Chú thích: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
2.2.1.3. Trình tự hạch tốn.
- Đối với các nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt: Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền, kế toán tổng hợp sẽ lập phiếu thu trình giám đốc, kế tốn trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền. Sau đó kế tóan sẽ tiến hành định khoản và cập nhật số liệu vào sổ Nhật ký chung và đính kèm các chứng từ gốc liên quan. Khi đó kế tốn ghi:
Nợ TK 111: Số tiền nhập quỹ.
Có TK 112(1): Rút TGNH về nhập quỹ. Có TK 141: Thanh tốn tiền tạm ứng. Có TK 511: Doanh thu.
Có TK 131: Phải thu khách hàng. .................
Ví dụ: Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng tiền mặt 2017
(1). Ngày 7/1,Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Sản xuất Vinh Phúc mua hàng số tiền là 20.340.000đ VAT 2.034.000. đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000873 định khoản như sau (phụ lục 1)
Nợ TK 111: 22.374.000. Có TK 511: 20.340.000. Có TK 333(1): 2.034.000.
(2). Ngày 26/1, Công ty TNHH DUY PHƯƠNG ĐỖ mua Camera HAC HDW 1100MP với số tiền là 3.160.000đ, VAT 316.000đ, đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000648 định khoản như sau: (phụ lục 4)
Nợ TK 111: 3.476.000. Có TK 511: 3.160.000. Có TK 333(1): 316.000.
- Căn cứ phiếu thu số 0017 ngày 4/1 thu tiền bán hàng của TERA theo HĐ 143(phụ
lục 1)
Nợ TK 111: 13.256.100
Có TK 131: 13.256.100
- Căn cứ phiếu thu số 0015 ngày 5/1 thu tiền bán hàng của EFAST theo HĐ 144 là 5.592.400(phụ lục 1)
Nợ TK 111: 5.592.400
Có TK 131: 5.592.400
- Đối với các nghiệp vụ chi tiền mặt: Khi nhận được các văn bản đề nghị chi trả, lệnh chi, giấy đề nghị tạm ứng... kế toán tổng hợp sẽ viết phiếu chi chuyển cho cấp trên có liên quan ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ. Sau khi thủ quỹ đã chi tiền và người nhận tiền đã ký nhận, kế toán sẽ tiến hành định khoản và ghi phản ánh vào sổ Nhật ký chung. Khi đó kế tốn ghi:
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Nợ TK 331: Phải trả người bán. Nợ TK 334: Trả lương cho nhân viên.
Nợ TK 141: Chi tạm ứng. Nợ TK 211: Mua TSCĐ.
Nợ TK 642: Chi phí kinh doanh. ........
Có TK 111: Tiền mặt.
Ví dụ: Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh giảm quỹ TM năm 2017
- Căn cứ phiếu chi số 0045 ngày 4/1 chi tiền mua hàng cho công ty Bảo Anh theo HĐ 302(phụ lục 1)
Nợ TK 331: 18.154.125
Có TK 111: 18.154.125
- Căn cứ phiếu chi số 0072 ngày 6/1 về việc chi tiền mua hàng cho cơng ty CP Nhà An Tồn theo HĐ 64 (phụ lục 1)
Nợ TK 331: 1.800.000
Có TK 111: 1.800.000
- Phiếu chi số chứng từ 0078 ngày 6/1 chi tiền mua hàng cho công ty Minh Thành theo HĐ 820(phụ lục 1)
Nợ TK 331: 2.300.000
Có TK 111: 2.300.000
- Ngày 12/1, thanh toán tiền cước dịch vụ viễn thông tháng 9/2016, số tiền 396.000đ( trong đó VAT 10%) Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu chi số 1210, kế toán định khoản và ghi sổ như sau:( phụ luc 4)
Nợ TK 6422: 360.000 Nợ TK 1331: 36.000
Có TK 111: 396.000.
2.2.1.4. Sổ kế toán áp dụng.
- Sổ quỹ tiền mặt: Phản ánh tình hình số tiền mặt tại quỹ tăng giảm và số tiền tồn cuối mỗi ngày.
- Ngoài sổ quỹ TM, kế tốn cịn mở thêm Sổ chi tiết quỹ tiền mặt: theo dõi chi tiết loại quỹ là tiền Việt Nam, tương tự sổ quỹ tiền mặt nhưng có thêm cột TK đối ứng
để định khoản nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bên Nợ, bên Có TK 111 – Tiền mặt, Nhật ký thu, Nhật ký chi tiền mặt để theo dõi riêng từng khoản thu, chi.
- Cuối tháng kế toán mở sổ Cái TK 111.
2.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng.
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng.
- Giấy báo Có: Phản ánh số tiền trong tài khoản TGNH của công ty tăng lên. Chứng từ này do Ngân hàng lập và gửi về cho doanh nghiệp.
- Giấy báo Nợ: Phản ánh số tiền trong TK TGNH của công ty giảm. Chứng từ này do Ngân hàng lập và gửi về cho doanh nghiệp.
- Ủy nhiệm chi: do kế toán tổng hợp lập để đến Ngân hàng yêu cầu Ngân hàng chuyển số tiền trong tài khoản của cơng ty để thanh tốn các khoản nợ. Ủy nhiệm chi phải có đầy đủ chữ ký của kế tốn trưởng, giám đốc và được đóng dấu đầy đủ.
Ngồi ra Ngân hàng còn gửi cho doanh nghiệp Sổ phụ: phản ánh tổng hợp tất cả các nghiệp vụ tăng, giảm số tiền trong tài khoản TGNH của cơng ty.
2.2.2.2. Trình tự ghi sổ.
Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới gửi và rút tiền ngân hàng trên cơ sở các chứng từ: GBN, GBC, UNT, UNC kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ Sổ Nhật ký chung phản ánh vào sổ cái TK 112.
Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung kế toán cũng phản ánh vào Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.
Theo yêu cầu, cuối kỳ kế toán cộng số liệu trên sổ cái TK 112 và lập Bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi ngân hàng để lập Báo Cáo Tài Chính.