2.1.2.1 Chức năng
Thực hiện dịch vụ vận chuyển, “giao nhận hàng hóa” xuất nhập khẩu “trong và ngoài nước.”
“Khai thuê Hải quan”, giao nhận hàng hóa, thuê hộ phương tiện vận tải đường biển, đường hàng không, đường bộ.
Dịch vụ đại lý tàu biển và mơi giới hàng hóa, thuê phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa đến cảng hay đến địa điểm nhận hàng cuối cùng theo yêu cầu
2.1.2.2 Nhiệm vụ
Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh dịch vụ mà công ty đã đưa ra nhằm đáp ứng và phục vụ tốt cho việc “thực hiện các” chức năng “
hoạt động của công ty.”
“Quản lý, sử dụng nguồn vốn” hợp lý và “có hiệu quả”, tự trang bị, đổi mới và nâng cao mở rộng “cơ sở vật chất kỹ thuật” để “phục vụ cho”“hoạt động kinh doanh.”
“Đảm bảo việc hạch toán kinh tế” đầy đủ, “tự trang trải nợ và làm tròn” nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước.
Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế- tài chính, quản lý XNK và giao dịch đối ngoại, thực hiện nghiêm chỉnh những cam kết trong hợp đồng mà cơng ty đã kí kết.
Thực hiện tốt các chính sách cán bộ, chế độ quản lý lao động, tiền lương,... bồi dưỡng, năng cao trình độ văn hóa, ngoại ngữ, nghiệp vụ chun mơn hóa cho cán bộ- nhân viên trong cơng ty.
2.1.2.4 Chức năng các phòng Ban
BAN GIÁM ĐỐC
Quản lý và điều tiết mọi công việc của phịng ban, tiếp nhận thơng tin và xử lý những việc ngồi khả năng và trách nhiệm của các phịng Ban.
“
Tổ chức và điều hành” mọi “hoạt động kinh doanh của cơng ty”, quản lý tài chính, giám sát, thúc đẩy tiến độ của cơng việc.
Theo dõi tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của cơng ty để có những biện pháp kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh “của công ty”.
Chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động của công ty trước Pháp luật, các cơ quan chức năng, các đối tượng bên ngoài khác: khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng,..
Hướng dẫn những kỹ năng nghiệp vụ và kinh nghiệm cho tất cả các nhân viên trong công ty. Tổ chức bộ máy, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên, nghiên cứu vận dụng thực tiễn chế độ chính sách, theo dõi cơng tác kiểm tra.
PHỊNG MARKETING
Hướng đến mục tiêu tối ưu hóa các cơng đoạn trong chuỗi cung ứng nhằm cung cấp một chuẩn mực về chất lượng phục vụ khách hàng với chi thấp nhất, đưa ra báo giá cạnh tranh nhất.
Nghiên cứu thị trường, nghiên cứu và theo dõi cạnh tranh như:
- Xác “lập và quản lý mối quan hệ với khách hàng nhằm đảm bảo thỏa mãn khách hàng trong quá trình sử dụng sản phẩm.”
- Thực “hiện việc đánh giá và kiểm tra hoạt động marketing của doanh nghiệp, từ đó có những thay đổi cần thiết và đưa ra những tư vấn hợp lý cho những người làm công tác lãnh đạo trong doanh nghiệp.”
- Xây “dựng và triển khai các kế hoạch, chương trình khuyếch trương, xúc tiến như quảng cáo, khuyến mại, quan hệ công chúng v.v…, đồng thời đánh giá hiệu quả của những kế hoạch và chương trình xúc tiến đó.”
- Xác “lập và quản lý mối quan hệ với khách hàng nhằm đảm bảo thỏa mãn khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ.”
PHỊNG KẾ TỐN
Thực hiên công tác tài vụ, thu chi tài chính, theo dõi và thu hồi cơng nợ, theo dõi tạm ứng và thu hồi tạm ứng, lập hệ thống sổ sách chứng từ kế toán theo đúng quy định, thực hiện báo cáo thuế và báo cáo quyết tốn “của Cơng ty.”
Thu thập, xử lý thơng tin và lập Báo cáo tài chính trình lên Giám Đốc, tham mưu và Giám đốc về hoạt động tài chính nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Cung cấp các Báo cáo tài chính cho các Cơ quan chức năng, các đối tượng bên ngoài.
Kiểm tra dữ liệu hàng hóa, lập và gửi hóa đơn cho khách hàng. Giải quyết ác thắc mắc, khiếu nại của khách hàng liên quan đến hóa đơn.
Quản lý nhân sự, điều chuyển và tuyển dụng nhân sự. Nghiên cứu, thực hiện chế độ chính sách lao động về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,…
Quản lí hồ sơ nhân viên, tính lương, thu nhập và các chế độ phúc lợi xã hội và tiến hành trả lương cho các nhân viên vào cuối tháng, “ứng tiền cho nhân viên” làm hàng (“Nhân viên” hiện trường, “giao nhận”..).
PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU Bộ Phận Chứng Từ
“
Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo” kịp thời và đúng lúc “những thông tin cần thiết cho lô hàng.”
Nhận thông tin và chứng từ của khách hàng và từ hang tàu để thông báo hàng đi, hàng đến, và cung cấp chứng từ có thơng tin cần thiết cho lơ hàng như: Bill of
Lading (Vận đơn đường biển), Lệnh giao hàng (D/O), Thông báo hàng đến (A/N). Hỗ trợ “chứng từ cho bộ phận Giao Nhận” lên Bộ tờ khai Hải Quan.
Bộ Phận Giao Nhận
Chuyên trách về việc làm các Thủ tục Hải quan và giao nhân hàng hóa bằng đường biển tại cảng lớn (như Cát Lái, Tân Cảng, Khánh Hội,.) và đường Hàng Không như ở Sân bay Tân Sơn Nhất.
Liên hệ với các cơ quan chức năng và các cơ quan tư nhân để “làm thủ tục” liên quan đến việc nhận hàng, giảm thiểu chi phí làm hàng đến mức thấp nhất và tạo dựng niềm “tin đối với khách hàng” về cung cấp phục vụ nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Bộ Phận Kinh Doanh (Sales)
Tìm hiểu, nắm bắt thị trường giá cước vận tải Quốc tế thông qua các Đại lý, Hãng tàu vận tải Quốc tế và Dịch vụ Khai báo Hải quan hàng “hóa Xuất Nhập Khẩu.”
“
Tư vấn”, báo giá “cho Khách hàng về” cước vận tải, giải thích những ưu điểm, nhược điểm về giành quyền thuê tàu, thuê phương tiện vận tải, bảo hiểm trong Incoterm® hiện hành và thủ tục Thông quan Xuất Nhập Khẩu.
“
Tiếp xúc và liên hệ” trực tiếp “với khách hàng” để cung cấp kịp thời các dịch vụ của Công ty.
Theo dõi lô hàng cung cấp thông tin, chứng từ cho khách hàng nhanh chóng , chính xác, đúng lúc , đúng thời điểm “để duy trì khách hàng” cũ “và phát triển khách hàng mới”. Đồng thời chăm sóc khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới.
2.1.3 Phân tích năng lực cạnh tranh của cơng ty
Để “biết được năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường chúng ta phải đánh giá so sánh với các đổi thủ cạnh tranh trong cùng một lĩnh vực, một thị trường. Trên cơ sở các so sánh đó, muốn tạo nên năng lực cạnh tranh, đòi hòi
doanh nghiệp phải tạo được lợi thế so sánh với đối tác của mình. Nhờ lợi thế này doanh nghiệp có thể thỏa mãn tốt hơn các nhu cầu của khách hàng mục tiêu cũng như lôi kéo được khách hàng của đối tác cạnh tranh.Tùy vào những ngành, những lĩnh vực khác nhau mà ta có các yếu tố đánh giá năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp khác nhau: giá cả, chất lượng, thương hiệu, uy tín, thị phần, kênh phân phổi sàn phấm vả dịch vụ, thông tin vả xúc tiến thương mại, năng lực nghiên cửu và phát triển...Trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, ta cỏ thề đánh giá năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp qua một số yếu tố sau:”
Khối “lượng giao nhận hàng hóa của cơng ty qua các năm”
Đơn vị: Tấn
Biểu đồ 2.1 Khối “lượng hàng hóa giao nhận của cơng ty” trong 10 năm gần
đây
“(Nguồn: phòng kinh doanh XNK)”
Khối “lượng hàng hóa giao nhận cho biết tinh hình hoạt động của lĩnh vực giao nhận của công ty tốt hay xấu, thị phần tăng hay giảm. Tuy nhiên chúng ta cũng cần phải xác định được khối lượng giao nhận tăng lên là do tăng khách hàng hay là do lượng hàng hóa cần giao nhận của khách hàng cũ tăng lên. Đây là yếu tố rất quan trọng đề đánh giá các biện pháp nhằm thu hút khách hàng cỏ hiệu quà hay
không, thị phần của cơng ty có thực sự được mờ rộng hay khơng?” “
Qua biểu đồ trên ta thấy, nhìn chung khối lượng hàng hóa giao nhận cùa cơng ty tăng qua các năm.” Năm 2010, “khi công ty mới” mở rộng kinh doanh “nên khối lượng giao nhận còn thấp đạt” 10.905 tấn, “đến năm” 2011 “thi con số này đã tăng lên đáng kể” 15.625 “tấn. Tốc độ tăng trung bình của khối lượng giao nhận từ” 2010 - 2016 “
là 24,1%. Năm” 2015 “khối lượng giao nhận của cơng ty có giảm xuống là 22100 tấn, giảm 8,1% so với năm” 2014. “Nguyên nhân là do ảnh” hưởng chung của nền kinh tế thế giới. “Đến năm” 2016 “thì khối lượng giao nhận tâng vọt lên” 30.785 “tấn, cao nhất từ trước đến” thời điểm đó. Đó “cũng là vì nắm bắt được tình hình kinh tế trong nước”, có các chiến lược kinh doanh phù hợp với nền kinh tế thị trường, “công ty đã chú trọng đầu tư vào nâng cấp trang thiết bị vận tải, xếp dỡ, tăng cường quan hệ dối ngoại với bạn hàng, đối tác, mở rộng các mặt hàng giao nhận.” Năm 2017, “trong nước lạm phát tăng đến 12,6% làm giảm sức tiêu dùng trong nước,” từ đó “nhập khẩu cũng giảm.”
“
Mặc dù” công ty “cũng đã có các biện pháp giảm giá dịch vụ giao nhận nhưng khối lượng giao nhận” 2017 “chỉ đạt mức 25248 tấn, giảm 18% so với” 2016. Năm 2018, “
khi nền kinh tế thế giới và trong nước” đang trên đà phát triển, “xuất nhập khẩu cũng có các dấu hiệu tăng trưởng trở lại, cơng ty cũng có các biện pháp thích ứng với thị trường, quan tâm đến việc nâng cao chất lượng dịch vụ, khối lượng giao nhận của công ty đã tăng trở lại đạt 27198 tấn.” Theo thống kê năm 2019 “khối lượng hàng hóa giao nhận của cơng ty” đạt 30421 tấn. “Tiếp tục tăng khối lượng hàng hóa giao nhận là mục tiêu phấn đấu của công ty trong” thời gian sắp tới.
Bảng 2.2 “Khối lượng hàng hóa giao nhận của một số cơng ty trên địa bàn” TpHCM
(Đơn vị tính: Tấn)
Cơng ty TNHH TM DV Cả Lợi (CL Freight)
25.248 27.198 30.421
Công ty Vận tải Miên sơn (Mison Trans)
31.207 28.171 30.387
Knight Logistics 33.510 29.256 32.433
Vinalink Logistics 49.565 44.600 47.965
Công ty tiếp vận quốc thế Goldwell 44.779 40.020 42.352
Real Logistics 36.100 34.414 37.111
“(Nguồn: Tự tổng hợp)”
“
So với các đối thủ cạnh tranh trong ngành thì ta thấy khối lượng giao nhận của” cơng ty Cả Lợi “vẫn cịn thấp, thị phần còn khá khiêm tốn. Nếu coi tổng khối lượng giao nhận của 6 công ty trên là 100%, thi tỷ trọng của” Cả Lợi chiếm “khoảng 12,7%. Trong khi đó thị phần của cơng ty” Vận tải Miên sơn (Mison Trans) “là 13,8%, công ty” Knight Logistics “là 14,7”%, Vinalink Logistics “chiếm 21,5”%, Công ty tiếp vận quốc thế Goldwell “là 19,8% vả” Real Logistics “chiếm 17,5%.Thị phần giao nhận của cơng ty cịn nhỏ hẹp là do công ty chưa chú trọng vào việc mở rộng thị trường, nâng cấp trang thiết bị, thiếu nguồn nhân lực giao nhận và sự đa dạng trong trong các loại hình giao nhận để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.”
Biểu đồ: 2.2: “Cơ cấu giao nhận hàng hóa XNK của cơng ty qua các năm”
Trong “cơ cấu giao nhận hàng hóa của công ty thi nhập khẩu luôn chiếm ưu thế, tỷ lệ hàng giao nhận NK – XK” dao động “ở mức tỷ lệ tương ứng là 3 - 7. Đây cũng là do đặc điểm của thương mại quốc tế nước ta chủ yếu là nhập siêu. Các mặt hàng giao nhận chủ yếu của công ty là : Thực phẩm lạnh, hoa quả, cây cảnh, cao su, rượu, đồ điện dân dụng,, vật liệu xây dựng.Trong tương lai với chính sách thương mại quốc tế của VN là : khuyến khích thúc đẩy XK các mặt hàng có lợi thế về điều kiện tự nhiên và lao động (nông sản, dệt may, giày dép...) và ưu tiên nhập khấu đầu vào sản xuất phục vụ cho hàng XK (máy móc thiết bị), cơng ty cần mở rộng các mặt hàng giao nhận của mình, tăng tỷ lệ hàng giao nhận XK.”
“
Khối lượng hàng hóa giao nhận theo phương thức vận tải của công ty”:
(Đơn vị tính: Tấn)
Bảng 2.3 “Khối lượng hàng hóa giao nhận theo” các “phương thức vận tải của
công ty”
“(Nguồn: phịng kinh doanh XNK)”
“
Cơng ty chủ yếu thực hiện giao nhận hàng hóa đường biến, đường hàng khơng, đường bộ. Trong đó giao nhận hàng hóa đường biến là chủ yếu chiếm 85% khối lượng hàng hóa giao nhận. Tiếp đó là giao nhận bằng đường bộ 10%, giao nhận bằng đường hàng khơng với cước phí đắt nên vần cịn ít chiếm 5% tồng khối lượng hàng hóa giao nhận của cơng ty.”
“
Tỷ trọng giao nhận hàng hóa đạt chất lượng của công ty”
Các chỉ “tiêu đánh giá giao nhận hàng hóa đạt chất lượng như là:” “Thời gian giao hàng : nhanh hay chậm”
“Chất lượng hàng hóa trong lúc xếp dờ, vận chuyến : cỏ bị hịng hóc, mất mát...”
“Thái độ làm việc của nhân viên giao nhận với khách hàng: trao đồi thông tin,
Tổng khối lượng 10.905 15.265 18.846 19.355 24.050 22.100 30.785 25.248 27.198 30.421 GN bẳng đường biển 8.724 12364,65 15.453,72 15.871,1 20442.5 19448 27706.5 21713,28 24206.22 26154,12 “GN bằng đường hàng không” “163,575” “839,575” 1.036,53 1.122,59 1202.5 1105 1231.4 1009.92 815.94 900,15 GN bằng đường bộ 2.017,425 2060,775 2355,75 2.361,31 2405 1547 1847.1 2524,8 2175,84 2287,75
làm các chứng từ cần thiết...”
Chú “trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ nên chất lượng dịch vụ của công ty được cài thiện qua các năm và tăng lên rõ rệt. Đây là một điểm cộng của” Cả Lợi “trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh.”
Bảng 2.4 “Tỷ trọng giao nhận hàng hóa đạt chất lượng của cơng ty”
Năm 2017 (%) 2018 (%) 2019 (%) “ Tỷ trọng giao nhận hàng hóa đạt chất lượng” “95.8%” “96.1%” “96.5%”
“(Nguồn: Phòng kinh doanh XNK”)
“Việc giao nhận hàng hóa đạt chất lượng phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: thời gian làm thủ tục hải quan, phối hợp thông tin giữa các phòng ban về thời gian tàu về, nhận hàng, số lượng và năng lực của nhân viên giao nhận trong việc làm các chứng từ cần thiết để thông quan và giao hàng về đến kho của khách hàng, phương tiện xếp dỡ hàng hóa có đầy đủ, hiện đại, phương tiện vận chuyển...Như vậy chất lượng” giao nhận “hàng hóa phụ thuộc vào cả yếu tố mơi trường bên ngồi và các yếu tố bên trong doanh nghiệp. Khơng thề địi hỏi tỷ trọng giao nhận hàng hóa đạt chất lượng đạt 100%, nhưng khắc phục những yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp đế nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp là biện pháp cần thiết.”
Sự “đa dạng hóa các dịch vụ giao nhận hàng hóa của cơng ty”
Đa “dạng hóa các dịch vụ giao nhận hàng hóa là biện pháp cần thiết để ứng tốt nhu cầu của khách hàng và thu hút thêm đối tượng khách hàng mới”. Công ty Cả Lợi “kinh doanh các dịch vụ chủ yếu bao gồm:”
“Hàng chuyển cảng”
“Kinh doanh kho bãi, giao nhận hàng hóa XNK” “Dịch vụ vận tải, xếp dỡ hàng hóa”
“Xuất nhập khẩu ủy thác”
“Giao nhận hàng hóa XNK, gom hàng lẻ”