Bảng 2 .1 Cơ cấu nguồn nhân lực công ty theo giới tính
Bảng 2.6 Cơ cấu nguồn vốn của công ty Almine trong
giai đoạn 2017 – 2019
ĐVT: VNĐ
TT Chỉ tiêu
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
θBQ (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) θLH Giá trị Tỷ trọng (%) θLH I Vốn theo nguồn vốn hình thành 1 Vốn chủ sở hữu 4,586,526,752 71,28 4,006,126,257 63,27 67,27 4,429,014,278 78,06 70,66 68,97 2 Vốn vay nợ 1,847,984,648 28,72 2,326,163,743 36,73 32,73 1,245,046,622 21,94 29,34 31,03 II Vốn theo mục đích sử dụng 1 Vốn cố định 2,541,350,000 39,50 2,340,556,000 36,96 38,23 1,685,000,000 29,70 33,33 35,78 2 Vốn lưu động 3,893,161,400 60,50 3,991,734,000 63,04 61,77 3,989,060,900 70,30 66,67 64,22 Tổng 6,434,511,400 100 6,332,290,000 100 100 5,674,060,900 100 100
31
Chƣơng 3
THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH ALMINE VIỆT NAM
3.1. Giới thiệu bộ máy nhân lực của công ty TNHH ALMINE Việt Nam
3.1.1. Sơ đồ cấu trúc bộ máy của công ty
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty
Xưởng số 1 Phòng quản lý t.bị Phòng quản lý chất lượng Phòng cung ứng Phòng x.nhập khẩu và bán hàng Phòng quản lý sản xuất Tổng giám đốc Phịng kế tốn Phịng hành chính nhân sự Xưởng số 2 Sản xuất nhơm kéo sợi Sản xuất nhơm thanh Lị ủ, lị tơi Bộ phận lị nung Bộ phận bóc vỏ Giám đốc Đóng gói Hội đồng thành viên
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo:
Quan hệ tham mưu, giúp việc: Quan hệ kiểm tra, giám sát:
32
* Quan hệ trong bộ máy quản lý công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Almine Việt Nam thể hiện đầy đủ các mối quan hệ quản lý doanh nghiệp. Tổng giám đốc (giám đốc) toàn quyền quyết định mọi vấn đề của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về kết quả sản xuất kinh doanh. Các phòng ban chức năng tư vấn, tham mưu cho tổng giám đốc (giám đốc) lĩnh vực của phòng phụ trách, đồng thời phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong cơng việc đảm bảo q trình quản lý được diễn ra thuận lợi, xuyên suốt. Các xưởng trực tiếp nhận mệnh lệnh chỉ đạo được ban hành từ tổng giám đốc (giám đốc), đồng thời chịu sự kiểm tra giám sát từ các phòng ban chức năng trong lĩnh vực của từng phòng ban.
* Chức năng của các bộ phận
- Hội đồng thành viên: Gồm tập hợp của tất cả các sáng lập viên có tên trong đăng ký kinh doanh của công ty, thực hiện các chức năng hoạch định, định hướng, kiểm tra, giám sát hoạt động của công ty, tạo điều kiện cho Tổng giám đốc tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của hội đồng thành viên theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định tại điều lệ, hội đồng thành viên hoạt động theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách.
- Tổng Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của công ty và là người
điều hành cao nhất mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.
- Giám đốc: là người được Tổng Giám đốc bổ nhiệm điều hành hoạt động
của cơng ty nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Có nhiệm vụ thúc đẩy sự nhận thức về chất lượng cho tồn thể cán bộ cơng nhân viên trong công ty. Báo cáo tình hình thực hiện Hệ thống Quản trị chất lượng cho Ban giám đốc nhằm mục đích cải tiến thường xuyên các hoạt động này.
- Phịng Hành chính nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Bên cạnh đó phịng cịn có chức năng tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc trong công tác tổ chức cán bộ, quản trị nhân lực cho công ty
- Phịng Kế tốn: Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, chứng từ tài chính,
thống kê, lưu trữ tài liệu liên quan đến kế toán, đảm bảo việc tuân thủ các nguyên tắc kế toán và hệ thống quy tắc của cơng ty. Tiến hành cơng tác kế tốn
33
theo quy định của nhà nước, lập báo cáo kế toán thống kê theo quy định và kiểm tra sự chính xác các báo cáo do các phịng ban lập.
- Phòng Quản lý thiết bị: Tham mưu giúp ban Giám đốc trong công tác quản lý, mua sắm máy móc thiết bị, trang bị, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản phục vụ cho quá trình làm việc và sản xuất,
- Phòng Quản lý cung ứng: Giúp Tổng Giám đốc đảm bảo việc cung ứng
hàng hóa, triển khai các hợp đồng cung ứng, quản lý hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu.
- Phòng Quản lý chất lượng: Tham mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc trong
việc nghiệm thu sản phẩm, kiểm tra, giám sát sự tuân thủ các quy định, quy trình kỹ thuật nhằm đảm bảo chất lượng, quy cách và quy định trong cơng ty.
- Phịng Xuất nhập khẩu và bán hàng: Thực hiện chế độ báo cáo thống kê
hàng hóa, vật tư, tài sản, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu,… xuất, nhập, tồn kho theo quy định.
- Bộ phận Quản lý sản xuất: Tham gia vào việc lên kế hoạch, giám sát
hoạt động của công nhân và máy móc trong q trình sản xuất, trực tiếp quản lý, giám sát xưởng 1 và xướng 2. Trong hai xưởng lại phân chia ra các bộ phận nhỏ: Bộ phận bóc vỏ, bộ phận lị nung, sản xuất nhơm thanh, nhơm kéo sợi, lị ủ, lị tơi và đóng gói.
Ưu điểm
Vì số lượng nhân viên tại cơng ty khối văn phịng là khoảng 17 người nên việc chia các phòng ban như vậy là tương đối hợp lý, dựa vào đặc điểm sản xuất của công ty và dựa vào kinh nghiệm của nhà quản lý là công ty Almine Nhật Bản.
Xưởng có phịng là quản lý sản xuất và tổ bảo trì. Các cơng nhân được chia thành 3 tổ lị: 1 tổ bóc vỏ, 1 tổ sinsen, 1 tổ combain, 1 tổ lị ủ tối, 1 tổ đóng gói xuất hàng. Phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy mô sản xuất của công ty cũng như đảm bảo về chất lượng và số lượng nhân viên trong tổ để đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện, tránh sai sót cũng như thiếu nhân lực khi có vấn đề phát sinh. Các tổ được sự quản lý trực tiếp của phòng quản lý sản xuất đứng đầu là giám đốc sản xuất và nhân viên, tổ trưởng các tổ sản xuất.
34
Hàng tháng đều có nhân viên người Việt Nam hoặc nhân viên người Nhật Bản sang làm việc, hoặc làm công tác đào tạo phổ biến công nghệ từ công ty Almine Nhật Bản được cử sang công ty Almine Việt Nam mỗi đoàn từ 15-20 người, đảm bảo công nghệ luôn được cập nhật một cách nhanh nhất và ln có nguồn nhân lực chất lượng cao hàng đầu thế giới trong ngành luyện kim và cơng nghiệp nặng. Các phịng ban được sắp xếp theo sự chỉ đạo của công ty Almine Nhật Bản một cách khoa học và được kiểm tra định kỳ nếu có sự thay đổi nhân sự diễn ra.
Nhược điểm
Tuy nhiên số lượng nhân viên ở các phịng ban như phịng nghiệp vụ là ít (chỉ có 1 người) và phịng kế tốn cũng như là phịng cung ứng có 2-3 người vì vậy việc bố trí này có thể gây ra thiếu nhân lực khi có trường hợp nhân viên tại các phịng ban nghỉ có thể gây ảnh hưởng không tốt đến công việc. Quy mô sản xuất tự động hóa cao nên số lượng nhân viên là hạn chế, có một số bộ phận có thể xảy ra ngừng sản xuất hoặc gián đoạn cả xưởng sản xuất và máy móc nếu có trường hợp 3-4 người vận hành máy nghỉ cùng một lúc.
3.1.2. Tổ chức bộ máy chuyên trách tuyển dụng nhân lực (phịng hành chính nhân sự) nhân sự)
3.1.2.1. Chức năng của bộ máy chun trách (Phịng hành chính nhân sự )
Số lượng nhân viên: 9 người, trong đó có 1 trưởng phịng, 4 nhân viên chuyên làm công việc chuyên môn và 2 nhân viên làm công việc bếp và 2 nhân viên tạp vụ. Phòng được trực tiếp giám sát và quản lý bởi phó giám đốc điều hành. Thực hiện các công việc thuộc trách nhiệm như xây dựng thang bảng lương, tính lương, chấm cơng, tính phụ cấp, xây dựng chế độ, bảo hiểm cho người lao động, quản lý giấy tờ xuất nhập cảnh, thẻ tạm chú lao động nước ngồi, cơng tác tuyển dụng, đào tạo,… và các công việc được giao bởi quản lý cấp trên.
Phịng hành chính nhân sự công ty Almine Việt Nam có 5 chức năng chính sau:
- Chức năng thu hút, tuyển dụng nhân lực: Chức năng này u cầu phịng hành chính nhân sự của cơng ty Almine Việt Nam những hoạt động sau: tuyển
35
mộ, tuyển chọn, lên kế hoạch phỏng vấn và tiếp nhận ứng viên bước đầu. Để có thể thực hiện chức năng này, phịng hành chính nhân sự căn cứ vào chiến lược và kế hoạch sản xuất cũng như là kế hoạch kinh doanh của mình để đồng thời đưa ra mục tiêu và chiến lược để tuyển dụng nhân sự, kế hoạch hóa nhân lực trong từng thời kì, hoạch định các hoạt động chức năng nhân sự tương ứng.
- Chức năng đào tạo – phát triển: Đây là một trong những chức năng quan trọng nhất của bộ phận quản trị nhân lực của cơng ty, chức năng này địi hỏi bộ phận quản trị nhấn lực là phịng hành chính nhân sự phải thực hiện các hoạt động xác định nhu cầu đào tạo, tổ chức quá trình đào tạo, kiểm tra giám sát quá trình này, đánh giá hiệu quả đào tạo phục vụ cho mục tiêu phát triển của tổ chức và đảm bảo sự phát triển của nhân viên.
- Chịu trách nhiệm về cơng tác hành chính liên quan đến lưu những giấy tờ, thủ tục, hồ sơ liên quan đến nhân viên, tài sản của công ty.
- Kiểm kê văn phòng phẩm, sắp xếp lịch họp, cuộc hẹn, trực điện thoại và cũng có thể kiêm một số nhiệm vụ của các bộ phận khác:
+ Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ nhân viên, định biên nhân sự;
+ Hướng dẫn nhân viên mới về hợp đồng lao động, làm rõ về mức lương, chính sách phúc lợi tại công ty.
+ Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định. + Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên. + Quản lí cơng việc giấy tờ, thủ tục như hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ , thủ tục nhận việc, nghỉ việc, hay chấm dứt hợp đồng…
+ Theo dõi nội quy, nề nếp, văn hóa cơng ty.
- Bộ phận lương thưởng và phúc lợi có chức năng xây dựng và quản lý hệ thống tiền lương, phúc lợi, khen thưởng và các chính sách khác của cơng ty. Tất cả những cơng việc này nhằm đảm bảo tính cơng bằng về quyền lợi của các nhân viên trong công ty và phù hợp với các quy định về lao động của Nhà nước.
3.1.2.2 Bố trí nhân sự và phân công công việc cụ thể trong bộ máy chuyên trách (phịng hành chính nhân sự)
36
Phân công công việc tại Almine Việt Nam được trực tiếp thực hiện bởi quản lý người Nhật cũng như là định hướng của công ty mẹ là Almine Nhật Bản. Về khối lượng công việc cũng khơng q nhiều hay ít đối với mỗi nhân viên, các nhân viên khác có đủ năng lực và trình độ để giải quyết các vấn đề phát sinh hoặc khi có người nghỉ đồng thởi có khả năng giúp đỡ, đào tạo những công việc mà người trong phịng chưa có khả năng hoặc thực hiện chưa đúng yêu cầu. Khối lượng cơng việc cũng như là phân cơng cơng việc có thể thay đổi theo tình hình thực tế và theo chỉ đạo của cấp trên. Vì số lượng thành viên ít nên có thể sảy ra tình trạng chậm chễ trong cơng việc khi có thành viên nghỉ làm.
Bảng 3.1. Bố trí nhân sự và phân cơng cơng việc cụ thể của phịng HCNS (khơng tính các nhân viên tạp vụ và bếp)
STT Họ và tên Chức vụ Phân công công việc cụ thể
1 Nguyễn Thị Minh
Thanh Trưởng phòng
Quản lý nhân viên phòng, lập kế hoạch, thơng báo và tìm các nguồn tuyển dụng trong và ngồi nước cho cơng ty. Và làm các thủ tục với cơ quan quản lý nhà nước co liên quan đến lao động nước ngồi, chế độ, chính sách đối với người lao động.
2 Ngô Quốc Bảo Nhân viên
Quản lý trang thiết bị, hoạch định nhân lực, quản trị thực hiện công việc, quản lý yêu cầu mua bán trang thiết bị của cơng nhân viên.
3 Phùng Thị Tính Nhân viên
Dịch thuật, làm các công việc với cơ quan bảo hiểm, quản lý mua bán đồ bảo hộ lao động và cơng tác chăm sóc sức khỏe công nhân viên.
4
Nguyễn Thị
Hường Nhân viên
Quản trị thù lao, chấm công, các loại phụ cấp, lập kế hoạch giám sát thực hiện đào tạo nhân lực cho công nhân viên
5 Nguyễn Phương
Huyền Nhân viên
Dịch thuật, tổng hợp báo cáo hàng ngày, tuần, tháng, dịch báo cáo và gửi cho quản lý người nhật, truyền đạt quan điểm và các công việc liên quan đến xây dựng văn hóa tổ chức và tác phong công nghiệp theo hướng hiện đại của Nhật
37
3.1.2.3. Mối quan hệ cơng việc trong bộ máy chun trách (phịng HCNS)
Phịng hành chính nhân sự phối hợp với tất cả các phịng ban và cơng nhân viên về vấn đề chấm công nhân viên qua máy chấm công và bổ sung giờ chấm công trong trường hợp ngời lao động quên không chấm công.
Bất kỳ một nhân viên nào khi đã được tuyển vào doanh nghiệp đều được nhân viên phòng hành chính nhân sự phân cấp, phân loại đào tạo cho phù hợp với cương vị trước mắt, để từ đó xây dựng một quan niệm nghề nghiệp, quy tắc nghề nghiệp và năng lực nghề nghiệp tương ứng. Vì vậy, có thể thấy rằng nhân viên được tuyển dụng là đối tượng đầu tiên của đào tạo, nói cách khác phải tiến hành đào tạo cho nhân viên trước khi họ bước vào cương vị mới.
Thực hiện đãi ngộ nhân sự thông qua chế độ đãi ngộ tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi công ty căn cứ vào kết quả trực tiếp từ thành tích cơng tác nhân viên. Như vậy tuyển dụng nhân sự có mối quan hệ gián tiếp với đãi ngộ nhân sự. Thông qua việc không ngừng nâng cao chất lượng cơng tác tuyển dụng nhân viên thì hiệu quả thành tích cơng tác sẽ được nâng cao, từ đó có thể nâng cao các khoản tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi của nhân viên.
Trưởng phòng nhân sự là người quản lý trực tiếp các bộ phận quản trị nhân sự, dưới sự quản lý và điều hành và nhận mệnh lệnh từ giám đốc về các chính sách, chiến lược, chủ trương của cơng ty, sau đó, phân cơng cơng việc cho các nhân viên theo chuyên mơn của họ cho phó phịng, phó phịng sẽ bàn giao công việc cho các chuyên viên, các bộ phận có liên quan cùng phối hợp với nhau để giải quyết công việc. Trưởng phịng sẽ giao nhiệm vụ, tìm hiểu nghiên cứu nhu cầu tuyển dụng cho chuyên viên tuyển dụng cùng với nhóm tuyển dụng của mình làm, nhu cầu đào tạo cho bên chuyên viên đào tạo cùng nhóm đào tạo của mình, các vấn đề về tiền lương, thưởng, phúc lợi về nhóm chuyên mảng lương thưởng, phúc lợi. Sau đó phó phịng tổng hợp lại nhu cầu mà bên tuyển dụng, đào tạo đã thu thập từ các phịng ban, đưa lên trình giám đốc phê duyệt duyệt sẽ chuyển lại cho bên bộ phận tuyển dụng, đào tạo lên kế hoạch triển khai và thực hiện.
38
Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực công ty TNHH Almine Việt Nam
3.2.1. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng
* Bộ phận thực hiện tuyển dụng nhân lực của công ty
Tuyển dụng nhân lực của công ty được giao cho Phịng Hành chính nhân sự đảm nhận. Theo quy định của cơng ty, Phịng hành chính nhân sự có nhiệm vụ tham mưu cho tổng giám đốc trong việc tổ chức bộ máy sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên chức lao động trong công ty, thực hiện các công tác tuyển dụng nhân sự cho công ty cũng như sắp xếp lại lao động trong từng phòng ban phân xưởng, tổ chức thực hiện bảo hộ lao động, vệ sinh an toàn trong sản xuất cũng như chế độ khen thưởng lương bổng.
Hiện nay những nhân viên của phòng đều tốt nghiệp đại học các chuyên ngành quản trị nhân lực và thành thạo ngơn ngữ nước ngồi như Anh, Nhật, họ