2.3.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn tại Cơng ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà đƣợc tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung, cơng tác kế tốn đƣợc thực hiện tại phòng tài vụ của Công ty, bao gồm tất cả các công việc từ xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lập và phân tích báo cáo cho tới việc hƣớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc cơng tác kế tốn ở các xí nghiệp thành viên. Phƣơng thức tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty là phƣơng thức trực tuyến tham mƣu nghĩa là kế toán trƣởng là ngƣời đứng đầu bộ máy kế toán, trực tiếp điều hành các kế toán viên; đồng thời giữa kế tốn trƣởng và các kế tốn viên cịn có mối quan hệ tham mƣu lẫn nhau.
Sơ đồ : Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty CP bánh kẹo Hải Hà
Phịng kế tốn tài chính (Tài vụ) bao gồm 8 ngƣời, trong đó có 6 ngƣời theo dõi các phần hành kế toán, 1 kế toán trƣởng và 1 thủ quỹ, cụ thể nhƣ sau: Kế toán trƣởng là ngƣời chỉ đạo, phụ trách chung các hoạt động của phịng kế tốn tài chính, đồng thời kiêm kế tốn tổng hợp.
Phó phịng kế tốn tài chính phụ trách về kế tốn TSCĐ và XDCB. Phó phịng kế tốn tài chính theo dõi sự biến động, tình hình sửa chữa tài sản cố định và các cơng trình đầu tƣ XDCB.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tạm ứng là ngƣời có nhiệm vụ tổ chức hạch tốn chi tiết và tổng hợp tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, theo dõi tình hình thanh tốn tạm ứng, thanh tốn nội bộ và bên ngồi Cơng ty; hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng.
Kế tốn trƣởng Kế tốn vật tƣ cơng cụ dụng cụ Kế toán tiền mặt, TGNH, tạm ứng Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán Tiền lƣơng và giá thành Kế toán tiêu thụ thành phẩm Thủ quỹ KT huy động vốn & thanh tốn cơng nợ Kế tốn tại các Xí nghiệp thành viên và chi nhánh
Kế toán vật tƣ là ngƣời chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc xuất nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, nhiên liệu… Định kỳ đối chiếu với thủ kho về mặt hiện vật.
Kế toán tiền lƣơng và giá thành là ngƣời tập hợp và phân bổ chi phícho từng loại sản phẩm, tính giá thành cho từng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ, lập bảng thanh toán tiền lƣơng cho văn phòng cơng ty. Hạch tốn chi tiết, tổng hợp tiền lƣơng, BHXH; theo dõi tình hình lập và sử dụng quỹ tiền lƣơng. Kế tốn huy động vốn và thanh tốn cơng nợ là ngƣời chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết tình hình huy động vốn và tình hình thanh tốn cơng nợ với từng đói tƣợng nhà cung cấp, khách hàng.
Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là ngƣời chịu trách nhiệm hạch toán quá trình bán hàng, lên doanh thu, theo dõi giá vốn, theo dõi các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.
Thủ quỹ là ngƣời chịu trách nhiệm quản lý việc nhập xuất quỹ tiền mặt. hàng ngày tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với số liệu trên sổ kế toán tiền mặt.
Ngồi ra tại các xí nghiệp cũng có từ 2 đến 3 kế tốn, đó là nhân viên thống kê và thủ kho. Họ có nhiệm vụ thu thập các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các xí nghiệp, ghi thẻ kho, lập báo cáo chi tiết hàng tồn kho sau đó chuyển lên phịng kế tốn tài chính để hạch tốn.
2.3.1.2. Hình thức kế tốn được áp dụng trong doanh nghiệp:
Công ty sử dụng phần mềm kế toán VC 2001. Đây là phần mềm do Công ty thuê chuyên gia thiết kế cho phù hợp với đặc điểm hạch tốn kế tốn tại Cơng ty. Trong phịng tài vụ, máy tính của các kế tốn viên đƣợc kết nối với nhau và có một máy chủ của kế tốn trƣởng theo dõi tồn bộ các máy cịn lại trong phịng. Quy trình chung của kế toán máy đựoc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ: Quy trình chung của kế tốn máy
2.3.1.3. Thực trạng công tác kế tốn của Cơng ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà:
Niên độ kế tốn tại Cơng ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 theo năm dƣơng lịch. Kỳ kế toán theo quý.
Để quản lý hàng tồn kho Công ty áp dụng hạch toán tổng hợp theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và hạch toán chi tiết theo phƣơng pháp thẻ song song. Giá trị hàng tồn kho đƣợc xác định theo giá thực tế. Phƣơng pháp xác định giá xuất hàng tồn kho là phƣơng pháp bình quân gia quyền.
Cơng ty khơng lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
Tài sản cố định đƣợc xác định nguyên giá theo giá thực tế. Cơng ty tính khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng(đối với những TSCĐ là nhà cửa, vật kiến trúc); khấu hao theo phƣơng pháp số dƣ giảm dần có điều chỉnh(đối với TSCĐ là dây chuyền máy móc cơng nghệ và các phần mềm máy tính) theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 cảu Bộ tài chính.
Cơng ty trích lập quỹ dự phịng trợ cấp mất việc làm hàng tháng với mức trích 3% tính trên quỹ lƣơng làm cơ sở đóng BHXH.
Dữ liệu đầu vào khai báo thôgn tin do máy yêu cầu
Máy xử lý thông tin
Dữ liệu đầu ra các sổ kế toán chi tiết tổn hợp, BCTC theo yêu cầu của kế tốn
Cơng ty tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. Các loại thuế khác Cơng ty phải hạch tốn là thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu, thuế xuất khẩu và các loại thuế khác.
* Ƣớc tính kế tốn:
Việc lập báo cáo tài chính tuân thủ theo các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán Việt Nam yêu cầu Bana giám đốc phải cso những ƣớc tính và giả định ảnh hƣởng đến số liệu báo cáo về công nợ, tài sản và việc trình bày các khoản cơng nợ và tài sản tiềm tàng tại ngày lập báo cáo tài chính cũng nhƣ các số liệu báo cáo về doanh thu và chi phí trong suốt năm tài chính. Kết quả hoạt động kinh doanh thực tế có thể khác với các ƣớc tính, giả định đặt ra.
* Hàng tồn kho
Hàng tồn kho đƣợc xác định trên cơ sở giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung, để có đƣợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc của hàng tồn kho đƣợc xác định theo phƣơng pháp bình quân gia quyền. Giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc đƣợc xác định bằng giá bán ƣớc tính trừ các chi phí để hồn thành cùng chi phí tiếp thị, bán hàng và phân phối phát sinh.
Hàng tồn kho đƣợc hạch toán theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
* Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là giá trị của thành phẩm kém phẩm chất đƣợc xuất tái chế đang cịn tồn tại các xí nghiệp sản xuất tại thời điểm 31/12/2008 và đầu di trong q trình sản xuất chƣa đƣợc đƣa vào tái chế lại.
* Tài sản cố định hữu hình và khấu hao
Tài sản cố định hữu hình đƣợc trình bày theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn lũy kế.
Nguyên giá TSCĐ hữu hình bao gồm giá mua và tồn bộ các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc đƣa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Nguyên giá TSCĐ hữu hình do tự làm, tự xây dựng bao gồm chi phí xây dựng, chi phí sản xuất thực tế phát sinh cộng chi phí lắp đặt và chạy thử.
Một số TSCĐ là nhà cửa, vật kiến trúc, phƣơng tiện vận tải và máy móc thiết bị đƣợc xác định theo giá trị đƣợc đánh giá lại theo biên bản xác định lại giá trị của doanh nghiệp tại thời điểm 01/01/2003.
TSCĐ hữu hình đƣợc khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ƣớc tính, một số TSCĐ là máy móc thiết bị đƣợc khấu hao theo phƣơng pháp số dƣ giảm dần có điều chỉnh. Thời gian điều chỉnh cụ thể nhƣ sau:
Nhà xƣởng, vật kiến trúc 5 – 25 năm Máy móc và thiết bị 3 – 8 năm Thiết bị văn phòng 3 – 7 năm Phƣơng tiện truyền dẫn 5 – 10 năm
* Tài sản cố định vơ hình và khấu hao
Tài sản cố định vơ hình của Cơng ty là phần mềm máy vi tính đƣợc ghi nhận ban đầu theo giá mua và đƣợc khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ƣớc tính. Đây là giá trị của các chƣơng trình phần mềm kế tốn và kinh doanh trên máy vi tính tại Văn phịng Cơng ty. Nguyên giá của các TSCĐ vơ hình này là 95 triệu đồng, đựơc tính khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng trong thời gian 3 năm.
* Chi phí xây dựng cơ bản dở dang
Các tài sản đang trong q trình xây dựng phục vụ mục đích sản xuất, cho thuê, quản trị hoặc cho bất kỳ mục đích nào khác đƣợc ghi nhận theo giá gốc. Chi phí này bao gồm chi phí dịch vụ và chi phí lãi vay có liên quan phù hợp với chính sách kế tốn của cơng ty. Việc tính khấu hao của các tài sản này đựợc áp dụng giống nhƣ với các tài sản khác, bắt đầu từ khi tài sản ở vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
* Các khoản trả trƣớc dài hạn
Chi phí trả trƣớc dài hạn bao gồm khoản trả trƣớc tiền thuê đất, chi phí thuê kho và các khoản chi phí trả trƣớc dài hạn khác.
Tiền thuê đất thể hiện số tiền thuê đất đã đƣợc trả trƣớc. Tiền thuê đất trả trƣớc đƣợc phân bổ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo phƣơng pháp đƣờng thẳng tƣơng ứng với thời gian thuê trong vịng 45 năm.
Chi phí th kho trả trƣớc cho năm 2008 đƣợc thanh toán trƣớc trong năm 2007.
Các khoản chi phí dài hạn khác bao gồm cơng cụ, dụng cụ xuất phục cụ sản xuất kinh doanh đƣợc coi là có khả năng đem lại lợi ích kinh tế trong tƣơng lai cho Công ty với thời hạn từ 1 năm trở lên. Các chi phí này đƣợc vốn hóa dƣới hình thức các khoản trả trƣớc dài hạn và đƣợc phân bổ vào báo cáo kết quả hoạt động sản xuẩt kinh doanh, sử dụng phƣơng pháp đƣờng thẳng trong vòng 2 năm theo các quy định kế toán hiện hành.
* Ghi nhận doanh thu
Doanh thu đƣợc ghi nhận khi kết quả giao dịch đƣợc xác định một cách đáng tin cậy và Cơng ty có khả năng thu đƣợc các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. Doanh thu bán hàng đƣợc ghi nhận khi giao hàng và chuyển quyền sở hữu cho ngƣời mua.
Lãi tiền gửi đƣợc ghi nhận trên cơ sở dồn tích, đƣợc xác định trên số dƣ các tài khoản tiền gửi và lãi suất áp dụng.
* Ngoại tệ
Các nghiệp vụ phát sinh bằng các loại ngoại tệ đƣợc chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ các nghiệp vụ này đƣợc hạch toán vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Số dƣ các tài sản bằng tiền và cơng nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ tại ngày kết thúc niên độ kế toán đƣợc chuyển đổi tỷ giá theo ngày này. Chênh lệch tỷ giá phát sinh do đánh giá lại các tài khoản này đƣợc hạch toán vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các số dƣ tại ngày kết thúc niên độn kế tốn khơng đựoc dùng để chia cho cổ đơng.
* Chi phí đi vay
Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc mua, đầu tƣ xây dựng hoặc sản xuất những tài sản cần một thời gian tƣơng đối dài để hoàn thành đƣa vào sử dụng hoặc kinh doanh đựợc cộng vào nguyên giá tài sản cho đến khi tài sản đó đƣợc đƣa vào sử dụng hoặc kinh doanh. Các khoản thu nhập phát sinh từ việc đầu tƣ tạm thời các khoản vay đƣợc ghi giảm nguyên giá tài snả có liên quan.
Tất cả các chi phí lãi vay khác đựoc ghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi phát sinh.
* Thuế
Thuế thu nhập doanh nghiệp thể hiện tổng giá trị của số thuế phải trả hiện tại và số thuế hoãn lại.
Số thuế hiện tại phải trả đƣợc tính dựa trên thu nhập chịu thuế trong năm. Thu nhập chịu thuế khác với lợi nhuận thuần đƣợc trình bày trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh vì thu nhập chịu thuế không bao gồm các
khoản thu nhập hay chi phí tính thuế hoặc đƣợc khấu trừ trong các năm khác và ngoài ra không bao gồm các chỉ tiêu không chịu thuế hoặc khơng đƣợc khấu trừ.
Cơng ty có nghĩa vụ phải nộp thuế thu nhập doan hnghiệp theo tỷ lệ 28% tính trên thu nhập chịu thuế. Cơng ty đƣợc miễn thuế thu nhập trong hai năm kể từ năm đầu tiên kinh doanh có lãi(năm 2004) và đƣợc miễn 50% trong ba năm tiếp theo.
Việc xác định thuế thu nhập của Công ty căn cứ vào các quy định hiện hành về thuế. Tuy nhiên những quy định này thay đổi theo từng thời kỳ và việc xác định sau cùng về thuế thu nhập doanh nghiệp tùy thuộc vào kết quả kiểm tra của cơ quan thuế có thẩm quyền.
Thuế thu nhập hỗn lại đƣợc tính trên các khoản chênh lệch giữa giá trị ghi sổ của các khoản mục tài sản hoặc cơng nợ trên báo cáo tài chính và đƣợc ghi nhận theo phƣơng pháp bảng cân đối kế tốn. Thuế thu nhập hỗn lại phải trả phải đƣợc ghi nhận cho tất cả các khoản chênh lệch tạm thời còn tài sản thuế thu nhập hoãn lại chỉ đƣợc ghi nhận khi chắc chắn có đủ lợi nhuận tính thuế trong tƣơng lai để sử dụng các khoản chênh lệch tạm thời đƣợc khấu trừ.
Thuế thu nhập hoãn lại đƣợc xác định theo thuế suất dự tính sẽ áp dụng cho năm tài sản đƣợc thu hồi hay nợ phải trả đƣợc thanh tốn. Thuế thu nhập hỗn lại đƣợc ghi nhận báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trừ trƣờng hợp khoản thuế đó có liên quan đến các khoản mục đƣợc ghi thẳng vào vốn chủ sở hữu. Trong trƣờng hợp đó, thuế thu nhập hỗn lại cũng đƣợc ghi thẳng vào vốn chủ sở hữu.
Tài sản thuế thu nhập hoãn lại và nợ thuế thu nhập hoãn lại phải trả đƣợc bù trừ khi Cơng ty có quyền hợp pháp để bù trừ giữa tài sản thuế thu nhập hiện hành với thuế thu nhập hiện hành phải nộp và khi các tài sản thuế thu nhập hoãn lại và nợ thuế thu nhập hoãn lại phải trả liên quan tới thuế thu nhập
doanh nghiệp đƣợc quản lý bởi cùng một cơ quan thuế và Cơng ty có dự định thanh tốn thuế thu nhập hiện hành trên cơ sở thuần.
Các loại thuế khác đƣợc áp dụng theo các luật thuế hiện hành tại Việt Nam.
2.3.1.4. Tình hình cơng tác hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cơng ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà năm 2008:
Kế tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Việc tính tiền lƣơng, tiền thƣởng, và các khoản trích theo lƣơng cho CNV tại CT đều do VP cơng ty tính. Cuối tháng, các XN và các phịng ban gửi bản chấm công, sổ theo dõi lao động, phiếu xác nhận SP hoàn thành lên VP cơng ty để tính lƣơng, thƣởng và các khoản trích theo lƣơng. NV kế tốn phịng tài vụ chỉ có nhiệm vụ hạch tốn và thực hiện việc ghi sổ kế toán.
Đối với khoản lương phải trả cho công nhân sản xuất.
Lƣơng phải trả cho CNSX bao gồm lƣơng chính, phụ cấp và các khoản khác.
* Đối với lương chính:
Hình thức trả lƣơng cho CNSX tại CT là lƣơng khoán theo SP, căn cứ vào số lƣợng, chất lƣợng SP hoàn thành và đơn giá tiền lƣơng khoán theo