1. Trải nghiệm thực tế
1.1. Tìm kiếm NCC mới và liên hệ chào giá
Tìm báo giá là cơng việc đầu tiên mà em được anh Phụng (người giám sát) giao việc sau khi đã được giới thiệu tổng quan qua về DN và phịng mua sắm, việc tìm báo giá là để em làm quen với việc tìm nhà cung cấp tiềm năng và so sánh giá dựa các tiêu chí chọn nhà cung cấp.
28
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 21. Bảng báo giá từ NCC Phong Vũ
1.2. Nhận và kiểm tra hàng hóa
Việc nhận và kiểm tra hàng hóa tuy rất đơn giản nhưng cũng yêu cầu người nhận hàng phải có khả năng quan sát tốt. Đây là một công việc đóng vai trị quan trọng trong quy trình mua hàng do đó phải kiểm đếm hàng hóa cẩn thận, nếu hàng hóa đã nhận vào mà có sai sót thì trách nhiệm trước hết thuộc về người nhận hàng. Các mặt hàng trước khi được đưa vào kho sẽ được em kiểm đếm số lượng chất lượng kỹ càng, ký tên vào PO sau đó sẽ chuyển PO cùng hóa đơn mua bán của NCC đến cho đại diện bộ phận đặt hàng ký kết, bên cạnh đó PO cịn cần có chữ ký của người giao hàng và đại diện người nhận hàng của Resort.
29
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 22. Nhận gas tại kho gas Nautica Beach Club
1.3. Nhập và xuất kho hàng hóa Beverage Inventory
Hàng hóa bao gồm các loại nước đóng lon, bia, nước uống chai thủy tinh, nước 10L Waterman, rượu sau khi nhận vào sẽ được đưa vào kho, ghi số lượng vào Stock Card
ở cột Received đúng với số lượng nhập vào, tổng số lượng thực tế cho tới thời điểm nhập
ở cột Balance.
Khi các bộ phận nhà hàng F&B cần hàng thì sẽ xuất trình giấy đề nghị xuất kho (Issues Request), em sẽ xuất kho theo đúng tên mặt hàng và số lượng và cập nhật vào Stock Card.
30
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 23. Stock Card tại kho Beverage
1.4. Kiểm kê kho cuối tháng
Kế hoạch kiểm tra hàng tồn kho của PVDR được thực hiện hàng tháng, cụ thể là vào những ngày cuối cùng của tháng. Từng kho sẽ được các thực tập sinh, người kiểm sốt chi phí, thủ kho phân chia nhau đi kiểm tra tồn kho.
1.5. Tiếp cận phần mềm MC
Với một người còn là sinh viên như em, việc được thực hành trên hệ thống quản lý doanh nghiệp (Cụ thể là phần mềm Materials Control) là một điều may mắn, vì khi thực hành trên phần mềm MC, em hiểu được cách vận hành của mỗi đơn hàng, cách hệ thống hoạt động. Dựa theo sự chỉ dẫn của các anh chị trong phòng mua sắm, em đã được tiếp cận với phần mềm MC qua việc: Check nhật ký để điền vào sổ ghi chép, xuất PO, xem POR, xem Transfer.
1.6. Xây dựng tốt mối quan hệ với nhân sự PVDR
Trong quá trình thực tập tại PVDR, em đã được tiếp xúc với nhiều anh chị từ các bộ phận khác nhau của Resort. Đặc biệt, sau khi tham gia buổi tiệc nhân viên “Heartists Gathering” và các buổi sinh nhật của các anh chị trong phòng mua sắm, chứng kiến được
31
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
tinh thần làm việc và được tiếp xúc với nhiều nhân sự em cảm thấy mình được rèn luyện khả năng giao tiếp và kết nối mối quan hệ với những người mới.
2. Bài học rút ra
Sau khi được trải nghiệm thực tế tại PVDR đặc biệt với vị trí nhân viên mua sắm, em rút ra được bài học như sau:
i. Giấy tờ để lưu trữ hồ sơ rất quan trọng, nếu để lạc mất giấy tờ có thể ảnh hưởng đến việc TLS sẽ khơng chấp nhận thanh tốn.
ii. Hàng hóa khi nhận vào phải được kiểm tra thật kỹ càng, nếu vơ tình nhận thiếu hàng nhưng vẫn ký giấy đủ trả về NCC thì NCC sẽ khơng chịu đền bù thiệt hại sau khi đã có chữ ký xác nhận từ người nhận hàng.
iii. Mọi thứ phải được trao đổi qua Email, một email có thể là căn cứ/bằng chứng cho mọi sai sót về sau (Ví dụ: bên mua sắm đã email đầy đủ thông số kỹ thuật về chiếc tủ lạnh tuy nhiên NCC vẫn giao sai, khi đó bên mua sắm sẽ khơng nhận số hàng đó và có thể in email ra và báo về NCC để NCC thu hồi số hàng hóa giao sai đó).
3. Đánh giá mức độ hồn thành các mục tiêu đặt raMục tiêu Mục tiêu
KT1 Mô tả được chuỗi cung
ứng hàng hóa đối với các mặt hàng nội địa của Resort
32
KT2 Phân tích được hoạt động mua sắm tại Resort
KT3 Hiểu quy trình nhập và
xuất kho hàng hóa
KN1 Đọc hiểu chứng từ liên
quan đến hàng hóa
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
KN2 Sử dụng thành thạo Excel/Word
KN3 Thành thạo các thao tác
trong sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng của Resort
TĐ1 Xây dựng tinh thần làm
việc nghiêm túc và sẵn sàng học hỏi, tiếp thu những kiến thức mới
TĐ2 Tuân thủ các nội quy và yêu cầu của doanh nghiệp đưa ra
TĐ3 Xây dựng mối quan hệ tốt
đẹp với nhận sự tại doanh nghiệp
35
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Website Premier Village Đà Nẵng Resort – https://premier-village-danang.com/vi/
[2] Tài liệu nội bộ tập đoàn Sungroup – Quy trình mua hàng (SSC-QT01)
[3]Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng, Nguyễn Phúc Nguyên, Lê Thị Minh Hằng, NXB Đà Nẵng, 2017
36
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
KẾT LUẬN
Hoạt động kinh doanh khu nghỉ dưỡng là một loại hoạt động kinh doanh đã và đang trên đà phát triển mạnh mẽ, đặc biệt tại thời điểm ngành du lịch Đà Nẵng đang dần vực lại sau tổn thất từ đợt dịch kéo dài. Ngày nay, đời sống con người được cải thiện nhiều, nhu cầu du lịch, giải trí, nghỉ ngơi ngày càng tăng cao. Để phục vụ nhu cầu đó, hoạt động mua sắm đóng vai trị rất quan trọng trong việc cung ứng hàng hóa đảm bảo đủ sử dụng liên tục cho các dịch vụ trong khu nghỉ dưỡng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Qua quá trình thực tập tại Premier Village Đà Nẵng Resort, được trải nghiệm làm việc tại một khu nghỉ dưỡng 5 sao đẳng cấp quốc tế đã mang lại cho em nhiều trải nghiệm tuyệt vời cùng với việc hái gặt được các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm thực tế bổ ích, những điều mà em chưa từng trải nghiệm trên giảng đường đại học. Đây cũng là khoảng thời gian em được áp dụng những kỹ năng kiến thức mà mình học được vào thực tế. Nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình từ thầy Trần Đình Long, anh Phụng giám sát thực tập, anh chị phòng mua sắm cùng các nhân sự trong đơn vị thực tập, em đã kịp thời bắt nhịp được công việc cùng áp lực cơng việc.
Trong q trình thực tập, do cịn nhiều bỡ ngỡ và chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế trước đó nên bài báo của em có thể khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được anh chị phịng mua sắm và q thầy cơ góp ý, nhận xét để em có thêm bài học và tự hồn thiện hơn nữa về sau.
Nhìn chung, báo cáo này thể hiện những điều mà em đã trải nghiệm thực tế cùng với kinh nghiệm mà em đúc kết được khi thực tập tại Premier Village Đà Nẵng Resort. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn công ty TNHH khu biệt thự nghỉ dưỡng cao cấp SUNRISE và quý anh chị đồng nghiệp đã giúp đỡ em rất nhiều trong suốt quá trình thực tập tại đây. Đặc biệt, em xin cám ơn thầy Trần Đình Long đã giúp đỡ em hồn thành tốt báo cáo đề án chuỗi cung ứng với đề tài: “NGHIÊN CỨU CHUỖI CUNG ỨNG VÀ QUY TRÌNH MUA HÀNG THỰC PHẨM CỦA BỘ PHẬN MUA SẮM TẠI PREMIER VILLAGE ĐÀ NẴNG RESORT”.
37
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... ...............................................................................................................................................
Xác nhận của doanh nghiệp
38
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1