- Thông báo cho bộ phận cung ứng, bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán đặc điểm, quy cách, s ố lượng hàng hóa xuất ra.
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN K Ế TỐN TẠI CƠNG TY TNHH MT
3.2.2 Giải pháp con ngườ
Tổ chức buổi họp thường niên trong nội bộ để đánh giá chia sẽ và đóng góp ý kiến về hệ thống thơng tin kế tốn khơng chỉ riêng bộ phận Tài chính, kế tốn mà các bộ phân có liên quan như Bộ phân cung ứng, bán hàng hay sản xuất tạo mối gắn kết giữa các phòng ban đẩy nhanh q trình giải quyết cơng việc nâng cao hiệu quả. Nhận sự là yếu tố quyết định đến sự thành cơng của một tổ chức do đó trình chun mơn và khả năng của nhận viên cần quan tâm. Đào tạo tại chổ cũng như học hỏi kinh nghiệm của các Cơng ty trong nội bộ Tập đồn sử dụng cùng hệ thống thông tin để chia sẽ kiến thức và những rủi ro hay gặp phải. Không ngừng trau dồi học hỏi để nâng cao khả năng
Luân chuyển cơng việc giữa các nhận viên trong phịng ban để mọi người được tiếp cận với tất cả các phần hành trong bộ phận điều đó cũng giúp cho cơng việc của phịng ban được trơi chảy khơng bị tắt nghẽn khi có thành viên nghỉ việc đột xuất. Cho nhận viên tập huấn các khóa đào tạo về chun mơn lĩnh vực đang đảm nhiệm một phần nâng cao kiến thức hơn nữa điều đó thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến nhận viên tăng sự gắn bó lâu dài đồng thời cũng cần có sự ràng buộc về thời gian cơng hiến và chi phí bỏ ra đào tạo.
Sắp xếp và bố trí cơng việc phù hợp với trình độ khả năng của nhận viên ở những vị trí thích hợp tạo sự gắn kết lâu dài của nhận viên khi đó hiệu quả cơng việc đạt được sẽ được nâng lên.
3.2.3 Cơ chế vận hành
3.2.3.1 Qui chế hoạt động
Công ty phải xây dựng quy chế hoạt động để gắn kết tất cả các bộ phận có liên quan để thực hiện tốt mục tiêu chung của Công ty. Nội dung quy chế bao gồm những nội dung sau:
Phòng điều hành sản xuất, phịng nhận sự, phịng tài chính kế tốn, phịng kỹ thuật, phịng kinh doanh.
Bộ máy các phòng bao gồm: mỗi phòng ban sẽ gồm một trưởng phịng, một hoặc hai phó phịng và một số nhận viên tùy theo u cầu cơng việc của phịng ban. Trưởng và phó phịng sẽ do giám đốc quản lý trực tiếp, nhận viên thực hiện công việc do Trưởng phòng giao.
Tất cả các phòng ban trong cơng ty đều có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ nhau, đầu ra của bộ phận này là đầu vào của bộ phận khác cụ thể đối với bộ phận kinh doanh kết quả đầu ra là đơn đặt hàng của khách hàng đây là dữ liệu đầu vào cho bộ phận sản xuất, cung ứng ứng và bộ phận kế toán, các bộ phận liên hệ chặt chẽ với nhau đảm bảo cho hoạt động của Công ty được thực hiện tốt và mang lợi nhuận cao nhất cho công ty.
(b) Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng phịng ban.
Hiện tại Cơng ty gồm 5 bộ phận : bộ phận điều hành sản xuất, bộ phận kỹ thuật, bộ phân nhận sự, bộ phân kinh doanh, bộ phận tài chính kế tốn.
Bộ phận điều hành sản xuất: quản lý phịng thì nghiệm, phịng kiểm tra chất lượng, phịng cung ứng.
Chức năng: bộ phận điều hành sản xuất là một chuổi sản xuất và cung ứng cho khách hàng từ giai đoạn nhận hàng ( đầu vào) được kiểm tra chất lượng thông qua bộ phận kiểm tra chất lượng, nhiệm vụ của bộ phận kiểm tra chất lượng.
Cân đối, điều tiết kế hoạch sản xuất phù hợp với khả năng và tình hình lao động của từng phân xưởng.
Giải quyết kịp thời những khó khan phát sinh trong sản xuất.
Liên hệ chặt chẽ với các phịng ban có liên quan để lập thủ tục xuất hàng
Bộ phận nhận sự: quản lý nhận sự tăng, giảm của công ty, thực hiện chế độ phúc lợi, khen thưởng.
Nhiệm vụ:
Tham mưu cho ban giám đốc xây dựng nội quy lao động, điều kiện làm việc, văn thư, lưu trữ, điều chỉnh chế độ làm việc cho nhận viên.
Tổ chức thực hiện quản lý công văn đến – đi, quản lý con dấu
Tham mưu cho ban giám đốc về việc ký hợp đồng giữa công ty với các đơn vị liên quan.
Phối hợp với các phòng ban tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo và học tập chung của Công ty.
Thông báo lịch công tác, làm việc của ban giám đốc và các nhận viên ở các phòng ban bằng email.
Phối hợp với các phịng ban trong việc xây dựng chính sách an tồn lao động cho cơng nhận, tổ chức theo dõi công tác phịng cháy chữa cháy của Cơng ty.
Thường xuyên kiểm tra và giám sát bộ phận sản xuất đặc biệt ở khu vực làm việc độc hại, nguy hiểm dễ xảy ra tai nạn.
Quản lý hỗ sơ, sổ bảo hiểm của nhận viên, giải quyết thủ tục và chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm.
Bộ phận kỹ thuật:
Lưu trữ thơng tin bí mật về sản phẩm, đơn giá sản phẩm
Tạo công thức thức ăn chăn nuôi theo yêu cầu của khách hàng và bảo mật thông tin cung cấp.
Tham mưu kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu do bộ phận cung ứng cung cấp khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp.
Đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản phẩm khi chạy công thức thức ăn chăn nuôi, tiết kiệm chi phí.
Bộ phận kinh doanh:
Tham mưu ban giám đốc về hoạt động kinh doanh, chiến lược phát triển mở rộng thị trường, chiến lược kinh doanh của Công ty.
Khai thác thị trường để ký kết các hợp đồng kinh tế xuất khẩu có hiệu quả, xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm.
Xây dựng chinh sách ưu đãi cho khách hàng, xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng
Xây dựng và triển khai phương án quảng bá thương hiệu, quảng bá sản phẩm Phối hợp với các phịng ban có liên quan để triển khai việc kiểm tra, xác nhận chất lượng sản phẩm.
Bộ phận Tài chính – kế tốn:
Chức năng: là bộ phận quản lý chức năng nghiệp vụ chuyên ngành, điều hành các cơng tác kế tốn, tài chính của tồn cơng ty phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty, phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam, đảm bảo mọi hoạt động đạt hiệu quả.
Nhiệm vụ:
Xây dựng và tổ chức thực hiện tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty sau khi được ban giám đốc phê duyệt.
Lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính, tài sản của Công ty.
Thực hiện cơng tác kế tốn, tài chính của Cơng ty theo đúng quy định của pháp luật, quy định của Công ty.
Lập báo cáo kế toán thống kê theo quy định và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do các bộ phận lập.
Phỗ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính của Cơng ty.
(c) Mối liên hệ giữa các phòng ban:
Tất cả các phòng thực hiện nhiệm vụ và chức năng của phịng mình, khi giải quyết cơng việc có liên quan đến các phịng ban khác thì phải chủ động phối hợp, phịng có liên quan có nhiệm vụ phải hợp tác để hồn thành cơng việc, nếu khơng cần trình Ban giám đốc giải quyết.
(d) Điều khoản thi hành:
Quy chế này được ban hành và cơng bố trong tồn công ty.
Mọi cá nhận có trách nhiệm tuân thủ quy chế và tố cáo các trường hợp vi phạm quy chế.
3.2.3.2 Xác lập mối quan hệ giữa phịng kế tốn tài chính và bộ phận IT
Do đặc điểm tổ chức của Cơng ty, phịng kế tốn quản lý bộ phận cơng nghệ thông tin, công nghệ thông tin là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho kế tốn thơng qua việc ứng dụng phần mềm trong quản lý.
Kế tốn và cơng nghệ thơng tin là hai bộ phận gắn kết chặt chẽ nhau bởi kế toán sử dụng những ứng dụng về công nghệ thông tin để thiết lập báo cáo, cả hai bộ phận gắn kết chặt chẽ với nhau để công việc đạt được hiệu quả tốt nhất. Kế toán ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống và sử dụng các bút tốn ghi nhận đó cịn cơng
Phịng kế Bộ phận IT
Thông tin đầu
Cơ sở dữ liệu
nghệ thông tin là một khoa học công nghệ được sử dụng để sử lý thông tin được ghi nhận trong hệ thống.
Cả hai bộ phận đều liên quan đến thông tin, được kết nối với nhau để tạo ra thơng tin có hiệu quả từ dữ liệu ban đầu do bộ phận kế toán cung cấp, sự liên kết giữa khoa học và kỹ thuật sẽ đảm bảo thơng tin cung cấp chính xác đầy đủ đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty.
Kế toán phải đảm bảo việc ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống chính xác, đầy đủ và bộ phận công nghệ thơng tin trên cơ sở đó phải đảm bảo thơng tin truy xuất từ hệ thống cũng phải chính xác.
3.2.3.3 Hồn thiện hệ thống kiểm sốt
Để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, cần quán triệt triết lý lãnh đạo và nắm bắt được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm sốt việc phân cơng , phân nhiệm ở các phịng ban.
Về chính sách nhận sự: đây là bộ phận thường xuyên thay đổi nhận sự, trưởng phòng nhận sự hiện tại mới gia nhập vào cơng ty khoảng 5 tháng do đó các chính sách phúc lợi khen thưởng của nhận viên chưa rõ ràng. Điều này thực sự ảnh hưởng lớn đến tồn thể nhận viên trong cơng ty, ảnh hưởng đến năng suất làm việc cũng như cống hiến những sáng kiến trong sản xuất. Cần xây dựng cơ cấu khen thưởng rõ ràng và được điều chỉnh hàng năm cho phù hợp đặc biệt là các chính sách khuyến khích đối với bộ phận kinh doanh đây là bộ phận tạo ra lợi nhuận cho Công ty, giám sát khen thưởng vả kỹ luật nghiêm khắc đối với các trường hợp vi phạm điều lệ công ty ảnh hưởng đến uy tín cũng như an tồn cho cơng nhận.
Cơ cấu tổ chức: quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ cụ thể trong việc phê duyệt chứng từ yêu cầu thanh toán, hiện tại chưa có quy định rõ ràng ở khâu yêu cầu thanh toán.
Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt Phân chia trách nhiệm trong truy cập hệ thống
Phân chia trách nhiệm xét duyệt, ký u cầu thanh tốn
Chuẩn hóa các quy định bằng văn bản đồng thời cơng bố rộng rãi trong tồn thể cơng ty.
Mọi rủi ro đều ảnh hưởng hiệu quả và mục tiêu hoạt động của Công ty do đó mọi hoạt động đều phải được đánh giá mức độ rủi ro nhằm ngăn chặn kịp thời.
Thủ tục kiểm soát phải đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh đều phải có chứng từ đầy đủ, ghi chép chính xác và được quản lý chặt chẽ.
Hệ thống thông tin:
Tăng cường khả năng cảnh báo hệ thống khi có sự xâm nhập từ bên ngồi hoặc có các nghiệp vụ xảy ra bất thường.
Việc phân cấp, phân quyền truy cập chỉ nên tập trung ở một người đo là giám đốc tài chính xét duyệt và được trưởng bộ phận công nghệ thông tin thực hiện.
Tăng khả năng tích hợp với các hệ thống bên ngoài như phần mềm báo cáo thuế của Tổng cục thuế và phần mềm kê khai của Cục hải quan giảm bớt thời gian và ngăn ngừa sai sót khi chuyển đổi.
3.2.4 Giải pháp kiểm sốt và đánh giá chất lượng hệ thống thơng tin kế toán.
3.2.4.1 Giải pháp kiểm soát
Từ thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty còn một số hạn chế và thiếu sót, có nhiều nguy cơ và rủi ro ảnh hưởng đến an toàn của hệ thống thơng tin kế tốn nói riêng và tồn bộ hệ thống quản lý của cơng ty nói chung ảnh hưởng đến chất lượng thơng tin kế tốn được cung cấp, Công ty cần chú trọng một số giải pháp sau:
Dữ liệu đầu vào: bộ phận kế toán phải đảm bảo nguồn dữ liệu đầu vào hệ thống được thực hiện trên nguyên tắc chính xác, đầy đủ và trung thực dựa trên các chứng từ, nghiệp vụ thực tế phát sinh.
Bảo vệ hệ thống thông tin kế tốn tránh sự xâm nhập từ bên ngồi: phần mềm kế tốn cơng ty đang sử dụng được viết bằng ngơn ngữ lập trình Visual Foxpro, đây là ngơn ngữ lập trình cũ do đó rất dễ bị xâm nhập, mức độ an tồn thơng tin khơng cao hay bị lỗi. Cần thực hiện các biện pháp để kiểm sốt truy cập từ bên ngồi hệ thống như: hạn chế đối tượng không liên quan tiếp cận hệ thống, phân loại đối tượng sử dụng hệ thống, phân quyền truy cập hệ thống, mỗi cá nhận chỉ được quyền truy cập vào phần hành mình đang thực hiện, sử dụng mật mã đối với các tập tin, mật khẩu truy cập vào hệ thống định kỳ 3 tháng phải được thay đổi và các cá nhận không tiết lộ mật mã, khi không sử dụng hệ thống trong vịng 5 phút hệ thống tự động khóa bàn phím chuyển màn hình sang chế độ nghĩ.
Giám sát và theo dõi các hoạt động truy cập vào hệ thống: giám sát việc truy cập vào hệ thống tránh trường hợp các cá nhận chia sẽ mật mã của nhau nhằm ngăn chặn truy cập trái phép.
Lưu trữ dữ liệu kế toán: lưu trữ dữ liệu kế toán là cần thiết bằng các hình thức sao chép dữ liệu hàng tuần đặc biệt đối với dữ liệu phịng kế tốn thì việc sao chép cần được thực hiện hàng ngày do dữ liệu nhiều và hệ thống lạc hậu nhưng cần kiểm sốt chặt chẽ q trình sao chép, quy định trách nhiệm cá nhận thực hiện việc sao chép và lưu trữ dữ liệu, không sử dụng dữ liệu cho bất cứ mục đích hoặc cá nhận bên ngồi cơng ty.
Thơng tin kế toán cung cấp cần đảm bảo về mặt chất lượng đáp ứng nhu cầu sử dụng thơng tin của nhà quản trị do đó những biện pháp trên cần được tuân thủ.
3.2.4.2 Đánh giá chất lượng thơng tin kế tốn:
Trên cơ sở các giải pháp kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn, đánh giá chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn được xem là q trình đánh giá tính hiệu quả và khả thi của các giải pháp nhằm đảm bảo thơng tin được cung cấp chính xác thơng tin và có giá trị sự dung.
Tổ chức định kỳ hàng tháng đánh giá chất lượng thông tin do bộ phận kế tốn cung cấp nói riêng và thơng tin quản lý tồn cơng ty nói chung, phân tích và đánh giá tính chính xác, độ tin cậy của thông tin. Khảo sát ý kiến của các phòng ban sử dụng nguồn dữ liệu do phịng kế tốn cung cấp có đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng và nguồn thông tin của các phịng ban cung cấp lẫn nhau trong cơng ty.
Thu thập thơng tin từ các cơ quan bên ngồi sử dụng thông tin như thuế, hải quan về thông tin mà công ty cung cấp.
3.3 Kiến nghị
3.3.1 Ban giám đốc
Hiện tại Cơng ty đã áp dụng quản lý theo quy trình nhưng việc chuyển giao thơng tin chưa được tin học hóa, thơng thường sử dụng các chứng từ bằng giấy một mặt là có giá trị pháp lý hai là dùng để lưu trữ nhưng điều này lại làm tăng thêm khối lượng công việc trong việc sắp xếp lưu trữ chứng từ. Cần xây dựng một quy trình chuẩn hóa trên nền tảng sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc luân chuyển chứng từ, thơng tin giữa các phịng ban.
Đầu tư, nâng cấp hệ thống mạng tại Cơng ty, xem xét đánh giá tính khả thi của khi thực hiện dự án.
Định kỳ kiểm tra hiệu quả hoạt động, tính minh bạch và khả năng đáng tin cậy của nguồn thông tin được cung cấp tơng qua Ban kiểm sốt nội bộ.
Quan tâm đến chính sách đào tạo nguồn nhận lực bởi con người là yếu tố cốt lõi quan trọng quyết định đến sự phồn thịnh của Cơng ty, có chính sách khuyến khích