Việc xác định phương hướng phát triển là vấn đề mang tính chất quyết định cho sự phát triển của Công ty. Lãnh đạo Công ty phải xác định hướng đi phù hợp cho từng giai đoạn, đồng thời phải có những biện pháp thực hiện cụ thể để đem lại hiệu quả. Công ty đã xác định phương hướng phát triển trong thời gian tới như sau:
1. Về thị trường: Giữ vững thị trường hiện có, mở rộng thị trường ra
tồn quốc và nước ngồi.
2. Cơng nghệ - sản phẩm: Mở rộng sản xuất, nâng cao quy trình
cơng nghệ sản xuất, lắp đặt hệ thống máy móc thiết bị hiện đại để nâng cao khả năng sản xuất và chất lượng sản phẩm.
3. Nhân lực: Tuyển dụng các cán bộ kỹ thuật có trình độ kỹ thuật
cao, các cán bộ nghiệp vụ giỏi, cơng nhân lành nghề, có chế độ ưu đãi để khuyến khích cán bộ kỹ thuật Chất lượng
Củng cố, hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm.
4. Xây dựng văn hoá doanh nghiệp lành mạnh, phát triển.
Quan tâm hơn đến đời sống CBCNV, tạo điều kiện cho NLĐ được giao lưu, xây dựng bầu khơng khí tập thể tơt đẹp, thực hiện cơng tác tạo động lực cho NLĐ không chỉ bằng vật chất mà cịn bằng tinh thần. Đây chính là những yếu tố khuyến khích NLĐ nâng cao hiệu quả làm việc và NSLĐ.
II. Quan điểm cải tiến cơng tác phân tích cơng việc tại Công ty Cổ Phần Cao su AVI
Qua quá trình nghiên cứu tình hình thực hiện hoạt động PTCV tại Công ty Cổ Phần Cao su AVI, chúng ta đã thấy còn rất nhiều hạn chế trong quá trình thực hiện. Các kết quả của PTCV chưa đáp ứng được nhu cầu của các hoạt động quản trị nhân sự, do đó hoạt động quản trị nhân sự cũng không thực sự hiệu quả. Điều cần thiết là phải quan tâm, tiến hành hoạt động PTCV 1 cách khoa học để có được những kết quả tốt nhất. Như vậy, theo bản thân tơi muốn hồn thiện hoạt động PTCV cần thực hiện những nội dung sau:
1. Xây dựng kế hoạch cho cơng tác phân tích cơng việc.
- Muốn xây dựng kế hoạch trước tiên ta phải khảo sát lại quá trình PTCV đang được thực hiện tại Công ty, để xác định những công việc đã được phân tích, cơng việc chưa được phân tích.
- Sau đó lập kế hoạch cơng tác PTCV căn cứ vào mục tiêu phát triển của Công ty như : Sự thay đổi công nghệ, mở rộng sản xuất. Trong kế hoạch cần xác định rõ:
o Cách thức thực hiện q trình phân tích như thế nào? Sử dụng phương pháp gì để thu thập thơng tin phục vụ cho q trình phân tích? Cần phải xây dựng tài liệu như thế nào để sử dụng trong quá trình phân tích?
o Lựa chọn cán bộ phân tích
o Thời gian tiến hành….
2. Tiến hành thực hiện cơng tác phân tích cơng việc theo 1 trình tự khoa học: ( Qua 4 bước như đã trình bày tại phần 3 Chương I) 3. Nghiên cứu, xây dựng phân tích cơng việc cho tất cả các vị trí
cơng việc trong công ty.
Phân định chức năng nhiệm vụ cụ thể tránh trường hợp chung chung.
4. Xây dựng cụ thể cho mỗi vị trí đều có: Bản mơ tả cơng việc, bản yêu cầu thực hiện công việc, Bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc.
5. Nâng cao trình độ của cán bộ làm công tác PTCV 6. Xây dựng hệ thống quản lý, giám sát q trình PTCV
III. CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG PTCV TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU AVI CÔNG TY CỔ PHẦN CAO SU AVI
A. Quá trình thực hiện PTCV
Cán bộ phịng nhân sự cần tìm hiểu kỹ về PTCV qua sách, báo hoặc được đào tạo, huấn luyện hoặc Công ty sẽ thuê chuyên gia từ bên ngoài để tiến hành PTCV.
Từ thực trạng về công tác PTCV của Công ty được thực hiện chưa hoàn chỉnh, PTCV mới chỉ thực hiện đối với một số vị trí chủ chốt tại cơng ty. Cịn rất nhiều vị trí chưa được phân tích, kết quả của PTCV chưa được sử dụng một cách có hiệu quả. Do đó trong q trình thực tập tại cơng ty Tôi xin đưa ra một số giải pháp sau nhằm xây dựng một
chương trình PTCV tại Công ty Cổ Phần Cao su AVI . Tiến hành PTCV tại công ty nên thực hiện theo các bước sau:
1. Lập kế hoạch chuẩn bị cho công tác PTCV
1.1. Lựa chọn các công việc cần phân tích
Như đã nói ở trên, Cơng ty mới chỉ có Bản quy định chức năng, nhiệm vụ cho các trưởng, phó phịng, quản đốc phân xưởng, tổ trưởng các tổ sản xuất. Các Bản quy định chức năng, nhiệm vụ này được xây dựng một cách khá chung chung, chưa phân định cụ thể cho từng vị trí và thơng tin chưa đầy đủ nên Công ty cần tiến hành PTCV đối với các công việc thuộc khối lao động gián tiến ở các phịng ban trong Cơng ty và đối với các vị trí cơng việc của cơng nhân sản xuất.
Những công việc đã được phân tích nhưng chưa hồn chỉnh sẽ được xem xét sửa đổi, bổ sung một cách khoa học.
Những cơng việc chưa được phân tích sẽ được tiến hành phân tích lại từ đầu theo trình tự hợp lý, xây dựng trên căn cứ khoa học.
1.2. Xây dựng phiếu tổng hợp các chức danh công việc cần phân tích
Sau khi lựa chọn các cơng việc cần phân tích, người phân tích sẽ xây dựng phiếu tổng hợp các chức danh cơng việc cần phân tích. Phiếu này là một bảng gồm có 3 mục : phịng ban, chức danh cơng việc và mã số công việc
Mã số công việc là việc qui định cho mỗi công việc một mã số cụ thể để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra từng vị trí cơng việc. Mã số cơng việc gồm mã phịng và số thứ tự từng công việc được quy định trong phịng đó, nó được viết dưới dạng: Mã phòng - Số thứ tự từng cơng việc trong phịng.
Ví dụ: Trưởng phịng TC - HC có mã số là: TCHC - 01
Trong đó: - TCHC là viết tắt của tên phịng: Tổ chức hành chính - 01 là số thứ tự của cơng việc ở phịng TCHC
Tương tự như vậy ta sẽ có mẫu phiếu tổng hợp các chức danh cơng việc tại Phịng tổ chức - hành chính như sau:
Biểu 7.1.III Bảng tổng hợp các vị trí cơng việc của Phịng TC - HC
Phịng / Ban Chức danh cơng việc Mã số
Phòng TCHC
Trưởng phòng TCHC TCHC - 01
Cán bộ nhân sự 1 TCHC - 02
Cán bộ nhân sự 2 TCHC - 03
Văn thư – lễ Tân TCHC - 04
Lái xe TCHC - 05
Vệ sinh – cấp dưỡng TCHC - 06
Cơng tác y tế TCHC - 07
Mỗi phịng ban, đơn vị trong cơng ty sẽ có bảng tổng hợp như vậy và cả Cơng ty sẽ có một Bảng tổng hợp chung về tất cả các vị trí cơng việc có trong Cơng ty.
Việc xây dựng phiếu tổng hợp chức danh công việc sẽ giúp cho việc quản lý, theo dõi các vị trí cơng việc trong cơng ty một cách tổng hợp, dễ dàng và thuận tiện hơn.
1.3. Thiết kế mẫu phiếu của bản PTCV.
Để PTCV thực sự trở thành công cụ cho các hoạt động QTNL thì các kết quả của PTCV cần phải được xây dựng một cách khoa học, cụ thể bao gồm đầy đủ 3 nội dung chính: - Bản mơ tả công việc, yêu cầu công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Theo bản thân tôi các văn bản là kết quả của PTCV có thể thiết kế dưới dạng như sau: ( Trong đó 3 bản của PTCV sẽ được kết hợp thành bản phân tích cơng việc hồn chỉnh. Khơng phân định thành 3 bản riêng biệt )
Biểu 8.1.III.Mẫu bản Phân tích cơng việc
CƠNG TY CỔ PHẦN CAO SU AVI
BẢN PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC Mã số:
Ngày xây dựng
I. THÔNG TIN CHUNG Chức danh
Đơn vị
Đơn vị Mức lương
Báo cáo trực tiếp cho:
1. 2. Người ủy nhiệm khi vắng mặt 1. 2. II. CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ
1. …..
2. ….
III. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC 1. Địa điểm làm việc 2. Chế độ làm việc
3. Trang thiết bị phục vụ công việc 4. Các điều kiện khác
IV. YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN 1. Trình độ học vấn
2. Trình độ chun mơn
4. Trình độ tin học ( tùy từng vị trí ) 5. Kinh nghiệm 6. độ tuổi 7. Giới tính 8. Sức khỏe 9. Các yêu cầu khác
IV. TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1 Tiêu chuẩn định lượng: …
2. Tiêu chuẩn định tính: …
2. Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin và thiết kế mẫu phiếu thu thập thông tin.
Để có được các thơng tin cho việc PTCV và để thơng tin thu thập được đa dạng, chính xác thì ta có thể lựa chọn các phương pháp sau để tiến hành thu thập thông tin:
2.1 Phương pháp sử dụng phiếu điểu tra
Mục đích: Cán bộ PTCV có thể sử dụng bảng hỏi để thu thập thông tin một cách rộng rãi, đồng loạt, tiết kiệm được thời gian. Trong cùng một lúc có thể phát bảng hỏi cho nhiều đối tượng và việc xử lý thông tin cũng sẽ dễ dàng hơn do các câu hỏi trong bảng hỏi thường được chuẩn hóa.
Đối tượng: Phương pháp bảng hỏi có thể sử dụng cho nhiều đối tượng cả lao động sản xuất và lao động gián tiếp ở khối phịng ban.
Bảng hỏi có thể được thiết kế theo mẫu ( Xem Phụ Lục 2)
Số lượng bảng hỏi được phát ra tùy vào mục đích cũng như đối tượng nghiên cứu, thời gian nghiên cứu. Tuy nhiên cẩn đảm bảo
số lượng bảng hỏi phát ra khơng q ít, ít nhất phải đạt được 50% số lượng đối tượng nghiên cứu được điều tra có như vậy mới đảm bảo tính chính xác của thơng tin.
Trong q trình xây dựng bảng hỏi nên có sự trao đổi, tham khảo ý kiến của các cán bộ, trưởng phịng của các đơn vị có đối tượng nghiên cứu để đảm bảo nội dung bảng hỏi đầy đủ, chính xác phục vụ cho q trình thu thập thơng tin.
Bảng hỏi sau khi được xây dựng sẽ được photo ra làm nhiều bản, cán bộ PTCV đưa các bảng hỏi này cho trưởng phòng TCHC. Trưởng phòng TCHC chịu trách nhiệm trong việc phát các bảng hỏi cho người lãnh đạo các bộ phận và yêu cầu họ phối hợp, tạo điều kiện cho CB nghiên cứu PTCV trong việc thu thập các thông tin. Người lãnh đạo các bộ phận sẽ được các CB nghiên cứu PTCV hướng dẫn cách thức điền các thông tin, trả lời câu hỏi có trong bảng hỏi. Sau đó, những người lãnh đạo này sẽ có trách nhiệm phát bảng hỏi cho từng công nhân viên trong bộ phận mình và hướng dẫn họ trả lời các thơng tin trong bảng hỏi.
2.2 Phỏng vấn
Sử dụng phương pháp này khi cán bộ PTCV thấy các thông tin thu được từ bảng hỏi chưa đầy đủ, không được chi tiết hoặc chưa rõ về câu trả lời của người lao động , cần phỏng vấn để làm rõ hơn. Phương pháp này sẽ cho phép thu thập thông tin một cách cụ thể chi tiết hơn, đồng thời đối với những câu hỏi trong bảng hỏi mà người lao động chưa rõ thì chun gia PTCV có thể thơng qua cuộc phỏng vấn để giải thích thêm cho người lao động nhằm thu được những thông tin cần thiết.
Đối tượng được phỏng vấn ở đây là những người mà người thực hiện PTCV chưa hiểu rõ về công việc của họ, hoặc chưa thu thập
được những thông tin cần thiết về công việc, về người lao động để phục vụ cho công tác PTCV. Không cần thiết phải phỏng vấn tất cả người lao động.
Chuyên gia PTCV hướng dẫn, tập huấn cho quản lý trực tiếp tại các bộ phận về mục đích, cách thức tiến hành phỏng vấn, giới thiệu cách sử dụng mẫu phiếu phỏng vấn. Sau đó chuyên gia PTCV sẽ phối hợp cùng với những người quản lý ở từng bộ phận và trưởng phòng TCHC để cùng trao đổi trực tiếp, phỏng vấn người lao động tại từng bộ phận mà người quản lý phụ trách nhằm thu thập những thơng tin cịn thiếu hoặc không thu thập được từ bảng hỏi, đồng thời để xác minh lại tính chính xác của thơng tin.
Các câu hỏi trong mẫu phiếu phỏng vấn không nhất thiết phải giống nhau. Tùy từng đối tượng cụ thể, người phỏng vấn dựa vào bảng điều tra đã điền các thông tin từ trước của người lao động để xác định xem những thơng tin nào cịn thiếu, cịn chưa thu thập được hoặc cịn có những nghi ngờ để đặt câu hỏi cho người được phỏng vấn và trong quá trình phỏng vấn nếu người lao động không rõ câu hỏi người phỏng vấn có thể giải thích cho họ hiểu rõ hơn.
Mẫu phiếu phỏng vấn có thể được thiết kế theo mẫu được trình bày cụ thể ở Phụ lục 3
3. Lựa chọn và đào tạo cán bộ PTCV
Vì trong Cơng ty đã có người nào học chuyên ngành QTNL là Trưởng phịng Tổ chức hành chính và cán bộ nhân sự nên nên có thể lựa chọn trưởng phịng và cán bộ hành chính là cán bộ PTCV cùng kết hợp với người quản lý trực tiếp tại các phòng ban để tiến hành PTCV.Tuy nhiên, nên mời chuyên gia PTCV để hướng
dẫn, đào tạo, tập huấn cho họ về nghiệp vụ để có kết quả PTCV một cách hiệu quả nhất.
Cán bộ PTCV sẽ tổ chức các cuộc họp hoặc hội thảo để trình bày cho họ về mục đích, ý nghĩa của việc tiến hành PTCV, tiến trình PTCV và hướng dẫn họ cách thu thập thông tin bằng bảng hỏi và phỏng vấn.
4. Xử lý thông tin thu thập được
Cán bộ PTCV hướng dẫn cho người quản lý trực tiếp các phịng cách viết các bản mơ tả, bản yêu cầu và bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc cho từng cơng việc trong phịng mình bằng cách dựa vào phiếu điều tra và phỏng vấn. Nhờ những thông tin thu được và dựa vào những kinh nghiệm cũng như sự hiểu biết của mình về các vị trí cơng việc trong đơn vị mình quản lý người quản lý ở các phòng ban sẽ viết bản phân tích cơng việc đối với từng vị trí cơng việc trong phòng.
Cán bộ PTCV sẽ trao đổi tham khảo ý kiến của các cán bộ liên quan, tổng hợp các kết quả phân tích của các quản lý trực tiếp để xây dựng hoàn thành bản thảo “Bản phân tích cơng việc“ cho từng công việc cụ thể.
5. Phê duyệt các văn bản PTCV
Sau khi bản thảo được xây dựng sẽ được đưa lên ban lãnh đạo xem xét và phê duyệt để trở thành 1 văn bản chính thức, có hiệu lực. Quá trình phê duyệt theo các bước như sau:
5.1. Lấy ý kiến đóng góp từ người quản lý trực tiếp
Sau khi xây dựng bản thảo “Bản phân tích cơng việc ”, Cán bộ PTCV sẽ đưa lại và lấy ý kiến đóng góp từ người quản lý trực tiếp các phòng cũng như người lao động làm việc tại vị trí đã phân
tích. Họ sẽ xem xét và người quản lý các phòng ban sẽ tổng hợp ý kiến của nhân viên trong phịng mình về bản phân tích cơng việc đã được xây dựng, cho biết những nội dung đã phù hợp, chưa phù hợp cần sửa đổi
Sau khoảng một tuần đưa các bản thảo đến từng phòng, Cán bộ PTCV tổ chức một cuộc họp. Trong cuộc họp, người quản lý ở các bộ phận sẽ trình bày các ý kiến của mình và của nhân viên trong phòng đối với các bản thảo PTCV. Cán bộ PTCV ghi lại các ý kiến đóng góp đó và thu lại các bản thảo.
Trên cơ sở các ý kiến đóng góp chuyên gia PTCV sửa lại các bản thảo một cách hồn chỉnh nhất.
1.2 Thơng tin phản hồi từ lãnh đạo cấp cao
Sau khi sửa xong bản thảo “Phiếu mô tả công việc “ lần thứ nhất, Cán bộ PTCV tổ chức cuộc họp lần thứ 2 với sự có mặt của Ban lãnh đạo và người quản lý trực tiếp tại các phòng. Trong cuộc họp, quản lý