CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nhân lực
nhân lực tại Công ty Cung ứng và đạo tạo nguồn nhân lực VHR
Trong thời gian qua, những biện pháp tuyển dụng mà công ty đưa ra đã khá hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế của cơng ty. Các cán bộ phịng nhân lực trong công ty cũng đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác tuyển dụng nhân lực nên đã làm việc với tinh thần trách nhiệm cao và đã thu được kết quả đáng ghi nhận.
Tuy nhiên, trên thực tế hoạt động tuyển dụng nhân lực của cơng ty vẫn cịn có những hạn chế cần được khắc phục. Sau quá trình thực tập và nghiên cứu về công tác tuyển dụng nhân lực trong công ty, dưới đây tôi xin đưa ra một số biện pháp để có thể phần nào hạn chế những nhược điểm trong cơng tác tuyển dụng và góp phần hồn thiện, nâng cao hơn nữa hiệu quả cơng tác này.
3.2.1 . Đối với Ban lãnh đạo cơng ty
a) Xây dựng chính sách tuyển dụng khoa học, phù hợp với đặc điểm công ty
Việc xây dựng chính sách tuyển dụng đóng vai trị đặc biệt quan trọng trong quá trình quản trị nguồn nhân lực. Một chính sách tuyển dụng nhất quán, xuyên suốt và hiệu quả sẽ giúp công ty thu hút nhân tài và củng cố đội ngũ. Mặt khác, chính sách tuyển dụng cũng là thước đo cho mức độ chuyên nghiệp và thể hiện văn hố của cơng ty. Dựa vào quy mơ, bối cảnh và mục tiêu, Ban lãnh đạo công ty nên đặt ra những quy định cụ thể trong cơng tác tuyển dụng. Chính sách tuyển dụng phải đảm bảo sự cân bằng giữa quyền lợi của nhà tuyển dụng và ứng viên:
- Tạo cơ hội thăng tiến bình đẳng cho các cá nhân có năng lực vì sự phát
- Đảm bảo cơ chế lương thưởng cạnh tranh và đãi ngộ tương xứng với đóng góp của từng cá nhân nhằm khuyến khích sự nỗ lực và nhiệt huyết nơi họ.
- Đảm bảo những quyền lợi thiết thân của người lao động: bảo hiểm y tế,
bảo hiểm xã hội, phụ cấp và trợ cấp,…
- Có chính sách đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng nhằm phát triển nguồn nhân lực
chất lượng cao. Qua đó, tạo cơ hội cho nhân viên có cơ hội học tập, trau dồi và phát triển bản thân để phục vụ tốt hơn cho công việc,…
b) Nhà lãnh đạo cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát đối với hoạt động tuyển dụng nhân lực của công ty
Trong bất cứ một công việc nào, sự quan tâm, theo sát của người lãnh đạo trong q trình thực hiện cơng việc sẽ là một trong những tiêu chí góp phần đảm bảo cho cơng việc đó được thực hiện một cách nghiêm túc, quy củ hơn. Tuy ý thức được tầm quan trọng của việc này, song, với lý do thường trực “đây là việc của … bộ phận nhân sự” nên đôi khi lãnh đạo công ty chưa thực sự đủ tâm và thời gian để thể hiện vai trị dẫn dắt của mình. Nếu cơng tác tuyển dụng được định hướng bài bản ngay từ đầu, quá trình tìm kiếm, chọn lọc ứng viên sẽ được hỗ trợ sát sao, việc kiểm soát lương bổng được kiểm soát hiệu quả, tin rằng hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp, đặc biệt các vị trí then chốt cấp cao, sẽ trở nên đúng đắn hơn; không chỉ đúng một mà đúng cả bốn: “đúng Người, đúng
Việc, đúng Thời gian, đúng Giá trị”. Do đó, lãnh đạo cơng ty cần tăng cường
hơn nữa công tác kiểm tra, giám sát quá trình tuyển dụng và nên yêu cầu cán bộ tuyển dụng lập báo cáo chi tiết về tình hình tuyển dụng sau mỗi giai đoạn của quá trình tuyển dụng.
c) Đẩy mạnh công tác đào tạo, phát triển nhằm nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên trong cơng ty đặc biệt là nhân viên phịng Tổ chức-Hành chính
Những cán bộ phịng Tổ chức-Hành chính trong cơng ty hầu hết là người trẻ tuổi nên họ có thể dễ dàng tiếp thu những kiến thức, kinh nghiệm được trao đổi trong q trình học tập. Vì vậy, cơng ty nên tiếp tục cử và tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên tham gia các lớp học quản lý và nâng cao nghiệp vụ tại
các trường như Đại học Ngoại Thương, Đại học Kinh tế quốc dân…Đồng thời, công ty nên cử họ tham gia các khoá học ngắn hạn bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ và các buổi hội thảo vừa tiết kiệm được chi phí đào tạo vừa giúp người lao động học hỏi thêm kinh nghiệm. Những kiến thức, kinh nghiệm mà người lao động tiếp thu được sẽ giúp cho việc thực hiện công tác tuyển dụng của công ty trở nên tiết kiệm, hiệu quả hơn. Đồng thời, đây cũng là một cách để giữ chân nhân viên, tạo lòng trung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp.
d) Xây dựng môi trường và điều kiện làm việc tốt, không áp lực
Việc xây dựng một môi trường và điều kiện làm việc tốt rất cần thiết đối với cơng ty. Nó là một trong những nhân tố giúp doanh nghiệp giữ được chân người lao động và cũng là yếu tố mà ứng viên quan tâm khi tìm việc. Mơi trường, điều kiện làm việc tốt là một lợi thế giúp công ty thu hút được nhiều ứng viên.
Về môi trường làm việc, Ban lãnh đạo công ty nên quan tâm đến yếu tố giao tiếp nội bộ. Giao tiếp nội bộ ở đây được coi là những quan hệ trong và ngồi cơng việc tại cơng ty. Giao tiếp nội bộ tốt không những giúp công ty hạn chế được những xung đột xảy ra mà còn làm tăng tính hợp tác giữa các đồng nghiệp. Ban lãnh đạo nên thực hiện khảo sát định kỳ sự hài lịng của cán bộ, cơng nhân viên trong cơng ty qua phương pháp trắc nghiệm xã hội học nhằm điều chỉnh công tác quản lý, điều hành công ty cho phù hợp.
Về điều kiện làm việc: Vấn đề này công ty đã làm khá tốt, công ty nên tiếp tục phát huy.
3.2.2 . Đối với cán bộ,nhân viên thực hiện công tác tuyển dụng
a) đổi mới quy trình tuyển dụng của cơng ty
Để công tác tuyển dụng nhân lực đạt hiệu quả cao, cơng ty đã xây dựng quy trình tuyển dụng nhân lực gồm 07 bước và thực hiện tuyển dụng theo đúng 07 bước đã đề ra. Tuy nhiên, bên cạnh bước thực hiện tốt vẫn còn một số bước tồn tại những nhược điểm. Hơn nữa, quy trình tuyển dụng của cơng ty vẫn chưa hoàn thiện nên kết quả tuyển dụng vẫn chưa đạt yêu cầu so với kế hoạch. Để góp
phần xây dựng quy trình tuyển dụng hồn chỉnh hơn, phù hợp với tình hình mới và đặc điểm cơng ty, tơi xin đề xuất quy trình tuyển dụng nhân lực mới của
Sơ đồ 3.1. Quy trình tuyển dụng nhân lực
Quy trình tuyển dụng nhân lực mới gồm 7 bước, so với quy trình tuyển dụng của cơng ty thì có sự khác biệt đó là thêm bước khám sức khỏe, bỏ bước hịa nhập nhân viên mới. Đồng thời, trong mỗi bước của quy trình tuyển dụng lại có những thay đổi nhằm hồn thiện hơn nữa cơng tác tuyển dụng tại công ty.
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng - Căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng :
+ Dựa theo nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban, đơn vị + Đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất
+ Dựa theo đề xuất phịng Tổ chức-Hành chính
+ Dựa vào tình hình biến động nhân sự hàng năm của cơng ty và xu hướng phát triển của ngành may trong tương lai để dự đoán những biến động nguồn nhân lực trong và ngồi cơng ty, đồng thời xác định được nhu cầu nhân sự của công ty trong những năm sắp tới.
- Xác định rõ nhu cầu nhân lực
Trong thời gian tới, phịng Tổ chức-Hành chính nên u cầu các đơn vị phịng ban có bản kế hoạch cụ thể về số lượng và chất lượng lao động cần tuyển, thời gian cần nhân sự…Không chỉ vậy, các phịng ban cần lập 03 bản: bản mơ tả công viêc, bản tiêu chuẩn công việc và u cầu nhân sự cho vị trí cần tuyển, sau đó chuyển về phịng Tổ chức-Hành chính để tổng hợp. Với cách này, sẽ giúp cho việc tuyển dụng được chính xác và phù hợp với u cầu cơng việc hơn. công ty như sau:
Xác định nhu cầu tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận và xử lý hồ sơ Phỏng vấn, thi tuyển Khám sức khỏe Ra quyết định tuyển dụng
- Thành lập Hội đồng tuyển dụng: Nhiệm vụ và quyền hạn của thành viên trong Hội đồng tuyển dụng sẽ do người đứng đầu Hội đồng phân công. Làm tốt được điều này sẽ giúp quá trình tuyển dụng diễn ra khách quan, công bằng hơn.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Để chủ động trong công tác tuyển dụng, Công ty cần lập kế hoạch tuyển dụng cụ thể, chi tiết từng giai đoạn. Nội dung kế hoạch này gồm nội dụng sau:
- Xác định thời gian cụ thể của từng bước trong quá trình tuyển dụng. - Xác định địa điểm tuyển dụng.
- Xác định nguồn tuyển và phương pháp tuyển dụng. - Xác định số lượng và tiêu chuẩn tuyển dụng.
Khơng chỉ vậy, cơng ty cần tính tốn đưa ra tỷ lệ sàng lọc cho từng bước tuyển dụng để thu nhận số lượng hồ sơ hợp lý qua các bước tuyển dụng.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng của công ty vẫn chưa đủ rộng để có thể thu hút nhiều ứng cử viên. Để thơng tin có thể cung cấp một cách nhanh chóng đến nhiều đối tượng thì cơng ty nên chọn hình thức thơng báo tuyển dụng như:
- Đăng tin tuyển dụng trên wedsite công ty.
- Niêm yết thông báo tuyển dụng tại bảng tin cơ quan và bảng tin rao vặt miễn phí nơi cơng cộng.
- Nhờ các cơ sở đào tạo thông báo về nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho các học viên.
- Thông báo qua các trang web tìm việc làm như rongbay.com; 24 h.com.vn; vietnamworks.com; timviecnhanh.com…
- Thơng báo đến các phịng ban trong nội bộ công ty. - Tiếp nhận sinh viên thực tập
Bên cạnh đó, để tránh lãng phí, tốn kém khơng cần thiết cho chi phí quảng cáo, cơng ty nên dựa theo u cầu và tính chất của cơng việc mà quyết định sử
dụng thơng báo thích hợp. Chẳng hạn, khi tuyển dụng ứng viên vào vị trí quản lý, nhân viên văn phịng thì cơng ty có thể đăng trên báo, gửi thông báo tuyển dụng đến một số cơ sở đào tạo, trang wed việc làm... Còn nếu cần tuyển nhân viên vào các vị trí đơn giản như cơng nhân sản xuất, bảo vệ, nhân viên vệ sinh thì cơng ty chỉ cần thơng báo qua các nhân viên trong công ty nhờ giới thiệu hoặc dán niêm yết tại bảng tin công cộng.
Nội dung thông báo tuyển dụng: bao gồm các thơng tin như tên vị trí tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, mô tả công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu hồ sơ,...
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Ở bước này, để tránh hiện tượng đánh giá hồ sơ theo chủ quan và cảm tính, cán bộ tuyển dụng cần xây dựng tiêu chuẩn đánh giá trong việc sàng lọc hồ sơ xin việc. Đồng thời, cán bộ tuyển dụng cần xem xét kĩ, những hồ sơ không đạt yêu cầu cần phải loại ngay để tiết kiệm chi phí tuyển dụng, nhưng cũng cần tránh tình trạng sơ suất để lọt những hồ sơ có chất lượng. Khơng được đánh giá hồ sơ dựa vào cảm tính cũng như các mối quan hệ thân quen trông công ty nhằm tránh tuyển dụng những người khơng có năng lực thực sự cho vị trí cần tuyển dụng.
Bước 4: Phỏng vấn, thi tuyển
Ở bước này, công ty thực hiện tương đối tốt. Công ty đã phân loại ứng viên, áp dụng quy trình tuyển dụng khác nhau đối với lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Cách làm này giúp công ty vừa giảm bớt chi phí tuyển dụng vừa tiết kiệm thời gian mà hiệu quả tuyển dụng vẫn cao. Công ty nên tiếp tục áp dụng hình thức tuyển dụng này cho những lần tuyển dụng sau.
Bước 6: Khám sức khỏe
Đây là bước rất quan trọng nhưng công ty lại bỏ qua bước này. Công ty chỉ căn cứ vào phiếu khám sức khám khỏe trong hồ sơ xin việc của ứng viên, thực tế, thơng tin trong phiếu này có thể khơng phản ánh đúng tình trạng sức khỏe ứng viên hiện tại. Chính vì vậy, để cơng tác tuyển dụng hồn thiện hơn, cơng ty
nên tổ chức khám sức khỏe cho ứng viên trước khi cho họ thử việc, đảm bảo lao động được tuyển có sức khỏe tốt đáp ứng yêu cầu công việc.
Bước 7: Thử việc và ra quyết định tuyển dụng
Trong thời gian qua, q trình thử việc của cơng ty diễn ra tương đối tốt. Tuy nhiên để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác này em xin đề xuất một số ý kiến sau:
- Hướng dẫn cụ thể bằng văn bản mô tả công việc cho nhân viên thử việc:
Khi nhân viên mới vào cần có văn bản mơ tả cụ thể cơng việc mà họ cần làm giúp cho họ biết được mình sẽ phải làm những cơng việc gì và làm như thế nào. Điều này sẽ giúp họ không cảm thấy lung túng và bỡ ngỡ với công việc mới. Bản mô tả công việc này cần được lập một cách kĩ lưỡng và cụ thể từng công việc cũng như yêu cầu về cơng việc mà họ sẽ phải làm, kèm theo đó phải có cán bộ hướng dẫn và giải thích giúp họ có thể làm quen được với cơng việc được tiếp nhận đó.
- Quản lý, theo dõi tiến trình thử việc của nhân viên mới: Cơng ty cần theo
dõi sát sao và cần xem xét, bố trí nhân viên có kinh nghiệm để bao ban, kèm cặp nhân viên mới. Những người được phân cơng hướng dẫn cần thực sự nhiệt tình giúp đỡ nhân viên mới trong việc làm quen với công việc, giúp họ tự tin hơn vào khả năng của mình. Có như vậy nhân viên mới mới khơng bị bỡ ngỡ và chán nản trong môi trường làm việc mới và hiệu quả công việc được đảm bảo.
- Xác định rõ tiêu chí đánh giá hiệu quả q trình thử việc: Trước khi nhân
mới bắt đầu giai đoạn thử việc, điều đầu tiên Trưởng bộ phận trực tiếp quản lý nên xây dựng các tiêu chí đánh giá q trình thử việc của nhân viên mới như về tác phong làm việc, sự hịa nhập với mơi trường, khả năng đáp ứng nhu cầu cơng việc... Các tiêu chí này phải rõ ràng và lượng hóa được.
Kết thúc q trình thử việc, Trưởng bộ phận đánh giá quá trình thử việc nhân viên mới. Đồng thời, người lao động cũng tự đánh giá quá trình thử việc của mình. Nếu ứng viên đạt yêu cầu sẽ được cơng ty tuyển dụng chính thức và ký hợp đồng lao động.
Ngồi ra, khi kết thúc q trình tuyển dụng, cơng ty nên đánh giá lại hiệu quả công tác tuyển dụng về ưu và nhược điểm để rút kinh nghiệm lần sau, từ đó cơng tác tuyển dụng cơng ty sẽ dần hồn thiện hơn.
Ccác cán bộ, nhân viên nhân lực nên tích cực tự học tập nâng cao trình độ chun mơn.
Nhân viên trong cơng ty nên có ý thức tự học tập chứ khơng nên chỉ trơng chờ vào các chương trình đào tạo của doanh nghiệp. Người lao động không nhất thiết phải tham gia học tập tại các trường chuyên nghiệp mà có thể tự học qua sách vở hay qua bạn bè cùng lĩnh vực hoặc học kinh nghiệm của những nhân viên lâu năm trong công ty. Việc nhân viên có ý thức tự học sẽ giúp ích rất nhiều cho cơng việc của doanh nghiệp cũng như khả năng thăng tiến trong nghề nghiệp của chính nhân viên đó.
b) Nhân viên thực hiện cơng tác tuyển dụng phải khơng ngừng hồn thiện bản thân, tích lũy thêm nhiều kỹ năng mềm
Nhân viên tuyển dụng trong cơng ty phải có khả năng thấu hiểu bản thân và thấu hiểu người khác. Họ phải làm chủ được bản thân, làm chủ được các công cụ