Hậu cần bao gồm các hoạt động liên quan tới quá trình vận động và lưu kho của nguyên liệu đầu vào vào trong, đi qua và đi ra khỏi doanh nghiệp, thâm nhập vào các kênh phân phối trước khi đi đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Toyota đã nghiên cứu chi tiết tất cả các bước trong hoạt động hậu cần để cĩ thể phối hợp cùng với hoạt động sản xuất để đáp ứng hai mục tiêu cơ bản đĩ là giảm chi phí của việc tạo ra giá trị và tăng thêm giá trị bằng cách đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn.
Khi hàng hĩa sắp được lưu kho thì hệ thống quản trị nhà kho của Toyota (Toyota warehouse management systems) sẽ đánh dấu vị trí lưu kho cho hàng hĩa đĩ
và khi mỗi đơn vị hàng hĩa được giao đến kho lưu trữ của nĩ thì hệ thống sẽ thơng báo vị trí lưu
kho đã được định sẵn cho hàng hĩa đĩ. Hệ thống này giúp giảm đi lượng thời gian đáng kể khi di chuyển các nguyên vật liệu đến khu vực sản xuất, tránh tình trạng bị lạc mất hoặc bị mất cắp hàng hĩa. Tồn bộ hệ thống trên được làm bằng máy tính với độ chính xác cao tránh gây nhầm lẫn trong q trình lấy hàng hĩa cũng như cĩ khả năng lưu trữ thơng tin trong một khoảng thời gian dài.
Hệ thống quản trị nhà kho của Toyota nhận đơn đặt hàng và sẽ sắp xếp lịch trình cho những hoạt động bốc dỡ hàng. Các cơng nhân trên những xe tải chuyên chở sẽ được trang bị với máy điện tốn cơng nghệ RFDC (Radio frequency data communication) mà đã được kết nối trực tiếp với vị trí của hàng trong kho. Những hàng được dỡ đi sẽ được scan qua để hệ thống WMS cĩ thể kiểm tra chính xác số lượng hàng và cập nhật dữ liệu tồn kho. Máy điện tốn cơng nghệ RFDC là cơng nghệ hàng đầu hiện nay, cĩ khả năng xác định chính xác hàng hĩa với nhà máy cĩ sức chứa hơn 90000km². Những khu vực sử dụng để lưu kho của Toyota thường cĩ cĩ diện tích lớn và rất khĩ để xác định chính xác hàng hĩa cần lấy, vì vậy việc áp dụng cơng nghệ điện tốn này là một trong những giải pháp nhanh nhất để việc bốc dỡ, di chuyển hàng hĩa đến nơi sản xuất nhanh nhất.
Sau khi xe được sản xuất xong, chúng được đặt ở sân điều phối (marshaling yard). Những chiếc xe nào cần lắp đặt phụ tùng thì được chuyển đến khu vực lắp phụ tùng (accessory staging area), quá trình lắp ráp các phụ tùng ở sân điều phối mất từ một đến ba ngày, sau khi hồn thành chúng được bố trí ở khu vực sắp xếp để giao hàng bằng xe lửa hoặc bằng xe tải. Những chiếc khơng cần lắp đặt phụ tùng thì chuyển thẳng tới khu vực để vận chuyển bằng xe lửa hoặc khu vực vận chuyển bằng xe tải. Dưới đây là mơ hình sân điều phối của Toyota.
Đối với việc vận chuyển bằng đường sắt, Toyota cĩ trách nhiệm bốc xe lên toa hàng. Toa chở hàng cĩ 2 loại: toa hai tầng và toa ba tầng; toa hai tầng để vận chuyển các loại xe cĩ chiều cao cơ sở hơn các loại khác, ví dụ như các dịng SUV; toa ba tầng dùng để vận chuyển các loại xe nhỏ hơn, hầu hết là loại 4 chỗ.
Đối với việc vận chuyển bằng xe tải, xe được xếp lên xe tải và vận chuyển thẳng các đại lý ở gần nhà máy, cách khoảng hai đến ba ngày đường. Toyota cung cấp cho đối tác vận tải bằng xe tải dự báo lượng xe giao hàng tuần đến các đại lý, thơng tin đĩ cĩ thể giúp các cơng ty vận tải lên kế hoạch vận hành để đảm bảo cung cấp đầy đủ lượng xe và lái xe. Trong hợp đồng ký với các đối tác chuyên chở bằng xe tải, Toyota cĩ quy định thời gian giao hàng đúng giờ, từ khi xe được phân loại ở sân sắp xếp cho đến khi tới đại lý là 48 tiếng.
Việc linh hoạt trong điều phối các phương tiện vận tải này giúp Toyota cĩ được lợi thế về mặt thời gian và tiết kiệm được chi phí phát sinh về mặt nhiên liệu hay nhân lực. Quá trình thiết kế và sản xuất cũng cĩ những ảnh hưởng tiêu cực nhất định đến việc vận hành chuỗi cung ứng và chi phí bởi một chiếc xe cĩ khối lượng càng lớn thì số lượng xe được vận chuyển sẽ càng ít.
Trong q trình nhận xe và lưu kho, các đại lý tính tốn lượng xe sẽ được lên kế hoạch sản xuất, thực trạng kho hàng của mình để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất. Từ khi khách hàng đặt mua xe cho đến khi nhận xe sẽ phải mất một lượng thời gian khác nhau tùy thuộc vào tính sẵn cĩ của hàng hĩa theo quy cách mà người mua
● Lựa chọn 1: Mua ngay tại đại lý, sẵn hàng
● Lựa chọn 2: Mua ở đại lý nhưng phải chờ hàng lấy từ đại lý khác
● Lựa chọn 3: Đặt hàng theo yêu cầu với một phần các bộ phận lắp ráp cĩ sẵn ● Lựa chọn 4: Đặt hàng theo yêu cầu mới tồn bộ
CHƯƠNG III - ĐÁNH GIÁ ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT VÀ HẬU CẦN CỦA TOYOTA