CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ TẬP ĐOÀN KINH TẾ NHÀ NƯỚC
3.1 Về thực tiễn áp dụng các quy định về mô hình pháp lý của Tập đồn
3.1.5.3 Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý điều hành
Một trong những quyền cơ bản của doanh nghiệp theo Điều 7 Luật Doanh nghiệp năm 2020 là quyền“chủ động ứng dụng khoa học và công nghệ để nâng cao hiệu quả
kinh doanh và khả năng cạnh tranh”. Đây là quyền cơ bản được kế thừa từ những văn
bản luật đầu tiên về doanh nghiệp nhưng đến những năm gần đây, quy định này mới được chú trọng và quan tâm nhiều hơn khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 ngày càng lan rộng ra các ngành, các lĩnh vực. TĐĐLQGVN là một trong những Tập đoàn tiên phong trong việc áp dụng cơng nghệ vào quản lý điều hành nói chung và quản lý các hoạt động chun mơn nói riêng như sau:
i) Áp dụng văn phòng điện tử để để quản lý văn bản và quản lý công việc hàng ngày:
Tại công ty mẹ EVN và các đơn vị thành viên đã và đang triển khai hệ thống văn phòng điện tử Digital Office (hay còn gọi là D-Office). Hệ thống D-Office đã hoàn
thiện 02 nghiệp vụ mức 1 và 06 nghiệp vụ mức 2, với 08 phân hệ và 62 chức năng chính. Trong đó, 02 nghiệp vụ mức 1 là các nghiệp vụ chính, bao gồm quản lý văn bản và quản lý công việc. Tại hệ thống D-Office, tất cả các văn bản đi và đến đã được số hóa và được quản lý thống nhất trên hệ thống. Hiện tại hệ thống đã tích hợp cơng nghệ bóc tách, nhận dạng dữ liệu OCR, tích hợp chữ ký số của các nhà cung cấp được cấp phép, đồng thời đã triển khai phiên bản mobile cho cơ quan Tập đồn.
Thơng qua hệ thống D-office, cán bộ nhân viên có thể trình văn bản cho Lãnh đạo Tập đồn để ký trực tiếp trên mơi trường điện tử bằng chữ ký số mà khơng cần trình ký bằng bản giấy. Việc ký số trên mơi trường điện tử hồn tồn tn thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử năm 2005 và đảm bảo giá trị về mặt pháp lý của các văn bản được phát hành. Sau khi văn bản được ký, văn bản sẽ được chuyển tới người nhận (hiện mới chỉ áp dụng cho các đơn vị thành viên Tập đoàn) hoàn tồn bằng mơi trường điện tử mà không phải gửi thư và gần như nhận được ngay lập tức thông qua môi trường mạng.
Hiện tại, hệ thống cịn tiếp tục nâng cấp tính năng kết nối trục liên thông văn bản tới các Bộ, ngành. Tức trước đây, Tập đoàn chỉ gửi được văn bản qua hệ thống văn phòng điện tử cho các đơn vị thành viên Tập đồn thì trong thời gian tới qua hệ thống D-Office có thể gửi trực tiếp các văn bản điện tử tới các Bộ, ngành thông qua kết nối trục liên thơng văn bản của UBQLVNN.
Tương tự, với tính năng giao việc thì lãnh đạo Tập đồn đồn có thể giao cơng việc trực tiếp qua hệ thống (gồm giao đầu mục cơng việc, thời hạn hồn thành, yêu cầu khi thực hiện (nếu có)). Với những cơng việc có thể xử lý trực tiếp qua hệ thống D- Office thì chun viên có thể bảo cáo và đính kèm kết quả là file điện tử trên hệ thống.
ii) Hệ thống Hội nghị truyền hình:
Hiện nay, Hệ thống Hội nghị truyền hình đã triển khai cho kết nối toàn Tập đoàn, đồng thời trong năm 2020 đã thực hiện nâng cấp Hệ thống Hội nghị truyền hình mới tại cơ quan Tập đoàn cho phép kết nối nhiều loại thiết bị đầu cuối, máy tính xách tay, máy tính bảng, thiết bị di động qua các cuộc gọi H.323, SIP, WebRTC chuẩn HD1080p. Mã hóa cuộc họp đảm bảo an ninh bảo mật thơng tin, có khả năng thực hiện họp thơng qua web, app trong môi trường internet. Trong năm 2020, thử nghiệm dịch
vụ họp trực tuyến qua Zoom và Microsoft Team đã đem lại kết quả tích cực, các hoạt động điều hành sản xuất không bị gián đoạn.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, thì khơng có quy định về phương thức bắt buộc khi triển khai cuộc họp nên Hội nghị truyền hình của EVN hồn tồn phù hợp và đảm bảo về giá trị mặt pháp lý. Hơn nữa, một số cuộc họp quan trọng cịn được ghi lại thơng tin lưu trữ và trích xuất dữ liệu để sử dụng trong tương lai (nếu có). Bên cạnh đó, Hội nghị truyền hình trực tuyến cịn vơ cũng hiệu quả khi tăng cường được số lượng thành viên họp qua các đầu cầu cũng như giảm chi phí di chuyển, cơ động đông trường hợp phải tổ chức các cuộc họp đột xuất.
iii) Cổng thông tin EVN Portal:
Hiện nay, công ty mẹ EVN đã số hóa 05 nghiệp vụ cấp 1 và 18 nghiệp vụ cấp 2 với 06 phân hệ và 24 chức năng chính, đáp ứng nhu cầu chia sẻ thơng tin cho các Ban Tập đồn, tích hợp và khai thác các báo cáo điện tử, tích hợp các tiện ích văn phịng, lịch công tác tuần, danh bạ, các chuyên trang chun thơng tin… Đặc biệt, tính năng lịch họp cho phép đăng tải các tài liệu cuộc họp để các thành viên tham dự nghiên cứu và có có sự chuẩn bị trước khi cuộc họp được diễn ra.
Ngồi ra, Cổng thơng tin EVN Portal rất hữu ích với tính năng tổng hợp báo cáo. Trước đây, khi các đơn vị báo cáo bản giấy thì cán bộ cấp trên phải tổng hợp lại số liệu một cách thủ công. Tuy nhiên, thông qua Cổng thông tin EVN Portal, hiện nay các số liệu báo cáo có thể tổng hợp hồn toàn tự động; giúp tiết kiệm về mặt thời gian và công sức.