những tài sản này thành tiền và dùng số tiền đó để thanh toán các khoản nợ đến hạn.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Cơng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Bảo Phong vào thời điểm 03/2022
Giám đốc
Phó giám đốc Phó giám đốc
Phịng kinh doanh Phịng kỹ thuật
Phịng kế tốn tài chính Phịng XNK Phịng hành chính nhân sự Chỉ huy kỹ thuật hiện trường Tổ lắp đặt và điều chỉnh thiết bị Tổ bảo hành và sửa chửa Tổ kỹ thuật đường dây
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty:
- Giám đốc trực tiếp điều hành các hoạt động của công ty liên quan đến tất cả các phịng ban, cơ sở sản xuất kinh doanh của cơng ty cũng như chịu trách nhiệm trước pháp luật. Giám đốc có quyền ra các quyết định về việc điều hành cơng ty theo kế hoạch, phải chịu trách nhiệm trước toàn thể công nhân viên trong công ty về kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, giám đốc là người triển khai, điều hành, giám sát việc thực hiện chiến lược- kế hoạch sản xuất kinh doanh của cơng ty.
- Phó giám đốc thứ nhất điều hành trực tiếp công việc kinh
doanh và các công việc liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật của cơng ty.
- Phó giám đốc thứ hai điều hành, quản lý lĩnh vực xuất nhập
khẩu, lĩnh vực tài chính kế tốn và hành chính nhân sự của cơng ty. - Các phịng chức năng:
Phịng tài chính kế tốn: thực hiện các cơng tác kế tốn theo
quy định của Nhà nước, và theo định kỳ kế tốn tài chính. Thực hiện tốt các chế độ về sổ sách, chứng từ thu chi rõ ràng hợp lệ, đề xuất chế độ kế toán vốn, nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ cho cơng ty kinh doanh có hiệu quả. Ngồi ra, phịng kế tốn tài chính cịn có chức năng khai thác, lập kế hoạch tạo nguồn vốn và phân bổ cho các hoạt động của công ty, điều hành và giám sát các hoạt động tài chính của cơng ty, lập các quỹ cho sản xuất - kinh doanh, thực hiện cơng tác hạch tốn, thống kê, sổ sách kế toán, xác định lỗ lãi cho từng thời kỳ kế toán, thực hiện các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước như nộp thuế, lệ phí và các khoản tiền liên quan đến các loại hợp đồng của công ty, xây dựng bảng tổng kết tài sản, thực hiện các giao dịch về chuyển đổi ngoại tệ cho các hoạt động kinh doanh.
Phòng xuất nhập khẩu: Chuyên thực hiện các công việc liên
quan đến nhập khẩu các loại máy móc thiết bị phục vụ cho việc kinh doanh của công ty trong thị trường nội địa. Các sản phẩm nhập khẩu như hệ thống camera quan sát giám sát, ống kính cho camera, hệ thống báo động chống đột nhập, hệ thống báo động hàng rào, hệ thống cửa từ kiểm sốt vào – ra, hệ thống âm thanh cơng cộng…
Phịng kinh doanh: Ngoài việc nghiên cứu, khảo sát, đánh giá
thị trường, phịng kinh doanh của cơng ty cịn có chức năng tìm kiếm các khách hàng mới trong nước, chăm sóc các khách hàng hiện tại, thực hiện việc ký kết các hợp đồng của cơng ty.
Phịng hành chính nhân sự: là phịng có chức năng quản lý
chung về hành chính, lễ tân, lao động, tuyển chọn và đào tạo cán bộ quản lý, ký kết hợp đồng lao động theo chỉ thị của giám đốc. Phịng hành chính nhân sự cũng là nơi thanh tốn tiền lương và tiền công lao động cho công nhân viên trong công ty, và cũng là nơi thực hiện các chế độ về bảo hiểm cho người lao động.
Phịng kỹ thuật: có chức năng thực hiện các cơng việc liên quan
đến kỹ thuật tại hiện trường như lắp đặt mới, sửa chữa hay bảo hành các thiết bị máy móc.
Tại phòng kỹ thuật, giám đốc là người phụ trách chung các cơng việc, trực tiếp chỉ đạo Phó giám đốc và chỉ huy kỹ thuật ngoài hiện trường về kế hoạch làm việc. Phó giám đốc điều hành chung các cơng việc như cung ứng thiết bị, vật tư, giao dịch với chủ đầu tư. Chỉ huy kỹ thuật ngoài hiện trường trực tiếp chỉ đạo các tổ kỹ thuật về các cơng việc ngồi hiện trường. Các tổ kỹ thuật chịu sự phân công về cơng việc trực tiếp của Phó giám đốc và chỉ huy kỹ thuật ngồi hiện trường.
Phịng kinh doanh là phịng có chức năng tìm kiếm khách hàng mới, tìm kiếm và ký kết các hợp đồng cho cơng ty, ngồi ra cịn là phịng có nhiệm vụ tư vấn, chăm sóc khách hàng hiện tại.
Khi các hợp đồng liên quan đến mua sắm thiết bị nhập khẩu từ các nhà cung cấp nước ngồi, thì cơng việc liên quan đến thủ tục xuất nhập khẩu, mở tài khoản tại ngân hàng, các phương thức thanh tốn được giao cho phịng xuất nhập khẩu. Công ty trực tiếp đến tận địa điểm của khách hàng để thực hiện các công việc lắp đặt, xử lý các thiết bị kỹ thuật, các cơng việc này được giao cho phịng kỹ thuật.
Khi công ty trúng thầu, các công việc liên quan trực tiếp đến hoạt động tác nghiệp tại thực địa như các cơng trường, phịng kỹ thực cũng đảm nhận cơng việc này. Cụ thể, tại công trường, các tổ kỹ thuật của công ty sẽ thực hiện các phần công việc theo sự phân cơng của chỉ huy cơng trình theo từng thời gian cụ thể. Tổ kỹ thuật đường dây sẽ làm những phần liên quan đến đường truyền tín hiệu và nguồn điện cung cấp, đây là tổ đầu tiên có mặt tại cơng trường. Sau đó, tổ lắp đặt hiệu chỉnh thiết bị sẽ tiếp thu phần công việc của tổ đường dây để lắp đặt hiệu chỉnh thiết bị và hướng dẫn sử dụng cho bên chủ đầu tư. Trong quá trình hoạt động và trong thời gian bảo hành, tổ bảo hành sửa chữa sẽ thực hiện các cơng việc về bảo hành, bảo trì, sửa chữa thiết bị cho cơng trình.
Là một cơng ty kinh doanh về cả mặt thương mại và kỹ thuật, tổ bảo hành sửa chữa của công ty không chỉ hoạt động như là một bộ phận chuyên sửa chữa, bảo trì cho các dự án cịn trong thời gian bảo hành, mà tổ còn hoạt động để phục vụ các khách hàng có nhu cầu về bảo hành, bảo trì các thiết bị kỹ thuật mà công ty cung cấp.
Tại công trường, quản lý cơng trường có trách nhiệm và thẩm quyền tiếp nhận các mệnh lệnh của giám đốc và phó giám đốc về
các công việc cần thực hiện, đồng thời chỉ đạo các tổ kỹ thuật thực hiện đúng nhiệm vụ đã được giao.
Các phịng ban trong cơng ty có mối quan hệ ngang cấp, hỗ trợ lẫn nhau và giúp việc cho giám đốc nhằm đạt được kết quả kinh doanh cao nhất.