Sau khi xđy dựng xong câc chính sâch tín dụng, bƣớc tiếp theo lă tổ chức triển khai thực hiện câc chính sâch tín dụng, cơng việc năy có thể khâi quât nhƣ sau:
Xúc tiến giới thiệu vă thiết lập câc
mối quan hệ Tiếp nhận đơn xin
cấp tín dụng
Xem xĩt giải quyết
Quyết định cấp tín dụng
1.Tổ chức tiếp xúc giới thiệu vă thiết lập câc quan hệ:
Mục đích của cơng việc năy nhằm thông tin cho khâch hăng về câc phƣơng thức thực hiện, câc yíu cầu, câc điều khoản vă những lợi ích đối với khâch hăng khi tham gia văo chính sâch tín dụng của cơng ty. Để khâch hăng hiểu rõ hơn về câc thông tin cho việc âp dụng chính sâch tín dụng, đồng thời nhằm lơi kĩo tạo lập mối quan hệ với những khâch hăng mới, khuyến khích họ tham gia văo việc thực hiện chính sâch tín dụng của cơng ty.
Thông thƣờng để thực hiện cơng việc năy cơng ty nín gởi thƣ thơng bâo đến câc khâch hăng, hoặc câc biểu mẫu thông bâo rộng rêi trín câc phƣơng tiện thơng tin bâo chí...hoặc gởi kỉm với câc thƣ chăo hăng đến câc khâch hăng mới.
2. Tiếp nhận đơn xin cấp tín dụng:
Sau qúa trình xúc tiến giới thiệu vă thiết lập câc mối quan hệ với khâch hăng thông qua việc giới thiệu trực tiếp hoặc giân tiếp câc hình thức tín dụng của cơng ty, cơng ty sẽ tiến hănh tiếp nhận dơn xin cấp tín dụng.
Nếu những khâch hăng đồng ý tham gia mua hăng bằng hình thức bân tín dụng của cơng ty, thì u cầu họ lăm đơn xin cấp tín dụng vă những thơng tin cần thiết vỉ tình hình tăi chính của ho (theo mẫu), qua những thơng tin năy sẽ giúp công ty đânh giâ đƣợc khả năng, tình trạng tăi chính của họ để đi đến quyết định cho họ hƣởng hoặc khơng cấp tín dụng.
Mẫu 1,2 đƣa cho khâch hăng (Xem phụ lục biểu số1,2)
Thông qua đơn xin cấp gấy phĩp tín dụng của khâch hăng, mục đích chính lă nhằm nghiín cứu khâch hăng, tìm kiếm câc thơng tin về khâch hăng, để phục vụ cho cơng việc nghiín cứu phđn tích khâch hăng sau năy để lựa chọn đânh giâ quyết định cấp tín dụng.
3. Xem xĩt giải quyết:
Sau khi chấp nhận đơn xin cấp tín dụng của khâch hăng, ta tiến hănh tập trung xem xĩt, nghiín cứu phđn tích khâch hăng thơng qua câc thơng tin có đƣợc từ việc cung cấp của khâch hăng, đồng thời kết hợp với mục tiíu nghiín cứu câc hồ sơ lƣu trữ về khâch hăng tại công ty vă đânh giâ tổng hợp câc kết quả từ câc phiếu thăm dị khâch hăng để tổng hợp phđn tích, đânh giâ vă lựa chọn kết quả cuối cùng bằng câc cơng cụ thống kí hoặc phđn tích tăi chính...
4. Quyết định cấp tín dụng:
Dựa trín kết qủa phđn tích đânh giâ cuối cùng ở bƣớc trín ta sẽ lựa chọn những khâch hăng hội đủ câc yếu tố, u cầu vă có đủ khả năng tăi chính để ta cấp tín dụng. Đồng thời sẽ phđn nhóm câc khâch hăng ra từng nhóm theo tiíu chuẩn, đặc điểm riíng để lựa chọn âp dụng cho mỗi nhóm một chính sâch tín dụng phù hợp họ.
Đối với câc khâch hăng hội đủ câc yíu cầu vă điều kiện đƣợc cấp tín dụng, cơng ty sẽ hănh ký kết câc hợp đồng cam kết về câc điều khoản tín dụng, nghĩa vụ vă trâch nhiệm cũng nhƣ quyền lợi của khâch hăng.
5. Kiểm tra, giâm sât theo dõi tình hình thực hiện tín dụng: a. Giâm sât, kiểm soât câc tăi khoản: a. Giâm sât, kiểm soât câc tăi khoản:
Kể từ ngăy cấp tín dụng cho khâch hăng bộ phận quản lý công nợ vă ngƣời phụ trâch phải có trâch nhiệm theo dõi câc tăi khoản đó một câch cẩn thận để xem xĩt khâch hăng đó có thực hiện đúng câc điều khoản trong hợp đồng hay khơng.
Việc kiểm sơt tín dụng bao gồm những hồ sơ thích hợp vă những tăi liệu thu thập nhanh chóng. Những điều khoản quan trọng gồm những hồ sơ riíng cho mỗi khâch hăng. Bao gồm một hệ thống câc tệp hồ sơ để giữ cho hồ sơ có thứ tự thắn, vă dễ dăng dõi những tăi khoản nợ không trả đúng hạn. Mức giới hạn tín dụng thƣờng đƣợc đặt ra cho mỗi hồ sơ tăi khoản hợp lý.
Điều quan trọng lă phải theo dõi những thói quen thực tế của khâch hăng để biết đƣợc họ nợ bao nhiíu vă trả nợ nhƣ thế năo để có biện phâp xử lý.
Để tiện việc giâm sât câc tăi khoản ta có thể sử dụng mẫu 3 (xem phụ lục biểu số 3)
b. Theo dõi những tăi khoản trả nợ không đúng hạn:
Việc theo dõi sât sao câc khoản nợ có thể cho ta biết đƣợc những tăi khỏan nợ không đúng hạn, việc khâch hăng khơng trả nợ đúng hạn có thể do câc ngun nhđn:
- Thứ nhất: Sự sao lõng từ phía khâch hăng, họ khơng quan tđm đến việc thanh toân đến câc khoản nợ.
- Thứ hai: Sự khó khăn về tăi chính, có thể do trục trặc gặp khó khăn về tăi chính nín dẫn đến việc chậm thanh tơn câc khoản nợ.
- Thứ ba: Sự cố tình khơng thanh toân nợ, họ cố ý trốn trânh từ chối thanh toân câc khoản nợ.
Trong câc nguyín nhđn trín trƣờng hợp thứ nhất ta có thể nhắc nhở thúc giục họ thanh toân câc khoản nợ. Trƣờng hợp thứ hai ta có thể thơng cảm tình trạng khó khăn về tăi chính của khâch hăng, ta có thể gia hạn cho họ thu xếp một kế hoạch trả tiền do hai bín thỏa thụận. Nhƣng ở tình huống thứ ba rất nguy hiểm dể dẫn đến khả năng mất mât rủi ro về câc khoản nợ. Tuy nhiín ta có thể xem xĩt lý do từ chối thanh toân của khâch hăng có thể lă sự khơng hăi lịng ví phía khâch hăng, điều năy có thể đƣợc giải quyết một câch dễ dăng nếu cơng ty cố gắng tìm hiểu vă xóa bỏ những điều khơng hăi lịng đó.
Khi biết đƣợc những lý do của việc thanh toân nợ khơng đúng hạn, cơng ty cần có một hănh động thích hợp, cần đƣa ra câc biện phâp thu tiền có tính mạnh mẽ nếu cần thiết, tuy nhiín nín trì hn để tìm câch cứu vên bất cứ khi năo có thể.
Có thể sử dụng câc dạng mẫu 4,5 để theo dõi những khoản nợ không đúng
hạn:(xem phụ lục biểu số 4,5)
c. Công tâc thu nợ:
Đối với câc doanh nghiệp nhỏ có cấp tín dụng, khả năng thu nợ có thể phản ânh đƣợc sự khâc biệt giữa thănh cơng hay thất bại của doanh nghiệp đó. Mặc dù kinh doanh bân chịu có thể mang lại nhiều lợi nhuận, nhƣng quâ nhiều khoản nợ trả chậm có thể mang lại cho doanh nghiệp đó tổn thất nhiều vă hạn chế khả năng tạo ra lợi nhuận bởi vì:
- Một khoản nợ căng lđu căng khó thu
- Việc cố gắng thu nợ sẽ lăm giảm thời gian thực hiện những nhiệm vụ khâc. -Những khâch hăng trƣớc đđy không muốn đến mua hăng nữa vì họ ngại gặp những ngƣời mă họ đang mắc nợ.
-Những khoản nợ trả chậm lăm kẹt vốn cần có để điều hănh những hoạt động khâc của doanh nghiệp, do đó hoạt động tín dụng của chính cơng ty sẽ bị tổn hại vă doanh nghiệp sẽ khơng có đƣợc lợi thế trong việc chiết khấu cho khâch hăng mua trả ngay. Do đó hiện nay để giảm thiểu những khỏan nợ khó địi, cơng ty cần lập bảng theo dõi những khoản nợ thu đƣợc ít nhất một thâng một lần (sử dụng mẫu minh họa phần phụ lục). Bản phđn tích năy tập trung văo câc khoản nợ quâ hạn, một khoản nợ đƣợc ghi nhiều lần trín sổ sâch căng ít có khả năng thu hồi.
Hai biện phâp cơ bản thƣờng đƣợc sử dụng để đo lƣờng chiều hƣớng dẫn đến câc khoản nợ bị trả chậm.
-Thứ nhất: So sânh doanh số bân chịu với số tiín thu đƣợc.
-Thứ hai: So sânh doanh số bân chịu với số tiền mă khâch hăng cịn nợ.
Cần phải có đƣợc một sự liín hệ chặt chẽ giữa những khoản nợ thu đƣợc vă doanh số bân chịu. Một dấu hiệu nguy hiểm lă khi những khoản nợ thu đƣợc của khâch hăng tụt lại sau những khoản nợ từ tuần năy sang tuần khâc.
Những thiệt hại do những khoản nợ đƣợc trừ khỏi thu nhập trƣớc thuế, vì những khoản nợ năy đê mất giâ trị hoăn toăn hay một phần.
Khi một khoản nợ đê q hạn, có hai mục tiíu phải hoăn thănh: -Thứ nhất: Thu lại tiền
-Thứ hai: Duy trì sự lui tới thƣờng xuyín vă quan hệ tốt với khâch hăng.
Cần phải nhắc nhở họ phải trả tiền khi đê hết hạn mong muốn bằng thƣ, hoặc bằng điện thoại hay gặp trực tiếp với khâch hăng. Tiếp xúc qua điện thoại vă gặp trực tiếp cho phĩp chủ nợ có thể dễ dăng điều chỉnh biện phâp của mình tùy theo phản ứng của ngƣời nợ.
Thƣ đòi tiền đòi hỏi phải đƣợc chuẩn bị kỹ lƣỡng nhất, thƣ phải ngắn gọn, lời lẽ khĩo lĩo vă dễ chịu, sử dụng câch tiếp cận tích cực (trânh dùng những từ ngữ nặng lời) vă những thủ thuật khâc hiệu quả để thu đƣợc những khoản nợ mă vẫn duy trì đƣợc quan hệ tốt giữa công ty với khâch hăng.
Đối với những khoản nợ khó địi sẽ liệt văo danh sâch khó địi, nếu những khoản nợ lớn mă ngƣời nợ khơng trả thì biện phâp cuối cùng lă nhờ sự can thiệp của phâp luật.
Cơng tâc thu nợ có thể đƣợc thực hiện theo mơ hình sau:
Gởi thư kỉm hóa đơn vă thúc dục trả nợ vă khuyến câo có thể lăm giảm uy tín trong yíu
cầu tín dụng 45 ngăy sau
khi hóa đơn
đến hạn
Gởi thư kỉm hóa đơn
vă thơng bâo nếu khơng trả nợ trong thời hạn 30 ngăy sẽ hủy bỏ câc 75 ngăy sau
khi hóa đơn
đến hạn
Gởi thư kỉm hóa đơn vă u cầu trả nợ đúng
hạn quy định 15 ngăy sau
khi hóa đơn