2. Quy trình Hoạch định chiến lược, quản trị mục tiêu bằng BSC&KPI
2.2. Xây dựng hệ thống kiểm soát mục tiêu bằng KPI
2.2.5. Phân tích chức năng nhiệm vụ của vị trí làm việc
Chuẩn bị:
Ngoài những tài liệu liên quan đến hồ sơ quản lý của đơn vị (Mẫu 2), cần bổ sung thêm:
+ Phân công cơng việc của đơn vị đối với từng vị trí làm việc/cá nhân + Mơ tả cơng việc của các vị trí làm việc do công ty ban hành
+ Kế hoạch công việc và hệ thống báo cáo của các vị trí làm việc
+ Các mục tiêu được cấp trên giao cho vị trí hiện tại theo tháng/q (nếu có)
Giới thiệu Mẫu 4: Cấu trúc Mẫu 4 tương tự Mẫu 2
+ Theo chiều ngang: các nội dung liên quan chức năng, nhiệm vụ của vị trí làm việc, xác định tầm quan trọng, thứ tự ưu tiên
+ Theo chiều dọc: chia thành 3 phần: . A: CNNV được cấp trên giao
. B: CNNV thường xuyên theo mô tả công việc . C: CNNV phát sinh trong kỳ
Hướng dẫn thực hiện: Tương tự Mẫu 2
+ Dựa trên phân công trách nhiệm của đơn vị (Phần 3 Mẫu 3), đưa tồn bộ các mục tiêu được phân cơng cho vị trí làm việc chủ trì và thực hiện vào phần A
+ Dựa trên mơ tả cơng việc hiện có, đã được rà sốt lại, kết hợp phân cơng công việc đưa chức năng vào mục chức năng, nhiệm vụ phù hợp với từng nhóm chức năng vào phần B
27
+ Các chức năng phát sinh trong kỳ (chỉ đưa các chức năng đã phát sinh trong các kỳ trước, ít nhất là 2 kỳ trở lên mà chưa được bổ sung trong mô tả công việc hay phân cơng nhiệm vụ) vào phần C
+ Tính tốn điểm xếp hạng thơng qua tầm quan trọng và tính cấp thiết Hướng dẫn hoàn thiện Mẫu 4
+ So sánh các chức năng và nhiệm vụ trong phần A và B, loại bỏ sự trùng lắp (cho phép giữ lại nếu cùng 1 đối tượng, phần A nêu mục tiêu, phần B nêu hành động)
+ Trong trường hợp kết quả tính tốn khơng xếp thứ tự ưu tiên được, người lập biểu thiết lập thứ tự ưu tiên bên ngoài và đưa vào mục ghi chú. Chọn ~ 10 nhiệm vụ được ưu tiên đầu tiên