I. NỘI DUNG THỰC TẬP
3. Công tác tổ chức kho và bảo quản vốn tài liệu 1 Công tác tổ chức kho
3.1. Công tác tổ chức kho
Tổ chức kho sách có tính khoa học và phù hợp là “cái gốc” để thư viện có thể phục vụ bạn đọc đạt hiểu quả tốt. Do đó phải xác định đúng, đủ ý nghĩa và tác dụng của việc tổ chức kho sách để có thể tổ chức tốt kho.
Phòng TL - TV Đài TNVN cũng yêu cầu sắp xếp kho hợp lý, tiện lợi cho việc sử dụng, nhằm giảm nhẹ thời gian, công sức của cán bộ thư viện (hoặc của bạn đọc) khi tìm, lấy sách, nhằm đáp ứng thỏa mãn yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng, chính xác.
Ngoài ra yêu cầu đặc biệt quan trọng đối với việc sắp xếp, tổ chức kho ở Phòng TL - TV Đài TNVN là sự tiết kiệm diện tích kho, giá sách (diện tích Thư viện nhỏ, hẹp, giá sách còn hạn chế).
Ở Phòng TL - TV Đài TNVN, hiện tại vốn tài liệu chủ yếu săp xếp theo số đăng ký cá biệt. Bên cạnh đó còn sắp xếp theo khổ kết hợp với số đăng ký cá biệt; môn loại tri thức kết hợp với chữ cái tên sách. Vì thế, hệ thống kho tài liệu tại Phòng TL - TV Đài TNVN cũng được tổ chức tương ứng với những cách sắp xếp trên và phù hợp với đặc điểm vốn tài liệu của Thư viện.
Hiện nay, phòng TL - TV Đài TNVN đang trong quá trình tin học hóa, ứng dụng phần mềm thư viện WEBLIBVN 2.0 đầu năm 2011, tủ mục lục đã ngừng sử dụng năm 2010. Các kho cũng được sắp xếp và tổ chức lại. Vì vậy, hiện nay việc phục vụ tại kho đóng không thông qua tủ mục lục hay tra cứu
bằng máy mà bạn đọc thể hiện yêu cầu trực tiếp hoặc qua phiếu yêu cầu để cán bộ thư viện lấy sách phục vụ bạn đọc.
Để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho bạn đọc nên bạn đọc có thể đọc tài liệu tại chỗ hoặc mượn về nhà, tài liệu sẽ được kiểm soát qua số mượn của Thư viện.
Nhìn chung, phòng TL - TV Đài TNVN đang dần hoàn thiện việc tổ chức kho cũng như phương pháp phục vụ để có thể đáp ứng nhu cầu của bạn đọc một cách tốt nhất.
3.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu
Bảo quản tài liệu thư viện là một khâu công tác trong hoạt động nghiệp vụ cuả thư viện nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu, phục vụ tốt cho việc nghiên cứu, tìm hiểu một cách toàn diện và lâu dài.
Công tác bảo quản tài liệu tại Phòng TL - TV Đài TNVN mặc dù đã được chú trọng, song cùng với thời gian và dưới nhiều tác dộng khác nhau mà tài liệu Phòng TL - TV Đài TNVN đang bị hủy hoại, làm giảm giá trị, có nhiều sách bị rách nát hư hỏng, tài liệu cũ bị ố vàng, mốc, mất độ bền dai, bị mối mọt.
- Nguyên nhân tình trạng sách bị ,hủy hoại, kém chất lượng
* Tác động của thiên nhiên, môi trường
Phòng TL - TV Đài TNVN các yếu tố về thiên nhiên môi trường tác động đến tài liệu của Thư viện chủ yếu là: độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng.
* Nguyên nhân sinh vật
Như nhiều thư viện khác, Phòng TL - TV Đài TNVN cũng không thể tránh khỏi tác nhân gây hư hại là các loại nấm mốc, côn trùng và động vật.
Trong đợt thanh lý tài liệu vào tháng 03/2011 phòng TL - TV đã phải thanh lý hơn 120 tài liệu do bị côn trùng phá hủy không thể phục chế.
* Tác động của con người
Việc xây dựng và chuyển trụ sở và kho sách đến cơ sở mới của phòng TL - TV dẫn đến tình trạng tài liệu bị rách nát và thất lạc khá nhiều. Do diện tích thư viện nhỏ, các phòng không đủ nên các hoạt động kỹ thuật nghiệp vụ, họp hành và nhiều hoạt động khác thường diến ra ở cơ sở chính và cũng là kho chính là kho mở của thư viện. Vì vậy việc kiểm soát cũng như bảo quản khó hơn.
Mặt khác, việc thiếu diện tích và các kho phải phân bố rái rác không tập trung cũng gây cản trở cho việc bảo quản, vệ sinh bảo quản thường xuyên
- Thực trạng công tác bảo quản tài liệu Phòng TL - TV Đài TNVN
Phòng TL - TV là một bộ phận rất nhỏ trong hàng trăm phòng ban của Đài TNVN. Việc xây dựng trụ sở dựa trên thiết kế phục vụ cho hoạt động chung của Đài.
Trước đây Phòng TL - TV là phòng họp quốc tế, sau được chuyển sang làm phòng TL - TV. Vì vậy, Phòng cũng chưa được xây dựng một cách hợp lý chuẩn mực một Thư viện nói chung. Tuy nhiên, để khắc phục những khó khăn cán bộ trong phòng đã có những biện pháp cụ thể phù hợp.
Để tránh sự tác động của ánh sáng mặt trời, phòng đã thiết kế rèm che chắn nắng bằng vải và bằng nhựa dẻo. Trong phòng có lắp đặt điều hòa để điều chỉnh nhiệt độ phù hợp, các quạt được sử dụng để tạo sự lưu thông không khí, giảm độ ẩm. Trong các kho luôn có sẵn các loại khăn, chổi, cây lau sàn để vệ sinh kho sách và lau chùi thấm nước trong mùa mưa. Trong kho sach bố trí lắp đặt các đèn huỳnh quang với ánh sáng phù hợp với tài liệu.
Đối với bạn đọc phòng cũng đưa ra các hình phạt như bồi thường gấp 5 lần giá trị tài liệu nếu làm mất hoặc hư hỏng nặng, đồng thời nhắc nhở bạn đọc ý thức giừ gìn tài liệu.
Gần thư viện có bố trí còi báo động và bình chữa cháy để phòng tránh hỏa hoạn.
Thư viện cũng đã trang bị các loại giá bằng nhựa, gỗ và nhôm phù hợp với việc sắp xếp và lưu trữ tài liệu.
Đối với báo thì do diện tích kho có hạn nên chỉ có 2 loại, báo được lưu giữ trong thời hạn lâu dài và được đóng bìa là báo nhân dân và báo Đài TNVN. Các loại báo, tạp chí còn lại được buộc theo từng tháng và lưu giữ trong 6 tháng.
Đối với các tài liệu bị hư hỏng nhẹ, cũ, rách được phục chế lại như: đóng sách, dán bìa, lau chùi bụi và ẩm mốc, làm kho các tài liệu bị ẩm ướt.
