Cơng tác kế tốn trong một đơn vị hạch toán, đặc biệt là trong các doanh nghiệp thƣờng nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lƣợng các phần hành, mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện. Do vậy, đơn vị hạch toán cần phải sử dụng nhiều loại sổ khác nhau, trong đó các loại sổ đƣợc liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toán đƣợc xây dựng là một hình thức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải áp dụng để có thể thực hiện cơng tác kế tốn.
Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mơ và điều kiện kế tốn sẽ hình thành cho doanh nghiệp mình một hình thức sổ kế tốn khác nhau.
Trên thực tế doanh nghiệp có thể lựa chọn một tring năm hình thức sổ kế tốn sau: - Hình thức Nhật ký – sổ cái - Hình thức Chứng từ - ghi sổ - Hình thức Nhật ký – chứng từ - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức Kế tốn máy 1.2.7.1. Hình thức Nhật ký – sổ cái
Đƣợc áp dụng đối với những đơn vị có ít tài khoản sử dụng, ít lao động kế tốn, khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh khơng nhiều, trình độ kế tốn thấp.
- Sổ Nhật ký – sổ cái
- Sổ, thẻ kế tốn chi tiết
1.2.7.2.Hình thức Chứng từ - ghi sổ
Hình thức này thích hợp với mọi loại hình quy mơ đơn vị sản xuất kinh doanh và đơn vị quản lý cũng nhƣ đơn vị hành chính sự nghiệp. Kết cấu đơn giản nên phù hợp với cả điều kiện lao động kế tốn thủ cơng và lao động kế toán máy.
Các loại sổ kế tốn thuộc hình thức Chứng từ - ghi sổ : - Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết
1.2.7.3. Hình thức Nhật ký – chứng từ
Hình thức này phức tạp về kết cấu, quy mơ sổ lớn về số lƣợng và loại, đa dạng kết cấu giữa các đối tƣợng trên loại sổ nhật ký chính và sổ phụ( bảng kê, phân bổ…) nên khó vận dụng phƣơng tiện máy vi tính vào xử lý số liệu kế tốn, địi hỏi trình độ kế tốn cao và quy mơ hoạt động doanh nghiệp lớn.
Các loại sổ kế tốn thuộc hình thức Nhật ký – chứng từ : - Nhật ký – chứng từ
- Bảng kê
- Sổ cái
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết
1.2.7.4. Hình thức Nhật ký chung
Nhật ký chung là sổ nhật ký chủ yếu, quản lý toàn bộ số liệu kế toán của đơn vị trong một niên độ kế toán, sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát
sinh không phân biệt đối tƣợng nào, theo thứ tự thời gian và ghi kết chuyển vào số liệu của các nhật ký đặc biệt để quản lý chung.
Các loại sổ kế tốn thuộc hình thức Nhật ký chung: - Sổ Nhật ký chung
- Sổ cái
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết