CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.5. KINH NGHIỆM XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
THẾ GIỚI
Với tầm quan trọng và vai trị của mình, hệ thống KSNB đã đem đến những lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp, chính vì thế việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu cho các doanh nghiệp là vấn đề mà hầu hết các quốc gia lớn trên thế giới đều quan tâm đến. Trong phạm vi đề tài này, người viết tham khảo kinh nghiệm xây dựng hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ và vừa ở Estonia2, được Lembi Noorvee đúc kết từ việc khảo sát hệ thống KSNB của 3 doanh nghiệp trong quá trình thực hiện luận văn thạc sĩ kinh tế “Đánh giá sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính”3 .
Đề tài nghiên cứu hệ thống KSNB của 3 doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa khác nhau về hình thức sở hữu vốn. Tác giả đưa ra bảng câu hỏi dựa trên khuôn mẫu lý thuyết về KSNB của COSO để đánh giá các bộ phận cấu thành KSNB và KSNB đối với BCTC của các công ty này. Sau khi tiến hành khảo sát, tác giả đưa ra những điểm mạnh, điểm yếu của năm bộ phận cấu thành hệ thống KSNB cũng như định lượng về sự hữu hiệu của hệ thống KSNB, đặc biệt là đối với BCTC; từ đó so sánh hệ thống KSNB của 3 doanh nghiệp với nhau, so sánh với COSO và đưa ra các kiến nghị để cải thiện hệ thống KSNB cho các cơng ty này nói riêng, cũng như đưa ra kinh nghiệm để xây dựng hệ thống KSNB cho các công ty ở Estonia nói chung.
Kết quả khảo sát 3 doanh nghiệp cho thấy hệ thống KSNB của doanh nghiệp B hữu hiệu nhất vì vai trị và tầm quan trọng của hệ thống KSNB được hiểu rõ từ nhà quản lý cấp cao nhất đến nhà quản lý cấp trung, họ luôn ở trạng thái tốt nhất để giải quyết các vấn đề phát sinh; nhưng bên cạnh đó vẫn cịn tồn tại những điểm yếu liên quan đến những yếu tố trong bộ phận của hệ thống KSNB. Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB của doanh nghiệp C được đánh giá là thấp nhất; doanh nghiệp C chưa nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB cũng như tồn tại
2 Cộng hòa Estonia là một quốc gia ở khu vực ở Bắc Âu, trước đây thuộc Liên Bang Xô Viết
3 Lembi Noorvee (2006), Evaluation of the effectiveness of internal control over financial reporting, University of Tartu.
nhiều mâu thuẫn trong hệ thống. Phần tóm tắt kết quả đánh giá hệ thống KSNB của 3 doanh nghiệp được trình bày chi tiết ở phụ lục 3.
Dựa vào khuôn mẫu lý thuyết về hệ thống KSNB của COSO và từ thực trạng đánh giá hệ thống KSNB của các doanh nghiệp, tác giả đã đưa ra những kết luận và kiến nghị được đúc kết như sau:
- Các doanh nghiệp thực hiện đánh giá hệ thống KSNB của mình, giảm thiểu sự ảnh hưởng của các điểm yếu và phát huy những điểm mạnh, cụ thể là:
+ Đối với mơi trường kiểm sốt: xây dựng bầu khơng khí thân thiện trong doanh nghiệp; xây dựng bảng mô tả công việc qui định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cho từng chức năng; tổ chức đào tạo, huấn luyện và đánh giá nhân viên thường xuyên; xây dựng chuẩn mực đạo đức chính thức trong doanh nghiệp; nâng cao năng lực và tính độc lập của Ban kiểm sốt.
+ Đối với đánh giá rủi ro: thiết lập cơ chế nhận dạng rủi ro; chú trọng đến vai trị của kiểm tốn nội bộ bởi vì bộ phận này có thể giúp nhận dạng rủi ro; xây dựng tài liệu hướng dẫn cụ thể việc phân tích rủi ro; phổ biến rộng rãi đến nhân viên về tác hại của rủi ro cũng như biện pháp đối phó.
+ Đối với hoạt động kiểm soát: tài liệu hóa những chính sách và thủ tục kiểm sốt; hồn thiện chính sách và thủ tục kế tốn; xây dựng chính sách ủy quyền và xét duyệt rõ ràng; cần quan tâm thực hiện phân tích rà sốt.
+ Đối với thông tin và truyền thông: mô tả rõ ràng và cập nhật thường xuyên hệ thống thông tin và hệ thống thơng tin kế tốn; thu thập kiến nghị của đối tác bên ngoài để cải thiện tốt hoạt động của doanh nghiệp.
+ Đối với giám sát: thực hiện giám sát thường xuyên từ nhà quản lý đến các nhân viên thông qua hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp; thực hiện giám sát định kỳ bởi kiểm toán viên độc lập và nội bộ; những khiếm khuyết được phát hiện cần được quan tâm và có biện pháp khắc phục.
- Nên áp dụng những hướng dẫn của COSO trong quá trình xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB cho doanh nghiệp mình, tham khảo mơ hình KSNB của các cơng ty khác, nhưng khơng có nghĩa là áp dụng giống hệt những mơ hình đó.
- Cần xác định rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong việc xây dựng hệ thống KSNB.
- Dễ xây dựng hệ thống KSNB tốt cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn là quy mơ lớn bởi vì nhân sự ít, ít cấp quản lý và gần gũi hơn trong giao tiếp. Xây dựng hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp từ khi chưa có gì sẽ dễ thực hiện hơn so với các doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào công ty mẹ.
- Những doanh nghiệp có tốc độ phát triển nhanh thì nhà quản lý chú trọng nhiều đến các chỉ số tăng trưởng và ít quan tâm đến hệ thống KSNB. Sự thiếu hụt hệ thống KSNB hữu hiệu trong tương lai có thể là một trở ngại cho các doanh nghiệp này. Vì thế, các doanh nghiệp không thể xem nhẹ vai trò của hệ thống KSNB và cần quan tâm xây dựng, hoàn thiện hệ thống KSNB cho doanh nghiệp. - Cân nhắc mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, khơng nên xây dựng những thủ tục
quá tốn kém chi phí hoặc khơng đem đến lợi ích hay khơng cần thiết cho doanh nghiệp.
- Phát huy những hoạt động liên quan đến việc ngăn chặn và phát hiện gian lận: Nhà quản lý cần phải nhận dạng được tầm quan trọng của vấn đề này và không nên quá tin tưởng vào nhân viên. Để có thể ngăn chặn và phát hiện gian lận thì doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống KSNB, đặc biệt nhấn mạnh vào bộ phận môi trường kiểm sốt.
- Hệ thống KSNB của các doanh nghiệp có vốn nước ngồi hữu hiệu hơn hệ thống KSNB của các doanh nghiệp trong nước. Các doanh nghiệp trong nước có mức độ cải tiến thấp; ít kiến thức căn bản; có nhiều thủ tục lạc hậu; nhà quản lý bảo thủ không tiếp thu cái mới, kinh nghiệm bị giới hạn; các nhân viên không chú trọng cũng như khơng quan tâm đến trách nhiệm của mình trong việc xây dựng hệ thống KSNB. Những kiến nghị được đưa ra cho việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Estonia là những kinh nghiệm để chúng ta có thể tham khảo trong quá trình hồn thiện và xây dựng hệ thống KSNB cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa của mình.
Nội dung chương 1 trình bày những lý luận cơ bản hệ thống KSNB. Cụ thể là định nghĩa về KSNB; lịch sử phát triển các quan điểm về KSNB; khuôn mẫu lý thuyết về KSNB được chấp nhận rộng rãi trên thế giới – Báo cáo COSO 1992; đề cập đến năm bộ phận của hệ thống KSNB có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: mơi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng, giám sát.
Bên cạnh đó, trong chương này cịn trình bày khái niệm về doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc điểm xây dựng hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo năm bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB; cũng như tham khảo kinh nghiệm xây dựng hệ thống KSNB trên thế giới.
Các nội dung này là nền tảng để có thể hiểu được khn mẫu của việc xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu, đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Từ đó có cơ sở để tiến hành khảo sát và đánh giá thực trạng của hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Cần Thơ.
Kết quả khảo sát và đánh giá thực trạng được trình bày chi tiết trong Chương 2 của Luận văn – “Thực trạng xây dựng hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Cần Thơ”.
CHƯƠNG 2