Ngồi việc tn thủ quy trình trên cơng ty cần xem xét đến việc xây dựng chính sách khen thƣởng, chế tài gắn liền với việc thực hiện mục tiêu chất lƣợng hàng năm. Một trong những lý do dẫn đến không đạt mục tiêu chất lƣợng đƣa ra, đó là thiếu biện pháp thúc đẩy, động viên, chế tài. Nhƣ hiện nay, dù đạt mục tiêu hay khơng đạt mục tiêu thì các nhân viên vẫn đƣợc hƣởng đủ lƣơng sẽ không tạo đƣợc động lực, sự cố gắng để đạt mục tiêu đề ra.
Vì vậy cơng ty cần bổ sung chỉ tiêu hoàn thành mục tiêu chất lƣợng vào hệ thống các chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc hàng tháng để xác định phần lƣơng mềm cho từng nhân viên. Ngồi ra, cơng ty cần đƣa ra một chính sách khen thƣởng theo định kỳ. Hàng năm, công ty sẽ đƣa ra một quỹ thƣởng cho từng bộ phận. Tỉ lệ đạt mục tiêu chất lƣợng nhƣ thế nào thì các phịng ban sẽ nhận đƣợc mức thƣởng với tỉ lệ tƣơng đƣơng. Nhƣ vậy sẽ tạo đƣợc động lực thúc đẩy mọi thành viên cố gắng đạt mục tiêu chất lƣợng, cũng nhƣ sự gắn kết giữa các thành viên để hoàn thành mục tiêu của bộ phận đồng thời tạo ra sự thách thức cho thành viên trong việc tìm ra các giải pháp, biện pháp phù hợp để đạt mục tiêu chất lƣợng.
Song song đó, cơng ty nên xây dựng hệ thống KPIs cho từng phịng ban theo chiến lƣợc và mục tiêu hoạt đơng của công ty. Với hệ thống KPIs này, giúp cho Ban lãnh đạo dễ
P D C A Mục tiêu & chính sách Kế hoạch – hành động Điểm kiểm soát Đào tạo & huấn luyện Thực hiện Khẳng định kết quả Hành động sửa chữa Tìm nguyên nhân của vấn đề Hành động ngăn ngừa sự lặp lại và
tiêu chuẩn hóa
Xem xét lại tồn bộ q trình
dàng trong cơng tác đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu đề ra và tạo sự công bằng, minh bạch trong đánh giá. KPIs phải có số tham chiếu của năm trƣớc, chỉ tiêu của năm nay và số liệu thực tế theo từng tháng. Theo số liệu thực tế này các phịng ban phải giải trình các nguyên nhân cốt lỗi và các hành động khắc phục. Tránh việc thiết lập KPIs chung chung và khơng quan tâm đến tình hình thực tế. Sau đây là một số KPIs đề xuất điển hình, đƣợc thể hiện qua các bảng sau:
BẢNG 3.1: KPIs CỦA CÁC BỘ PHẬN KIỂM TRA NGUYÊN VẬT LIỆU ĐẦU VÀO
BẢNG 3.2: KPIs CỦA BỘ PHẬN KIỂM TRA SẢN PHẨM ĐẦU VÀO
3.2.3 Hồn thiện cơng tác quản lý nguồn lực
Qua phân tích, đánh giá các vấn đề cịn tồn tại liên quan cơng tác quản lý nguồn lực ở chƣơng 2, để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng các nguồn lực, XPVN cần tập trung hồn thiện mơ tả chức danh cho từng chức danh dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban và các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc dựa trên các mục tiêu của đơn vị. Trên cơ sở đó, Trƣởng đơn vị phải đảm bảo công tác tổ chức hƣớng dẫn lập đầy đủ các bản mô tả công việc đối với các nhân viên chính thức nhằm xem đó nhƣ là cơ sở giao việc cũng nhƣ giúp nhân viên biết phối hợp với ai, và dễ dàng hơn trong việc xác định trách nhiệm liên đới.
Trƣởng các đơn vị đồng thời xây dựng và cập nhật tiêu chuẩn năng lực cơng việc cho thích hợp để nhân viên dựa vào đó xây dựng cho mình kế hoạch phát triển cá nhân liên quan đến xác định nhu cầu đào tạo của họ. Đặc biệt hơn, cần phải có kế hoạch bồi dƣỡng nhân sự kế thừa cho những vị trí quản lý chủ chốt trong đơn vị, một mặt để cử nhân sự kế thừa tham gia các lớp quản lý tạo nguồn lực kế thừa có đủ trình độ, kỹ năng và khơng bị động trong cơ cấu nhân sự. Đó cũng là động lực giúp các nhân viên phấn đấu thực hiện tốt cơng việc của mình.
Tránh tập trung vào việc đào tạo phát triển cho những cá nhân phục vụ cho các mục tiêu ngắn hạn nhằm hạn chế hiện tƣợng chảy máu chất xám đối với những cá nhân khơng đƣợc phát triển. Ngồi ra, Phòng Quản lý nhân sự phải phối hợp với các phòng ban triển khai thực hiện việc đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực tại các đơn vị để có biện pháp giải quyết và điều chỉnh cho phù hợp thực tế của hoạt động của XPVN.
Phải văn bản hóa q trình tổ chức thi tuyển và quản lý đề thi nhằm tạo sự rõ ràng về trách nhiệm, cơng việc và đảm bảo sự bí mật của ngân hàng đề thi. Từ đó góp phần vào hiệu quả của cơng tác tuyển dụng, giúp XPVN có một đội ngũ nhân viên chất lƣợng cao. Cơng ty cần có một chiến lƣợc dài hạn về phát triển nguồn nhân lực tạo ra lợi thế cạnh tranh gắn liền với chiến lƣợc phát triển của công ty. Giúp cho nhân viên thấy rõ đƣợc trách nhiệm của mình với sự phát triển của tổ chức
trƣờng tốt hơn và phát hiện lỗi sản phẩm chính xác tạo điều kiện ngăn chặn những sản phẩm lỗi đến các công đoạn tiếp theo hay đến khách hàng sử dụng. Đặc biệt, công đoạn Varnish cần trang bị hệ thống làm thống khơng khí để giảm bớt mùi hóa chất mặc dù mùi hóa chất này đã đƣợc kiểm định là khơng độc hại.
3.2.4 Đẩy mạnh việc áp dụng các công cụ, kỹ thuật thống kê
Mọi quyết định có hiệu lực đƣợc dựa trên việc phân tích dữ liệu và thơng tin. Trƣớc khi đƣa ra bất kỳ một quyết định nào, ngƣời ra quyết định cần phải có những cơ sở chắc chắn, thơng tin chính xác. Đối với các quyết định liên quan đến chất lƣợng ta cần phải xác định rõ yếu tố nào ảnh hƣởng đến chất lƣợng, xem xét những yếu tố nào có thể kiểm sốt đƣợc, phân tích các quyết định có liên quan đến các yếu tố đầu vào.Việc phân tích dữ liệu có thể giúp chúng ta xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề đang tồn tại hoặc tiềm năng và vì vậy giúp chỉ dẫn cho việc ra các quyết định về hành động khắc phục và phòng ngừa cần thiết để cải tiến. Cho nên, công ty XPVN cần sử dụng các công cụ, kỹ thuật thống kê (SPC - Statistical Process Control) để theo dõi độ ổn định các công đoạn sản xuất nhằm có biện pháp cải tiến kịp thời khi qui trình có dấu hiệu bất thƣờng
Áp dụng các công cụ, kỹ thuật thống kê là phƣơng pháp phổ biến để phân tích dữ liệu, gồm bốn hoạt động chính:
− Thu thập số liệu − Xử lý số liệu
− Nhận xét kết quả: xác định những biến động làm ảnh hƣởng đến kết quả thực hiện của q trình.
− Đƣa ra thơng tin điều khiển, xử lý: phân tích những nguyên nhân của biến động và đƣa ra những biện pháp nhằm loại bỏ và ngăn chặn sự lặp lại của những biến động. Các công cụ, kỹ thuật thống kê thƣờng sử dụng đƣợc thể hiện qua bảng 3.4
BẢNG 3.4: CÁC CÔNG CỤ, KỸ THUẬT THỐNG KÊ
Công cụ và kỹ thuật Ứng dụng
Biểu đồ quan hệ Ghép thành nhóm một số lƣợng lớn ý kiến, quan điểm hoặc vấn đề có liên quan về một chủ đề cụ thể
So sánh
theo chuẩn mức
So sánh một quá trình với các quá trình đã đuợc thừa nhận để xác định cơ hội cải tiến chất lƣợng
Tấn công não Xác định các giải pháp có thể cho các vấn đề và các cơ hội tiềm tàng cho việc cải tiến chất lƣợng
Biểu đồ nhân quả
Phân tích và thơng báo các mối quan hệ nhân quả
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết vấn đề từ triệu chứng, nguyên nhân đến giải pháp
Lƣu đồ Mơ tả q trình hiện có
Biểu đồ cây Biểu thị mối quan hệ giữa chủ đề và các yếu tố hợp thành Biểu đồ kiểm sốt Phân tích: đánh giá sự ổn định cuả q trình
Kiểm sốt: xác định khi nào một q trình cần điều chỉnh và khi nào cần để nguyên hiện trạng.
Xác nhận: xác nhận sự caỉ tiến cuả quá trình Biểu đồ cột Trình bày kiểu biến thiên cuả dữ liệu
Quyết định nơi cần tập trung nỗ lực cải tiến
Biểu đồ Pareto Trình bày theo thứ tự quan trọng sự đóng góp cuả từng cá thể cho hiệu quả chung.
Xếp hạng các cơ hội cải tiến
Biểu đồ tán xạ Phát hiện và xác nhận mối quan hệ giữa hai tập số liệu có liên hệ với nhau.
Xác nhận mối quan hệ dự tính giữa hai bộ số liệu có quan hệ vối nhau.
Áp dụng công cụ, kỹ thuật thống kê không phải là sử dụng các kỹ thuật kiểm tra mà là giải quyết các vấn đề chất lƣợng. Do vậy, không nên quá bận tâm đến các kỹ thuật cao siêu mà hãy chọn những kỹ huật đơn giản, mọi ngƣời trong tổ chức biết sử dụng. Ngoài ra, tùy thuộc vào nội dung cần thống kê, đặc điểm của hoạt động thống kê mà lựa
chọn công cụ và kỹ thuật phù hợp. Một số chỉ tiêu thơng dụng cần phân tích bằng kỹ thuật thống kê (bảng 3.5):
BẢNG 3.5: CÁC QUÁ TRÌNH/ HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU CẦN SỬ DỤNG SPC
Quá trình/
hoạt động Các chỉ tiêu cần phân tích Kỹ thuật thống kê gợi ý
Sản xuất
- Năng suất
- Hao phí vật tƣ – nguyên liệu, kiểm soát định mức
- Kiểm soát chỉ tiêu chất lƣợng - Tìm nguyên nhân sự cố
- Biểu đồ kiểm soát
- Biểu đồ kiểm soát, pareto
- Kiểm sốt, cột, tích lũy - Ishikawa (nhân quả) Mua hàng - Đánh giá lựa chọn nhà cung ứng
- Giám sát nhà cung ứng
- Phiếu kiểm tra, biểu đồ cột - Phiếu kiểm tra
Quản lý nhân sự
- Tỷ lệ lao động (độ tuổi, văn hoá ) - Theo dõi biến động nhân sự
- Pareto, đồ thị quạt - Kiểm soát, cột Quản lý
thiết bị
- Nguyên nhân sự cố máy - Chi phí sửa chữa, bảo trì
- Nhân quả
- Biểu đồ cột, pareto Quản lý
chi phí
- Tỉ suất lợi nhuận - Hiệu quả kinh doanh
- Tỉ lệ chi phí khơng chất lƣợng
- Kiểm sốt, Đồ thị quạt - Kiểm sốt, tích lũy - Đồ thị quạt, pareto Quản lý
Tồn kho
- Tỉ lệ hàng hoá tồn kho - Theo dõi định mức tồn kho
- Biểu đồ cột ,kiểm soát - Kiểm soát
3.2.5 Triển khai xây dựng và áp dụng chƣơng trình 5S
Nhằm cải thiện mơi trƣờng làm việc, đặc biệt tại khu vực sản xuất, XPVN cần thiết triển khai xây dựng và áp dụng chƣơng trình 5S. Nội dung chƣơng trình 5S bao gồm:
− Seiri (Sàng lọc): Sàng lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. − Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự để dễ tìm, dễ sử dụng. − Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh nơi làm việc và giữ nó ln sạch sẽ.
− Seiketsu (Săn sóc): Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso.
− Shitsuke (Sẵn sàng): Tạo thói quen tự giác làm việc theo phƣơng pháp đúng.
Thơng qua chƣơng trình này sẽ giúp cho mơi trƣờng làm việc của công ty trở nên thuận tiện và an toàn hơn, tất cả những gì khơng cần thiết sẽ bị loại bỏ khỏi nơi làm việc, những gì cần thiết đƣợc xếp đặt ở những vị trí thuận tiện, dễ sử dụng. Do đó, 5S giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, giảm lãng phí và tác nghiệp khơng cần thiết; tận dụng mặt bằng, nâng cao hiệu quả sử dụng nhà xƣởng, máy móc, thiết bị; giảm bớt tình trạng trục trặc nâng cao tính năng của máy móc, thiết bị; tăng hiệu suất sử dụng máy móc, giảm bớt việc sử dụng nhầm lẫn trong sản xuất, giảm phế thải, phế phẩm, nguyên vật liệu ứ đọng, tồn kho, tránh đƣợc lãng phí về mặt tài nguyên, các vật dụng dƣ thừa; đảm bảo an toàn cho ngƣời lao động, nâng cao năng suất, giảm chi phí và giao hàng đúng hẹn. Để chƣơng trình hoạt động có hiệu quả, cơng ty cần thành lập Đội 5S cơ sở - là Đội 5S thực hiện tại đơn vị với thành viên tham gia trong đội chính là những nhân viên trực thuộc đơn vị đó và chƣơng trình này do Phịng Quản lý chất lƣợng chịu trách nhiệm và điều phối chính. Và cơng tác thực hiện 5S đƣợc thực hiện theo một số bƣớc sau đây:
− Đánh giá viên (ĐGV) cần cập nhật kế hoạch đánh giá để tiến hành đánh giá đúng thời gian, đơn vị.
− Trƣớc ngày đánh giá 1 ngày ĐGV liên hệ với nhân viên điều phối 5S (ngƣời chịu trách nhiệm chính chƣơng trình 5S, do Trƣởng Phịng quản lý chất lƣợng chỉ định)
, checklist các qui định liên quan
, pin, sạc, cáp…).
Bƣớc 2: Chọn mẫu và tần suất đánh giá:
− Chọn mẫu:
Căn cứ vào yêu cầu của nhân viên điều phối 5S về số lƣợng phiếu đánh giá cho
mỗi đơn vị của mỗi đợt đánh giá, ĐGV tiến hành kiểm tra hồ sơ đánh giá 5S của Đội 5S cơ sở để chọn mẫu đánh giá hoặc có thể chọn mẫu ngẫu nhiên (cá nhân: tối thiểu 2 phiếu
Ƣu tiên đánh giá nhân viên chƣa đạt 5S tại thời điểm đánh giá.
− Tần suất đánh giá: theo kế hoạch điều phối của nhân viên điều phối 5S, đảm bảo:
Mỗi đơn vị đƣợc định kỳ đánh giá giám sát ít nhất 1 lần/tháng (đánh giá checklist
và đánh giá chụp ảnh).
Đối với các đơn vị có kết quả thực hiện 5S chƣa cao, ĐGV sẽ tăng cƣờng tần suất
đánh giá và tái đánh giá.
Bƣớc 3: Thực hiện đánh giá: ĐGV thực hiện đánh giá theo một số công việc sau:
− Chụp ảnh: ĐGV sử dụng máy ảnh là công cụ chủ yếu để ghi nhận lại tình hình thực tế tại nơi làm việc của các cá nhân và tình hình thực hiện 5S tại đơn vị. Khi thực hiện theo phƣơng pháp này, ĐGV cần tuân thủ một số quy tắc sau:
Máy .
Khi ch
.
. Điểm ảnh là bằng chứng cho kết quả của đợt đánh giá.
.
. Không chụp ảnh các tài liệu, hồ sơ trên bàn làm việc khi nhân viên đang làm việc với các hồ sơ, tài liệu này.
Loại ảnh: đạt và chƣa đạt 5S.
Số lƣợng ảnh chụp: ảnh đạt không giới hạn, ảnh chƣa đạt là bằng chứng của tiêu
chí chƣa 5S trong phiếu checklist của đơn vị và cá nhân.
Chất lƣợng ảnh: ảnh chụp phải thể hiện rõ nội dung đạt, chƣa đạt.
− 5S :
(đối chiếu kế hoạch đánh giá đã lập với kết quả thực hiện)
Xem xét và kiểm tra kết quả đánh giá của đội 5S (vấn đề ghi nhận của Đội 5S cơ
sở hàng tuần, kết quả của phiếu checklist cá nhân lần gần nhất)
Hồ sơ theo dõi các hành động khắc phục
Ghi nhận và góp ý cho Đội 5S cơ sở về các vấn đề liên quan đến chƣơng trình 5S
− Đánh giá theo bảng checklist cá nhân:
Thực hiện đánh giá trong giờ làm việc.
.
Trƣờng hợp nhân viên không đạt ch
Đội 5S cơ sở để tiến hành rà soát, theo dõi hành động khắc phục.
− :
Áp dụng cho các đơn vị trực thuộc công ty.
làm việc .
Bƣớc 4: Báo cáo kết quả đánh giá:
− Đội 5S cơ sở gửi báo cáo rà soát về nhân viên điều 05 của tháng tiếp theo.
− ĐGV sau khi kết thúc việc đánh giá phải hoàn thành và gửi báo cáo về nhân viên điều phối 5S trong vòng 2 ngày làm việc.
− Đánh giá viên tuân thủ đúng quy định về mẫu báo cáo, kích cỡ ảnh chụp.
− Nhân viên điều phối 5S sau khi nhận kết quả của ĐGV sẽ kiểm tra và gửi báo cáo cho các đơn vị trong vòng 2 ngày làm việc. Trƣờng hợp báo cáo đánh giá không đạt yêu cầu, nhân viên điều phối 5S sẽ chuyển kết quả đến ĐGV liên quan tiếp nhận xử lý. Trong vòng 2 ngày làm việc, ĐGV phải hoàn thành việc chỉnh sửa và gửi báo cáo về