IV. Thực trạng hoạt động của công tác thông tin trong văn phòng NHNo &
4. Tổ chức văn phòng khoa học:
Trong mỗi cơ quan đơn vị văn phòng là một bộ phận hoạt động nhằm giúp đỡ lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp tham mu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiển tra, đôn đốc, lại vừa tự tổ chứcquản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế , để văn phòng hoạt động đem lại hiệu quả, chất lợng cao thì cơ quan đơn vị phải tổ chức đ- ợc công tác văn phòng 1 cách khoa học. Việc tổ chức văn phòng khoa học sẽ tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị . Sự ra của 1 tổ chức phải phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố nh quuy mô, lĩnh vực hoạt động để có căn cứ xây dựng tổ chức…
đó.
- Trớc hết phải bố trí cán bộ nhân viên sao cho phù hợp với những yêu cầu đặt ra của 1 văn phòng , họ phải là những ngời có trình độ, coá khả năng đáp ứng đợc sự đòi hỏi của công việc, nhiệt tình sáng tạo.
Riêng với hoạt động thông tin trong văn phòng thì cán bộ làm công tác này càng cần phải có sợ tuyển chọn, đào tạo, bố trí cho hợp lý. Vì họ là nguồn cung
cấp thông tin và đa ra các phơng án lựa chọn cho lãnh đạo trong việc ra quyết định quản lý. Nhng trên thực tế thì cán bộ thông tin ở ngân hàng cha có điều kiện để phát huy hết khả năng của mình, ngân hàng cha chú trọng đến công tác này , công tác thông tin phục vụ lãnh đạo thờng do các bộ phận, phòng ban trực tiếp cung cấp thông qua văn phòng . Cho nên, cán bộ thông tin thờng xuyên phải làm các công việc không đúng với chuyên môn của mình.
Do vậy, yêu cầu đặt ra là lãnh đạo văn phòng ngân hàng cần phải bố trí công việc một cách hợp lý, khoa học. Có nh vậy mới phát huy hết khả năng của cán bộ nhân viên văn phòng .
- Một vấn đề nữa đặt ra là phải bố trí đợc hơi làm việc1 cách khoa học. Điều này sẽ giúp cho công việc văn phòng đợc thực hiện một cách linh hoạt. Văn phòng với những hoạt động của mình cũng phải đợc trang bị những thiết bị phục vụ cho công việcphải đợc bố trí một cách họp lý. Thực tế thì văn phòng ngân hàng còn đ- ợc xắp xếp cha hoàn toàn hợp lý văn phòng đợc chia làm 2 phòng và các bàn làm việcđợc xắp xếp quá gần tạo sự khó khăn khi đi lại, máy điện thoại phục vụ văn phòng cha đầy đủ nên vấn đề liên lạc phổ biến thông tin với các phòng ban còn mất nhiều thời gian.
Nếu bố trí đợc 1 văn phòng khoa học thì sẽ mang lại rất nhiều lợi ích nh: giảm đợc thời gian cần thiết để thực hiện công việc, duy trì chất lợng công việc, tiết kiệm khi tiến hành công việc, tăng cờng tinh thần làm việc vì một sơ đồ bôd trí hợp lý có thể giúp thiết lập những nhóm làm việc gần gũi, phát triển khả năng làm việc cùng nhau tốt, tạo ra không khí làm việc vui vẻ mang lại hiệu quả cao cho công việc.
- Điều kiện làm việc: trong cơ quan hiệu quả công việc cũng bị ảnh hởng bởi các yếu tố về môi trờng tự nhiên nh không khí, màu sắc cảnh quan, tiếng động, ánh sáng, độ ẩm…
+ Nhiệt độ, độ ẩm: nớc ta nằm trong khu vực nhiệt đới, khí hậu nóng ẩm. Con ngời sống và làm việc cần có sự cân bằng nhiệt độ, độ ẩm với môi trờng bên ngoài. Nhiệt đọ, đọ ẩm quá cao hoặc quá thấp sẽ làm ảnh hởng đến sức khoẻ của con ngơì do đó sẽ ảnh hởng đến kết quả của công việc. Do vậy, để điều chỉnh nhiệt đọ , độ ẩm trong phòng làm việc cần thiết phải xây dựng và lắp đặt các trang thiết bị điều hoà nhiệt độ, dùng quạt, các thiết bị thông gió. Ngoài ra nên cắm thêm hoa tơi, đặt các chậu cây cảnh trong phòng vừa đáp ứng đợc nhu cầu thẩm mỹ, vừa là yếu tố quan trọng góp phần điều hoà không khivà độ ẩm trong phòng một cách hữu hiệu
+ ánh sáng: là điều kiện giúp cơ quan thị giác đủ khả năng hoạt động, nhận biết một cách bình thờng. Nếu ánh sáng quá yếu hoặc quá mạnh rất ảnh hởng đến thị giác do mắt phải điều tiết. Bố trí, cung cấp cho phòng làm việc đủ ánh sáng thích hợp sẽ tạo cho chúng ta thấy thoải mái và khônglàm suy giảm sức khoẻ.
+ Màu sắc: màu sắc phòng làm việc cũng có tác động không nhỏ đến hoạt động và hiệu quả của quá trình làm việc. Việc bố trí nội thất phòng làm việc một cách thích hợp, hài hoà không những làm tăng vẻ đẹp của căn phòng mà còn góp phần làm cho con ngời thoải mái, dễ chịu, giảm bớt sự mệt mỏi.
Nh vậy, việc tổ chức văn phòng khoa học là vấn đề rất quan trọng, nó quyết định phần nào đến kết quả hoạt động của cơ quan . Nó sẽ tạo cho con ngời trong văn phòng một cảm giác thoải mái, tiện nghi, hng phấn, sáng tạo hơn trong công việc, làm cho công việc đợc thực hiện theo một tuần tự nhất định, thuận lợi trong việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc của ngời lãnh đạo.
Mục lục
Lời nói đầu...1 ...2
CHƯƠNG I...2
cơ sở lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt động văn phòng...2
I. Lý luận chung về công tác thông tin trong văn phòng...2
1. Khái niệm, vai trò của công tác thông tin...2
2. Hệ thống thông tin...3
3. Phân loại thông tin...4
3.1. Phân loại thông tin theo kênh tiếp nhận...5
3.2. Phân loại thông tin theo tính chất, đặc điểm sử dụng ...5
3.3. Phân loại thông tin theo lĩnh vực hoạt động ...5
3.4. Phân loại thông tin theo thời gian...6
4. Tổ chức công tác thông tin...7
4.1. Yêu cầu tổ chức công tác thông tin...7
4.2. Nhiệm vụ công tác thông tin của văn phòng:...8
5. Quy trình hoạt động của công tác thông tin...9
Chơng II...1
Thực trạng công tác thông tin tại văn phòng NGÂN HàNG NÔNg NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội ...1
A. Khái quát chung về NGÂN HàNG NÔNG NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội...1
I. Vài nét về quá trình hình thành của NGÂN HàNG NÔNH NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội...1
II. Cơ cấu tổ chức ...2
III. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban...3
1. Giám đốc...3 2. Phó giám đốc...3 3. Nhiệm vụ các phòng ban...4 3.1. Phòng kế toán...4 3.2. Phòng kiểm soát...4 3.3. Phòng kinh doanh ...4 3.4. Phòng kế hoạch...4
3.5. Phòng thanh toán quốc tế...5
3.6. Phòng tổ chức cán bộ - Đào tạo...5
3.7. Phòng vi tính...5
3.8. Phòng Hành chính...5
IV. Kết quả hoạt động của NHNo & PTNT Hà Nội trong năm 2002 và phơng
hớng nhiệm vụ năm 2003...6
1. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2002...6
2. Mục tiêu định hớng kinh doanh năm 2003...8
B. Tổ chức hoạt động thông tin của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội ...9
I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội...9
1. Chức năng...10
2. Nhiệm vụ ...10
II. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội...11
III. Vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác thông tin của NHNo & PTNT Hà Nội ...16
IV. Thực trạng hoạt động của công tác thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội...16
1. Sơ đồ hệ thống thông tin của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội...23
Sơ đồ hệ thống thông tin của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội...23
2. Hiệu quả hoạt động của công tác thông tin ở văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội...24
Chơng III...28
Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ...28
thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội...28
1. Hoàn thiện thể chế về hoạt động thông tin :...29
2. Hiện đại hoá công tác thông tin:...30
3. Đào tạo, bồi dỡng cán bộ, nhân viên:...33
4. Tổ chức văn phòng khoa học:...35