1. Giới thiệu khái quát về công ty
1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của công ty
Là một công ty cổ phần nên cơ cấu tổ chức của công ty tuân theo quy định của pháp luật Việt Nam. Bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức khá khoa học và hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty (xem trang bên)
* Đại hội đồng cổ đơng bao gồm tất cả các cổ đơng có quyền biểu quyết, là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ đơng có nhiệm vụ: Thảo luận và thông qua điều lệ công ty, quyết định sửa đổi, bổ
sung điều lệ công ty; Bầu Ban kiểm soát và Ban giám đốc; Thông qua kế hoạch sản xuất kinh doanh và phương án kinh doanh 3 năm của công ty; Thông qua chế độ phụ cấp cho thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.
*Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của cơng ty, có tồn quyền nhân danh công ty quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm kỳ 4 năm.
*Ban kiểm sốt của cơng ty gồm 3 thành viên. Ban kiểm soát thay mặt các cổ đơng để kiểm tra, kiểm sốt mọi hoạt động của công ty, phát hiện các sai sót và đề nghị Đại hội đồng cổ đơng ra quyết định điều chỉnh. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với hội đồng quản trị và bộ máy điều hành của ban giám đốc, theo mọi quyết định của trưởng ban kiểm soát.
*Ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo các nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị, nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, điều lệ công ty và tuân thủ theo quy định của pháp luật. Giám đốc do hội đồng quản trị tuyển dụng, bổ nhiệm, bãi nhiêm. Giám đốc chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
*Phịng hành chính tổng hợp có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các cơng tác quản lý hành chính của cơng ty, quản lý nhân sự, theo dõi lao động và thực hiện chế độ liên quan đến người lao động.
Phịng kế tốn thực hiện cơng tác thu thập, xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ, ghi sổ tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích kinh tế, hướng dẫn việc ghi chép của các cửa hàng.
*Phịng kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện việc thương thảo, tìm kiếm nguồn hàng, giao dịch, kí kết các hợp đồng và quản lý các hợp đồng.
Nhận đơn mua hàng của trưởng ngành hàng theo đúng lịch phân cơng. Kiểm tra lượng hàng hố mà trưởng ngành hàng đã khai báo xem có hợp lý khơng về cả số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại… Tập hợp báo cáo mua hàng và vào sổ nguồn hàng. Đặt hàng với các nhà cung cấp thông qua điện thoại, máy fax hoặc trực tiếp đi ký kết hợp đồng với các đối tác. Trực tiếp lấy hàng về để nhập kho. Chuyển các đơn hàng xuống kho và chỉ đạo hoạt động nhập hàng. Kiểm tra đơn hàng và hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp; kiểm tra mã hàng, tính pháp lý của hàng hố, số lượng, chất lượng hàng hoá và các điều khoản khác trong hợp đồng.
Khi có nhà cung cấp mới cần phải lập bảng đề xuất cấp mã nhà cung cấp và nhập vào ổ cứng công ty để theo dõi và quản lý.
Khi có sự thay đổi về giá thì phịng kinh doanh phải có trách nhiệm lập bảng điều chỉnh giá gửi tới các đơn vị, các quầy thông qua giám đốc siêu thị và các trưởng ngành hàng để điều chỉnh giá bán cho kịp thời.
* Phịng kế tốn thanh tốn có nhiệm vụ: Kiểm tra các chứng từ liên quan đến hàng hố và q trình nhập xuất hàng hóa. Kiểm tra giá bán, tỷ lệ lãi nếu có phát hiện sai sót thì kịp thời báo cáo Ban giám đốc. Làm các phiếu nhập kho hàng hoá . In tem theo số lượng phiếu nhập kho. Làm các giao dịch xuất kho. Ghi sổ theo dõi và thanh tốn. Kiểm tra giá bán bn, kiểm kê hàng hoá và chứng từ để lập bảng cân đối kho, bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài
phân tích kết quả kiểm kê, kiểm tra kỹ thuật các cửa hàng, phân tích các báo cáo để đề xuất ý kiến với lãnh đạo.
*Các cửa hàng thương mại: mỗi cửa hàng đều có 1 cửa hàng trưởng, 1 kế toán cửa hàng. Các cửa hàng này thực chất hoạt động theo mơ hình các siêu thị CTM Mart thực hiện bán hàng theo các kế hoạch và các quyết định của công ty. Các cửa hàng hay các siêu thị này chịu sự sắp xếp, phân bổ, kiểm tra, kiểm soát, chỉ đạo, điều hành của ban lãnh đạo và siêu thị trung tâm CG Mart. Khi có các vấn đề mới phát sinh các cửa hàng trưởng phải xin ý kiến chỉ đạo của ban lãnh đạo trước khi tiến hành chỉ đạo, tổ chức thực hiện ở cơ sở. Trong quá trình kinh doanh, họ phải tiến hành hạch toán, tổng kết để trình báo cáo và kiến nghị lên ban lãnh đạo.
Các phịng ban, đơn vị của cơng ty vừa hoạt động độc lập, vừa có mối liên hệ mật thiết với nhau, giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ để đạt được mục tiêu kinh doanh của cơng ty. Trong đó phịng kinh doanh là phịng giữ vai trò chủ đạo trong việc chỉ đạo cũng như điều hành, quản lý, kiểm tra, đôn đốc và trực tiếp thực hiện hoạt động bán hàng.