CHƢƠNG 3 : QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
3. LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH CỦA DỰ ÁN
Quá trình lập kế hoạch ngân sách dự án là q trình ƣớc tính các nguồn lực mà dự án yêu cầu, số lƣợng của mỗi nguồn lực yêu cầu là bao nhiêu, khi nào yêu cầu các nguồn lực, và chi phí đo bằng tiền của các nguồn lực là bao nhiêu
Xác định ngân sách dự án là q trình tổng hợp các chi phí ƣớc tính của từng hoạt động hoặc gói cơng việc để xây dựng một bản tổng dự tốn chi phí. Bản tổng dự tốn chi phí bao gồm tất cả các khoản chi phí đã đƣợc chấp thuận nhƣng khơng bao gồm khoản dự phịng quản lý. Ngân sách dự án là cơ sở để tạo nên các quỹ một cách hợp lệ để thực hiện các hoạt động dự án. Một bản ngân sách dự án trong đó xác định các khoản tiền chi ra là bao nhiêu, chi cho việc thực hiện các hoạt động nào và khi nào thì chi các khoản tiền đó và đƣợc cấp quản lý phê duyệt sẽ trở thành bản kế hoạch ngân sách dự án . Kết quả thực hiện dự án về chi phí sẽ đƣợc so sánh với kế hoạch ngân sách để đánh giá kết quả thực hiện về mặt chi phí. Để lập kế hoạch ngân sách dự án cần phải sử dụng các thông tin đầu vào nhƣ:
(1) thơng tin về ƣớc tính chi phí để thực hiện các hoạt động dự án,
(2) các căn cứ để đƣa ra các ƣớc tính chi phí (ví dụ, việc có bao gồm hoặc khơng bao gồm các khoản chi phí gián tiếp đƣa vào trong ƣớc tính),
57
(3) kế hoạch phạm vi dự án đã phát triển ra,
(4) bản tiến độ dự án và kế hoạch cơng việc trong đó bao gồm cả thời điểm bắt đầu và thòi điểm kết thúc của các hoạt động, các gói cơng việc, các hạng mục cơng việc,
(5) kế hoạch sử dụng nguồn lực,
(6) các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ cung cấp cho dự án,
(7) các chính sách, quy định, hƣớng dẫn về lập kế hoạch chi phí, các kỹ thuật lập kế hoạch tài chính, phƣơng pháp báo cáo kế hoạch tài chính của cơng ty.
Các ƣớc tính chi phí để thực hiện các hoạt động dự án sẽ đƣợc tổng hợp lại cho tất cả các hoạt động và gói cơng việc của dự án theo cấu trúc WBS và theo tiến độ dự án kế hoạch để có đƣợc bản kế hoạch ngân sách dự án. Ngân sách dự án có thể bao gồm cả các khoản dự phịng tài chính và dự phịng quản lý. Dự trữ tài chính là dự phịng cho việc thực hiện các hoạt động dựa trên kết quả phân tích mức độ rủi ro gắn với việc thực hiện hoạt động và đã bao gồm trong ƣớc tính chi phí thực hiện hoạt động và đƣợc đƣa vào trong kế hoạch ngân sách dự án.
Dự trữ quản lý là các khoản dự phòng cho những thay đổi về phạm vi và chi phí khơng đƣợc lập kế hoạch trƣớc. Nhà quản lý dự án cần phải đệ trình đề nghị lên cấp quản lý và đƣợc phê chuẩn trƣớc khi sử dụng các khoản dự phòng quản lý. Dự phịng quản lý khơng bao gồm trong kế hoạch ngân sách dự án nhƣng có thể đƣợc bao gồm trong tổng ngân sách dự án. Dự phòng quản lý khơng đƣợc bao gồm trong các tính tốn chỉ tiêu giá trị tạo ra (EV). Kế hoạch ngân sách dự án đƣợc sử dụng để đo lƣờng, theo dõi và kiểm soát kết quả thực hiện dự án về mặt chi phí.
Bản kế hoạch ngân sách dự án có thể trình bày dƣới dạng bảng, ở mức độ tổng hợp hoặc chi tiết cho từng hoạt động hoặc từng khoảng thời gian ngắn thực hiện (ví dụ tuần) hoặc trình bày dƣới dạng biểu đồ hình chữ - S để tiện theo dõi kết quả thực hiện về chi phí minh hoạ trong bảng 3.1
58
Hoạt động Thời gian (tuần) Chi phí (ngàn đơ)
A 5 1,5 B 3 3,0 C 8 3,3 D 7 4,2 E 7 5,7 F 4 6,1 G 5 7,2 Tổng 3,1
Bảng 3.1 Thời gian và chi phí các hoạt động dự án Cách lập bảng ngân sách dự án
4. 4.
59