IV. QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
2. Làm chứng từ và thủ tục khai báo hải quan
Làm vận tải đơn với hãng vận chuyển Evergreen Line. Đại lý vận tải Evergreen tại Việt Nam của công ty TNHH Evergreen Marine Corp (Đài Loan) được CTCP phát triển xuất nhập khẩu Nam Vinh thuê để vận chuyển và xếp hàng lên tàu.
Các chứng từ mà CTCP Xuất nhập khẩu Nam Vinh cần lập bao gồm Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Giấy đóng gói (Packing List). Giấy đóng gói sau khi lập được gửi cho hãng tàu để thuê tàu.
Đối với từng loại hình, từng loại mặt hàng sẽ yêu cầu những chứng từ khác nhau. Một số chứng từ cụ thể cần có như:
- Hợp đồng (Contract)
- Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice) - Danh sách hàng hóa (Packing list)
- Giấy chứng nhận nguồn gốc (CO) - Kiểm dịch thực vật Phytosan - Certificate of analysis
- Health certificate - Certificate of free sale - Công bố chất lượng
- Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng
Công ty tuy không đầy đủ tất cả các giấy tờ kể trên, nhưng về cơ bản, cũng đã có những chứng từ quan trọng và cần thiết đề việc thương lượng giữa hai bên diễn ra thật thuận lợi. Sau khi đã có đầy đủ bộ chứng từ, cơng ty sẽ tiến hành khai hải quan và thông quan.
Về thủ tục hải quan, CTCP Xuất nhập khẩu Nam Vinh sử dụng phần mềm khai báo hải quan để hoàn thiện tờ khai hải quan theo mẫu đồng thời xuất trình các giấy tờ theo yêu cầu như Hợp đồng mua bán ngoại thương, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh,… Hệ thống hải quan sau đó tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Trong trường hợp này, hàng hóa được phân luồng vàng, nghĩa là miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Hồ sơ hợp lệ tiếp đó được chuyển qua lãnh đạo chi cục duyệt và đóng dấu thơng quan “Đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
CTCP Xuất nhập khẩu Nam Vinh tiến hành đóng lệ phí hải quan cho cơ quan hải quan.
Cuối cùng, CTCP Xuất nhập khẩu Nam Vinh thực hiện:
- Xin giấy chứng nhận xuất xứ form A tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) chi nhánh Thanh Hóa.
- Lấy giấy chứng nhận đã hun trùng cho hàng hóa bằng cách gửi fax cho Cơng ty Cổ phần Giám định Khử trùng Vietnam Control chi nhánh Đà Nẵng để tiến hành hun trùng khi đã có đủ điều kiện về các chứng từ (Commercial Invoice, Packing list, Bill of Lading).