2. Quy trình Hoạch định chiến lược, quản trị mục tiêu bằng BSC&KPI
2.2. Xây dựng hệ thống kiểm soát mục tiêu bằng KPI
2.2.4. Xây dựng thẻ KPI và đánh giá kết quả đơn vị
Thẻ KPI và đánh giá kết của công việc của đơn vị gồm 3 phần: Theo chiều dọc: tương tự Mẫu 2
Theo chiều ngang:
+ Bộ mục tiêu, chỉ tiêu đơn vị
+ Quy ước đánh giá và cách chấm điểm kết quả thực hiện KPI + Ma trận phân bổ mục tiêu đến đơn vị cấp 3 ho�c vị trí làm việc Các bước xây dựng thẻ:
+ Mục tiêu = Chức năng Mẫu 2 + Chỉ tiêu = Nhiệm vụ Mẫu 2
+ Trọng số: được hướng dẫn riêng tại hiện trường
+ Thước đo: Căn cứ vào chỉ tiêu, lựa chọn 1 trong 5 thước đo phổ biến để sử dụng: giá trị, số lượng, thời hạn, số lượng công việc (đếm việc), hiệu quả - hiệu suất
+ Chỉ số: lựa chọn xây dựng chỉ số (KPI)
. Mô tả các hoạt động để đạt được mục tiêu dưới dạng 1 quá trình IPO (input - process - output)
. Đánh giá thực trạng công việc tại kỳ xây dựng KPI, tham khảo kết quả kỳ trước và kỳ vọng với kỳ tới
25
. Sử dụng 5 tiêu thức lượng hoá để lựa chọn chỉ số đánh giá cho phù hợp + Tần suất kiểm soát: xác định tần suất kiểm soát theo tuần/tháng/quý. Mục đích của kiểm sốt là điều chỉnh các hoạt động cho đạt mục tiêu nên tần suất kiểm soát phải nhỏ hơn thời hạn đánh giá. Tần suất kiểm soát gắn ch�t với hệ thống báo cáo
+ Cơng cụ/Cách tính/Cơng thức tính
+ Kế hoạch và biện pháp thực hiện: 1 mục tiêu hình thành 1 kế hoạch ho�c 1 kế hoạch được hình thành để thực hiện nhiều mục tiêu
+ Quy ước đánh giá: như Mẫu 1
+ Điểm tham chiếu = Điểm xếp hạng Mẫu 2 + Trọng số chỉ tiêu là điểm của chỉ tiêu + Ghi nhận kết quả:
. Sử dụng công cụ ghi nhận kết quả khách quan công việc đạt được . Sử dụng quy ước quy đổi mức độ hồn thành
. Tính điểm tương tứng
Phân cơng trách nhiệm
+ Theo chiều ngang: đưa vào toàn bộ cơ cấu tổ chức, có thể thêm các tổ chức trung gian, phân thành khối, chức danh
+ Trách nhiệm được phân công theo 4 loại: Q - quản lý, C - chủ trì, T - tham gia thực hiện, H - hỗ trợ
26 Hoàn thiện Mẫu 3
+ Điểm trọng số cuối của phần A nhìn chung nên cao hơn phần B + Điểm trọng số cuối mục tiêu chủ trì cao hơn mục tiêu tham gia
+ Với các mục tiêu được giao chủ trì, có thể kế thừa các nội dung tại Mẫu 1 và điểm trọng số không nhỏ hơn điểm trọng số tại Mẫu 1
+ Với các mục tiêu được giao tham gia, xây dựng các thước đo, chỉ tiêu, quy ước đánh giá phù hợp với trách nhiệm được giao.