1.5.4.1 .Thơng tin kế tốn quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn
3.1. Sự cần thiết phải tổ chức cơng tác kế tốn quản trị tại trường Đại học Lao động xã
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI (CSII)
Với những cống hiến cho sự nghiệp giáo dục và sự nghiệp của ngành trong hơn 35 năm qua, Trường Đại học Lao động - Xã hội (CSII) tiếp tục khẳng định vai trị, trách nhiệm to lớn trong cơng tác đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho tồn xã hội nói chung và cho Ngành Lao động - Thương binh và Xã hội nói riêng. Nhà trường sẽ nỗ lực phấn đấu để phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ về mọi mặt, vươn lên trở thành một trường Đại học có vị thế tại khu vực phía Nam và trong hệ thống giáo dục nước ta.
Để đạt được mục tiêu trên thì việc tổ chức cơng tác KTQT là một yêu cầu khách quan và thật sự cần thiết bởi vì:
- Hiện nay, trong phạm vi TP.Hồ Chí Minh có rất nhiều trường đại học đào tạo các ngành học giống nhau, do đó người học có nhiều lựa chọn cơ sở đào tạo cho mình. Vì vậy để thu hút được người học, cạnh tranh được với các trường khác thì nhà trường phải làm sao để tạo dựng được thương hiệu, không ngừng nâng cao chất lượng giảng dạy cũng như hiệu quả quản lý. KTQT với chức năng cung cấp các thơng tin như tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình hoạt động của đơn vị, tình hình tài chính, các thơng tin về đối thủ cạnh tranh…sẽ hỗ trợ cho Ban Giám đốc đưa ra các quyết định tối ưu nhất để có thể đạt được mục tiêu đề ra.
- Quy mô đào tạo của nhà trường ngày một tăng lên với nhiều loại hình đào tạo bao gồm: Trung cấp, Cao đẳng, Đại học chính quy; Cao đẳng, Đại học liên thông; Trung cấp, Đại học hệ vừa làm vừa học (tại chức). Đặc biệt hiện nay nhà trường còn liên kết với trường Đại học Quốc gia Hà Nội đào tạo Thạc sỹ Luật và liên kết với trường Đại học Phụ nữ Philippine đào tạo thạc sỹ giảng dạy bằng tiếng Anh chuyên ngành Công tác xã hội. Qua đó có thể thấy rằng với quy mô đào tạo như vậy việc quản lý và kiểm soát các khoản chi là vơ cùng phức tạp do đó cần thiết phải có sự hỗ trợ của KTQT về tổ chức kế tốn chi phí (nhằm xác định chi phí phát
61
sinh riêng biệt cho từng mảng đào tạo) và phân tích biến động chi phí (nhằm tìm ra ngun nhân gây biến động để từ đó đưa ra giải pháp tối ưu) để kiểm sốt tốt và tiết kiệm được chi phí.
- Nhà trường là đơn vị sự nghiệp đảm bảo một phần chi phí hoạt động, tức bên cạnh nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp cho đơn vị để thực hiện một số nội dung chi thường xuyên và không thường xuyên theo quy định thì các khoản chi khác đơn vị phải tự trang trãi. Do đó bên cạnh chức năng chính là đào tạo trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học thì nhà trường cịn có thêm các hoạt động mang tính chất cung cấp dịch vụ như là Trung tâm Bồi dưỡng nghiệp vụ, Trung tâm ngoại ngữ….để có thêm nguồn thu nhập nhằm trang trãi chi phí và có thể tăng thu nhập cho cán bộ, giảng viên, công nhân viên của nhà trường. Vì vậy đối với các hoạt động dịch vụ trên thì cần thiết phải xác định số lượng học viên đào tạo tối thiểu để đưa ra quyết định đúng đắn và khoa học nhằm đạt được kết quả tốt nhất. Đặc biệt là với kế hoạch sẽ tách trường trong năm 2014 thì việc xác định số lượng SV đào tạo tối thiểu càng phải được quan tâm. Sự hỗ trợ của KTQT với kỹ thuật phân tích mối quan hệ CVP sẽ là công cụ đắc lực giúp Ban giám đốc làm được điều này.
- Thông tin do kế toán cung cấp chủ yếu thiên về kế tốn tài chính và theo u cầu của các cơ quan quản lý chứ chưa nhằm mục đích quản trị tại đơn vị. Do đó vai trị thơng tin kế toán bị hạn chế và ảnh hưởng đến công tác quản lý của Ban giám đốc. Vì vậy để đảm bảo cung cấp thơng tin hữu ích cho Ban giám đốc thì ngồi việc tổ chức cơng tác kế tốn tài chính phải tổ chức cơng tác KTQT.
Qua phân tích ở trên thì việc tổ chức công tác KTQT tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) là hết sức cần thiết nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tại đơn vị.
3.2. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI (CSII)
Việc tổ chức công tác KTQT tại đơn vị bị ảnh hưởng bởi các nhân tố sau:
Một là, sự nhận thức và hiểu biết về KTQT của các cấp lãnh đạo: Nếu các
trong việc điều hành và quản lý thì sẽ quan tâm và chỉ đạo thực hiện làm cho công tác tổ chức KTQT sẽ thuận lợi hơn và hoạt động có hiệu quả hơn.
Hai là, về đội ngũ kế toán: Để tổ chức và thực hiện tốt cơng tác KTQT tại
trường địi hỏi đơn vị phải có đội ngũ kế tốn có năng lực và trình độ chun mơn nghiệp vụ cao cũng như việc bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chun mơn về kế tốn và KTQT cho đội ngũ các nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện các phần hành công việc KTQT nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị của đơn vị.
Ba là, sự hỗ trợ của các giảng viên KTQT: Để Ban Giám đốc nhận thức được tầm quan trọng của KTQT trong công tác quản lý cũng như những lợi ích mà nó mang lại thì các giảng viên thuộc lĩnh vực KTQT nên tư vấn, tham mưu cho Ban Giám đốc về việc áp dụng KTQT, đồng thời hỗ trợ cho phịng kế tốn trong việc tổ chức công tác KTQT.
Bốn là, đặc điểm hoạt động và quy mô đào tạo: Quy mô đào tạo của nhà trường ngày càng tăng và mở rộng, nhà trường không chỉ tự thực hiện đào tạo mà còn liên kết với các trường khác đặc biệt là các trường nước ngoài để đào tạo một số ngành đặc thù như công tác xã hội, chăm sóc sức khỏe người khuyết tật…Bên cạnh nhiệm vụ chính là đào tạo và nghiên cứu khoa học, trường còn hợp tác với một số doanh nghiệp lớn tại TPHCM như Công ty An Phước, Ngân hàng TMCP Á Châu - ACB, Công ty CP Ngoại thương và Phát triển Đầu tư Fideco trong đào tạo và nghiên cứu khoa học, gắn đào tạo với nhu cầu thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp. Với đặc điểm hoạt động và quy mô đào tạo như hiện nay, nhà trường cần phải có bộ phận KTQT riêng biệt để đáp ứng yêu cầu quản lý.
Năm là, sự tự chủ về mặt tài chính: Nhà trường là Cơ sở II hoạt động phụ thuộc vào trường Đại học Lao động – Xã hội (Hà Nội) do đó trường chưa hồn tồn tự chủ về mặt tài chính, vì vậy cũng ít nhiều làm ảnh hưởng đến việc tổ chức công tác KTQT tại đơn vị.
3.3. TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI (CSII)
63
3.3.1. Những nội dung KTQT thực hiện tại trường ĐH Lao động - Xã hội
(CSII)
Nội dung KTQT đề nghị thực hiện tại trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII) bao gồm: Dự toán ngân sách; Đánh giá trách nhiệm quản lý; Tổ chức kế tốn chi phí và phân tích biến động chi phí; Vân dụng kỹ thuật phân tích CVP để ra quyết định ngắn hạn.
3.3.1.1.Dự toán ngân sách
Các đơn vị sự nghiệp nói chung và trường học nói riêng thì cơng tác lập dự tốn ngồi việc để thực hiện theo u cầu của các cơ quan quản lý thì nó cịn có vai trị quan trọng trong việc hoạch định và kiểm sốt bởi vì thơng qua dự tốn nhà trường có thể:
- Xác định mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban, các khoa, bộ môn…kể cả từng cá nhân trong nhà trường để làm cơ sở đánh giá trách nhiệm.
- Thúc đẩy hoạt động của các phòng ban, các khoa, bộ môn… hướng đến việc thực hiện mục tiêu chung của nhà trường.
- Đối với các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, Ban lãnh đạo sẽ xem xét chỉ tiêu nào có thể thực hiện được và chỉ tiêu nào khó thực hiện được do các nguyên nhân khách quan để từ đó chuẩn bị trước các giải pháp khi tình huống đó xảy ra nhằm xử lý kịp thời để mang lại kết quả tối ưu nhất.
Hiện tại dự toán ngân sách tại trường được thực hiện theo mơ hình 1 lên 1 xuống. Cụ thể, cuối năm căn cứ vào tình hình thực hiện dự tốn năm trước và các thông tin do các bộ phận khác cung cấp, trưởng phịng kế tốn sẽ tiến hành lập dự tốn sau đó trình lên Ban Giám đốc xét duyệt. Ban Giám đốc sau khi kiểm tra, xem xét, đưa ra ý kiến đóng góp cho bảng dự toán, kế toán sẽ chỉnh sửa lại theo yêu cầu của Ban Giám đốc và Ban Giám đốc sẽ kiểm tra lại một lần nữa trước khi ký duyệt. Như vậy việc lập dự toán tại đơn vị khá đơn giản do đó tiết kiệm được thời gian, chi phí. Tuy nhiên vì dự tốn chỉ được thực hiện ở hai bộ phận đó là phịng kế tốn và Ban Giám đốc do đó khơng thu hút và tập trung được trí tuệ cũng như kinh nghiệm của các phịng ban khác nhau vào q trình lập dự tốn. Hơn nữa dự tốn được lập
bắt đầu từ phịng kế tốn do đó dễ dẫn đến xu hướng “làm cho xong” vì vậy khơng thể khai thác hết khả năng tiềm tàng của đơn vị. Chính vì vậy tác giả nhận thấy rằng hệ thống dự tốn tại trường cần được thực hiện như sau:
Mơ hình và trình tự lập dự tốn: mơ hình dự tốn đề nghị là mơ hình thơng tin 2
xuống 1 lên. Theo mơ hình này thì trước tiên Ban Giám đốc sẽ phân cơng nhiệm vụ lập dự tốn giao xuống cho các bộ phận trong đơn vị thực hiện. Các bộ phận được phân cơng sau khi lập dự tốn xong sẽ nộp tập trung về phòng Kế toán – tài vụ và Phịng này sẽ trình các bảng dự tốn lên Ban Giám đốc xét duyệt. Khi dự tốn đã được xét duyệt thì Ban Giám đốc sẽ chuyển giao xuống cho các bộ phận để triển khai thực hiện.
Ban Giám đốc
Phịng Kế tốn – Tài vụ
Các phịng
ban Các khoa Các tổ bộmơn
: Bước 1 : Bước 2 : Bước 3
Sơ đồ 3.1. Mơ hình lập dự tốn đề nghị tại trường ĐH Lao động-Xã hội (CSII)
Hệ thống các bảng dự toán đề nghị cần lập tại trường như sau:
Hiện tại Dự toán thu, chi tại trường được lập chung một bảng và các nội dung dự tốn thu, chi chưa cụ thể, rõ ràng. Vì vậy, tác giả đề nghị các khoản thu, chi nên được tách riêng ra cho từng bảng dự toán. Cụ thể như sau:
Dự toán thu hoạt động đào tạo chính quy, liên thơng: Căn cứ vào số lượng
65
thu đối với từng bậc, hệ đào tạo được quy định do Phịng Kế tốn – tài vụ cung cấp, Phịng đào tạo sẽ tiến hành lập dự tốn thu hoạt động đào tạo chính quy, liên thơng.
Dự tốn thu hoạt động đào tạo tại chức: Tương tư như Phòng đào tạo, Phòng
đào tạo tại chức cũng căn cứ vào số lượng HS-SV năm trước, số lượng HS-SV năm kế hoạch và mức thu học phí do nhà trường quy định sẽ tiến hành lập Bảng dự toán thu hoạt động đào tạo tại chức.
Dự tốn nguồn kinh phí: Bảng dự tốn này do Phịng kế tốn – tài vụ chịu trách
nhiệm lập. Căn cứ vào kinh phí được cấp và tình hình sử dụng kinh phí năm trước, căn cứ vào quy mô đào tạo của năm kế hoạch, Phịng kế tốn – tài vụ sẽ tiến hành Dự toán nguồn kinh phí.
Dự tốn thu nội trú ký túc xá: Căn cứ vào số lượng phòng ký túc xá, số lượng
HS-SV đang ở, số lượng HS-SV năm kế hoạch và đơn giá phòng ở do nhà trường quy định, Phịng quản trị thiết bị tiến hành lập Dự tốn thu nội trú ký túc xá.
Dự toán hướng dẫn chun đề, khóa luận tốt nghiệp: Dự tốn này được lập bởi 3
phịng, đó là: Phịng đào tạo, Phịng đào tạo tại chức kế và Phịng kế tốn - tài vụ. Trong đó Phịng đào tạo và Phòng đào tạo tại chức chịu trách nhiệm về dự tốn số lượng chun đề, khóa luận tốt nghiệp của năm kế hoạch, Phịng kế tốn - tài vụ căn cứ vào số liệu do 2 phòng này cung cấp sẽ tiến hành dự toán số tiền thu được.
Dự toán lương và các khoản thu nhập theo lương: Phòng TC-HC sẽ chịu trách
nhiệm dự toán về số lượng CBVC, số lao động hợp đồng khoán và dự kiến số lượng tăng, giảm trong năm kế hoạch. Trên cơ sở đó Phịng kế tốn – tài vụ sẽ tiến hành dự toán số lương và các khoản thu nhập theo lương phải trả cho CBVC, người lao động.
Dự tốn kinh phí sửa chữa tài sản, kinh phí mua sắm tài sản: Căn cứ vào tình
hình và nhu cầu sử dụng tài sản của đơn vị, phòng quản trị thiết bị sẽ lập dự toán cho năm kế hoạch.
Dự toán kinh phí sách thư viện, tạp chí: Bảng dự tốn này do Trung tâm thông
tin - thư viện lập căn cứ vào số lượng đầu sách hiện còn, số lượng HS-SV năm trước, số lượng HS-SV năm kế hoạch và danh mục, loại sách, tạp chí chuyên ngành
cần thiết cho GV, SV tham khảo do các khoa, bộ môn gửi về sẽ tiến hành lập dự toán cho năm tiếp theo.
Mẫu các Bảng dự toán trên được minh họa ở phụ lục 5
3.3.1.2.Đánh giá trách nhiệm quản lý
Hiện tại, việc đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận tại trường từ nội dung đánh giá, mức độ đánh giá, quy trình đánh giá cũng như các chỉ tiêu đánh giá được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên theo tác giả để việc đánh giá trách nhiệm quản lý được hồn thiện hơn nữa thì tác giả đề nghị như sau:
- Về phân chia CBVC để đánh giá trách nhiệm: Hiện tại nhà trường chia toàn thể CBVC thành 2 khối là khối Giảng viên và khối Cán bộ quản lý, phục vụ, tác giả đề nghị nên chia thêm khối thứ ba đó là khối Các trung tâm dịch vụ, khối này bao gồm trung tâm CNTT, trung tâm Ngoại ngữ, trung tâm In và dịch vụ học đường, trung tâm Đào tạo và Bồi dưỡng nghiệp vụ.
- Về tiêu chí đánh giá: Tác giả thống nhất với các tiêu chí hiện tại của nhà trường, tuy nhiên đối khối các trung tâm dịch vụ thì ngồi các tiêu chí đánh giá chung như khối Cán bộ quản lý, phục vụ thì nên thêm chỉ tiêu định lượng cụ thể như số lượng học viên, thu nhập, chi phí…Các chỉ tiêu này được thể hiện trong báo cáo tổng hợp của các trung tâm. Tùy thuộc vào chức năng hoạt động của các trung tâm mà sẽ có các chỉ tiêu định lượng phù hợp. Cụ thể:
+ Đối với trung tâm Ngoại ngữ, trung tâm CNTT, trung tâm Đào tạo và Bồi dưỡng nghiệp vụ thì nên thêm các chỉ tiêu định lượng như: số lượng học viên chiêu sinh được trong năm, số lớp học, số học phí thu được, số chi phí đã bỏ ra, số thu nhập còn lại.
+ Đối với trung tâm In và Dịch vụ học đường thì thêm chỉ tiêu về số thu dịch vụ, chi phí phát sinh, thu nhập cịn lại.
Ngồi số liệu của năm báo cáo thì các trung tâm này cịn phải nêu số liệu của năm trước để làm cơ sơ so sánh, phân tích, đánh giá.
Trong tất cả các chỉ tiêu đánh giá của ba khối này nếu chỉ tiêu nào mà cá nhân hoặc bộ phận đó chưa đạt được thì phải nêu rõ lý do vì sao chưa đạt