Công việc 1: Phản hồi lại tin nhắn của khách hàng về nhu cầu sử dụng dịch vụ.
● Bước 1: Chuẩn bị những thông tin cần thiết về tất cả các dịch vụ.
Trước khi nhận tin nhắn phản hồi của khách hàng phải chuẩn bị sẵn thông tin cần thiết để có thể cung cấp cho khách một cách cụ thể nhất nếu đó là khách hàng mới. Nếu khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ của cơng ty thì phải nắm bắt được những thay đổi, điều chỉnh của sản phẩm để cung cấp thông tin cho khách.
● Bước 2: Tiếp nhận tin nhắn/ email của khách để phản hồi.
Tìm hiểu khách hàng để xác định đối tượng người dùng là khách hàng mới hay cũ.
● Bước 3: Phản hồi tin nhắn/ email của khách hàng.
Cung cấp cho khách hàng thông tin cần thiết về dịch vụ, ghi lại thông tin khách hàng hoặc những câu hỏi về dịch vụ mà họ cịn thắc mắc. Sau đó các thơng tin sẽ được lưu lại và được gửi qua các phịng ban khác có liên quan.
Cơng việc 2: Phân chia khách hàng theo từng nhóm sử dụng dịch vụ.
● Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng.
Thơng tin của khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ được lưu lại trên hệ thống theo trình tự thời gian.
●Bước 2: Kiểm tra thông tin khách hàng.
15
Đọc và kiểm tra các thông tin của khách hàng như: tên tuổi, thông tin liên lạc, các tài khoản liên kết, các mẫu đơn, yêu cầu sử dụng dịch vụ có trùng khớp hay lỗi sai nào khơng.
● Bước 3: Phân chia khách hàng vào từng nhóm.
Trong phịng kinh doanh có từng nhóm nhỏ được chia ra và tiếp nhận một loại dịch vụ khác nhau, vì thế phải sắp xếp khách hàng vào đúng vị trí mà các nhóm đó tiếp quản.
Cơng việc 3: Tìm hiểu, nắm bắt được rõ các dịch vụ mà công ty cung cấp.
● Bước 1: Nhận tài liệu, thông tin.
Thông tin được gửi qua email, nói về quy trình, tính năng dịch vụ của công ty.
●Bước 2: Nghiên cứu, nắm bắt rõ các tài liệu, thông tin được gửi.
Nắm rõ các bước, quy trình hoạt động, ghi nhớ những điều kiện cần thiết khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Nắm bắt được các ưu nhược điểm của sản phẩm.
Công việc 4: Theo dõi, quan sát quá trình làm việc của phòng kinh doanh cũng như của các phòng ban khác.Lên kế hoạch làm việc trong tuần, xây dựng thời gian biểu và thực hiện theo đúng kế hoạch.
● Bước 1: Đi cùng các anh chị phòng kinh doanh theo dõi các phịng ban khác làm việc.
Hiểu rõ thêm về cách một cơng ty hoạt động, cụ thể là cách phân chia phòng ban, phân chia nhân lực ra sao và các cơng việc chính của từng phịng.
● Bước 2: Xây dựng thời gian biểu, kế hoạch làm việc trong một tuần.
Sử dụng phần mềm Excel và Google Sheet để tạo ra thời gian biểu cụ thể, lên list công việc cần phải thực hiện trong tuần.
● Bước 3: Thực hiện đúng với thời gian biểu, theo dõi, đảm bảo mọi người đều làm theo đúng kế hoạch đã đề ra.
Theo dõi quá trình làm việc của mọi người cùng với quá trình, thời gian để có thể hồn thành xong mục tiêu của một tuần.
16