CHƯƠNG 4 : THIẾT KẾ HỆ THỐNG
4.5. Thiết kế giao diện người dùng
4.5.1. Chuẩn giao diện
4.5.2. Giao diện hệ thống 4.5.2.1. Giao khách hàng 4.5.2.2. Giao nguyên liệu 4.5.2.3. Giao thanh toán
4.5.2.4. Giao diện quản lý tài khoản
4.5.2.5. Giao báo cáo thống kê 4.6. Thiết kế kiểm soát 4.6.1. Xác định các điểm hở của hệ thống
4.6.2. Các giải pháp được đề xuất để khắắ́c phục các điểm hở
4.6.3. Các kết kiểm sốt
4.7. Thiết kế xử lý (cách bốitrí tuỳ theo trí tuỳ theo
phần mềm) 4.7.1. Chức
phiếu order món ăn 4.7.2. Chức
hố đơn thanh toán
4.7.3. Chức năng 3.1. Lậpphiếu yêu cầu nhập nguyên phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu
4.7.4. Chứckiếm nguyên liệu kiếm nguyên liệu
4.7.5. Chức năng 4.1. Lậpbáo thống kê nhập nguyên báo thống kê nhập nguyên liệu
4.7.6. Chức
báo cáo thống kê nguyên liệu 4.7.7. Chức
mật khẩu
4.7.8. Chức năng 5.5. Cấp tàikhoản khoản
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU
2.1. Thông tin về tổ chức (Organization)2.1.1. Cơ cấu tổ chức 2.1.1. Cơ cấu tổ chức
Giới thiệu về nhà hàng Nam Sơn:
Nhà hàng Nam Sơn đã được rất nhiều thực khách lựa chọn để tổ chức các bữa tiệc tối ấn tượng và đáng nhớ. Và đây cũng vốn là điểm mạnh mà hiếm có nhà hàng nội thành Hà Nội nào có thể sánh được với Nhà Hàng Nam Sơn.
Nhà hàng có địa chỉ tại 809 Giải Phóng - Giáp Bát - Hồng Mai - Hà Nội. Số điện thoại: 04 36658688 - 36658689.
Nhà hàng Nam Sơn gồm 3 tầng nằm trên khn viên với diện tích lên tới 1500m2, nhà hàng đã trở thành 1 địa điểm lý tưởng để tổ chức những bữa tiệc lớn. Bên cạnh đó, Nhà hàng nằm ngay trên trục giao thơng chính của thành phố Hà Nội nên rất thuận tiện cho việc đi lại, cùng bãi đỗ xe rộng lớn, an tồn cho cả ơ tơ và xe máy. Nhà hàng đã được rất nhiều tổ chức, công ty, cá nhân lựa chọn để tổ chức sự kiện, tiệc, lễ kỷ niệm, lễ cưới…
Tầng 1 của Nhà hàng Nam Sơn là nhà ăn chung với sức chứa 250 người, phù hợp cho các buổi tiệc gia đình, tiệc cơng ty, liên hoan, cưới hỏi. Ngồi ra cịn có hệ thống phịng VIP, phịng riêng cho các buổi gặp mặt thân mật, các bữa ăn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp…
Tầng 2 của Nhà hàng gồm 5 phòng nhỏ với trang thiết bị hiện đại, nội thất trang nhã. Mỗi phòng vừa đủ cho 8-12 người, rất tiện cho các bữa cơm thân mật. Phòng VIP của tầng 2 rộng lớn với sức chứa lên tới 100 người, phù hợp cho các buổi tiệc sinh nhật, tiệc liên hoan.
Tầng 3 của Nhà hàng là 1 phịng hội thảo lớn có thể phục vụ 1 lúc tới 300 thực khách. Cùng với hệ thống sân khấu, âm thanh ánh sáng hiện đại, phòng hội thảo của Nhà hàng được rất nhiều cơng ty đồn thể trong và ngồi Hà Nội sử
21
dụng cho các buổi hội họp, hội thảo, tổ chức sự kiện và các buổi lễ, tiệc long trọng.
Thời gian phục vụ của nhà hàng từ 10h đến 22h đêm và có thể linh hoạt theo yêu cầu đặt trước của khách hàng.
Khơng chỉ có khơng gian được bài trí ấn tượng cùng thực đơn các món ăn hấp dẫn phục vụ mọi đối tượng thực khách Hà Thành, nhà hàng Nam Sơn cịn có một đội ngũ nhân viên phục vụ được đào tạo chuyên nghiệp, nhiệt tình, năng động và cởi mở chắắ́c chắắ́n sẽ mang đến cho khách hàng những giây phút thoải mái và hài lòng nhất.
Quản lý nhà hàng với nhiều năm kinh nghiệm về tổ chức và điều hành dịch vụ, đảm bảo sự hoàn hảo cho các bữa tiệc lớn nhỏ. Đặc biệt với bề dày kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, hội nghị, hội họp, q khách có thể hồn tồn n tâm khi đến với Nhà hàng Nam Sơn.
Bếp trưởng Nhà hàng giàu kinh nghiệm với 10 năm trong nghề và không ngừng sáng tạo, trau dồi nghiệp vụ nhằm theo kịp thời cuộc, đáp ứng những yêu cầu khắắ́t khe nhất của khách hàng. Đội ngũ đứng bếp thường xuyên được đào tạo nâng cao nghiệp vụ, tinh thần học hỏi cao và yêu nghề là nền tảng để các món ăn của Nhà hàng vốn được thực khách yêu thích ngày càng trở nên phong phú và tinh tế hơn, đáp ứng nhu cầu phong phú của thực khách và mang đến cho thực khách sự hài lòng hơn nữa. Hơn hết là để xứng đáng với sự tín nhiệm của quý khách hàng bấy lâu nay dành cho Nhà hàng Nam Sơn.
Bên cạnh điểm mạnh của Nhà hàng là không gian mở, rộng lớn và hệ thống phòng ăn, phòng hội họp với trang thiết bị hiện đại, nội thất tinh tế của nhà hàng thì các món ăn sẽ là điểm nhấn tiếp theo. Với hệ thống thực đơn phong phú, đa dạng và kinh nghiệm lâu năm của đầu bếp trưởng cùng nguyên liệu cao cấp từ hải sản, gia cầm và những nguồn cung cấp đặt biệt tạo nên những món ăn độc đáo thuần Việt, hương vị đặc trưng chỉ có ở Nhà hàng Nam Sơn. Sự độc đáo trong chế biến món ăn của Nhà hàng, hương vị có một khơng hai sẽ khiến thực khách khó quên ngay cả khi thưởng thức món ăn lần đầu.
22
Với thực đơn phong phú, có nhiều mức giá phù hợp với mọi khách hàng để lựa chọn, "Nam Sơn" ln mang đến sự hài lịng, niềm vui và trở thành người bạn đồng hành cùng những bữa cơm đại gia đình cuối tuần hay những buổi chiêu đãi sang trọng và bữa tiệc vui để mừng ngày cưới của các đôi uyên ương.
Nhà hàng bao gồm các bộ phận sau:
- Bộ phận quản lý.
- Bộ phận đón tiếp khách hàng
- Bộ phận bếp.
- Bộ phận kế toán - thu ngân.
- Bộ phận phục vụ.
- Bộ phận tạp vụ.
- Bộ phận bảo vệ.
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ
2.1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của tổ chức
Thực hiện chính sách mang lại các giá trị thật, nhu cầu và mong muốn cho khách hàng.
Tạo thuận lợi cho nhà hàng, xây dựng danh tiếng để phát triển thương hiệu.
Đem lại sự hài lịng cho khách hàng, tơn trọng con người, đóng góp cho cộng đồng.
Tạo việc làm cho nhân viên với phúc lợi cao trong nhà hàng. Mở thêm nhiều cơ sở mới hơn.
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong tổ chức
Nhiệm vụ của bộ phận quản lý:
+ Quản lý doanh thu chi tiêu, phê duyệt các yêu cầu, đề xuất của nhà hàng.
+ Quản lý giấy tờ, tiếp nhận yêu cầu, đơn đặt trước của khách hàng.
+ Quản lý hồ sơ, giấy tờ, các vấn đề của nhân viên. 23
+ Quản lý cơ sở vật chất của nhà hàng (bàn ghế, trang thiết bị,...)
+ Đưa ra những quyết định phù hợp với những sự cố, trường hợp đặc biệt xảy ra của nhà hàng.
Nhiệm vụ của bộ phận đón tiếp khách hàng:
+ Đón tiếp khách hàng khi có khách vào nhà hàng.
+ Kiểm tra thơng tin khách hàng đã đặt bàn chưa rồi hướng dẫn khách ngồi vào bàn.
Nhiệm vụ của bộ phận bếp:
Kiểm tra, thống kê số lượng nguyên liệu trong bếp và báo cáo cho quản lý của nhà hàng.
Thống kê số lượng nguyên liệu nhập vào, bán ra.
Đảm bảo thực phẩm nhập vào sạch, an tồn, hợp vệ sinh. Nhận số lượng món ăn mà nhân viên order thông báo. Thực hiện chế biến và đưa ra món ăn ngon khi có yêu cầu.
Nghiên cứu, chế biến ra những món ăn mới lạ đặc biệt cho nhà hàng. Đưa ra những quyết định phù hợp với những sự cố, trường hợp đặc biệt xảy ra tại khu bếp.
Nhiệm vụ của bộ phận kế toán - thu ngân:
Kiểm tra số lượng món ăn, đồ dùng trước khi in hóa đơn, xử lý yêu cầu thanh tốn, lưu thơng tin khách hàng vào máy tính.
Giải quyết thắắ́c mắắ́c của khách hàng khi thanh tốn. Lập hóa đơn thanh tốn cho khách hàng.
Thực hiện thanh toán hoá đơn cho khách hàng. In hóa đơn thanh tốn.
Quản lý đơn order của khách hàng.
Thống kê số công, ghi chép thưởng phạt cho từng nhân viên. Tính lương hàng tháng cho nhân viên (nhân viên chính của nhà hàng).
24
Tính giờ, ngày làm việc đối với nhân viên làm part time. Thực hiện trả lương cho nhân viên.
Thống kê doanh thu của nhà hàng. Báo cáo doanh thu của nhà hàng.
Nhiệm vụ của bộ phận phục vụ:
Sắắ́p xếp, bố trí bàn ghế, trang trí sự kiện, âm thanh, ánh sáng trong nhà hàng theo yêu cầu của quản lý.
Giới thiệu menu món ăn, đồ uống, khuyến mãi cho khách hàng. Thực hiện ghi chép order, thay đổi gọi món ăn theo yêu cầu của khách hàng.
Thống kê số lượng món khách hàng đã gọi và thơng báo với nhà bếp, quầy bar.
Bưng bê đồ ăn, đồ uống... lên cho khách hàng.
Thống kê số lượng món ăn khách hàng đã sử dụng đưa cho bộ phận thu ngân.
Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Nhiệm vụ của bộ phận tạp vụ:
Dọn dẹp, lau chùi bàn ghế trong tồn bộ khn viên nhà hàng.
Thực hiện dọn dẹp, rửa bát đũa, xử lý đồ ăn thừa, nguyên liệu một cách hiệu quả tại khu bếp…
Đảm bảo tồn bộ khn viên nhà hàng ln gọn gàng, sạch sẽ, thoáng mát.
Nhiệm vụ của bộ phận bảo vệ:
Đảm bảo an toàn, an ninh trong tồn bộ khn viên nhà hàng.
Trông giữ xe, kiểm tra, thống kê số lượng xe của khách hàng vào ra tại nhà hàng.
Xử lý các trường hợp đặc biệt, sự cố bất ngờ tại nhà hàng.
25
2.1.3. Các quy trình nghiệp vụ
2.1.3.1. Quy trình nhập ngun liệu
Bếp trưởng có nhiệm vụ theo dõi nguyên liệu, lập phiếu đề nghị cấp nguyên vật liệu để yêu cầu nhập nguyên vật liệu và gửi lên cho quản lý ký xác nhận nhập nguyên vật liệu trong bếp đã hết hoặc sắắ́p hết [Biểu mẫu 2.11]. Nếu yêu cầu được phê duyệt (quản lý sẽ ký vào phiếu đề nghị cấp nguyên vật liệu) rồi thông báo đến cho bộ phận bếp của nhà hàng để nhập nguyên liệu. Tiếp theo, bộ phận bếp sẽ lập phiếu nhập nguyên liệu, rồi gửi đến cho nhà cung cấp nguyên vật liệu.
Nếu u cầu khơng được phê duyệt thì bộ phận bếp sẽ khơng nhập được nguyên liệu vật liệu mới.
Nhà cung cấp nguyên vật liệu sau khi xem xét, cấp nguyên liệu cho nhà hàng. Bộ phận bếp lúc này có nhiệm vụ kiểm tra nguyên liệu rồi ký xác nhận(kiểm tra số lượng, chất lượng,...) và sắắ́p xếp, bảo quản nguyên liệu được nhập về nếu nguyên liệu nhập về đạt yêu cầu. Ngược lại, nếu nguyên liệu nhập về không đạt yêu cầu, bộ phận bếp sẽ gửi trả lại cho nhà cung cấp.
2.1.3.2. Quy trình đón tiếp khách hàng
Khi khách hàng đến, bộ phận đón tiếp khách hàng sẽ hỏi xem khách hàng đã đặt bàn hay chưa? Nếu khách hàng đặt bàn trước đó, bộ phận đón tiếp sẽ kiểm tra xem có đúng khách hàng đó đã đặt bàn hay chưa bằng cách hỏi họ tên, số điện thoại đã đặt bàn. Sau đó, nếu đúng là khách hàng đó đã đặt bàn trước, bộ phận đón tiếp sẽ chỉ dẫn khách hàng vào vị trí bàn ăn đã được đặt. Nếu sai thơng tin, bộ phận đón tiếp sẽ hỏi nhu cầu của khách hàng, sau đó chỉ dẫn khách hàng đến bàn phù hợp. Ngược lại, nếu khách hàng chưa đặt bàn, bộ phận đón tiếp khách hàng sẽ hỏi xem nhu cầu của khách hàng như thế nào? Sau đó, hướng dẫn khách hàng vào vị trí bàn ăn phù hợp.
26
2.1.3.3. Quy trình order đồ ăn cho khách
Khi khách hàng đã ngồi vào bàn thì nhân viên phục vụ sẽ mang thực đơn/menu đến cho khách. Trong thời gian khách xem thực đơn, nhân viên chuẩn bị giấy bút, giấy order đồ ăn [Biểu mẫu 2.12]. Sau đó, nhân viên cũng có thể gợi ý các món ăn, đồ uống đặc sắắ́c, nổi bật trong ngày hay những món khơng sẵn có trong ngày, hay các chương trình khuyến mãi mới của nhà hàng.
Nếu khách cần sự trợ giúp, tư vấn chọn món thì nhân viên phục vụ có thể giới thiệu các món ăn, loại thức uống phù hợp với sở thích cũng như hỏi thăm các nguyên liệu, thực phẩm mà có thể gây dị ứng cho khách để tránh.
Sau khi khách gọi món xong, nhân viên phục vụ tiếp nhận order từ khách hàng và ghi chú cẩn thận nên giấy order về số bàn, số khách, ngày giờ, tên món, số lượng món ăn, thức uống và các yêu cầu đặc biệt của khách (như thịt bị tái hay chín, lẩu cay ít hay cay nhiều,...). Đặc biệt, trên giấy order phải ghi đầy đủ các thông tin nhận biết cơ bản như số bàn, tên nhân viên thực hiện order, ngày giờ.
Sau khi tiếp nhận order, nhân viên phục vụ xin phép khách thu lại thực đơn (nếu khách muốn tham khảo thêm thì có thể để lại).
Cuối cùng, nhân viên phục vụ đưa giấy order cho bộ phận bếp. Sau đó, bộ phận bếp thực hiện chế biến món ăn. Nhân viên phục vụ chuyển đồ ăn lên cho khách hàng.
2.1.3.4. Quy trình thanh tốn
Sau khi khách hàng có u cầu thanh tốn, nhân viên phục vụ tiến hành kiểm tra lại danh mục các món ăn - thức uống khách dùng đã đủ chưa, có thừa - thiếu gì khơng? Nếu có vấn đề xác nhận lại với khách hàng. Khơng có
27
vấn đề gì thì nhân viên phục vụ gửi giấy order cho quầy thu ngân để tiến hành thanh toán và lấy hoá đơn cho khách.
Nếu nhân viên phục vụ phát hiện sai sót thì u cầu thu ngân kiểm tra lại và in hoá đơn mới.
Sau khi đảm bảo hóa đơn thanh tốn đã chính xác, nhân viên phục vụ mang hoá đơn ra cho khách. Cuối cùng khách hàng đến khu vực quầy thu ngân của nhà hàng để thực hiện thanh tốn hóa đơn.
2.1.3.5. Quy trình báo cáo thống kê
Sau mỗi ngày làm việc bộ phận kế toán - thu ngân tổng hợp báo cáo doanh thu, phối hợp với bộ phận bếp kiểm kê lượng tiêu thụ và số lượng thực phẩm còn tồn trong ngày rồi gửi cho quản lý nhà hàng. Việc lập báo cáo diễn ra định kỳ theo tuần, theo tháng, theo quý, theo năm hoặc khi có yêu cầu của quản lý.
Để trả lương cho nhân viên bộ phận kế toán - thu ngân chia ra làm 2 hình thức như sau:
Đối với nhân viên làm part time bộ phận kế tốn sẽ tính lương theo giờ, ngày làm rồi trả cho nhân viên (cũng có thưởng phạt với các trường hợp làm tốt, dịp lễ tết... hay vi phạm) [Biểu mẫu 2.6].
Đối với nhân viên chính thức trong nhà hàng bộ phận kế tốn tính lương dựa vào số cơng đã làm được trong tháng (cũng có thưởng phạt với các trường hợp làm tốt, dịp lễ tết... hay vi phạm) [Biểu mẫu 2.14].
Tất cả các báo cáo thống kê, việc trả lương cho nhân viên đều do bộ phận kế toán - thu ngân chịu trách nhiệm xử lý, báo cáo cho quản lý.
28
2.2. Xác định yêu cầu
2.2.1. Yêu cầu chức năng
2.2.1.1 Bộ phận quản lý bếp phải lập yêu cầu nhập nguyên liệu [Biểu mẫu 2.11]. Sau đó, gửi yêu cầu nhập nguyên liệu đến quản lý rồi chờ quản lý phê duyệt
2.2.1.2 Bộ phận bếp phải tiếp nhận đơn order món từ bộ phận phục vụ [Biểu mẫu 2.12].
2.2.1.3 Bộ phận bếp cần nắắ́m bắắ́t, theo dõi nguyên liệu trong bếp. 2.2.1.4 Bộ phận bếp phải nhập nguyên liệu vào bếp.
2.2.1.5 Bộ phận bếp phải nắắ́m bắắ́t theo dõi được thực đơn, món ăn trong menu.
2.2.1.6 Bộ phận phục vụ tìm kiếm thơng tin khách hàng để kiểm tra, xác nhận thông tin đặt bàn của khách hàng.
2.2.1.7 Bộ phận phục vụ cần giới thiệu món ăn cho khách và tiếp nhận yêu cầu gọi món từ khách hàng [Biểu mẫu 2.15].
2.2.1.8 Bộ phận kế tốn - thu ngân phải lập hóa đơn.
2.2.1.9 Bộ phận kế tốn - thu ngân phải thực hiện thanh tốn, in hóa đơn cho khách hàng [Biểu mẫu 2.1].
2.2.1.10 Bộ phận quản lý phải quản lý được người dùng trong hệ thống gồm có:
- Nhân viên kế tốn - thu ngân
- Nhân viên quản lý bếp nhập nguyên liệu