CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN K Ế TOÁN
2.1.3.4 Hình thức ghi sổ kế tốn tại Cơng ty:
Hình thức kế tốn cơng ty áp dụng là hình thức nhật ký chung:
Hàng ngày, các chứng từ phát sinh gửi về phịng kế tốn, giám sát thanh tốn sẽ kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của các loại chứng từ sau đó sẽ căn cứ vào các loại chứng từ đã được xét duyệt nhập vào phần mềm kế tốn, xác định tài khoản nợ, có. Các thông tin này sẽ được tổng hợp tự động trong sổ nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết các khoản như tiền mặt, phải thu, phải trả và các tài khoản có liên quan.
Cuối tháng, kế tốn sẽ xuất bảng cân đối tài khoản tập hợp tất cả các số liệu của tất cả tài khoản bao gồm số liệu đầu kỳ, phát sinh, phát sinh có, số dư cuối kỳ, kiểm tra đối chiếu lại số liệu tháng trước, số liệu với các sổ chi tiết để đảm bảo số liệu xuất ra từ phần mềm là chính xác và đầy đủ để làm báo cáo tài chính và các báo cáo của Tập đồn.
Hình 2.3: Lưu đồ xử lý trong phần mềm
2.2 Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty gồm hai phần: một phần mềm bán hàng và một phần mềm kế tốn, hai hệ thống này có mối liên hệ với nhau.
Báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo
yêu cầu quản lý Phần mềm kế toán Chứng từ kế toán Sổ nhật ký chung Các loại sổ kế toán chi Sổ cái tổng quát Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài
Phần mềm bán hàng- quản lý kho: phần mềm được viết trên nền Visual Foxpro Version 9 của Microsoft cho phép nhiều người sử dụng cùng một lúc. Hệ điều hành: Window XP service Pack 2, ngôn ngữ: tiếng Việt và tiếng Anh.
Phần mềm được chia làm 7 phần: Khai báo:
Doanh nghiệp
Kho: tham số kho, công tơ, loại xuất nhập, địa điểm lưu kho, phương tiện vận chuyển.
Vật tư: nguyên liệu, bao bì, bán thành phẩm, thành phẩm chưa đóng gói, thành phẩm ( dịng sản phẩm, nhóm sản phẩm, vật ni, độ tuổi, thành phẩm)
Cung ứng: người bán Sản xuất: tham số sản xuất.
Thương mại: tham số thương mại, vùng và địa bàn, tiếp thị, nhóm khách hàng, loại tiền thanh toán, phương thức thanh toán, đơn vị vận chuyển, người mua, danh mục chiết khấu, phụ lục hợp đồng cho người mua, dịch vụ và giá dịch vụ.
Quản lý mua hàng: (1) Danh sách vật tư dưới mức báo động, (2) đề xuất mua hàng, (3) duyệt đề xuất mua hàng – đơn hàng, (4) Người bán giao hàng, (5) Nhập kho hàng mua về và tính giá thành, (6) Theo dõi đơn hàng
Quản lý kho: (1) nhập kho, (2) xuất kho, (3) kiểm kho định kỳ theo loại vật tư Báo cáo kho ( thẻ kho có đơn giá, khơng có đơn giá, báo cáo nhập xuất tồn, giá trị/ sản lượng tồn kho theo vật tư, giá trị/ sản lượng nhập xuất trong kỳ theo loại xuất nhập).
Quản lý sản xuất:
Công thức bán thành phẩm ( tạo công thức, xem và in cơng thức) Cơng thức thành phẩm chưa đóng gói (tạo, xem, in cơng thức)
Đóng gói thành phẩm (cơng thức đóng gói thành phẩm, tính giá thành thành phẩm) Lệnh sản xuất ngày
Phiếu sản xuất ( bán thành phẩm, thành phẩm chưa đóng gói, đóng gói thành phẩm) Nhập kho sản xuất ngày
Quản lý thương mại: (1) bảng giá chuẩn theo loại tiền, (2) Bàng giá đặc thù theo lại tiền, (3) Cập nhật chiết khấu đầu kỳ, (4)Bán hàng hóa ( người mua đặt hàng, lập phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng gịm nội địa và xuất khẩu, hóa đơn dịch vụ), (5) Thu tiền ( lập phiếu thu, xem in và hủy phiếu thu), (6) Tính chiết khấu cuối tháng.
Báo cáo và thống kê
Kho ( thống kê nguyên liệu bán ra không qua chế biến)
Thương mại (doanh thu, bàng kê bán hàng, doanh thu theo thành phẩm, xếp hạn doanh thu, sản lượng)
Quản lý ( lãi ròng, lãi 12 tháng, tình hình hóa đơn đã thanh tốn)
Kế toán( tổng kết thu tiền bán hàng, thuế GTGT đầu ra, hóa đơn đến hạn thanh tốn, cơng nợ người bán
Cơng cụ: (1) Danh sách vật tư có số tồn âm, (2) Tính lại giá thành của một số vật tư xuất ra, (3) Chốt số liệu tồn và giá thành đến cuối tháng
Phần mềm kế toán:
Khai báo:
Khai báo thông tin chi tiết của Công ty: tên, địa chỉ, mã số thuế, ngân hàng thanh
toán
Hệ thống tài khoản: chi tiết tất cả các tài khoản sử dụng theo QD915 và bổ sung
thêm chi tiết tài khoản cấp 2, 3 theo tình hình thực tế của Cơng ty.
Đối tượng: chi tiết đối tượng theo dõi phải thu khách hàng, phải trả người bán,
Hệ thống phân tích: chi tiết tài khoản phân tích theo bộ phận như 1AC: kế tốn, 4FS: theo dõi chi tiết chi phí của bộ phận bán hàng
Nhật ký:gồm có các 13loại (phụ lục 1)
Nhập chứng từ: gồm
Mang sang: là công cụ dùng để đổ dữ liệu từ phần mềm bán hàng – quản lý kho
sang phần mềm kế toán số liệu bán hàng
Nhập chứng từ: ghi nhận các bút toán phát sinh trong ngày gồm nhập, sửa và xóa chứng từ cho phép thay đổi nội dung của chứng từ trong tháng nhập nếu có sai sót và sẽ bị khóa sau mỗi cuối tháng.
Cuối tháng sau khi đã xuất hóa đơn, thơng qua công cụ đổ dữ liệu ở phần mềm kế toán số liệu bán hàng sẽ được kết chuyển tự động qua ghi nhận doanh thu, thuế gtgt đầu ra và khoản phải thu khách hàng.
Gía thành sản phẩm khơng kết chuyển tự động mà phải hạch tốn vào phần mềm kế toán
Giữa hai phần mềm bán hàng – quản lý kho và phần mềm kế toán chỉ liên kết với nhau qua nghiệp vụ đổ số liệu bán hàng, tất cả các phần hành còn lại đều phải hạch toán qua phần mềm kế toán.
Phần mềm bán hàng – quản lý kho, phần mềm kế tốn khơng theo dõi khoản phải thu có gốc ngoại tệ hoặc hạch toán bằng ngoại tệ trong phần mềm kế toán mà tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được quy đổi ra Đồng Việt Nam
2.2.1 Tình hình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty
Hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty bao gồm kế toán mua hàng - thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán bán hàng – phải thu khách hàng, kế toán tổng hợp. Kế toán trưởng sẽ giám sát tất cả các quy trình và người cuối cùng duyệt là Giám đốc tài chính.
Chu trình mua hàng - thanh tốn cho nhà cung cấp gồm hai qui trình riêng biệt gồm qui trình phải trả cho nhà cung cấp đối với đầu vào là ngun vật liệu và qui trình thanh tốn phải trả cho nhà cung cấp đối với các dịch vụ còn lại:
Mục đích: qui trình này hướng dẫn cách quản lý, thực hiện công nợ phải trả - thanh
toán
Theo dõi chi tiết các khoản phải trả, theo từng đối tượng. Đảm bảo số liệu chính xác về cơng nợ phải trả
Lưu giữ các chứng từ có liên quan đến việc ghi sổ - thanh tốn
Chu trình mua hàng - thanh tốn cho nhà cung cấp ( mua nguyên vật liệu). Giám đốc điều hành ký chữ ký thứ 2 trên HSBC net Lập lệnh thanh tốn khơng chưa KTT
Giám đốc tài chính ký duyệt trên HSBC net Lưu Hợp lệ, ghi hệ thống Đơn hàng/ hợp HS thanh toán: 1. hợp đồng/đơn hàng 2. hóa đơn Trưởng BP.Mua hàng ký duyệt Điều chỉnh lại nội dung
KT thanh toán Bộ phận sản xuất
Yêu cầu mua hàng
Nhà cung cấp
Nhận viên mua
Kiển tra hợp đồng/ đơn hàng/ hạn thanh toán
Giám sát thanh toán ktra- ký trên lệnh Tạo mới nhà
cung cấp
KT TT kiểm tra thông tin, tạo trên HSBC net
Diễn giải:
Bộ phận sản xuất Sau khi nhận đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh, bộ phận sản xuất kiểm tra lượng hàng tồn kho, gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận cung ứng, bộ phận cung ứng kiểm tra lại lượng hàng tồn kho sau đó gửi đơn hàng đến nhà cung cấp.
Nhận viên mua hàng Sau khi hàng đã nhập kho, nhận viên mua hàng nhận được hóa đơn và phiếu đặt hàng đã được Trưởng bộ phân mua hàng ký duyệt. Nhận viên mua hàng sẽ gửi bộ hồ sơ yêu cầu thanh toán gồm hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho ( nếu mua hàng trong nước), gồm hóa đơn, hợp đồng, Tờ khai hải quan, phiếu nhập kho, Bill ( nếu nhập khẩu). Định kỳ cuối mỗi tuần, nhận viên mua hàng sẽ tập trung hồ sơ yêu cầu thanh toán gửi đến kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán Sau khi nhận được bộ hồ sơ thanh toán, kế tốn thanh tốn sẽ kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của bộ hồ sơ thanh toán, đối chiếu đơn hàng hóa đơn với phiếu nhập kho về số lượng, đơn giá, kỳ hạn thanh toán và chữ ký
xác nhận của Trưởng bộ phận.
• Nếu tất cả đều chính xác và đầy đủ, kế toán sẽ lưu file, ghi nhận bút toán phải trả nhà cung cấp và theo dõi hạn thanh toán cho nhà cung cấp.
• Nếu thơng tin có sai lệch, gửi trả toàn bộ hồ sơ yêu cầu thanh toán cho bộ phận mua hàng yêu cầu bổ sung
Kế toán thanh toán kiểm tra thông tin nhà cung cấp đã được tạo trên hệ thống trực tuyến của ngân hàng HSBC. Nếu chưa có, tiến hành tạo code nhà cung cấp. Nếu code nhà cung cấp đã tồn tại, không tạo thêm lưu file theo dõi đến hạn thanh toán lập lệnh thanh toán
Giám sát thanh toán Đến hạn, kế toán thanh toán sẽ lập lệnh thanh toán chuyển cho giám sát thanh toán kiểm tra chứng từ thanh toán, hạn thanh toán
Ký duyệt thanh toán ( giám đốc tài chính và giám đốc vận hành)
Bộ hồ sơ thanh toán đã được kiểm tra và ký soát duyệt chứng từ, giám đốc tài chính sẽ ký duyệt trên mạng của hệ thống thanh tốn của ngân hàng HSBC
sáu đó gửi đến giám đốc vận hành để ký duyệt thanh toán cuối cùng ( tất cả đều thực hiện trên mạng của ngân hàng HSBC).
Chu trình phải trả cho nhà cung cấp ( các dịch vụ khác ngồi ngun vật liệu):
Khơng
Chưa có
Giám sát thanh tốn kiểm tra hóa đơn, chứng từ và chữ ký xác nhận
Tất cả các bộ phận
Kế toán thanh toán nhận trực tiếp chứng từ - kiểm tra
Giám đốc tài chính ký duyệt trên HSBC net
Giám đốc vận hành ký duyệt trên HSBCNet
Ghi phần
mềm Lưu
Kế toán thanh tốn kiểm tra thơng tin trên
Tao thơng tin mới trên HSBC net lập lệnh thanh toán Giam sát thanh toán kiểm tra và
Diển giải
Các bộ phận phát sinh chi phí Gửi trực tiếp cho kế toán thanh toán sau khi đã kiểm tra tính chính xác của chứng từ, chử ký xác nhận
Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán nhận trực tiếp các chứng từ phát sinh u cầu thanh tốn. Tạo thơng tin về tài khoản, tên nếu chưa tồn tại trên mạng của ngân hàng HSBC.
Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào phân ềm kế toán và lưu file.
Giám sát thanh toán Kiểm tra lại bộ chứng từ yêu cầu thanh toán và ký xác nhận.
Ký duyệt thanh toán ( giám đốc tài chính và giám đốc vận hành)
Bộ chứng từ thanh toán đã được kiểm tra và ký soát duyệt chứng từ, giám đốc tài chính sẽ ký duyệt trên mạng của hệ thống thanh toán của ngân hàng HSBC sáu đó gửi đến giám đốc vận hành để ký duyệt thanh toán cuối cùng ( tất cả đều thực hiện trên mạng của ngân hàng HSBC).
Chu trình bán hàng – thu tiền:gồm 3 giai đoạn sau
Kiểm tra thơng tin - xuất hóa đơn
Diễn giải:
Đơn hàng được lập bởi bộ phân bán hàng
Phiếu lên hàng được lập bởi bộ phận cung ứng/ kho Quy trình
Sau khi bộ phận bán hàng gửi đơn hàng cho ba bộ phận: bộ phận kế toán, kinh doanh và sản xuất, nhận viên ra hóa đơn sẽ nhập đơn hàng vào phần mềm bán hàng Kế tốn kiểm tra cơng nợ và thơng báo cơng nợ của bộ phận kinh doanh nếu có nợ quá hạn Sau khi nhận được giấy lên hàng từ bộ phận giao cung ứng/ kho, kế tốn ra hóa đơn sẽ kiểm tra số lượng hàng và ký xác nhận lên phiếu lên hàng
Bộ phận sản xuất Khách hàng Đơn đặt hàng Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán Bộ phận cung ứ /kh
Kiểm tra công nợ, thông tin khách hàng
Hóa đơn bán hàng
Khách hàng
Phiếu lên hàng
Kiểm tra giá trên đơn hàng và giá trên hệ thống bán hàng. Nếu có chênh lệch sẽ yêu cầu bộ phận bán hàng xác nhận lại đơn giá đúng bằng email và gửi về bản chính. In hóa đơn và gửi 2 liên cho khách hàng cùng với xe giao hàng
Bộ phận kho của khách hàng sẽ ký nhận một liên và giữ lại liên 2, gửi trả lại liên ký xác nhận cùng với phiếu nhập kho về số lượng thực tế nhập.
Theo dõi công nợ khách hàng:
Diễn giải:
Kế tốn cơng nợ gửi báo cáo cơng nợ hàng ngày cho bộ phận bán hàng theo dõi tình trạng nợ của khách hàng theo từng bộ phận ( gồm Aqua, Feedmil, Vetshop)
Bộ phận bán hàng sẽ căn cứ trên bảng công nợ nhắc nợ khách hàng Định kỳ hàng q kế tốn cơng nợ sẽ gửi thư xác nhận công nợ
Báo cáo cơng nợ Bộ phận kinh doanh Khách hàng Hóa đơn bán Ghi nhận vào hệ thống ( sổ chi tiết cơng nợ)
Chu trình nhận tiền khách hàng thanh toán:
Diễn giải:
Khách hàng lập lệnh thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Kế toán kiểm tra tài khoản ngân hàng
Nhập khoản thanh toán của ngân hàng và hệ thống bán hàng để trừ nợ cho khách hàng nếu khớp số tiền nhận về với công nợ. Nếu công nợ không khớp sẽ gửi thông tin lại cho bộ phận bán hàng để kiểm tra lại với khách hàng.
Kế toán ghi nhận vào phần mềm kế toán theo số tiền thực tế nhận Khoản thanh tốn của khách hàng khớp với cơng nợ
Hệ thống thơng tin kế tốn tổng hợp;
Hệ thống thơng tin kế tốn tổng hợp bao gồm: hạch tốn các bút toán kết chuyển sổ, chỉnh sửa các bút toán nhập trong kỳ.
Đảm bảo các khoản chi phí trong kỳ phù hợp với doanh thu trong đó có nội dung chi phí vận chuyển hàng đối với hàng mua trong kỳ phải được kiểm tra đảm bảo ghi
Ủy nhiệm chi
Bản đối chiếu nợ Bộ phận kế toán Khách hàng Ghi nhật ký, giảm trừ công nợ N
nhận đúng đủ. Đối với hàng xuất bán phát sinh chi phí vận chuyển hàng bán, chi phí này đảm bảo phù hợp với doanh thu bán hàng trong kỳ để tháng sau không phát sinh chênh lệch đảm bảo ngun tắc phù hợp trong kế tốn.
Hệ thống thơng tin báo cáo: bao gồm các báo cáo được tải lên chương trình của Everest.
Hệ thống báo cáo Everest bao gồm những tiểu mục sau: 1. Everest được thiết lập bao gồm 11 nhận tố
a. Tài khoản: cây tài khoản gồm tài khoản tạm thời, tài khoản quản lý, tài khoản báo cáo số liệu nhận viên bộ phận sản xuất
b. Đơn vị kinh doanh: để nhận diện thuộc nhóm nào: thức ăn chăn nuôi hay nguyên liệu
c. Thư mục: xác định thuộc thư mục nào trong hệ thống: thực tế hay dự toán hay dự báo
d. Nguồn dữ liệu: file upload hay nhập dữ liệu vào hay điều chỉnh e. Điểm đến (quốc gia nơi công ty xuất khẩu hàng hóa).
f. Chi tiết: chi tiết theo loài, theo bộ phận thuộc nghiên cứu phát triển hay sản xuất.
g. Thực thể: được mã hóa chung cho các Cơng ty trong tập đồn Provimi.
h. Nhóm: đơn vị tiền tệ của quốc gia làm báo cáo, đơn vị tiền tệ quy đổi ra đồng tiền Châu âu.
i. Sản phẩm: bao gồm basemix, thức ăn hỗn hợp,
j. Quan hệ: thông tin chi tiết các cơng ty trong Tập Đồn. k. Thời gian: tháng và năm.
1.1 Tài khoản: gồm 4 loại tài khoản l. Tài khoản A: bao gồm các tài khoản
A1: tài khoản tài sản A2: tài khoản nguồn vốn A3: tài khoản vốn chủ sở hữu A4: tài khoản doanh thu
A5: tài khoản giá vốn hàng bán A6: tài khoản chi phí hoạt động,
A7: tài khoản thanh lý, báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo các loại thuế
m. Tài khoản F: tài khoản chi tiết số lượng nhận viên n. Tài khoản M: tài khoản quản lý
M1: nguồn vốn M4: doanh thu
M5: giá vốn hàng bán
M6: sản xuất, bán hàng, nghiên cứu phát triển M8: lợi nhuận theo đơn vị xuất khẩu.
1.2 đơn vị kinh doanh:
Nhóm Nội dung
Đơn vị hoạt động
Không hoạt động
Hoạt động thương mại chủ yếu Phần