III. Quy trình nghiên cứu chuyên sâu
2. Các bước trong quy trình mua sắm các mặt hàng thực phẩm
Đối với các đơn hàng thực phẩm đều phải được mua thơng quan Cơng ty TNHH Cung ứng hàng hóa Thăng Long (TLS).
Bước 1: Xác định nhu cầu
Khi có nhu cầu mua sắm, các bộ phận cần mua hàng thực hiện tạo PR gửi cho phịng mua sắm và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt:
➢ Bộ cần mua sắm hàng hóa: Thực hiện tạo PR trên phần mềm MC (Oracle Hospitality Material Control) theo từng mã sản phẩm phù hợp.
➢ Phòng mua sắm: Thực hiện gửi PR cho các cấp có thẩm quyền để được duyệt. Đối với mặt hàng thực phẩm, PR phải được duyệt bởi bếp trưởng (bếp trưởng Nam Lê).
➢ PR sau khi được duyệt: Bộ phận mua sắm chuyển cho TLS thực hiện mua sắm.
Ở giai đoạn này, bộ phận có nhu cầu mua hàng cần làm rõ với bộ phận mua hàng về chi tiết mặt hàng cần mua, ví dụ về kích thước, số lượng, quy cách bao bì, hoặc ghi chú về nhận diện sản phẩm để không đặt hàng nhầm tốn thời gian với những đơn hàng giao bị sai.
Hình 16. Purchase Request
23
Hình 17. Phần mềm Oracle Hospitality Materials Control
Bước 2: Tìm kiếm NCC và đề xuất chào giá – Lập PO
Sau khi được duyệt PR, Thăng Long sẽ là bên thay PVDR thực hiện việc tìm báo giá và nhà cung cấp, sau đó tổng hợp gửi về cho bộ phận mua sắm của PVDR để được chọn ra NCC tốt nhất. Trong đó, so sánh báo giá sẽ dựa trên các tiêu chí sau: so sánh chất lượng, thông số sản phẩm, mức giá, thời gian giao hàng dự kiến,...
Các nhà cung cấp thường cung cấp hàng hóa cho Resort bao gồm: Mega MM, Anh Yến, Đạt Phú Nguyên, Asia Fine Food, Tú Anh Thu, Hiền Liên, Vân Long Tuyết, Ân Nam, Đại Tân Việt, Gia Trương Phúc Đà Thành, Châu Cẩm Kỳ, ATLAS, Classic Fine Food, Việt Hải, Hiếu Nhã, Xướng Hương, Hoài Giang Xanh, Genki, Đắc Vinh, Nguyên Uyên Bảo,…
Tiếp theo, sau khi nhận được thông tin từ TLS về thơng tin ĐH và NCC thì bộ phận mua sắm sẽ lập PO và trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt, đồng thời thực hiện việc lập PO trên phần mềm MC theo mã số PO phù hợp nếu PO đã được phê duyệt.
24
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 18. Đơn mua hàng (Purchase Order)
Bước 3: Đặt hàng (Gửi PO)
Sau khi PO đã được phê duyệt, các bộ phận mua sắm gửi PO trực tiếp cho NCC để thực hiện mua hàng. Trong bước này: Đối với các ĐH thực phẩm, bộ phận mua sắm gửi PO cho NCC đồng thời gửi luôn thông tin cho khối cung ứng của Sungroup - TLS cùng theo dõi (cc Email).
Bộ phận mua sắm căn cứ theo thông tin trên PO cùng với danh sách đặt hàng (Order List) để theo dõi các đơn hàng dự án và cập nhật tiến độ nếu có bất cứ thay đổi nào (Ví dụ: nhà cung cấp báo khơng đủ hàng để cung ứng, chỉ giao trước 50% hàng hóa vào ngày giao hàng dự kiến đã thương lượng trước đó, số cịn lại sẽ được bù sau khi NCC đã có đủ hàng).
25
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Đối với các đơn hàng cần phải tạm ứng theo hợp đồng: PVDR tiến hành tạm ứng cho NCC theo hợp đồng thỏa thuận. Trường hợp đối với các ĐH không cần thực hiện tạm ứng: Chuyển qua bước 4 của quy trình.
Bước 4: Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa
Khi NCC chuyển giao hàng hóa đến Resort, bộ phận mua sắm tiến hành kiểm tra hàng về số lượng, chất lượng hàng hóa, quy cách đóng gói đối với mặt hàng thực phẩm khô, nhiệt độ bảo quản lạnh đối với các mặt hàng đơng lạnh, tiêu chí ngun liệu đã được ban hành và ký xác nhận số lượng giao thưc tế. Đồng thời liên hệ đại diện bộ phận F&B, Canteen, hoặc bộ phận có đặt hàng xuống tại sảnh nhận hàng để cùng kiểm tra hàng hóa, ký kết và chuyển hàng hóa vào các kho thực phẩm. Chứng từ sau khi ký kết đầy đủ phải bao gồm chữ ký của người giao hàng, người nhận kiểm hàng, bộ phận đặt hàng, trưởng phòng mua sắm và bếp trưởng điều hành.
➢ Trường hợp hàng đạt yêu cầu: nhân viên nhận hàng và người đại diện bộ phận mua hàng hóa đó ký PO để lưu trữ và ký biên bản giao nhận hàng hóa cho nhà cung cấp.
➢ Trường hợp hàng khơng đạt yêu cầu: Nếu kiểm tra hàng hóa phát hiện hàng hóa bị hư hỏng, ẩm mốc, đóng gói sai quy cách, nhiệt độ sản phẩm đông lạnh quá cao khơng đảm bảo chất lượng, hàng hóa cận date (quá 2/3 thời gian kể từ ngày sản xuất) thì bộ phận mua sắm lập biên bản, trả lại hàng hóa cho NCC và thơng báo với TLS qua Email.
Bước 5: Thanh toán
Sau khi đã hồn thành việc nhận hàng hóa và ký kết đầy đủ vào PO, bộ phận mua sắm sẽ kết hợp với Cost Controller hoàn thiện đầy đủ chứng từ (Bao gồm: PO đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, hóa đơn mua bán của nhà cung cấp, Purchase Order Receiving) gửi cho phịng kế tốn để lập báo cáo tổng hợp để gửi cho công ty vào đầu tháng tiếp theo để Thăng Long căn cứ kiểm tra và thống kê số liệu thanh toán.
26
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 19. Purchase Order Receiving
Bộ phận kế toán của PVDR thực hiện thanh tốn cơng nợ cho Thăng Long sau đó Thăng Long sẽ tiến hành thanh tốn cho nhà cung cấp dựa vào cam kết thanh toán giữa Thăng Long và NCC.
Trường hợp đặt biệt (Nợ PO nhà cung cấp):
Trong trường trong ngày, bên bộ phận cũ, bộ phận mua hàng sẽ nợ PO và sẽ trả sau.
hợp có mặt hàng cần đặt gấp để kịp chế biến phục vụ khách hàng bếp sẽ liên hệ phòng mua sắm đặt hàng của những nhà cung cấp tiến hành gọi điện với nhà cung cấp để đặt hàng cần giao gấp, báo
Sau khi hàng giao đến sẽ có chứng từ là hóa đơn giao hàng nhà cung cấp được ghi chú là “Nợ PO”. Để bộ phận bếp không quên đơn trả PO thì người nhận hàng nên chụp hình hóa đơn cùng hàng hóa đó để gửi cho bộ phận bếp nhớ để trả PO. Sau khi bộ phận bếp đã lên PO trả nợ thì sẽ được gửi cho nhà cung cấp. Thơng hường các mặt hàng cần gấp sẽ là các mặt hàng rau củ, thịt tươi sống và hải sản.
27
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 20. PO trả nợ NCC Châu Cẩm Kỳ