Hướng đến khách hàng Trách nhiệm xã hội Đổi mới phát triển Chuyên nghiệp sáng tạo
3.2 Giải pháp phịng ngừa rủi ro trong hoạt động kế tốn 3.2.1 Giải pháp về mơ hình tổ chức, bố trí, đào tạo nhân viên
Dựa trên chức năng, nhiệm vụ các phòng/tổ nghiệp vụ thuộc Chi nhánh theo quy định của HSC, các phòng ban cần xác định vai trị, nhiệm vụ của mình, tránh
trường hợp đùn đẩy trách nhiệm khi có phát sinh rủi ro, sự cố trong q trình hoạt động, thực hiện phân tách phịng theo quy định tránh trường hợp đảm nhận nhiều công việc cùng một lúc.
Trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng, cần có sự tham gia của nhân viên nhân sự có kinh nghiệm nhằm phát hiện kịp thời các ứng viên có vấn đề về đạo đức và đạo đức phải được coi là tiêu chí tiên quyết trong cơng tác tuyển chọn. Bên cạnh đó phải có đủ tố chất phù hợp với từng vị trí dự tuyển như về kế tốn có chun môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp trung thực, cẩn thận, nhiệt tình… nhằm hạn chế rủi ro xảy ra cho ngân hàng sau này.
Cần thẩm tra kỹ hồ sơ lý lịch và xác minh nhân thân của ứng viên trước khi tuyển dụng khi cần, đặc biệt đối với các vị trí nhạy cảm như tín dụng, kho quỹ, kế toán…Đề nghị bổ sung quy định nhân viên mới tuyển dụng phải ký cam kết tuân thủ quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp, nội quy lao động của BIDV trước khi làm việc. Xây dựng bộ quy chuẩn chi tiết từng nghiệp vụ hơn. Trong đó quy định cụ thể về quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận, kèm theo là việc kiểm tra chéo để hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra.
Bố trí cho tất cả các phịng, bộ phận đảm bảo có đủ số lượngnhân viên,phải có đủ kinh nghiệm, đủ năng lực phù hợp với từng vị trí, trong bố trí nhân viên phải loại trừ ảnh hưởng của các mối quan hệ có thể dẫn đến tiêu cực. Tại một số chi nhánh, nhân viên làm cơng tác hậu kiểm khơng có kinh nghiệm trong lĩnh vực kế tốn của ngân hàng vì vậy phải bố trí nhân viên đã từng làm công tác giao dịch khách hàng thời gian tối thiểu 3 năm để làm công tác hậu kiểm. Tránh trường hợp do thiếu nhân viên dẫn đến không thể bố trí nghỉ phép đúng quy định, làm ngồi giờ q số giờ tối đa của nhà nước quy định.
Xây dựng và triển khai cơ chế luân chuyển nhân viên: đối với giao dịch viên tối thiểu 1 năm luân chuyển 1 lần, lãnh đạo phòng 2 năm luân chuyển 1 lần, áp dụng chế độ luân chuyển bắt buộc đối với nhân viên quy hoạch lãnh đạo các cấp, kiên quyết thực hiện ln chuyển, bố trí lại cơng tác đối với giám đốc các đơn vị đã giữ chức vụ liên tục 3 nhiệm kỳ hoặc trên 10 năm, nhân viên khơng phù hợp với vị trí
cơng việc, nhằm tạo sự đổi mới liên tục trong điều hành kinh doanh. Khi nhân viên luân chuyển thì cần chấm dứt việc giữ các chức vụ liên quan.Có kế hoạch luân chuyển nhân viên, lãnh đạo giữa các chi nhánh trong cùng khu vực, hoặc nhân viênHSC được điều động về chi nhánh để tạo cái mới trong quá trình điều hành vì mỗi người lãnh đạo đều có cái hay đồng thời qua luân chuyển cũng nhằm “kiểm tra chéo” giữa người cũ và người mới. Kiên quyết luân chuyển nhân viên không đủ năng lực đảm nhận vị trí thấp hơn hoặc sa thải khơng được thiên vị.
Hồn thiện cơ chế đánh giá, giám sát chặt chẽ đảm bảo có thể quản lý được rủi ro, có chế tài đủ mạnh để răn đe cũng như xử lý kịp thời, nhanh chóng những vi phạm của nhân viên, gắn liền với yêu cầu nâng cao bản lĩnh và năng lực quản lý của người đứng đầu mỗi tổ chức, đơn vị. Kiên quyết bảo đảm thực hiện đầy đủ, chặt chẽ thủ tục, quy trình, điều kiện, tiêu chuẩn quy hoạch, bổ nhiệm và bố trí nhân viên.
Nâng cao và hồn thiện khâu đánh giá nhân viên bằng các công cụ và biện pháp đánh giá khoa học phù hợp, theo tiêu chuẩn quốc tế từ đó có thể đánh giá đúng năng lực nhân viên, phát huy hiệu quả nguồn nhân lực.
Thực hiện công tác xử lý nhân viêntheo đúng quy định khi xảy ra các hành vi, vi phạm cần phải xử lý kịp thời và kiên quyết, công bố cơng khai trong tồn bộ hệ thống để tạo tính răn đe cho nhân viên.
Phối hợp với Trường đào tạo cán bộ BIDV, Trung tâm CNTT xây dựng kế hoạch và tổ chức các khóa học định kỳ cập nhật kiến thức trực tuyến về quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp, nội quy lao động, quy tắc ứng xử và có tính chất bắt buộc đối với tất cả nhân viên trong toàn hệ thống nhằm truyền đạt, giáo dục truyền thống và văn hóa BIDV. Hoạt động đào tạo có tác dụng nâng cao nhận thức nhân viên, kịp thời định hướng tư tưởng nhân viên tránh bị kẻ xấu lợi dụng.
Các khóa đào tạo nhân viên mới do HSC tổ chức chỉ phần nào giới thiệu sơ bộ về hoạt động BIDV và các nghiệp vụ đang triển khai thực hiện chứ chưa thật sự hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cơ bản. Chính vì vậy, chi nhánh cần chủ động trong việc xây dựng kế hoạch đào tạo đầy đủ các quy trình nghiệp vụ cho nhân viên đặc biệt là nhân viên mới tuyển dụng. Đào tạo phải gắn với cơng việc, đảm bảo bố trí
đúng người đúng việc. Tránh tình trạng lãng phí, đào tạo xong lại luân chuyển nhân viên sang vị trí khơng liên quan đến q trình đào tạo.
Đa dạng hóa các hình thức đào tạo nhằm giúp tất cả các nhân viên có thể tiếp cận với khóa đào tạo như: đào tạo trực tuyến, đào tạo qua tổ chức các cuộc thi nghiệp vụ như thi kiểm ngân giỏi, thi giao dịch viên giỏi, nhân viên tín dụng giỏi, nhân viên hậu kiểm giỏi…Qua các cuộc thi giúp nhân viên có thể hệ thống lại kiến thức và am hiểu sâu hơn về nghiệp vụ. Định kỳ hàng quý hay hàng năm phải thực hiện tổ chức kiểm tra trình độ của tất cả các phịng ban như kiểm tra trình độ giao dịch viên, kiểm ngân, cán bộ hậu kiểm, kinh doanh ngoại tệ…và có xử phạt luân chuyển ở vị trí hợp lý với kết quả đạt được, để từ đó nhân viên trong tồn hệ thống có ý thức cơng việc của mình hơn.
Ngồi việc đào tạo tại chi nhánh định kỳ, đột xuất cịn cho nhân viên có đủ năng lực, trình độ chun mơn đi học tập kinh nghiệm ở các chi nhánh giỏi, có nhiều nghiệp vụ phát sinh để về áp dụng tại chi nhánh mình.
Tổ chức các khóa đào tạo cho bộ phận hậu kiểm nhằm giúp nhân viên ở bộ phận này có kiến thức và kinh nghiệm về các lỗi, các rủi ro thường xuyên xảy ra, các giao dịch bất thường và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.
Bên cạnh các lớp đào tạo kiến thức cơ bản về quản lý rủi ro cho tất cả nhân viên trong toàn hệ thống, BIDV cần có các lớp đào tạo kiến thức nâng cao dành cho đối tượng là nhân viên chuyên làm công tác quản trị rủi ro và một số nhân viên chủ chốt khác.
3.2.2 Giải pháp liên quan đến các văn bản ban hành
Với tình hình kinh tế thế giới, kinh tế trong nước có nhiều bất ổn, Nhà nước khơng ngừng có những chính sách thay đổi chính sách linh hoạt, thường xuyên nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế vĩ mơ. Các chính sách này phần nào đã đi vào cuộc sống, góp phần ổn định cơ bản nền kinh tế nói chung và hệ thống ngân hàng nói riêng. Tuy nhiên, rủi ro vẫn ln tiềm ẩn trong hoạt động ngân hàng và gắn liền với yếu tố bất ổn của nền kinh tế.
Những mặt tồn tại trong công tác ban hành, quản lý văn bản chế độ:Mặc dù trong thời gian vừa qua, công tác ban hành văn bản chế độ đã được nhiều kết quả, góp phần hồn thiện hệ thống văn bản chế độ một cách đầy đủ, đồng bộ, tạo cơ sở pháp lý nội bộ cho hoạt động quản trị, điều hành, kinh doanh hiệu quả, an toàn, phù hợp với quy định của pháp luật. Thiết kế cây văn bản cho biết những văn bản nào cịn hoặc hết hiệu lực, giúp ích rất nhiều trong việc cập nhật cơng văn. Bên cạnh đó, BIDV đang trong thời kỳ đổi mới sau cổ phần hóa, tái cơ cấu nên việc tồn tại số lượng văn bản còn hiệu lực lớn và thời gian ban hành văn bản đã lâu. Điều này gây khó khăn cho các nhân viên trong việc tiếp cận cũng như theo dõi kịp thời, đầy đủ văn bản đặc biệt là nhân viên mới. Đến khi ra công văn mới lại thay đổi công văn liên tục (cuối năm ra vài tháng sau thay đổi) khiến nhân viên không thể nắm bắt hiểu rõ hết quy định quy trình đến khi hiểu nắm bắt thì lại thay đổi. Cơng tác ban hành văn bản cũng cịn nhiều bất cập, chồng chéo.
Để hồn thiện hệ thống văn bản chế độ cần thực hiện một số giải pháp sau:
Thường xuyên cập nhật lên cây văn bản (đã thiết kế) những văn bản nào hết hiệu lực, những văn bản nào mới ban hành, ghi chú đánh dấu dễ nhìn dễ hiểu.
Quy trình hóa nghiệp vụ: BIDV cần ban hành đủ, không thiếu, không thừa, tránh chồng chéo hoặc quá nhiều văn bản.
Hồn thành quy trình, quy chế nghiệp vụ theo hướng chặt chẽ, hiệu quả hơn. Đào tạo và kiểm tra sau đào tạo quy trình nghiệp vụ đồng thời làm rõ trách nhiệm, quyền hạn của nhân viên trong quy trình thực hiện, tránh để nhân viên thực hiện nhiều vai trị trong một quy trình. Tăng cường cơng tác kiểm tra, kiểm sốt sự tn thủ quy trình.
Thường xuyên rà soát, đánh giá các nghiệp vụ nhằm phát hiện ra các sơ hở, kẽ hở dễ bị lợi dụng để chỉnh sửa kịp thời, bổ sung hoàn thiện theo hướng bên cạnh việc tạo thuận lợi cho khách hàng thì cũng phải đảm bảo mức độ kiểm soát phù hợp từng nghiệp vụ, đồng thời hạn chế những thiếu sót, khe hở trong nghiệp vụ mà nhân viên BIDV hoặc khách hàng/đối tác lợi dụng để thực hiện hành vi vi phạm, tiêu cực.
Đối với văn bản trùng lắp, sửa đổi nhiều lần hoặc có thay đổi lớn yêu cầu thực hiện cơ cấu thành một văn bản cho thống nhất. Với những văn bản sửa đổi, bổ sung nghiên cứu, hướng dẫn hình thức cập nhật các nội dung sửa đổi, bổ sung vào bản gốc, đăng tải một bộ hoàn thiện sau sửa đổi, bổ sung để các đơn vị thành viên tiện theo dõi và tra cứu.
Ban hành đầy đủ chế tài xử lý có tính răn đe cao với tất cả các đối tượng có ý đồ thực hiện hành vi gian lận. Đồng thời cần nghiêm khắc áp dụng các chế tài này để xử lý, tránh tình trạng nhân viên xem thường khung xử lý mà cố ý vi phạm.
Cập nhật thường xuyên các sự cố rủi ro tác nghiệp đã được phát hiện tại các ngân hàng thương mại trong nước và trên thế giới cũng như nội bộ BIDV, phân tích, đánh giá ngun nhân, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho BIDV.
Ban hành văn bản cảnh báo rủi ro trong toàn hệ thống khi phát hiện sự cố nhằm nâng cao cảnh giác nhân viên, đăng tải các văn bản hướng dẫn cảnh báo khách hàng những thủ thuật lừa đảo đã và đang xảy ra trên trang mạng nội bộ của BIDV hay phát tờ rơi cảnh báo tại các điểm giao dịch của BIDV khi cần thiết.
Ban hành sổ tay từng nghiệp vụ cơ bản làm tài liệu chuẩn để nhân viên thực hiện
nghiệp vụ một cách nhanh chóng.
Yêu cầu đối với chi nhánh:Triển khai cụ thể hóa văn bản hướng dẫn của HSC cho phù hợp với điều kiện thực tế tại chi nhánh, cần có sự phối hợp, thống nhất cách thực hiện giữa các phòng, bộ phận; thực hiện nghiên cứu, chấp hành đúng theo hướng dẫn của HSC và cũng từ việc nghiên cứu các văn bản một cách kỹ lưỡng đó mà chi nhánh đã thường xuyên có sự trao đổi góp ý với HSC để chỉnh sửa cho phù hợp, ngày một hoàn thiện các văn bản về quy định quy trình nghiệp vụ hơn; thực hiện quản lý vănbản khoa học đảm bảo dễ truy cập tìm kiếm và khai thác.
3.2.3 Tăng cƣờng giám sát nhân viên
Nhân viên sau khi tuyển dụng cần được đào tạo vững chắc các quy định quy trình nghiệp vụ, nội quy cơ bản và phải trải qua thời gian tập sự cần thiết để có thể đảm nhận cơng việc tốt.
Lý lịch cơng tác của từng nhân viên: trình độ học vấn, các chuyên ngành đã được đào tạo, những công việc và thời gian trải qua những cơng việc đó. Kết quả những cơng việc được giao của từng nhân viên được đánh giá qua mở sổ theo dõi chi tiết công việc hàng ngày, thời gian giao việc, tiến độ hồn thành, chất lượng cơng việc được giao, những sai sót mắc phải.
Theo dõi việc tuân thủ chấp hành các chính sách, quy định, quy trình nghiệp vụ, chấp hành nội quy lao động, quy chuẩn đạo đức, quy tắc ứng xử.
Thái độ, trách nhiệm với công việc được giao hàng ngày, tư cách nhân viên, đạo đức nghề nghiệp.
Các phản ánh của khách hàng, các phòng ban liên quan, trong phối hợp cơng việc với các đồng nghiệp.
Từ những tiêu chí đánh giá trên, ngân hàng sẽ phát hiện ra những rủi ro sau:
Trình độ nghiệp vụ, năng lực nhân viên kế toán chưa đáp ứng yêu cầu công việc: không am hiểu, không nắm vững quy định, quy trình làm việc theo thói quen.
Thiếu kinh nghiệm nghề nghiệp: khơng có khả năng nhận định và xử lý nghiệp vụ phát sinh những trường hợp mới, trường hợp đặc biệt cần vận dụng kiến thức từ nhiều lĩnh vực, nghiệp vụ khác để xử lý.
Chưa chấp hành đúng quy định, quy trình nghiệp vụ, nội quy lao động: thực hiện giao nhận chứng từ với khách hàng không theo đúng quy định, làm thất lạc hay bỏ quên chứng từ chưa xử lý, vi phạm quy định về bảo mật thông tin cho khách hàng.
Thiếu tinh thần trách nhiệm trong xử lý công việc: lập chứng từ không đúng quy định, lưu trữ chứng từ gốc không đầy đủ, thực hiện giải ngân không đúng đối tượng…
Chưa tuân thủ quy tắc ứng xử: giao tiếp ứng xử quá thân thiện, cả nể hoặc thiếu văn minh, lịch sự gây khó chịu cho khách hàng, ảnh hưởng khơng tốt đến hình ảnh thương hiệu và uy tín của BIDV.
Vi phạm đạo đức nghề nghiệp: có hành vi lừa đảo, gian lận, biển thủ, trục lợi cá nhân.
Từ những dấu hiệu có khả năng xảy ra nêu trên BIDV sẽ xem xét và xử lý tùy theo mức độ vi phạm:
Tăng cường giám sát, theo dõi chặt chẽ những nhân viên có dấu hiệu vi phạm như trên, trực tiếp nhắc nhở, tìm biện pháp bồi dưỡng giáo dục để phát huy thế mạnh của từng nhân viên đồng thời phát hiện, ngăn ngừa kịp thời những biểu hiện hành động sai lệch có thể mang đến rủi ro cho ngân hàng, khách hàng và bản thân của nhân viên.
Nếu những giải pháp phòng ngừa trên khơng có kết quả, những biểu hiện sai phạm vẫn tiếp tục và khơng có dấu hiệu khắc phục thì ngân hàng nên kịp thời có biện pháp xử lý mạnh hơn: như thực hiện quy chế xử lý trách nhiệm đối với cá nhân, tập thể trong hoạt động tác nghiệp tại BIDV theo 2060/QĐ –HĐQT ngày 20/12/2012 hoặc chuyển cơng tác, chuyển sang phịng ban khác hoặc tạm thời đình chỉ cơng tác chờ quyết định của ngân hàng.
Nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra, giám sát
Nâng cao vai trò, trách nhiệm của người kiểm tra ngay trong quy trình thực hiện gồm: giao dịch viên, kiểm soát viên.
Đây là bộ phận quan trọng nhất của việc phòng ngừa rủi ro trong hoạt động kế tốn vì mọi thơng tin liên quan đến khách hàng đều bắt nguồn từ bộ phận này. Vì vậy cần tăng cường vai trị, trách nhiệm của người kiểm tra ngay trong quy trình