Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết theo từng bước cho đến khi hồn thành. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kĩ
năng quản lý thời gian tốt, thời gian bạn sử dụng sẽ càng hiệu quả. Sự hiệu quả của thời gian được đánh giá dựa trên chất lượng công việc làm ra, khơng phải dựa trên thời gian hồn thành nhanh hay chậm.
Để hiểu đầy đủ câu trả lời cho câu hỏi quản lý thời gian là gì, bạn cần phải tìm hiểu thêm 3 khái niệm quan trọng: quy trình quản lý thời gian, tầm quan trọng của quản lý thời gian trong công việc và cách áp dụng kĩ năng quản lý thời gian nơi công sở.
Tầm quan trọng của quản lý thời gian trong cơng việc và kinh doanh
Tại sao có nhiều người làm rất nhiều việc mà vẫn có thời gian để chơi golf, chơi tennis? Có người lại kêu rằng mình khơng có thời gian? Tổng thống cũng chỉ có 24 giờ mỗi ngày. Người lao động bình thường cũng có 24 giờ mỗi ngày. Vậy, làm sao sử dụng thời gian hiệu quả? Đâu là điều khác biệt?
Chúng ta không thay đổi được thời gian, nhưng chúng ta có thể kiểm sốt được thời gian. Bạn kiểm soát được thời gian, bạn sẽ làm chủ được bản thân.
Thời gian bị lãng phí khi nào? Khi nó khơng hướng đến mục tiêu đã xác định, Khi bạn ngủ quá nhiều tiếng 1 ngày hay làm việc khơng có giá trị. Nếu một ngày bạn lãng phí 6 giờ, một năm sẽ là: 6 giờ x 365 = 2.190 giờ. Nếu bạn sống 80 năm sẽ bằng: 80 x 2190/24/365 = 20 năm.
Sau khi đã trả lời được câu hỏi quản lý thời gian là gì, ắt hẳn bạn sẽ tị mị tại sao quản lý thời gian lại quan trọng đến như vậy? Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều hơn cái bạn đang có.
Tại sao có người có hiệu quả làm việc gấp đơi bạn? Hoặc có người chỉ có thể làm bằng một nửa bạn. Bí quyết chính là ở những kĩ năng quản lý thời gian mà mọi người nắm bắt và áp dụng cho bản thân. Những yếu tố sau nhấn mạnh tầm quan trọng của khái
niệm “Quản lý thời gian là gì?” trong cơng việc và kinh doanh.
1. Năng suất công việc
Kĩ năng quản lý thời gian giúp xếp hạng từng kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và tạo nên danh sách ưu tiên. Với danh sách này, bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ nên hồn thành trước, từ đó tăng hiệu quả cơng việc. Với một nền tảng kĩ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ ngăn ngừa việc lãng phí thời gian và năng lượng, tốn ít cơng sức hơn để hồn thành cơng việc vì mọi thứ đều đã được tổ chức gọn gàng, khoa học. Khơng chỉ thế, quản lý thời gian hiệu quả cịn giúp nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống tiết kiệm được từ việc sắp xếp công việc logic.
2. Tăng cường khả năng quyết định, giảm bớt áp lực
Việc thiếu kĩ năng quản lý thời gian thường dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều áp lực, gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm khi khơng có đủ thời lượng suy xét. Ngược lại, nếu bạn có thể kiểm sốt thời gian tốt, bạn khơng những có thể tự loại bỏ áp lực “deadline” mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong cơng việc.
3. Loại bỏ thói quen xấu – Tạo động lực hành động
Những thói quen xấu như trì hỗn cơng việc, khơng biết nói khơng, tổ chức kém sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc. Kĩ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen khơng tốt này, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.
Ngủ nướng là thói quen của phần lớn sinh viên chúng ta. Cố gắng sắp xếp dậy sớm hơn khoảng 30 phút vào buổi sáng mỗi ngày, bạn sẽ nhận được vơ số lợi ích đấy!
Có thời gian cho chính mình:
Sáng sớm là thời gian tuyệt vời cho bạn có thể phát triển bản thân. Đã bao nhiêu lần bạn phàn nàn rằng bạn thậm chí cịn khơng có thời gian đọc một quyển sách? Vậy thì, hãy đọc nó vào buổi sáng! Thời gian yên tĩnh vào buổi sáng là một món q ơng trời ban cho chúng ta và bạn nên sử dụng nó để tự giúp mình hồn thiện hơn. Hãy biết dùng thời gian để làm sắc nét, rõ ràng hơn nhưng gì bạn đã có, đã thấy.
Có thời gian cho các bài tập thể dục:
Sáng sớm là thời điểm thích hợp nhất cho những bài tập thể dục bởi khơng khí buổi sớm thường trong lành và mát nhất trong ngày. Bạn có thể tập các bài thể dục tại chỗ trong nhà hoặc chạy bộ, đi bộ trong các cơng viên... Bạn cũng có thể tập Yoga, ngồi thiền. Buổi sáng là thời gian tốt hơn cho thiền, bởi lẽ lúc đó, bạn đang ở trạng thái tươi mới nhất, não của bạn được thư giãn sau một đêm ngon giấc và trí não cũng sắc sảo hơn.
Chuẩn bị sẵn sàng cho những kế hoạch lớn:
Hãy trang thủ làm những thứ nhỏ nhặt vào buổi sớm để có đủ thời gian làm những việc lớn trong ngày. Vào buổi sáng, bạn có thể check mail cơng việc, học tập, kiểm tra lại bài vở...
Tăng năng suất bản thân:
Rõ ràng là thời gian càng nhiều thì bạn càng có thời gian giải quyết các cơng việc của mình.
Buổi sáng để dành cho những tư duy sáng tạo:
Jim Citrin nói: "Sự yên tĩnh của buổi sáng thường là thời điểm tâm trí của bạn lúc này rõ ràng nhất và tốt nhất, phù hợp để giải quyết những vấn đề quan trọng". Một nghiên cứu của ông này cũng chỉ ra rằng, hơn 80% các nhân vật ở vị trí "sếp", người điều hành đều thức dậy vào lúc 5h30 hoặc sớm hơn.
Cải thiện sức khoẻ:
Ngồi việc có thêm thời gian tập thể dục, việc dậy sớm hơn vào mỗi ngày giúp bạn có đủ thời gian ăn uống chậm rãi và no. Tránh trường hợp ăn vội vàng, dẫn đến đau dạ dày hoặc bỏ bữa sáng, gây mệt, lả và đói, khơng tập trung học được. Buổi sáng, vào giờ cao điểm, tại một số nơi sẽ bị tắc đường, dậy sớm, đi học/làm sớm, giúp bạn tránh lãng phí thời gian chờ đợi và khỏi phải hít mùi khói xe, hứng nắng nóng mùa hè.
2.2. Quy trình quản lý thời gian.
Quy trình quản lý thời gian cơ bản bao gồm 3 bước chính:
Liệt kê và xếp hạng ưu tiên nhiệm vụ theo ngày, theo tuần và theo tháng dựa trên mục tiêu và định hướng công việc và cuộc sống.
Đo lường, định lượng thời gian cần để hồn thành những cơng việc được đề ra. Lập kế hoạch chi tiết, xác định thứ tự làm việc mỗi ngày.
Tiến hành thực hiện, bám sát kế hoạch đặt ra.
Mỗi bước quản lý thời gian trên đều có những cơng cụ, kỹ thuật, kỹ năng hỗ trợ để hình thành nên quy trình quản lý thời gian hiệu quả, phù hợp với tính chất cơng việc và cuộc sống của mỗi người.
2.3. Phương thức quản lý thời gian hiệu quả.
hời gian là thứ quý giá nhất trong cuộc sống mỗi chúng ta, nó được ví như là tiền bạc, chính vì vậy chúng ta phải học được cách đầu tư thời gian đúng mục đích chứ không phải học cách tiêu dùng thời gian.
Mỗi chúng ta đều có quỹ thời gian như nhau, cùng xuất phát từ một điểm ban đầu, từ lúc sinh ra cho đến lúc trưởng thành thì số lượng thời gian chúng ta có ngày càng ít đi. Mỗi ngày ta chỉ có 24 giờ đè hoạt động, trong đó một nữa số thời gian ta mất là dành cho sinh hoạt cá nhân: ăn, ngủ, vui chơi….Vậy số thời gian ít ỏi cịn lại nếu khơng được sự dụng hiệu quả thì sẽ trơi đi một cách vô nghĩa.
Vậy phải làm sao để sự dụng quỹ thời gian hiệu quả nhất?. Xã hội ngày càng phát triển, cùng với đó nhu cầu cuộc sống của mỗi cá nhân, tổ chức ngày càng cao bắt buộc chứng ta phải có kỹ năng quản lý cơng việc và thích nghi với từng mơi trường, giúp chúng ta tiến gần với con đường thành cơng nhất. Vì vậy để có thể hồn thành tốt cơng việc thì kỹ năng quản lý thời gian chính ta phương pháp thiết thực giúp chúng ta đạt được kết quả cao nhất trong cơng việc.
Mỗi ngày chỉ có 24 giờ, mỗi tuần chỉ có 7 ngày, thế nhưng có những người họ chẵng làm được việc gì trong hàng ngàn những công việc có ý nghĩa cho chính bản thân mình. Đây chính là sự khác biệt giữa những thó quen sự dụng thời của những người thành đạt và người bình thường khác nhau. Vậy để sự dụng thời gian của mình một
cách tốt nhất, thì chúng ta phải nhận định được rõ ràng năng lực của mình, hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân trước khi nhận và tiến hành một công việc hoặc đối mặt với các tình huống nào đó, để từ đó nhận thức được bản thân mình cần gì trong sự nghiệp cũng như trong cuộc sống. Để giải đáp được điều đó thì chúng ta phải kiểm sốt được thời gian và sắp xếp chúng một cách hợp lý nhất. VNNP xin chia sẻ tới các bạn một số phương pháp quản lý thời gian hiệu quả:
Thứ nhất: Muốn kiểm sốt được cơng việc, trước hết ta phải lên một kế hoạch cụ thể và viết nó ra giấy để nhắc nhở chính mình và cố gắng thực hiện theo kế hoạch đã đề ra trong thời gian nhất định.
Thứ hai: Vạch ra một kế hoạch cụ thể trong tương lai, ví dụ bạn muốn mua một chiếc ơ tơ trong 5 năm tới. Thì kế hoạch của bạn hơm nay phải làm gì? Mỗi tháng bạn tiết kiệm được bao nhiêu tiền, mỗi năm bạn tích gọp được số tiền là bao nhiêu?...và bạn phải làm gì trong quỹ thời gian của bạn để có số tiền ấy.
Thứ ba: Nên sắp xếp công việc theo thứ tự việc nào quan trọng nhất thì làm trước, việc nào ít quan trọng thì làm sau theo một lộ trình nhất định.
Thứ tư: Đề ra phương pháp và công việc cụ thể quản lý thời gian một cách thông minh, thơng qua các chương trình đào tạo các chương trình đào tạo kỹ năng quản lý thời gian để cân bằng thời gian cho cơng việc, nghỉ ngơi, giải trí và cho giành thời gian cho gia đình.
Thứ năm: Trong bất kỳ cơng việc gì tập trung là yếu tố để tránh lãng phí trời gian của mình. Người có trí tuệ và tạo sự tập trung khi làm bất kì cơng việc gì sẽ đem lại hiệu quả rất cao và tiết kiệm được thời gian có thể làm được nhiều công việc khác.
Nếu bạn là một người sống có trách nhiệm, mục tiêu rõ ràng, bạn biết cách sắp xếp công việc một cách khoa học, như vậy quỹ thời gian của bạn được nới rộng thoải hơn nhiều. Như vậy, ngay từ bây giờ các bạn tự kiểm điểm lại bản thân thật nghiêm khắc để biết được mình đã đánh mất thời gian đáng quý như thế nào, cơ hội nào đã bị bỏ qua, thời gian bị lãng phí vì những yếu tố gì…Chỉ có như vậy bạn sẽ biết được cách sắp xếp và quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất.
2.4.Tổ chức thực hiện cơng việc có hiệu quả.
Trong công việc lẫn cuộc sống, ở bất kì vai trị, vị trí, hay cơng việc nào tại những mảng lĩnh vực khác nhau, thì chắc hẳn bạn có cả khối những thứ cần phải làm và thực hiện đúng theo thời hạn của nó. Tuy nhiên, thời gian là hữu hạn, thế nên nếu bạn khơng có sự hoạch định và kiểm sốt tốt, thì rất có thể hiệu quả thực hiện sẽ khơng cao, có khi lại mang đến những kết quả không tốt.
Giáo sư, tiến sĩ Davis J.Schwartz, từng chia sẻ rằng: “Nếu chúng ta xây dựng kế hoạch
cho tương lai tức là cuộc sống của chúng ta là có mục đích. Cuộc đời bạn sẽ là cuộc đời của kẻ hành khất, nếu trong tay bạn chẳng có một kế hoạch gì”. Chính vì thế, việc
bạn lập kế hoạch cho cơng việc và cuộc sống trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.
Hãy cùng xem qua 6 bước lập kế hoạch đơn giản để giúp bạn có một cuộc sống hoạch định công việc tốt hơn.
Bước 1: Lập danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm
Các công việc càng ghi được đầy đủ, rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động trong việc thực hiện sau này càng dễ dàng bấy nhiêu
Đây là bước đầu tiên quyết định sự thành công hay thất bại của một bản kế hoạch. Việc lên danh sách các cơng việc cần làm sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng qt về số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện các cơng việc. Ở bước này, bạn cần suy nghĩ kỹ và hãy ghi lại chi tiết các công việc sẽ phải làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm. Các công việc càng ghi được đầy đủ, rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động trong việc thực hiện, giải quyết vấn đề sau này càng dễ dàng bấy nhiêu.
Bước 2: Đưa ra các mục tiêu tương ứng
Sau khi lên danh sách các công việc, bạn cũng cần phải thiết lập các mục tiêu phù hợp với các công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hay kết quả mong muốn đạt được. Bạn lưu ý rằng, để mục tiêu phù hợp, thì cần phải bám sát với mong muốn và khả năng của chính bản thân bạn. Nếu đặt mục tiêu quá cao khi bạn chẳng thể đạt được, ít nhiều sẽ làm giảm ý chí thực hiện các cơng việc khác.
Bước 3: Ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc
Với bước này, bạn nên cân nhắc, sắp xếp những công việc đã liệt kê ở trên theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành. Việc sắp xếp này sẽ làm cho bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực khác mà vẫn đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Bước 4: Tập trung thực hiện kế hoạch
Sự tập trung giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn
Sự tập trung sẽ giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Nói như vậy
khơng có nghĩa là khi làm việc, bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, mà bạn còn phải để quan tâm tới các việc khác nữa, nếu có thể thì kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.
Bước 5: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và kế hoạch cũng vậy, sẽ ln có những điểm khơng trùng với q trình thực hiện và bạn cũng khơng thể nào biết trước được những việc phát sinh. Vì vậy, hãy ln dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Khi lên kế hoạch các công việc, hãy nên cố gắng dự trù và liệt kê 1 số khó khăn và thách thức có thể gặp phải, từ đó đưa ra một số phương án dự phịng.
Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
Để biết bản thân đã làm được đến đâu và được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu, hay xem xét liệu có hồn thành được mục tiêu của mình đúng hạn hay khơng, bạn cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra và chiếu giữa mục tiêu và thành quả của mình.
Khi hồn thành xong mục tiêu, hãy tự khích lệ tinh thần và khen thưởng cho bản thân mình để tiếp tục có động lực thực hiện tiếp những kế hoạch tiếp theo. Tuy nhiên không nên khen thưởng liên tục, hãy tự khen thưởng khi bạn thực sự khá vất vả mới hoàn thành xong mục tiêu ấy.