- Khi fowader gửi thông báo phương tiện vận tải đến cho công ty qua fax hoặc email thì nhân viên giao nhận sẽ mang B/L đến văn phòng fowader
2.3.4 Làm thủ tục hải quan
Khai hải quan điện tử Sơ đồ:
- Đây là bước quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa vì nếu tờ khai không phù hợp thì các bước tiếp theo trong quy trình giao nhận sẽ không thực hiện được.
- Trước khi đến cơ quan làm thủ tục Hải Quan, công ty phải khai báo hải quan điện tử, người khai hải quan phải khai đầy đủ, chính xác, rõ ràng về tên và hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, trọng lượng, chất lượng, xuất xứ, đơn giá, trị giá hải quan các loại thuế.
- Sau khi khai báo xong thì truyền mạng đến phần mềm của Hải Quan, Hải Quan kiểm tra các thông tin về hàng hóa, mã số thuế của doanh nghiệp, nếu đúng thì Hải Quan sẽ cấp:
Số tiếp nhận.
Số tờ khai.
- Sau khi có số tiếp nhận và số tờ khai thì chờ phân luồng. Khi có kết quả thể hiện ở ô 18 và số cửa cụ thể. Nếu trên hệ thống mạng đưa ra yêu sửa đổi thì doanh nghiệp phải hoàn thành các yêu cầu của cơ quan.
- Sau đó công ty in tờ khai và phụ lục đính kèm ( nếu có). - Sắp xếp lại bộ hồ sơ đầy đủ.
Tờ khai Hải quan mẫu HQ/2009 sẽ được hoàn tất ở các nội dung sau:
Chi cục Hải quan:
Chi cục Hải quan cửa khẩu:
Số tham chiếu
Ngày và giờ
Số tờ khai
Ngày giờ đăng ký
Phần dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế.
Tiêu thức 1: Người xuất khẩu, nhân viên giao nhận xem hợp đồng ngoại thương rồi điền người xuất khẩu cùng địa chỉ và mã số thuế của người xuất khẩu.
Tiêu thức 2: Người nhập khẩu, nhân viên giao nhận xem hợp đồng ngoại thương rồi điền người nhập khẩu cùng địa chỉ người nhập khẩu.
Tiêu thức 3: Người ủy thác,ở đây không có thì để trống.
Tiêu thức 4: Đại lý làm thủ tục hải quan không có để trống.
Tiêu thức 5: Loại hình, loại hình kinh doanh thì đánh dấu chéo vào ô kế bên.
Tiêu thức 6: Hóa đơn thương mại, số hóa đơn và ngày hóa đơn.
Tiêu thức 8: Điền số hợp đồng và ngày tháng năm ký hợp đồng (dựa vào hợp đồng ngoại thương).
Tiêu thức 9: Điền số vận tải đơn, ngày phát hành vận đơn (dựa vào vận đơn đường biển hoặc vận đơn đường hàng không).
Tiêu thức 10: Điền cảng và địa điểm xếp hàng (dựa vào vận tải đơn).
Tiêu thức 11: Cảng, địa điểm dỡ hàng (hàng về cảng nào thì điền cảng đó vào).
Tiêu thức 12: Điền phương tiện vận tải, và tên phương tiện vận tải
Tiêu thức 13: Điền tên và mã nước xuất khẩu
Tiêu thức 14: Điều kiện giao hàng ,dựa vào hợp đồng ngoại thương điền vào.
Tiêu thức 15: Thanh toán theo phương thức nào thì điền vào.
Tiêu thức 16: Đồng tiền thanh toán, điền đồng tiền cần thanh toán vào.
Tiêu thức 17: Tỉ giá tính thuế là tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm mở tờ khai (vào google gõ DNCUSTOMS, chọn mục tỉ giá).
Tiêu thức 18: Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục hải quan.
Tiêu thức 19: Chứng từ hải quan trước đó (nếu có).
Tiêu thức 20: Tên hàng quy cách phẩm chất,với những lô hàng có hơn 3 mặt hàng, nhân viên giao nhận phải làm thêm phụ lục tờ khai hải quan.
Tiêu thức 21: Mã số hàng hóa - mã HS, nhân viên giao nhận sẽ dựa vào tên của hàng hóa để áp mã cho đúng (10 số), việc áp mã hết sức quan trọng, mã HS sẽ cho biết mặt hàng đó có thuế nhập khẩu là bao nhiêu %, thuế GTGT là bao nhiêu %.
Tiêu thức 22: Xuất xứ, nhân viên giao nhận điền xuất xứ của hàng hóa vào, dựa trên giấy chứng nhận xuất xứ được thể hiện trên các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, hay phiếu đóng gói hàng hóa.
Tiêu thức 23,24: Số lượng, đơn vị tính của lô hàng ( dựa vào hợp đồng và hóa đơn thương mại).
Tiêu thức 25: Đơn giá nguyên tệ: tiêu thức này trên tờ khai được phép để trống vì đã được kê khai chi tiết bên phần phụ lục tờ khai đính kèm do lô hàng có nhiều mặt hàng thể hiện trên hóa đơn thương mại.
Tiêu thức 26: Trị giá nguyên tệ: tiêu thức này trên tờ khai được phép để trống vì đã được kê khai chi tiết bên phần phụ lục tờ khai đính kèm do lô hàng có nhiều mặt hàng.Trị giá nguyên tệ là tổng trị giá của từng loại mặt hàng thể hiện trên hóa đơn thương mại.
Trị giá nguyên tệ = giá trị tiêu thức 23 * giá trị tiêu thức 25.
Tiêu thức 27: Thuế nhập khẩu được tính như sau:
Tiền thuế nhập khẩu = thuế suất (%) * trị giá tính thuế nhập khẩu ( trị giá nguyên tệ của lô hàng * tỷ giá tính thuế).
Tiêu thức 28: Thuế GTGT được tính như sau:
Tiền thuế GTGT = thuế suất (%) * trị giá tính thuế GTGT ( trị giá tính thuế = tiền thuế nhập khẩu + trị giá tính thuế nhập khẩu).
Tổng tiền thuế phải nộp vào ngân sách là tiền thuế nhập khẩu+ tiền thuế GTGT.
Tiêu thức 29: Thu khác.
Tiêu thức 30: Tổng số tiền và thu khác: là tổng số tiền các loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách nhà nước trước khi nhập khẩu một lô hàng. Đây là số tiền được cộng từ các ô 27+28+29 bằng chữ hoặc bằng số.
Tiêu thức 31: Tổng trọng lượng, số hiệu kiện và số container, tổng số container.
Tiêu thức 33: Đây là ô xác nhận trách nhiệm của Giám Đốc Doanh nghiệp nhập khẩu thể hiện bằng cách ký tên và đóng dấu vào ô này ( ký tên, đóng dấu).
Dành cho kiểm tra hải quan.
Tiêu thức 32: Ghi chép khác của Hải quan.
Tiêu thức 34: Xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát.
Tiêu thức 35: Xác nhận giải phóng hàng, đưa hàng về kho bảo quản, chuyển cửa khẩu.
Tiêu thức 36: Xác nhận đã làm thủ tục hải quan ( ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên).
Quy trình làm thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu tại cảng
Đăng ký tờ khai
Bộ hồ sơ khai báo hải quan gồm có các chứng từ như: - Phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan: 1 bản chính.
- Tờ khai hải quan nhập khẩu: 2 bản chính ( 1 bản hải quan lưu-1 bản người khai hải quan lưu).
- Phụ lục tờ khai hải quan (nếu có): bản chính.
- Tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu GATT (Trị giá tính thuế): 2 bản chính.
- Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu GATT(đối với lô hàng có hơn 8 mặt hàng trở lên).
- Giấy giới thiệu: 1 bản chính.
- Hợp đồng thương mại - Sale contract :1 bản sao (sao y bản chính). - Hóa đơn thương mại - Commericial Invoice: 1 bản chính.
- Phiếu đóng gói – Packing List:1 bản chính.
- Hóa đơn cước vận tải quốc tế:1 bản sao ( sao y bản chính). - Giấy phép nhập khẩu ( nếu có).
Tiến hành mở tờ khai
- Nhân viên giao nhận sau khi tiếp nhận được số tiếp nhận, ghi lên phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ hải quan, liên hệ với công chức hải quan mở tờ khai.
Sau khi nhận được bộ hồ sơ.Trước tiên, công chức hải quan mở tờ khai kiểm tra doanh nghiệp có còn nợ thuế hay không bằng cách nhập mã số thuế của doanh nghiệp vào.
- Sau khi kiểm tra thấy doanh nghiệp không nợ thuế nào nên được phép mở tờ khai và ân hạn thuế, công chức hải quan đăng ký tiến hành nhập số tiếp nhận vào máy tính kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ. Nếu thông tin đầy đủ và phù hợp thì chấp nhận việc đăng ký tờ khai, cập nhật kết quả kiểm tra vào hệ thống cấp sổ đăng ký và phân luồng tờ khai bằng cách đưa ra lệnh hình thức, mức độ kiểm tra.
- Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra gồm có 3 mức:
+Mức (1): miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, miễn tính thuế nhập khẩu( luồng xanh).
+ Mức (2): kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, tính thuế nhập khẩu( luồng vàng).
+ Mức (3): kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa, tính thuế nhập khẩu( luồng đỏ).
- Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra thuộc mức(3) (luồng đỏ) có 3 mức độ kiểm tra thực như sau:
+ Mức (3b): kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
+ Mức(3c): kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm, thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
- Khi có số tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ đóng lệ phí hải quan, nhân viên thu phí sẽ giữ lại biên lai màu xanh lá còn nhân viên giao nhận sẽ giữ lại 2 biên lai- biên lai màu tím sẽ trả cho bộ phận trả tờ khai, biên lai màu đỏ để lưu lại công ty, đồng thời nhân viên giao nhận chờ đợi công chức hải quan xác định lại việc phân luồng. Sau đó, công chức hải quan sẽ chuyển bộ hồ sơ hải quan cùng với “ Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra hải quan” cho Lãnh đạo Chi cục để xem xét, quyết định.
Sơ đồ Thủ tục nhận hàng:
Lấy D/O
Chuẩn bị chứng từ
Hải Quan kiểm tra hồ sơ và phân luồng
Kiểm tra lại hồ sơ và tính lại thuế Mức 2 (luồng vàng) Mức 1 (luồng xanh) Mức 3 (luồng đỏ)
Kiểm tra lại hồ sơ và tính lại thuế
Kiểm hóa
Đăng ký phiếu chuyển kiểm hóa
Nhân viên giao nhận sẽ đến văn phòng kho để xin phiếu chuyển kiểm hóa.Sau đó nhân viên giao nhận mang phiếu này đến kho đề nghị người
Hải Quan kiểm hóa
Bộ phận trả tờ khai (nhân viên nhận lại tờ khai)
Phòng thuế (đóng thuế nhập khẩu)
Thương vụ cảng (đối chiếu D/O)
Kho hàng (thanh lý kho)
quản lý ở đây xem thử hàng hóa đang nằm chỗ nào và người quản lý kho sẽ điều động xe nâng chuyển hàng đên chỗ kiểm hóa
Kiểm hóa
- Sau khi bảng điện tử kiểm hóa hiển thị số tờ khai và tên người kiểm hóa, nhân viên giao nhận liên hệ với người được phân công kiểm hóa để tiến hành kiểm hóa cho lô hàng. Tùy đặc điểm, tính chất của lô hàng mà có thể là kiểm tra toàn bộ lô hàng hoặc kiểm tra xác suất 5%, 10%.
- Hải quan kiểm hóa sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa ( đối với hàng LCL). Sau khi kiểm hóa nhân viên giao nhận ký tên vào bộ hồ sơ của hải quan của hàng hóa mình mà hải quan đang giữ
2.3.5 Nhận hàng
Nhận hàng chuyên chở bằng đường biển
- Nhân viên giao nhận cầm 1 bản chính lệnh giao hàng ( D/O) liên hệ với phòng thương vụ cảng để lấy phiếu xuất kho. Đóng các phí liên quan (nếu có).
- Nhân viên giao nhận liên hệ với hải quan kho để đối chiếu, bộ hồ sơ gồm có:
+ Tờ khai hải quan: 1 bản sao.
+ Phụ lục tờ khai (nếu có): 1 bản sao. + Tờ khai trị giá tính thuế: 1 bản sao. + Giấy giới thiệu: 1 bản chính.
+ Lệnh giao hàng: 1 bản chính.
Ngoài ra nhân viên giao nhận xuất trình phiếu xuất kho và tờ khai hải quan bản chính.
- Sau khi hải quan kho đối chiếu xong, nhân viên giao nhận sẽ nhận lại tờ khai gốc và phiếu xuất kho để liên hệ với kho nhận hàng.
- Nhân viên giao nhận nhận hàng kiểm tra lô hàng có đúng không. Nếu đạt tiêu chuẩn thì nhận hàng, ký tên vào phiếu xuất kho, trả cho nhân viên kho cảng bản lưu kho.
- Hải quan cổng ký tên đóng dấu vào phiếu xuất kho ( bản lưu bảo vệ cổng), nhân viên giao nhận sẽ nhận lại phiếu xuất kho để cho hàng ra cảng.
- Sau khi lấy được tờ khai nhân viên giao nhận thông báo cho công ty yêu cầu lập phiếu điều động gửi xuống kho của công ty để điều động phương tiện đến cảng chở hàng về kho.
- Khi phương tiện đến cảng nhân viên giao nhận mang lệnh giao hàng và tờ khai đã thông quan ra cửa cảng làm thủ tục cho xe vào nhận hàng. Khi hàng đã lên xe nhân viên giao nhận tiếp tục thực hiện bước thanh lý cửa cho xe.
- Thủ tục thanh lý gồm có: 1 lệnh giao hàng, tờ khai + phụ lục tờ khai có đóng dấu thông quan
- Sau khi xem xét các chứng từ trên và ký nhận, hải quan cổng sẽ đóng dấu lên phiếu xuất kho và cho phép xe ra khỏi cảng.
Nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không tại TCS (Công Ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Tân Sơn Nhất)
Quy trình thực hiện
Bước 1: Làm thủ tục cấp thẻ tại cổng bảo vệ số 1
Để nhận thẻ, nhân viên giao nhận xuất trình tại cổng bảo vệ số 1 những giấy tờ sau:
- Thư báo nhận hàng hoặc vận đơn hoặc số vận đơn - CMND hoặc giấy tờ tùy thân khác (có hình) - Giấy giới thiệu (khách hàng là công ty)
Nhân viên giao nhận phải trả thẻ tại cổng ra.
Bước 2: Làm thủ tục nhận hàng tại khu vực làm thủ tục
Nhân viên giao nhận cần xuất trình các tài liệu như sau:
Trường hợp nhận hàng qua đại lý: (đối với mặt hàng báo chí về hằng ngày)
- Giấy ủy quyền của đại lý.
- Giấy giới thiệu gửi đến Công ty TCS: nội dung là cử nhân viên đến TCS nhận hàng hoặc nhận tài liệu.
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (còn hạn) của người có tên trên giấy giới thiệu.
Trường hợp tên người nhận hàng thể hiện trên MAWB không qua đại lý: (đối với sách, tạp chí)
- Thư mời nhận hàng của TCS, hoặc bản sao của không vận đơn (AWB) của lô hàng hoặc số không vận đơn.
- Giấy giới thiệu gửi đến Công ty TCS : nội dung là cử nhân viên đến TCS nhận hàng hoặc nhận tài liệu.
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (còn hạn) của người có tên trên giấy giới thiệu.
Bước 3 Nhận hàng và chờ kiểm tra Hải quan
- Nhân viên giao nhận đăng ký tại quầy phát hàng TCS lô hàng sẽ nhận, nhận phiếu xuất kho và hàng tại đây.
Bước 4 Nhân viên giao nhận thực hiện kiểm tra Hải quan kho
Bước 5:Nhân viên giao nhận thực hiện kiểm tra Hải quan 2 tại cổng Hải quan Giám sát.