quân lý và hoạt động vãn thư, lưu trừ tại ủy ban nhân dân xà - thị trấn.
- Công vãn số 4378/UBND ngày 15 tháng 10 năm 2020 của ƯBND huyện Hóc Mơn về việc triển khai hướng dẫn số 4258/HD-SNV ngày 08/10/2020 của Sơ Nội vụ về công tác quan lý và hoạt động vãn thư, lưu trừ tại ƯBND xà - thị trấn.
- Báo cáo số 1586/BC-UBND ngày 16/4/2021 cua ƯBND huyện Hóc Mơn về việc tổng kết tình hình thực hiện Luật lưu trừ.
Trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2020, ủy ban nhân dân huyện Hóc Mơn đà xây dựng, ban hành nhiều văn bán tổ chức thực hiện vãn bán quy phạm pháp luật và các vãn bán lành đạo, chi đạo, hướng dẫn cùa cơ quan nhà nước cấp trên về công tác vãn thư, lưu trừ trên địa bàn huyện.
Việc kịp thời thực hiện triển khai các văn ban chi đạo, vãn bán hướng dẫn cua cơ quan cấp trên về công tác vãn thư, lưu trừ đà tạo được sự chuyển
biến trong nhận thức cua các cấp lành đạo cũng như đội ngũ cơng chức, viên
chức, người lao động nói chung và cua đội ngũ cơng chức, viên chức, người lao động trực tiếp thực hiện công tác vãn thư, lưu trừ ớ các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc, UBND xà - thị trấn nói riêng về vị trí, vai trị, tầm quan trọng cùa cơng tác văn thư, lưu trừ. Qua đó, cơng tác văn thư, lưu trừ tại
các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc và ủy ban nhân dân 12 xà - thị trấn dằn đi vào nề nếp, ồn định và phát triển ngày càng chuyên nghiệp.
Bên cạnh kết qua đạt được, còn một số hạn chế như:
Vãn bán hướng dẫn về cơng tác lưu trừ cịn ít, rời rạc, thiếu tập trung gây khó khăn trong việc tra tìm khi cần thiết. Các vãn bàn hướng dẫn được ban hành trên cơ sở các hướng dẫn chung cùa cơ quan cấp trên, chí dừng lại ờ mức độ triển khai các vãn bán quy phạm pháp luật, các vãn bàn lành đạo, chí đạo mà chưa ban hành các vãn bản hướng dẫn cụ thể thực hiện Luật Lưu trừ cũng như các khâu nghiệp vụ chuyên môn về công tác lưu trừ, hướng dẫn báo cáo vãn thư lưu trừ, thủ tục tiêu hủy tài liệu......
Một bộ phận cán bộ lành đạo, công chức, viên chức, người lao động chưa nhận thức đúng về ý nghĩa, tầm quan trọng cúa công tác văn thư lưu trừ đối với hoạt động cùa cơ quan, đơn vị. Từ đó, một số cơ quan chun mơn, đơn vị trực thuộc, ủy ban nhân dân xà - thị trấn khi xây dựng, triển khai, thực hiện các vãn bán chi đạo, văn ban hướng dẫn cua cấp trên còn mang tính hình thức, chưa chú trọng tính hiệu q.
2.2.2. về quản lý thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ ờ các co* quan chuyên môn, đon vị trực thuộc và ủy ban nhân dân xã - thị trấn trên địa bàn huyện Hóc Mơn
Trong hoạt động hành chính hiện nay địi hói việc khai thác và sừ dụng các thơng tin trong tài liệu lưu trừ ngày càng nhiều cũng như tính chính xác cua thơng tin lưu trừ ngày càng cao. Chính vì vậy, nhiệm vụ đặt ra là cần quán
lý thống nhất về nghiệp vụ lưu trừ từ các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực
thuộc đến ƯBND các xà - thị trấn. Qua khảo sát thực tế tại các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc và ƯBND các xà - thị trấn trên địa bàn Huyện Hóc Mơn, tác gia nhận thấy việc quán lý và thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu
trừ như sau:
2.2.2.1. Thu thập tài liệu lưu trữ
Căn cứ Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trừ lịch sừ các cấp, ùy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh đà ban hành Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tồ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trừ Lịch sừ Thành phố Hồ Chí Minh; Công vãn số 127/SNV-CCVTLT ngày 14/01/2020 cùa Sờ Nội vụ về việc thực hiện Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trừ lịch sử. Theo đó, UBND huyện Hóc Mơn có 23 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp tài liệu lưu trừ vào Lưu trừ lịch sứ Thành phố gồm:
Bảng 2.1 Bảng thống kê các co* quan chuyên môn thuộc nguồn nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử Thành phố.
SI 1 Tên cơ quan, tổ chức TL hiện có
TL chỉnh lý hồn chinh TL dự kiến thu thập (ĐV tính: mét giá) 1 Hội đồng nhân dân
367 287 36
2 Úy ban nhân dân
3
Vãn phòng HĐND và ƯBND (Văn phòng ƯBND)
4 Phòng Nội vụ 221 174,5 20
Qua đối chiếu, so sánh tại bảng 2.3 cho thấy qua 02 năm kể từ khi ƯBND huyện triển khai Kế hoạch chinh lý hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc huyện giai đoạn 1975-2015 thì cơng tác chinh lý tài liệu vẫn chua có bước chuyển biến mạnh mè như mong muốn, vẫn cịn tình trạng hồ sơ tài liệu chất đống, bó gói, được đóng vào các thùng carton, thùng tơn, thậm chí cá bao tái như: Phịng Tài chính- Kế hoạch, Ban Qan lý đầu tư xây dựng cơng trình, Ban Bồi thường giai phóng mặt bằng, ƯBND xà Bà Điềm, ƯBND xà Xuân Thới Sơn... Nhừng hồ sơ tài liệu này đang có dấu hiệu hư hóng, chừ bị nhịe do ấm móc vì ánh hương cùa thời tiết. Hồ sơ lưu trừ cua các phòng, ban hiện đà quá tai, hồ sơ lưu trừ chiếm diện tích phịng làm việc khá nhiều, khơng gian làm việc khơng an tồn và khơng đám bao sức khỏe cho cán bộ công chức.
Các tài liệu chưa thu thập, chinh lý đà gây anh hường khơng nhó đến hoạt động cơng việc cùa cơng chức, viên chức. Nguồn tài liệu này được hình thành trong quá trình giái quyết và thực hiện nhiệm vụ chính trị cua các cơ quan chun mơn, đơn vị trực thuộc và UBND xà - thị trấn trên các lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xà hội, an ninh - quốc phòng... tất cá đều được phàn ánh đầy đu trong tài liệu lưu trừ. Không chi vậy, hàng năm số lượng tài liệu mới phát sinh ngày càng nhiều. Cùng với nhừng tác động hàng ngày từ mơi trường, nắng nóng, ấm thấp, điều kiện báo quán không đáp ứng yêu cầu, đà và đang làm cho tài liệu xuống cấp trằm trọng, một số tài liệu bị rách thùng, giòn, mục, mờ chừ, mất chừ, bị oxy hoá dẫn đến hư hong, mất mát tài liệu...
Nguyên nhân là do:
Do nhận thức về vai trò, tầm quan trọng cùa tài liệu lưu trừ cùa các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc và ƯBND xà - thị trấn cịn có nhừng hạn chế nhất định, có lúc, có nơi cịn bị xem nhẹ; trong khi đó chưa có chế tài để áp dụng xừ lý vi phạm trong công tác này.
Tuy rằng việc lập hồ sơ công việc đà được các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc và ƯBND xà - thị trấn quan tâm, chi đạo CB, cc, vc, NLĐ
thực hiện nhưng vẫn chưa đúng theo quy định, lưu trừ chưa đầy đu các thành phần hồ sơ công việc.
Cán bộ, công chức đam nhiệm cơng tác lưu trừ cịn có một bộ phận chưa đáp ứng được yêu cầu trình độ chun mơn nghiệp vụ, hoạt động kiêm nhiệm nên khơng có thời gian hướng dẫn CB, cc, vc, NLĐ thực hiện các nghiệp vụ về báo quản, chinh lý tài liệu; việc bố trí cán bộ làm cơng tác này thiếu ồn định, hay thay đồi dần đến hiệu qua cơng việc chưa cao.
Bảng 2.3: Thống kê tình trạng tài liệu lưu trữ đến cuối năm 2019, 2020
Tiêu chí Năm 2019 Năm 2020 Cấp huyện Cắp xà Cắp huyện Cấp xà Tồng số tài liệu nền giấy quy ra mét giá tài liệu.
Trong đó: 1.989,24 1.027,86 2.396,04 842,26 - Số mét tài liệu đà chỉnh lý hoàn chinh 185,52 710,2 265,52 525 - Số mét tài liệu đà chỉnh lý sơ bộ 1031,82 845 1100,62 860,5 - Số mét tài liệu chưa chỉnh lý 1085,4 508,16 1403,4 507,26
thuộc Danh mục nộp lưu vào lưu trừ lịch sư cấp huyện. Hồ sơ, tài liệu
cùa các
cơ quan chuyên môn được lưu tại Trường tiểu học 19/8. Tại đây, mồi cơ quan chun mơn được bố trí phịng lưu trừ riêng có diện tích khoảng 22,4m2; với khối lượng lớn hồ sơ nhà đất nên phịng Tài ngun - Mơi trường và phịng Qn lý đơ thị được bố trí một kho chung với diện tích khống 105m2. Do thời gian dài khơng được tu sưa, hiện các phịng đã xuống cấp, ấm thấp, khơng có người trơng coi; hồ sơ, tài liệu chưa được chinh lý, không được vệ sinh thường xuyên cùng với nhừng tác động hàng ngày từ mơi trường, nắng nóng, ấm thấp, điều kiện bao quán không dam bào, đà làm cho tài liệu xuống
cấp trầm trọng. Một số tài liệu bị rách thung, giòn, mục, mờ chừ, mắt chừ, bị oxy hóa dẫn đến hư hong.
Đối vói các đon vị trực thuộc: Hồ sơ, tài liệu được lưu trừ trong khuôn
viên cùa trụ sờ làm việc. Tuy nhiên, trụ sờ cùa nhừng đơn vị này có diện tích nhó nên khơng bố trí được kho lưu trừ chuyên dụng. Đồng thời, tài liệu chưa được chinh lý, việc phải di chuyển trụ sờ làm việc nhiều lằn (Ban Quàn lý đầu tư xây dựng cơng trình, Ban Bồi thường giai phóng mặt bằng) đà ánh hường rất lớn đến việc báo quán tài liệu lưu trừ.
Đối vói việc bảo quản tài liệu lưu trữ ờ ủy ban nhân dân xã - thị trấn:
Năm 2018, ủy ban nhân dân huyện ban hành Quyết định số 4002/QĐ- ƯBND ngày 09 tháng 10 năm 2018 về ban hành Kế hoạch tăng cường công tác quan lý và hoạt động văn thư, lưu trừ tại ƯBND xà, thị trấn trên địa bàn huyện. Theo đó, Kế hoạch được chia ra làm 3 giai đoạn: giai đoạn 1 từ tháng 11/2018 đến tháng 10/2019 sẽ tiến hành thí điểm tại ƯBND xà Thới Tam Thôn; giai đoạn 2 từ tháng 11/2019 đến tháng 6/2021 sẽ triển khai thực hiện ờ 50% các xà còn lại bao gồm ủy ban nhân dân các xà Đơng Thạnh, Nhị Bình, Tân Xn, Xn Thới Đơng, Xn Thới Thượng; giai đoạn 3 từ tháng 7/2021
trừ cơ quan; chình lý tài liệu lưu trừ; xác định giá trị tài liệu lưu trừ; báo quán tài liệu lưu trừ; thống kê vãn thư, lưu trừ và tài liệu lưu trừ; tổ chức sừ dụng tài liệu lưu trừ.
Qua quá trình triền khai thực hiện đến nay đã cơ bán cai thiện công tác quán lý, báo quàn tài liệu lưu trừ tại ƯBND xà - thị trấn. Các xà ờ giai đoạn 1 và 2 được ưu tiên cấp kinh phí để chinh lý tài liệu lưu trừ, sừa chưa, nâng cấp, xây dựng mới các kho lưu trừ chuyên dụng dam bào theo quy định tại Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 cùa Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trừ chuyên dụng đối với cấp xà, phường, thị trấn. Đến nay đà có 9/12 xà - thị trấn có kho lưu trừ chuyên dụng đàm báo diện tích từ 20m: trơ lên, 4/6 xà đà thực hiện chinh lý tài liệu tồn đọng đến năm 2019, 02/6 xà đang triển khai thực hiện chình lý tài liệu tồn động.
Nhận thấy tầm quan trọng cúa công tác quán lý và thực hiện nghiệp vụ bào quán tài liệu lưu trừ có tác động rất lớn đến việc tra tìm, sư dụng tài liệu lưu trừ phục vụ cho quá trình hoạt động cùa các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc và ƯBND xà - thị trấn trong công tác nghiên cứu khoa học và quan lý nhà nước, thời gian qua, ƯBND huyện đà chú trọng đến công tác quán lý và thực hiện nghiệp vụ bào quán tài liệu lưu trừ, ưu tiên cấp kinh phí để cái tạo, nâng cấp, sứa chừa, xây dựng mới các kho lưu trừ. Qua đó, đà góp phần đám bao an toàn hồ sơ, tài liệu phát huy được giá trị tài liệu lưu trừ. Tuy nhiên, công tác quán lý và thực hiện khâu nghiệp vụ này ờ huyện vẫn còn nhiều hạn chế:
Các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc, ƯBND xà - thị trấn chưa quan tâm đúng mức việc dam bào an toàn hồ sơ, tài liệu. Hệ lụy từ việc chưa
Chức danh
Trình độ chun mơn Trình độ lý luận chính trị
ỌLNN Đại học chun ngành VT, LT Đại học chun ngành khác Các lớp đào tạo ngẩn hạn VT, LT Cử nhân Cao cấp Trung cấp Sơ cấp Cơng chức 1 12 12 0 0 12 0 13 Viên chức 0 07 07 0 0 07 0 06 Không chuyên trách 0 11 11 0 0 07 0 0 Tồng cộng 01 30 30 0 0 26 0 19
Qua kêt qua kháo sát, nhìn chung đội ngũ cơng chức, viên chức, cán bộ không chuyên trách trực tiếp thực hiện cơng tác vãn thư, lưu trừ có trình độ chun mơn (đại học 31/31 người đạt tý lệ 100%; các lớp đào tạo ngắn hạn 30/31 người đạt tỷ lệ 96,7%), trình độ lý luận chính trị (26/31 người đạt tỷ lệ 83,9%) đáp ứng được yêu cầu công việc. Đế đạt được kết quả như trên, ƯBND huyện đà triển khai thực hiện nhiều giai pháp như: chú trọng khâu tuyển dụng; bố trí theo vị trí việc làm; thường xuyên mờ các lớp đào tạo bồi dường chuyên môn, nghiệp vụ lưu trừ góp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cúa đội ngũ CB, cc, vc làm công tác lưu trừ.
Từ kết qua khào sát cũng cho thấy đa phần các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc và ƯBND xà - thị trấn đều bố trí cán bộ phụ trách cơng tác lưu trừ kiêm nhiệm thêm một số cơng tác khác, đồng thời có 30/31 CB phụ
trách công tác lưu trừ đà qua các lớp đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ
lưu trừ
mà khơng có trình độ chuyên môn về lưu trừ trong khi công tác này địi hoi rất nhiều kiến thức chun sâu. Chính việc bố trí nhân sự khơng phù hợp này
dẫn đến hậu quá là khối lượng tài liệu lưu trừ không được sắp xếp, chinh lý kịp thời, đúng quy định nên việc khai thác sừ dụng tài liệu lưu trừ kém hiệu quá, ành hương đến hiệu quà quán lý nhà nước.
Kết quá kháo sát cho thấy có 26/31 phiếu cho rằng nên bố trí CB có trình độ trung cấp, cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành làm công tác lưu trừ. Đồng thời có 31/31 phiếu (chiếm 100%) cho rằng nên bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trừ.
Bảng 2.6 Khảo sát yêu cầu về trình độ chun mơn đối vói người làm cơng tác lưu trữ
Tiêu chí Số phiếu chọn Tỷ lệ %
Chi cần chứng chỉ bồi dường nghiệp
vụ vãn thư, lưu trừ 05 16,12
Trung cấp, cao đăng, đại học chuyên
ngành vãn thư, lưu trừ 26 83,88
Trung cấp hoặc đại học bất kỳ 0 0
Bảng 2.7 Kct quả đánh giá về bố trí người làm cơng tác ưu trữ
Tiêu chí Số phiếu chọn Tỷ lệ %
Chuyên trách công tác LT 31 100
Kiêm nhiệm công tác VT, LT 0 0
Tồng cộng 31 100
2.2.5. Vồ công tác đảm bảo CO’ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ của Uy ban nhân dân huyện Hóc Mơn, co* quan chuyên môn, đon vị trực thuộc, ƯBND xã - thị trấn
-không chuyên trách (đối với ƯBND cấp xà) đà được quan tâm hơn về tiêu
chuẩn trình độ chun mơn. Hiện tại, các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc, UBND xà - thị trấn muốn bố trí người thực hiện nhiệm vụ lưu trừ hoặc kiêm nhiệm cơng tác lưu trừ phái có chứng chí bồi dường nghiệp vụ vãn thư lưu trừ trớ lên.
- 100% CB, cc, vc, cán bộ không chuyên trách phụ trách công tác văn thư, lưu trừ đà được hường phụ cấp độc hại của ngành lưu trừ theơ quy định.