6. Kết cấu của luận văn
3.2. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SẢN
TẠI CÔNG TY TNHH MEGASTAR E&C.
3.2.1. Hoàn thiện quy trình quản lý chất lượng, xác định rõ nhiệm vụ và trách
nhiệm của mọi thành viên trong công tác đảm bảo, kiểm soát chất lượng.
a. Mục đích:
Trong nhiều năm nay, công ty đã cố gắng củng cố và hoàn thiện công tác quản lý chất lượng sản phẩm của mình. Mặc dù có nhiều quyết tâm và biện pháp sử dụng để không ngừng nâng cao chất lượng nhưng thực tế hiện nay vẫn chưa đáp ứng được tết những yêu cầu của khách hàng. Công tác quản lý chất lượng sản phẩm vẫn còn nhiều thiếu sót như đã trình bày ở phần 2.2.2. Cách quản lý chất lượng ít nhiều còn mang tư tưởng cũ - đó là đồng nghĩa quản lý chất lượng với việc kiểm tra chất lượng, coi việc kiểm tra chất lượng là công cụ chủ yếu của việc nâng cao chất lượng sản phẩm. Do vậy mà công tác quản lý chất lượng chỉ tập trung vào công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm, chưa có tác động đến các khâu khác nên hiệu quả mang lại chưa cao. Sự am hiểu về các chính sách chất lượng của cán bộ công nhân viên nói chung cũng như cán bộ quản lý và cán bộ kỹ thuật nói riêng chưa thật sự sâu sắc và đầy đủ. Bên cạnh đó, do thiếu các phương tiện thông tin nên còn xảy ra tình trạng thiếu thông tin trong cán bộ quản lý. Các chính sách về quản lý chất
lượng cũng chưa thật hoàn chỉnh. Các biện pháp để nâng cao tay nghề công nhân, các chế độ khuyến khích nâng cao chất lượng đối với công nhân sản xuất trực tiếp chưa được tổ chức một đồng bộ và liên tục.
Bản thân người lao động và một số cán bộ quản lý chưa nhận thức đúng đắn rằng chất lượng sản phẩm là trách nhiệm và quyền lợi của mình. Để đảm bảo công tác quản lý chất lượng có hiệu quả mọi người trong công ty phải thay đổi quan niệm về quản lý chất lượng.
b. Nội dung thực hiện:
Chất lượng là vấn đề hết sức quan trọng, không thể phó mặc cho các nhân viên kiểm tra chất lượng. Không thể đạt được chất lượng nếu khoán trắng công việc này cho các nhân viên bộ phận KCS. Tăng thêm nhân viên kiểm tra chất lượng, làm cho các tiêu chuẩn trở nên chặt chẽ hơn, xây dựng các đội chỉnh lý sửa chữa và làm lại...sẽ không nâng cao được chất lượng. Quản lý chất lượng không phải thuần tuý là chuyển trách nhiệm về kiểm tra chất lượng sản phẩm từ khách hàng sang người sản xuất. Ngày nay, người tiêu dùng coi trọng giá trị của chất lượng hơn là lòng trung thành đối với những nhà sản xuất trong nước và giá cả không còn là nhân tố chủ yếu trong sự lựa chọn của người tiêu dùng. Chất lượng đã thay thế giá cả. Quản lý chất lượng nhằm cải tiến tính hiệu quả và linh hoạt của toàn bộ cơ sở kinh doanh. Muốn một tổ chức thực sự có hiệu quả, mọi bộ phận của tổ chức đó cần phải kết hợp tết trong công việc, phải nhận thức rằng mọi người và mọi hoạt động đều ảnh hưởng đến người và hoạt động khác, chịu sự tác động của người và hoạt động khác. Để nâng cao tính hiệu quả và hiệu lực của quản lý chất lượng, toàn bộ Công ty bao gồm Ban giám đốc, các cán bộ quản lý phải có thái độ nghiêm chỉnh đối với chất lượng. Các cán bố quản lý trung gian liên tục giải thích cho cấp dưới và đảm bảo làm cho sự cam kết của bản thân họ được truyền đạt đến cấp dưới. Các cán bộ quản lý trung gian còn phải đảm bảo rằng những cố gắng và những thành tích của cấp dưới được lưu ý, công nhận và thưởng một cách đích đáng. Yêu cầu cao hơn là một thái độ tư tưởng dựa trên lòng tự hào về công việc của mình và đòi hỏi phải có sự cam kết toàn bộ từ cấp cao nhất và tiếp đó mọi cán bộ nhân viên
ở mọi cấp và trong mọi phòng, ban cần phải thấm nhuần cam kết đó. Những cam kết đó được hiện thực hoá bằng một chính sách chất lượng phù hợp. Mục tiêu của chính sách chất lượng của công ty hiện .nay là xây dựng một môi trường trong đó mọi người đều có ý thức về chất lượng và khi hành động phải luôn chú trọng vào nhu cầu của khách hàng. Mọi tổ chức cần xây dựng và vạch rõ chính sách chất lượng của mình, và có những biện pháp để thực hiện chính sách đó. Nội dung của chính sách cần được thông báo cho mọi cán bộ nhân viên. Việc chuẩn bị và thực hiện một chính sách đúng đắn về chất lượng cùng với việc theo dõi sẽ làm cho sản xuất được tiến hành trôi chảy, giảm bớt các sai sót và lãng phí. Một trong những mục đích chủ yếu của một chính sách chất lượng hiệu quả là đảm bảo rằng mọi người đều quan tâm đến chất lượng. Cách làm truyền thống đối với nhiều quy trình biến đổi là dựa vào sản xuất để làm ra sản phẩm và dựa vào kiểm tra chất lượng để kiểm tra sản phẩm và gạt bỏ những sản phẩm không phù hợp với yêu cầu. Đó là cách làm rất lãng phí, vì nó làm cho người ta đầu tư thời gian và vật liệu vào những sản phẩm và dịch vụ không phải bao giờ cũng đem bán được. Việc kiểm tra sau khi sản phẩm được sản xuất xong là một điều tốn kém, không đáng tin cậy và phi kinh tế.
Chiến lược tránh lãng phí bằng không sản xuất những sản phẩm không thể được là chiến lược hiệu quả hơn. Điều cần thiết là phải am hiểu các nhân tố của một hệ thống kiểm soát nhằm liên tục phòng ngừa những sản phẩm không phù hợp với yêu cầu. Vì vậy chính sách về chất lượng phù hợp với tình hình hiện nay của công ty có đặc điểm như sau:
- Tách bộ phận KCS của phòng kỹ thuật ra làm phòng quản lý chất lượng riêng biệt trực thuộc quản lý trực tiếp của ban giám đốc.
- Mọi cán bộ công nhân viên đều tham gia vào quá trình tạo chất lượng của sản phẩm, chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình.
- Sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu cuối cùng của công ty. Mọi việc làm của cán bộ công nhân viên, của các bên cung ứng là những bộ phận của quy trình tạo ra sản phẩm cho khách hàng. Mỗi người có thể ảnh hưởng đến một phần nào đó
của quy trình và do đó có tác động đến sản xuất và sự hài lòng cuối cùng của khách hàng đốivới các sản phẩm của công ty.
- Mọi người có quyền đòi hỏi người khác làm hết công việc trước đó, đồng thời có nghĩa vụ cung cấp kết quả tốt của công việc mình đã thực hiện cho người tiếp theo.
- Công việc chính là ngăn ngừa các sai sót, trục trặc chứ không phải là phát hiện và sửa chữa sau khi đã Xảy ra.
Trong chính sách về chất lượng này, quy định nhiệm vụ, trách nhiệm của các phòng chức năng và nhân viên trong công tác quản lý chất lượng như sau:
- Đối với phòng KT: đảm bảo thiết kế phù hợp với yêu cầu của khách hàng, các nhân viên trong phòng phải cùng nhau giám sát quá trình thiết kế, các thông số kỹ thuật phải chính xác và được kiểm tra nhiều lần Sau khi thiết kế đảm bảo yêu cầu mới bàn giao cho phòng kế hoạch vật tư và các phân xưởng triển khai kế hoạch sản xuất.
- Đối với phòng kế hoạch vật tư: sau khi nhận bản thiết kế sản phẩm của phòng KT, trên cơ sở các định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, lập kế hoạch sản xuất và cung cấp nguyên phụ liệu kịp thời đủ về số lượng, đúng về chất lượng. Trường hợp chất lượng nguyên phụ liệu không đảm bảo, trưởng phòng kế hoạch có nhiệm vụ thông báo cho khách hàng biết để tìm biện pháp khắc phục đảm bảo chất lượng và tiến độ hoàn thiện sản phẩm.
Đối với các phân xưởng triển khai kế hoạch sản xuất nhiệm vụ của cán bộ quản lý và nhân viên được cần phải được quy định rõ như sau:
Đối với quản đốc phân xưởng: hàng ngày nắm vững được tình hình chất lượng sản phẩm của phân xưởng, của từng dây chuyền sản xuất thông qua phó quản đốc phụ trách kỹ thuật và các tổ trưởng sản xuất, KCS phân xưởng trên cơ sở đó đề ra các biện pháp thích hợp để xử lý.
Hàng ngày, phó quản đốc phân xưởng đều phải xuống dây chuyền sản xuất để kiểm tra công nhân làm việc, phải xem xét kỹ từng bộ phận để nếu có sản phẩm
nào sai quy trình sản xuất, thì kịp thời rút kinh nghiệm, sửa chữa tránh sai sót hàng loạt.
Tổ trưởng là người ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm của cả dây chuyền sản xuất của tổ đó. Bởi tổ trưởng là người nắm vững các yêu cầu kỹ thuật và được bản giao trực tiếp bản vẽ, sau đó hướng dẫn công nhân thi hành triệt để các yêu cầu đó và thường xuyên hàng ngày kiểm tra xem công nhân có thực hiện đúng các yêu cầu đặt ra hay không? Tổ trưởng cũng là người kiểm tra sản phẩm từ khi vào dây chuyền cho đến khi kết thúc mã hàng.
Đối với công nhân sản xuất ngay từ khi lĩnh bán thành phẩm lên đã phải kiểm tra xem phân xưởng cắt có làm chính xác theo bản vẽ không? Nếu không đúng trả lại cho bộ phận cắt sửa chữa. Khi sản xuất sản phẩm, người làm sau kiểm tra người làm trước, người sản xuất phải xem kỹ quy trình. Mọi công nhân đều phải tuân thủ nội quy của phân xưởng nhằm giữ vệ sinh công nghiệp cho sản phẩm tránh để dầu mỡ dính bẩn vào các sản phẩm. Ngoài ra, công nhân sản xuất cũng cần hợp tác với các bộ phận khác của công ty tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, bán thành phẩm trước khi đưa vào dây chuyền sản xuất. Kiểm tra tình hình hoạt động của hệ thống máy móc thiết bị trước và trong quá trình sản xuất. Kiểm tra kỹ lưỡng thành phẩm trước khi nhập kho.
Bộ phận KCS phân xưởng cần phải nắm vững quy trình kỹ thuật, phải thường xuyên xuống dây chuyền để kiểm tra uốn nắn công nhân làm việc xem công nhân sản xuất có tuân thủ các quy định của quy trình kỹ thuật hay không? Khi sản phẩm cuối dây chuyền đã ra thì tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng thành phẩm xem có còn thiếu sót gì không? Bộ phận KCS phân xưởng phải tổ chức thống kê theo dõi những sai sót trục trặc đối với mỗi sản phẩm đang sản xuất trên dây chuyền, tìm hiểu nguyên nhân của những sai sót đó, từ đó có biện pháp khắc phục và phòng ngừa những sai sót đó.
Thông qua nội dung của giải pháp ta thấy rằng quy trình mới này dần đạt tới sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý chất lượng tại công ty Megastar E&C. Khi áp dụng giải pháp quy trình quản lý chất lượng mới này, công ty nâng cao hiệu quả, giải quyết các tồn tại trong công tác quản lý chất lượng và mang lại hiệu quả:
• Phòng Quản lý chất lượng là đầu mối có quyền lực và trách nhiệm đối với chất lượng về toàn bộ các sản phẩm của nhà máy, còn các phòng và các đơn vị liên quan khác tham gia phối hợp quản lý và thực hiện nhằm đảm bảo chất lượng của sản phẩm, dưới sự chủ trì của phòng Quản lý chất lượng. Chính vì vậy Công ty đã có một đơn vị chuyên nghiệp thực hiện quản lý chất lượng giải quyết vấn đề trách nhiệm (không có sự trồng chéo) của các đơn vị tham gia.
• Các cán bộ phòng Quản lý chất lượng tập trung vào công việc chuyên môn chính của phòng là quản lý chất lượng. Điều này dẫn đến các cán bộ làm quản lý chất lượng chuyên nghiệp (không còn là kiêm nhiệm công viêc) góp phần làm giảm tải. Việc chuyên nghiệp hóa công tác quản lý chất lượng làm các nhân viên phải chịu trách nhiệm quản lý chất lượng được giao. Từ đó các nhân viên sẽ phải chủ động tăng cường đốc thúc triên khai, phối hợp các đơn vị thực hiện công tác quản lý chất lượng. Chính vì vậy, công tác quản lý chất lượng của công ty được nâng lên cả về hiệu quả, chất lượng, quản lý chi phí thực hiện quá trình sản xuất.
3.2.2. Đào tạo nâng cao trình độ tay nghề, ý thức tổ chức cho người lao động:
a. Mục đích:
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, đòi hỏi dù ở bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh. Điều này phụ thuộc vào trình độ, kiến thức, kinh nghiệm của người lao động.
Như chúng ta đã biết người lao động là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, để tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt thì chúng ta phải có một lực lượng lao động có trình độ vì sản phẩm do con người làm ra. Do công ty thành lập chưa được lâu và tình hình kinh tế có nhiều biến động, hệ thống nhân sự tại công ty chưa thực sự ổn định, lượng nhân sự ra vào công ty còn lớn. Công ty phải
tuyển mới liên tục, công nhân chưa được đào tạo bài bản đã phải tham gia sản xuất. Tình trạng nhân sự như vậy nó gây ra rất nhiều khó khăn cho việc tổ chức sản xuất.
Để đảm bảo cho người lao động có đủ khả năng thực hiện công việc ở hiện tại và tương lai, đồng thời để cho họ nhận thức được vai trò và trách nhiệm của mình trong công việc cũng như làm cho người lao động thấy rõ được chất lượng sản phẩm ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty, ảnh hưởng đến lợi ích của mình. Công ty phải liên tục đào tạo và nâng cao trình độ người lao động thì mới có một lực lượng nhân sự đáp ứng ngày càng cao cho hệ thống quản lý chất lượng nhằm ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm.
b. Nội dung thực hiện:
Để hoàn thiện hệ thống nhân sự của công ty, công ty cần thực hiện một số giải pháp sau:
+ Dựa vào định hướng phát triển và kế hoạch phát triển của công ty phòng hành chính nhân sự phải xác định thời điểm, nhu cầu, yêu cầu của vị trí tuyển dụng để có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo một cách kịp thời tránh hiện tượng thiếu nhân sự ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sản xuất.
+ Các phòng ban cùng kết hợp để tổ chức xây dựng bậc tay nghề và tổ chức hội thi kiểm tra tay nghề và nâng cao tay nghề để đánh giá trình độ cán bộ công nhân viên. Từ đó có kế hoạch đào tạo huấn luyện cho những ngươi chưa đạt yêu cầu và nâng cao tay nghề cho người lao động.
+ Tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên tham gia các lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao kỹ năng làm việc. Có chính sách ưu đãi khuyến khích người lao động nâng cao trình độ như hỗ trợ một phần kinh phí đào tạo, tạo điều kiện về thời gian…
+ Để khuyến khích đội ngũ cán bộ phát huy hết tài năng, sáng tạo trong công việc, trong sản xuất kinh doanh, công ty cần có những biện pháp khuyến khích, khen thưởng, hay biện pháp hành chính sau:
- Những người thể hiện tinh thần trách nhiệm, trình độ chuyên môn, nhân cách, trình độ quản lý… phù hợp có thể bầu vào vị trí lãnh đạo.
• Thưởng bằng vật chất, lên lương trước thời hạn, lên lương đặc biệt cho những người đóng góp nhiều trí tuệ, sáng tạo trong sự phát triển của Công ty.
• Có biện pháp xứ lý thỏa đáng đối với cán bộ không đảm nhận được công việc, không có chuyên môn, thiếu tinh thần trách nhiệm bằng hình thức bố trí công việc khác hoặc cho thôi việc.
Bên cạnh đó, công tay cần nâng cao hơn nữa trình độ tay nghề của công nhân sản xuất và đội ngũ kỹ thuật của công ty. Công nhân và đội ngũ kỹ thuật sản xuất là người trực tiếp sản xuất, đối với công nhân trực tiếp vận hành máy móc