Trong điều khoản này cần quy định các nội dung sau:
- Ai là người đứng ra phân xử? Tòa án Quốc gia hay Tòa án trọng tài, trọng tài nào, thành lập ra sao? Ðể giải quyết tranh chấp giữa các bên giao dịch, khi những tranh chấp này không thể giải quyết bằng con đường thương lượng.
- Luật áp dụng vào việc xét xử. - Ðịa điểm tiến hành xét xử. - Phân định chi phí trọng tài. - Phân định chi phí trọng tài
2.2 Quy trình giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu
Quy trình:
Nghiên cứu lựa chọn thị trường
Nghiên cứu lựa chọn đối tác
Đàm phán hợp đồng ngoại thương
2.2.1 Nghiên cứu lựa chọn thị trường
- Thị trường là cầu nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng, là nơi trao đổi giữa người mua và người bán. Việc nghiên cứu thị trường giúp công ty có những hiểu biết thêm về thị trường mình đang định nhập khẩu, từ đó có những biện pháp, phương hướng phù hợp để nhập khẩu thành công, đem lợi nhuận cho công ty cũng như góp phần phát triển đất nước. Những thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ có thể tránh được những rủi ro trong kinh doanh, điều tiết khả năng hoạt động của công ty.
- Khi tìm kiếm thị trường mới, công ty phải tìm hiểu kỹ về thị trường trong nước, thị hiếu tiêu dùng của khách hàng , về mức cung cầu mặt hàng trên thị trường, chủ trương, chính sách thương mại, nhu cầu khách hàng về sản phẩm (mẫu mã, chất lượng, qui cách, công dụng,kiêu dáng, bao bì đóng gói sản phẩm, giá cả…), và các đối thủ cạnh tranh.
2.2.2 Nghiên cứu lựa chọn đối tác
- Trước khi giao kết hợp đồng với các công ty nước ngoài, VIETBOOK phải nghiên cứu trước một số thông tin về đối tác như tư cách pháp lí của đối tác, khả năng tài chính, trình độ kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh của đối tác, uy tín, sự hợp tác và thiện chí của đối tác… thông qua Internet, báo chí, khách hàng lâu năm ở các nước đó
- Qua việc nghên cứu thị trường và đối tác, công ty xác định lại khả năng của mình về tài chính xem có thể đáp ứng nhu cầu thị trường ở mức nào.
Cũng như những thông tin thu thập được, công ty mới xác định được giá cả một cách hợp lý, đề ra một phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất, kinh tế nhất.
2.2.3 Đàm phán hợp đồng ngoại thương
Đàm phán hợp đồng ngoại thương là một trong những khâu quan trọng nhất quyết định một thương vụ mua bán có thành công hay không.
Gặp mặt trực tiếp: áp dụng với + Hợp đồng có giá trị lớn + Khách hàng mới
+ Đối tác có văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại Việt Nam và có người đại diện đủ tư cách pháp lý để ký hợp đồng trực tiếp với công ty.
Qua fax, thư điện tử,điện thoại: áp dụng đối với + Hợp đồng có giá trị tương đối nhỏ
+ Khách hàng lâu năm
- VIETBOOK đã hoạt động trong thời gian dài nên có uy tín và tạo được sự tin cậy của đối tác, đa số các hợp đồng của công ty với khách hàng thường là hợp đồng dài hạn nên hình thức đàm phán được sử dụng chủ yếu là qua email, và qua điện thoại.
- Nhưng đối với những hợp đồng có giá trị lớn hoặc khách hàng mới, công ty gặp khách hàng trực tiếp, tổ chức giới thiệu về công ty. Việc đàm phán nhằm đem lại lợi ích cho cả hai bên, vì vậy trước khi kí kết hợp đồng phải đàm phán rõ ràng.
- Vì thế trong quá trình đàm phán, sau khi khách hàng đưa ra những yêu cầu cụ thể về điều kiện giao hàng, thanh toán,… thì các chuyên gia đàm phán của công ty phải xem xét xem công ty có khả năng thực hiện đơn hàng này không? Đơn hàng liệu có đem về lợi nhuận cho công ty không? Và nếu
được thì tính toán chi phí thực hiện hợp đồng để làm cơ sở cho việc đàm phán và đi đến kí kết hợp đồng, yêu cầu đối với việc định giá này là tính chính xác của các thông tin, các chi phí cần được phản ảnh đầy đủ trong bản ước tính.Việc đàm phán sẽ do Giám đốc và bộ phận Kinh doanh thực hiện, nhưng việc tính toán lại do bộ phận Kế toán tiến hành, tới phần thực hiện hợp đồng lại chủ yếu do bộ phận Xuất nhập khẩu thực hiện. Do đó, để thực hiện tốt việc đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu yêu cầu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.
- Sau khi kiểm tra tất cả những thông tin về đơn giá, số lượng, điều khoản thanh toán, giao hàng và các điều khoản khác của hợp đồng, công ty sẽ tiến hành tổng hợp để quyết định có nên ký hợp đồng hay không? Nếu nhận thấy có thể đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng mà công ty vẫn có lợi nhuận thì trình Giám đốc duyệt chấp nhận cho ký hợp đồng. Ngược lại, nếu như cảm thấy hợp đồng đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhưng không đảm bảo lợi ích cho công ty thì việc đàm phán sẽ được thực hiện lại. Khách hàng cũng có thể yêu cầu công ty đàm phán lại nếu chưa hài lòng với kết quả đàm phán.
2.2.4 Ký kết hợp đồng nhập khẩu
- Sau khi đàm phán thành công, hai bên đối tác sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
- Quy trình ký kết hợp đồng tại Công ty được thực hiện như sau: khi hai bên đã thỏa thuận xong và đi đến thống nhất các điều khoản trong hợp đồng, VIETBOOK sẽ kí tên, đóng dấu sau khi nhận hợp đồng từ khách hàng và fax lại cho khách hàng bản hợp đồng có đầy đủ chữ ký và con dấu của hai bên. Hợp đồng này được lưu lại.
2.3 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quy trình nhập khẩu Sách (hàng LCL): (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Xin giấy phép nhập khẩu
Nhận hàng Thuê phương tiện vận
chuyển Nhận bộ chứng từ và lệnh giao hàng Làm thủ tục thanh toán Nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không Nhận hàng chuyên chở bằng đường biển Làm thủ tục hải quan Thanh lý hợp đồng
2.3.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Mặt hàng nhập khẩu của công ty là các loại sách, báo và tạp chí nên Công ty sẽ tiến hành xin giấy phép nhập khẩu từ Cục Xuất Bản, Cục Báo Chí thuộc Bộ Thông Tin và Truyền Thông.
2.3.2 Thuê phương tiện vận chuyển
- VIETBOOOK thường nhập hàng theo điều kiện EXW, FOB, CIF (Incoterms2010)
- Công ty nhập hàng theo điều kiện EXW, FOB thì qui định giao hàng tại nước người XK và công ty phải thuê phương tiện và trả cước phí vận chuyển đưa hàng về kho của công ty. Còn đối với điều kiện CIF thì giá trị lô hàng bao gồm tiền hàng, tiền cước vận chuyển và phí bảo hiểm, quyền thuê tàu thuộc về người xuất khẩu.
- Công ty sẽ liên hệ với các fowader. Trước khi liên hệ thì công ty đã nghiên cứa trước lịch tàu chạy hay lịch bay có phù hợp không và với cước phí rồi. Sau khi hai bên đồng ý với giá cước phí và yêu cầu của hai bên đặt ra. Rồi sau đó công ty ký Đơn lưu khoang (Booking note) với đại lý sau khi hãng tàu hay hãng hàng không đồng ý nhận chuyên chở, và thường trả trước tiền cước (freight collect)
2.3.3 Nhận bộ chứng từ và lệnh giao hàng