5. Dỡ hàng và giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu.
6.3.2.1.5.1.2Nhận hàng nhập khẩu:
Sau khi hoàn thành thủ tục Hải quan để nhập khẩu lô hàng, phòng vận tải của Công ty nhận đươc yêu cầu đi lấy hàng từ người giao nhận. Cán bộ điều độ phương tiện bố trí, sắp xếp phương tiện, tổ chức quá trình vận chuyển điều xe từ Công ty đến cảng Hải Phòng/Cảng Cái Lân lấy hàng.
Để cảng có thể dỡ hàng từ tàu thì 1 ngày (24h) trước khi tàu đến Cảng, đại diện của Công ty tại Cảng Hải Phòng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng với lệnh giao hàng của đại lý hãng tàu đến văn phòng quản lý tàu tại Cảng để xác nhận lệnh giao hàng D/O.
Trong quá trình nhận hàng thì đại diện giao nhận hàng của Công ty tại Cảng Hải Phòng cùng với cán bộ Cảng phải lập một số chứng từ với tàu như: Biên bản dỡ hàng, thư dự kháng, biên bản giao nhận container, biên bản giám định, giấy chứng nhận hàng thiếu… các biên bản này phải lập đúng thời gian qui định mới có thể khiếu nại các bên liên quan đòi bồi thường tổn thất.
Khách hàng lớn nhất của Công ty là Công ty Ford Việt Nam yêu cầu vận chuyển linh kiện ô tô, các dịch vụ về lưu kho bãi và hoàn thành thủ tục Hải quan giao hàng theo yêu cầu. Hàng Công ty giao nhận kho vận Hải Dương vận chuyển bao gồm nhiều loại hàng chủ yếu:
- Hàng linh kiện ô tô: Là mặt hàng rời, thuộc nhóm bảo quản trong kho. Đối với
mặt hàng này có tính chất dễ cháy, dễ vỡ, dễ bị hỏng khi tiếp xúc với ánh sáng
nhiều. Vì vậy bảo quản mặt hàng này cần nghiêm ngặt tôn theo các quy định, cận thận tuyết đối trong quá trình vận chuyển và lưu kho.
- Hàng vật liệu xây dựng: gạch ốp lát, kính chịu lực, thiết bị vệ sinh, hệ thống điện nước, điều hòa, máy móc…
-Hàng khác: bông, hành lý cá nhân, khung xe buýt…
Nhiều loại hàng khác nhau, trọng lượng và kích thước cũng khác nhau, yêu cầu đóng gói, bọc lót, chèn cẩn thận. Xếp theo yêu cầu của khách hàng vào từng Lot (1 Lot gồm 20 bộ linh kiện để sản xuất ra 20 chiếc ô tô – đối với khách hàng Ford) trong container, xếp xa nguồn nhiệt, bụi bặm, ẩm thấp, khi vận chuyển tránh va đập mạnh… Việc phân tích tính chất hàng hóa để biết được tính chất của từng loại hàng, từ đó giúp cho Công ty dễ dàng hơn trong quá trình vận chuyển, đảm bảo an toàn cho hàng hóa, giữ uy tín đối với khách hàng. Tùy vào yêu cầu khách hàng mà Công ty bố trí lưu kho hay giao thẳng hàng sau khi nhận từ tàu. Nhưng ở Công ty giao nhận kho vận Hải Dương thì làm tất cả các yêu cầu giao nhận chỉ có khách hàng Ford Việt Nam, còn với khách hàng khác chỉ là vận chuyển container từ Cảng Hải Phòng/Cảng Cái Lân về nơi khách hàng yêu cầu mà không có các thủ tục về làm tờ khai Hải quan, không lưu kho, lưu bãi tại Cảng nội địa.
Khi nhận hàng từ tàu, nếu cán bộ của Công ty bằng kinh nghiệm của mình phát hiện tình trạng bên ngoài của Container không tốt (container bị móp méo, thủng) có thể gây ảnh hưởng đến hàng hóa bên trong Container, lúc đó đại diện của Công ty tại Cảng Hải Phòng phải lập biên bản xác định tình trạng bên ngoài không tốt của container (hoặc container bị hư hỏng) và mời đại diện hãng tàu, chủ tàu, đại diện cảng ký xác nhận. Sau đó xếp container lên xe của Công ty đưa về cảng nội địa và tiến hành rút hàng đưa vào kho và cần xin đơn chuyển cửa khẩu của cơ quan Hải quan Hải Phòng để đưa về Công ty mời Hải quan Hải Dương kiểm hóa.
Khi đưa Container về đến cảng nội địa thì cán bộ giao nhận của Công ty phải mời nhân viên Hải quan đến để giám sát quá trình dỡ hàng kiểm tra số seal, số container và kiểm hoá hàng hoá nếu là hàng kiểm. Thông thường hàng hoá được rút ra khỏi Container tại Cảng nội địa hay tại kho của Công ty (theo B/L) do vậy đại diện Hải quan sẽ đến Cảng để giám sát quá trình dỡ hàng. Kết thúc quá trình kiểm hoá, nhân viên Hải quan sẽ hoàn thành các thông tin ở mặt sau của tờ khai Hải quan hàng NK như: kết quả kiểm hoá... Nếu hàng
hoá thừa hay thiếu so với tờ khai thì cán bộ giao nhận của Công ty phải lập biên bản hàng thừa thiếu. Nếu hàng thừa, số hàng thừa phải được làm đầy đủ mọi thủ tục Hải quan như một lần NK, tính lại thuế cho lô hàng, khi đó công chức Hải quan sẽ tính lại thuế cho lô hàng và điền đầy đủ vào mục “phần tính lại thuế của cơ quan Hải quan” (từ
mục 32 đến mục 36). Sau đó nhân viên Hải quan sẽ đóng dấu xác nhận “chứng thực xuất nhập” (mục 38) và thông quan cho hàng NK.
Nếu khách hàng yêu cầu giao hàng thì Công ty sẽ tiến hành bố trí xe container giao cho khách hàng, còn nếu yêu cầu lưu kho thì sẽ tiến hành rút hàng và lưu kho hàng hóa. Khi tiến hành rút hàng cần có lái xe, đại diện khách hàng tại Công ty, nhân viên Hải quan nếu hàng phải kiểm hóa, bảo vệ của Công ty và thủ kho.