PHÓ GIÁM ĐÓC PHÓ GIÁM ĐÓC -P.Tổ chức cán bộ -P.Kế tốn -P. Quản Trị Hành chính -P.Kế hoạch PHÓ GIÁM ĐÓC -P.Kinh doanh Bảo mật
thực hiện đầy đủ các chính sách về bảo hiểm y tế đối với người lao động trong công ty.
- Tham mưu cho Giám đốc về tổ chức bộ máy và bố trí cán bộ cho phù hợp với yêu cầu.
- Quản lý hồ sơ cán bộ thuộc công ty, giải quyết thủ tục về chế độ tuyển dụng, thôi việc, chuẩn bị các hợp đồng lao động. Xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ. Trên cơ sở kế hoạch lao động cùng với phòng Kế tốn xây dựng quỹ tiền lương trong cơng ty.
- Chuẩn bị các thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động như thôi việc, BHXH, BHYT và các chế độ khác có liên quan đến người lao động.
- Xây dựng kế hoạch, nội dung công tác thi đua, tập hợp hồ sơ đề nghị khen thưởng
2.1.3.2. Phịng kế tốn
Lập bản các bản báo cáo tài chình hàng năm. Giúp Giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính - kế tốn, trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính.
Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp các thông tin cho cho Giám đốc cơng ty về tình hình biến động của các nguồn vốn, vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn của công ty.
Tham mưu đề xuất việc khai thác. Huy động các nguồn vốn phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh
Phối hợp các phịng ban chức năng trong Tổng cơng ty nhằm phục vụ tốt công tác sản xuất kinh doanh của Văn phịng cũng như cơng tác chỉ đạo quản lý của lãnh đạo Tổng cơng ty với tồn ngành.
Phịng kế tốn cũng đóng một vai trị quan trọng đó là ghi chép đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty.
Kiểm tra, giám sát chặt chẽ các khoản thu chi tài chính, q trình sử dụng tài sản của cơng ty
Phân tích thơng tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cấu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của cơng ty.
Cung cấp thơng tin kế tốn cho giám đốc về tình hình kế tốn của công ty
2.1.3.3. Phịng quản trị hành chính
Như các doanh nghiệp khác, phịng hành chính của cơng ty có chức năng chủ yếu đó là :
- Thammưu cho giám đốc về công tác hậu cần.
-Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về cơ sở vật chất để đáp ứng với nhu cầu phát triển của công ty.
- Trang bị thiết bị, phương tiện làm việc cho tồn cơng ty
- Đảm bảo tất cả các thông tin các văn bản đi đến công ty được thông suốt.
- Quản lý lưu trữ các văn bản.
- Đảm bảo trật tự an ninh, tài sản cho tồn cơng ty
- Quản lý bảo hành, dự trù toàn bộ các thiết bị mà công ty đã trang bị.
2.1.3.4. Phòng Kế Hoạch
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty. Trên cơ sở kế hoạch của các phịng, từ đó tổng hợp và xây dựng kế
hoạch tổng thể của công ty bao trong lĩnh vực: Sản xuất kinh doanh và các kế hoạch liên quan đến hoạt động của công ty.
Tham khảo ý kiến của các phịng có liên quan để phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch dự trữ lưu thông, kế hoạch khác của cơng ty trình Giám đốc.
Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả hàng hoá thị trường nhằm phục vụ cho sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Cân đối lực lượng hàng hố và có kế hoạch điều hồ hợp lý trong sản xuất lưu thơng góp phần làm cho hiệu quả kinh doanh của công ty đạt mức cao nhất.
Tổ chức quản lý công tác thông tin kinh tế, báo cáo thống kê trong tồn bộ Tổng cơng ty để tổng hợp báo cáo thường xuyên theo định kỳ lên Tổng Giám đốc hoặc báo cáo đột xuất khi Tổng Giám đốc yêu cầu và báo cáo lên cấp trên theo quy định.
Bảo đảm bí mật các thơng tin kinh tế đối với những người khơng có trách nhiệm để tránh thiệt hại cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty
2.1.3.5 Phịng Kinh Doanh
Tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động kinh doanh tồn cơng ty và trực tiếp tổ chức kinh doanh trên thị trường để thực hiện kế hoạch của công ty. Đảm bảo việc làm, chi phí đời sống của cán bộ trong công ty được nâng cao
Thực hiện các Hợp đồng kinh tế khi được uỷ quyền được phép ký kết các Hợp đồng mua bán hàng hoá, vận tải để tạo điều kiện chủ động với
Đưa ra các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty trong ngắn hạn và dài hạn, thực hiện việc giao dịch với các đối tác làm ăn.
Chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng được phân định một cách rõ ràng giúp cho việc đinh hướng sản xuất của công ty được dễ dàng.Bên cạnh đó, trong cơng ty ln có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, tạo sự thống nhất trong khi ra các quyết định kinh tế. Điều này cũng phần nào giúp cho công ty hoạt động một cách nhịp nhàng, không tạo sự chồng chéo.
2.1.4. Sự phân cấp quản lý tài chính a. Đối với cấp trên :
Công ty TNHH Trung dũng là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân nên phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ và quyền hạn của mình, tuân thủ các quy định của cơ quan pháp luật Nhà nước.
b. Đối với đơn vị trực thuộc
Công ty THHH Trung Dũng là Cơng ty hạch tốn độc lập, có tư cách pháp nhân, nguồn vốn kinh doanh chủ yếu là nguồn tự có. Vì vậy việc lập kế hoạch, theo dõi, quản lý và hạch tốn được thực hiện tại Cơng ty. Mỗi một bộ phận phòng ban chức năng đều được trang bị các tài sản để phục vụ cho bộ máy hoạt động kinh doanh của mình. Cơng ty có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của Nhà nước theo đúng pháp luật, theo đúng kế hoạch đã đặt ra. Khi có phát sinh chi phí ở bộ phận nào sẽ được hạch tốn chi tiết cho bộ phận đó ví dụ như chi phí : Điện nước, điện thoại được tập hợp vào chi phí văn phịng, cuối tháng sẽ được phân bổ chi tiết cho từng bộ phận phịng ban theo chi phí quản lý. Doanh thu của bộ phận nào cũng được hạch tốn chi tiết cho bộ phận đó.
2.1.5 Tổ chức bộ máy kế tốn và cơng tác kế hoạch hóa tài chính a) Tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty TNHH Thương mại và du lịch Trung Dũng là một doanh nghiệp ngoài quốc doanh hoạt động trên nhiều lĩnh vực, nhưng chủ yếu là vận chuyển và kinh doanh sắt thép .Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo chế độ kế tốn do Bộ tài chính ban hành.
Để đảm bảo bộ máy tài chính kế tốn hoạt động có hiệu quả, phù hợp với loại hình doanh nghiệp của mình. Cơng ty đã lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác tài chính, kế tốn tập trung. Theo hình thức này, các chứng từ về tài chính kế tốn được gửi về phịng kế tốn để kiểm tra, để ghi sổ và thực hiện các nghiệp vụ phân tích tài chính.
b) Cơng tác kế hoạch hố tài chính
Kế tốn tài chính là một cơng cụ quan trọng có vai trị chỉ đạo các hoạt động, nó tạo cơ sở cho việc đánh giá kết quả kinh doanh của Công ty. Mục tiêu của công tác lập kế hoạch là nêu rõ dự tính, thơng tin, phối hợp các dự tính làm cơ sở cho việc lập kế hoạch. Các hoạt động tài chính bao giờ cũng phải được dự kiến trước thông qua việc lập kế hoạch tài chính, nếu có kế hoạch tài chính tốt thì cơng ty có thể đưa ra các quyết định tài chính thích hợp để đạt được mục tiêu của Cơng ty. Q trình thực hiện kế hoạch tài chính cũng có thể chủ động đưa ra các giải pháp hữu hiệu khi thị trường biến động. Vì vậy cuối mỗi năm, trên cơ sở hoạch định kinh doanh của từng bộ phận, trên cơ sở các sự kiện, tình hình biến động của thị trường, khả năng thu chi cho yếu tố đầu vào và đầu ra. Từ đó chủ động đề ra các biện pháp quản lý tạo sự cân bằng giữa các yếu tố đó để đảm bảo khả năng kinh doanh và mức sinh lời của đồng vốn như là kế hoạch về vốn, kế hoạch sử dụng chi phí, kế hoạch phân phối lợi nhuận…Các kế hoạch được đề ra và kế tốn trưởng có trách nhiệm kiểm tra để kiểm sốt tình hình thực tế so với kế
hoạch đặt ra để báo cáo lên cấp trên theo định kỳ để có các biện pháp, quyết sách đúng đắn về tài chính đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty tồn tại và phát triển.