II. HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HĨA QUỐC TẾ
1. Quy trình nhập khẩu tại Cardinal Maritime VN
Như đã trình bày, Cardinal đã có từ lâu nhưng tại thị trường VN thì kinh nghiệm và trình độ nghiệp vụ của nhân viên trong công ty về nhập khẩu vẫn cịn hạn chế. Do đó, trong khi kí kết các hợp đồng nhập khẩu thì cơng ty thường chủ động áp dụng các điều kiện cơ sở giao hàng sao cho số nghiệp vụ mà cơng ty phải thực hiện là ít nhất, chẳng hạn như nhập khẩu theo CIF, … Vì vậy mà trong quy trình nhập khẩu của cơng ty khơng có các nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa.
Trên thực tế, các nghiệp vụ chủ yếu mà cơng ty phải thực hiện trong quy trình nhập khẩu của mình là: nghiên cứu thị trường, giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng, đơn đốc bên bán giao hàng, làm thủ tục HQ nhập khẩu hàng hóa, nhận hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra, giám định hàng nhập khẩu, làm thủ tục thanh toán, khiếu nại và giải quyết khiếu nại ( trong một số trường hợp).
1.1 Nghiên cứu thị trường
Trên thực tế công ty chưa quan tâm nhiều đến việc nghiên cứu thị trường. Cụ thể, công việc này được công ty thực hiện như sau:
Nghiên cứu thị trường trong nước: Công việc nghiên cứu thị trường trong nước để quyết định nhập hàng gì, số lượng bao nhiêu, vào thời điểm nào được thực hiện bới Ban giám đốc cơng ty. Cơng ty khơng có bộ phận chuyên trách về việc nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường nước ngoài: Hầu hết các mặt hàng đều được nhập khẩu từ Trung Quốc. Các nhà cung cấp đều là đối tác lâu dài và có mối quan hệ hữu nghị với cơng ty chính tại Anh. Do đó mà việc nghiên cứu thị trường nước ngoài tại chi nhánh VN thì chưa được chú ý.
Phương thứuc giao dịch của công ty sử dụng thường xuyên là giao dịch trực tiếp bằng cách thơng qua các phương tiện điện tín, điện thoại, fax, hoặc gặp gỡ trực tiếp đối tác. Phương thức ngày cho phép cơng ty có thể đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau một các nhanh chóng, ít tốn kém và đảm bảo tính an tồn cao.
Thông thường dựa vào nhu cầu sản phẩm trong nước, sự biến động và xu thế biến đổi nhu cầu, lượng tồn kho,… mà công ty chủ động gửi thư chào mua, thư hỏi hàng tới các nhà sản xuất. Trong thư chào mua, cơng ty thể hiện rõ nhu cầu của mình về loại hàng hóa, giá cả, thơng tin khác liên quan. Nhận được thư chào hàng phía nhà sản xuất sẽ gửi thư chào hàng đến công ty để cung cấp các thông tin mà công ty đã yêu cầu. Việc này đều thực hiện qua mail, fax,…
Sau khi thực hiện công ty sẽ soạn thảo hợp đồng có thể kí kết, các thông tin mà công ty thường yêu cầu bao gồm:
- Hàng hóa: biết được chủng loại, quy cách, đặc tính, chất lượng… của hàng nhập khẩu mà mỗi nhà cung cấp có thể cấp cho cơng ty - Giá cả: biết được giá cả hàng hóa theo từng điều kiện giao hàng cụ
thể
- Số lượng: quyết định được chính xác số lượng hàng hóa
- Phương thức thanh tốn: trả ngay hoặc trả chậm qua L/C, thanh tốn một lần hay nhiều lần… để có thể đem lại lợi nhuận cao nhất cho công ty.
Khi nhận được đầy đủ thơng tin trên thì phịng kinh doanh của cơng ty lập dự thảo hợp đồng nhập khẩu cho Ban giám đóc xem xét. Giám đốc sẽ trực tiếp ủy quyền cho phó giám đốc xem xét và sẽ đàm phán, ký kết hợp đồng bằng cách gặp gỡ trực tiếp thông qua các phương tiện như máy fax, điện tín.
1.3 Đơn đốc bên bán giao hàng
Thơng thường, phía đối tác thường thực hiện tốc việc chuẩn bị hàng và giao hàng cho công ty đúng theo thỏa thuận mà hai bên đã đạt được và
ghi trong hợp đồn. Tuy nhiên, công ty vẫn thường xuyên gửi fax hoặc email cho bên bán để hỏi về tình hình chuẩn bị hàng và giao hàng cho họ. Trong trường hợp thấy dấu hiệu chậm trễ công ty sẽ nhắc nhở để họ thực hiện cho đúng thỏa thuận hai bên.
1.4 Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu
Khác với các bước nhập khẩu như trong lý thuyết, công ty không thưucj hiện nghiệp vụ thuê tàu và mua bảo hiểm mà thực hiện luôn nghiệp vụ Hải quan bởi công ty thường nhập hàng theo giá CIF,…
Khi khai hải quan, cán bộ kinh doanh của công ty sẽ đem hồ sơ Hải quan đến nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ Chi cục Hải quan HCM, những giấy tờ mà công ty phải nộp gồm:
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu ( 02 bản chính)
Phụ lục kèm theo tờ khai hàng hóa nhập khẩu (02 bản chính) Hợp đồng mua bán (01 bản sao)
Hợp đồng thương mại (01 bản chính) Vận đơn (01 bản sao)
Bảng kê chi tiết hàng hóa (01 bản chính và 01 bản sao) Tờ khai trị giá tình thuế hàng nhập khẩu (02 bản chính) Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế (02 bản chính)
Cơng văn số 3002/CV-KHCN (01 bản sao) Giấy chứng nhận xuất xứ (01 bản chính)
Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (01 bản chính) Phiếu đóng gói (01 bản chính và 01 bản sao)
Đơn đề nghị chuyển cửa khẩu (01 bản chính) Giấy giưới thiệu của cơng ty (01 bản chính)
Sau khi kiểm tra bộ hồ sơ Hải quan và mở tờ khai xong, cán bộ Hải quan HCM sẽ lập “ Biên bản bàn giao” hồ sơ Hải quan đã niêm phong cho cán bộ của công ty để công ty dùng cho việc nhận hàng tại cảng.
Công ty sẽ cử người cùng phương tiện ra cảng nhận hàng. Tại đây, cán bộ của công ty sẽ nộp lại hồ sơ HQ cho chi cục HQ tại cảng để làm thủ tục HQ và nhận hàng. Khi cảng bàn giao hàng hóa cho cơng ty, cán bộ HQ tại cảng sẽ kẹp chì vào container hàng, sau đó lập tiếp “ Biên bản bàn giao” cho cơng ty trong đó có ghi số lượng và vị trí kẹp chì. Cống ty
có trách nhiệm chuyển hàng từ cảng về kho của công ty và đảm bảo tính ngun vẹn đển nhân viên HQ đến kiểm hóa.
1.5 Nhận hàng
Để nhận hàng nhập khẩu tại HCM, công ty cần cung cấp đầy đủ các giấy tờ để tiếp nhận hàng hóa như: vận đơn, lệnh giao hàng, xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch vận tải, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng.
Khi nhận được giấy : Giấy báo tày đến” của hãng tàu gửi đến, công ty sẽ khẩn trương cử nhân viên đến nhận “Lệnh giao hàng” (D/O). Để nhận D/O nhân viên công ty phải mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của công ty đồng thời nộp lệ phí nhận D/O. Sau đó, nhân viên cơng ty phải nhanh chóng mang D/O để hồn thành làm thủ tục nhận hàng để tránh bị phạt lưu kho, lưu bãi do nhận hàng chậm.
Trong trườn ghợp hàng đến nhưng chứng từ chưa đến, cơng ty có thể tiếp tục chờ chứng từ hoặc đến ngân hàng mở L/C xin giấy cam kết của ngân hàng chưa có B/L gốc.
Thường sau khi chất hàng lên tàu, người bán sẽ thông báo ngay cho cong ty biết chi tiết về chuyến hàng đế công ty chuẩn bị nhận hàng, liên hệ với đại lý tàu để nắm bắt lịch tàu chính xác.
Sau khi làm xong các thủ tục cần thiết, đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng của đại lý tàu xuống cảng để nhận. nếu để quá hạn công ty sẽ bị phạt “chậm lấy hàng”, cũng tùy mỗi chủ tàu mà người ta có mức phạt khác nhau.
1.6 kiểm tra, giám định hàng hóa
Khi nhận hàng, công ty luôn tiến hành kiểm tra, trong trường hợp phát hiện những sai sót về hàng hóa so với hợp đồng như: thiếu hụt, chất lượng khơng đảm bảo, bao bì khơng đúng quy cách,…. Thì kịp thời có biện pháp xử lý.
Việc giám đinh jhàng hóa chỉ tiến hành trong những trường hợp thực sự cần thiết như:
Có sự khơng thống nhất giữa công ty và các bộ HQ trong việc xác định chủng loại hàng hóa (đây là cơ sở để áp mã tính thuế)
Có sự khơng thống nhất giữa cơng ty và nhà cung cấp về chất lượng, chủng loại hàng hóa mà hai bên khơng thỏa thuận được.
Trong trường hợp cần giám định thì cơng ty thường th Vinacontrol thực hiện việc giám định rồi lập chứng từ giám định.
Hàng chở bằng đường biển qua cảng mà bị thiếu hụt, mất mát, phái có “Biên bản kết tốn hàng hóa với tàu”. Cơng ty, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, sẽ lập thư dự kháng nếu có nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất, sau đó u cầu cơng ty Bảo hiểm lập biên bản giám định nếu có tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác thì u cầu cơng ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hóa và lập chứng thư giám định.
Đối với hàng giao lẻ: nếu số lượng, trọng lượng hàng hóa bị thừa thiếu, chất lượng kém,… thì người của cơng ty và ngườu của nhà cung cấp lập biên bản giao nhận (như đã trình bày trong phần nhận hàng).
Tuy nhiên, do đặc thù của mặt hàng linh kiện máy móc rất là khó kiểm tra chất lượng một thời gian ngắn, mặt khác do mối quan hện gắn bó và thơng lttj làm ăn giữa cơng ty và các nhà cung cấp nên chất lượng các lơ hàng có thể được cơng ty đánh giá vào giai đoạn sản xuất, lắp ráp. Tức là trong q trình sản xuất, lắp ráp, nếu cơng ty phát hiện ra các phụ tùng, linh kiện khơng đảm bảo chất lượng thì cơng ty sẽ đề nghị nhà cung cấp đưa ra các phương án giải quyết khác như: giảm giá, nhận lại hàng kém chất lượng,… hầu hết những yêu cầu trên đều được đáp ứng để giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài của đôi bên.
1.7 Làm thủ tục thanh tốn
Sau khi kí hợp đồng nhập khẩu, cơng ty tiên shành làm thủ tục ban đầu cho việc thanh toán quốc tế. Đối với phương thức thành tốn tín dụng chứng từ thì việc đầu tiên cơng ty phải làm đó là việc mở “Thư tín dụng”, thơng thường cơng ty mở “thư tín dụng khơng hủy ngang”. Công ty lập một bộ đơn xin mở L/C rồi gưuỉ hồ sơ mở L/C đến ngân hàng hay giao dịch Sài Gòn Thương tín (Sacombank), ngân hàng ngoại thương (Vietcombank), đây là hai ngân hàng mà phía đối tác đã chấp nhận. Bộ hồ sơ yêu cầu mở L/C mà công ty nộp cho ngân hàng thường gồm:
Đơn xin mua ngoại tệ
Hợp đồng nhập khẩu (bản sao) Đơn xin mở L/C
Phương án bán hàng để thanh toán nhập khẩu (L/C trả chậm) Đơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ
Việc kí quỹ mở L/C cơng ty thường đề nghị ngân hàng tự động trích từ tài khoản ngoại tệ của công ty tại ngân hàng mở L/C, nếu tài khảon ngoại tệ khơng đủ số dư để kí quỹ thì đề nghị ngân hàng trích tài khoản VN đồng của công ty tại ngân hàng để bán ngoại tệ cho công ty ( thông qua đơn xin mua ngoại tệ). Cơng ty có quan hệ tốt với cả hai ngân hàng nói trên nên tỉ lệ kí quỹ mà cơng ty thường dùng là 10%. Để tránh ứ động vốn, giảm phí L/C cơng ty thường mở L/C khoảng 20 ngày trước thời hạn giao hàng. Do vậy, thời hạn hiệu lực của L/C mà công ty thường dùng là dưới 3 tháng.
Thông thường theo như thỏa thuận với bên bán, công ty phải lập L/C tả ngay, không hủy ngang cho bên bán hưởng lợi.
Phối hợp với ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ, nhận bộ chứng từ thanh toán
Trước khi chấp nhận thanh tốn cho ngân hàng mở L/C, cơng ty cử người phối hợp với ngân hàng để kiểm tra số lượng chứng từ, tính hợp lệ của bộ chứng từ theo các điều khoản trong “Quy tắc chung về thống nhất tín dụng chứng từ” (UCP-500) nếu có nhầm lẫn thì phối hợp giải quyết khi bộ chứng từ đã được coi là hợp lệ thì cơng ty chuyển sang làm thủ tục thanh
toán tiền cho ngân hàng và nhận bộ chứng từ để thực hiện các bước theo trong quy trình nhập khẩu
Làm thủ tục thanh toán
Thanh toán tiền hàng bằng L/C là phương thức chủ yếu được công ty sử dụng. Thơng thường, cơng ty tiến hành thanh tốn mọt lần là 100% giá trị hợp đồng khi hoàn tất nghiệp vụ về kiểm tra chứng từ và khi bộ chứng từ đã hồn tồn hợp lệ. Tuy nhiên, cũng có những hợp đồng mà công ty chỉ thanh tốn 90% trị giá băng L/C số cịn lại theo quy định trong trường hợp cơng ty sẽ thanh tốn với nhà cung cấp qua phương thức chuyển tiền. Ngoài ra việc thanh tốn cho bên bán thì cơng ty cịn phải thanh tốn cho ngân hàng những khỏan chi phí theo quy định.
1.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đỗ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì thơng thường cơng ty thỏa thuận với nhà cung cấp để tìm ra cách giải quyết thỏa đáng. Chỉ trong những trường hợp thực sự cần thiết công ty mới lập Đơn khiếu nại và làm thủ tục khiếu nại.
Đối tượng khiếu nại là người bán, nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng khơng phù hợp với hợp đồng, có bao bì khơng thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ.
Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi của người vận tải gây nên. Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hóa đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của bên thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm.
Đơn khiếu nại kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản giám định, COR,ROROC,…) hóa đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu có nhiều loại chứng từ kèm theo các bước thực hiện như: chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ giao nhận, chứng từ bảo hiểm, chứng từ Hải quan. Các loại chứng từ này thường là kết quả xác nhận các bước thực hiện của hợp đồng nên rất có ý nghĩa trong việc thanh tốn, giải quyết tranh chấp khiếu naiọ,… Công ty sẽ thận trọng đối với những loại chứng từ trong quá trình lập chứng từ, ghi chép rõ ràng khơng tẩy xóa, nhất là các hóa đơn thanh tốn và bảng kê chi tiết, vận tải đơn.