫu, biểu hƣớng dẫn và thời gian quy định của công ty, chịu trách nhiệm về số liệu tài chính đã báo cáo. Báo cáo quyết tốn lập theo hình thức báo sổ. Tuy nhiên, xí nghiệp này hiện nay chỉ tồn tại trên giấy tờ, không hoạt động.
2.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế tốn tại cơng ty xây dựng miền Tây.
Công ty xây dựng miền Tây hiện đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 1864/1998/QĐ - BTC ngày 16/12/1998. Việc tổ chức hạch tốn kế tốn tại cơng ty đƣợc tiến hành đúng theo chế độ quy định:
+ Hình thức sổ kế tốn áp dụng: Chứng từ ghi sổ.
+ Phƣơng pháp kế toán tài sản cố định: Tài sản cố định đƣợc phân loại theo công dụng và tình hình sử dụng.
Phƣơng pháp tính khấu hao: Nguyên giá x Tỉ lệ khấu hao (Khấu hao đƣờng thẳng).
+ Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho: Theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh và tình hình thực tế tại cơng ty nên ngồi các chứng từ theo quy định của Bộ tài chính, cơng ty cịn sử dụng một số chứng từ đặc thù. Đối với các chứng từ về lao động tiền lƣơng, tại cơng ty có bảng thanh tốn lƣơng chuyên nghiệp và thanh toán lƣơng thêm giờ, hợp đồng thuê nhân công do đội trƣởng các đội ký kết với lao động địa phƣơng nơi đội thi cơng cơng trình. Đối với các chứng từ về sản xuất, cơng ty có nhật trình hoạt động máy thi công.
Về hệ thống tài khoản, công ty xây dựng miền Tây không sử dụng tài khoản 152 để hạch toán vật tƣ tồn kho. Một số tài khoản đƣợc mở chi tiết tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán và quản lý. Cụ thể: Các tài khoản 621, 622, 623, 627 đƣợc mở chi tiết theo đội và theo cơng trình. Việc mã hố hệ thống tài khoản chi tiết tại cơng ty đƣợc thực hiện nhƣ sau: Mỗi tài khoản 621, 622, 623, 627 đƣợc thêm 5 ký tự phía sau CTxxx để chỉ tên đội, tiếp theo thêm các ký tự viết tắt của cơng trình hay hạng mục cơng trình.
Ví dụ: TK621-CT009-HĐ R4 là số hiệu tài khoản theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho thi công hợp đồng R4 quốc lộ 10 Ninh Bình-Nam Định ở đội xây dựng cơng trình số 9.
TK622-CT007-QL32 là số hiệu tài khoản theo dõi chi phí nhân cơng trực tiếp cho cơng trình quốc lộ 32 ở đội xây dựng cơng trình số 7.
TK131 đƣợc mở chi tiết cho cơng trình và chủ đầu tƣ. TK331 đƣợc mở chi tiết cho từng nhà cung cấp.
TK336 đƣợc mở chi tiết cho từng đối tƣợng (đội, xí nghiệp, tổng cơng ty) và cho từng cơng trình.
Công ty xây dựng miền Tây tổ chức sổ hạch tốn theo hình thức “Chứng từ - Ghi sổ”. Các sổ sách chủ yếu mà công ty sử dụng là:
+ Chứng từ ghi sổ.
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ cái.
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Đó là các bảng tài khoản kế tốn mở riêng cho từng tài khoản. Bảng tài khoản kế toán đƣợc dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản cần theo dõi chi tiết nhằm phục vụ u cầu tính tốn một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của công ty mà kế tốn tổng hợp khơng thể đáp ứng đƣợc. Bảng tài khoản kế toán đƣợc lập căn cứ vào các chứng từ ghi sổ.
+ Bảng tổng hợp chi tiết.