1.2 Các thành phan cua h¾ thong kiem sốt n®i b®
1.2.4 Thông tin và truyen thông
Thông tin và truyen thơng có nghia là các thơng tin ve ke hoach, mơi trvịng kiem sốt, rúi ro, các hoat d®ng kiem sốt và các vi¾c thnc hi¾n chúng deu phái dvoc báo cáo lên trên, xuong dvói và ngang cap trong m®t doanh nghi¾p. Thơng tin và truyen thơng gom hai thành phan gan ket vói nhau. Ðó là h¾ thong thu nh¾n, xú lý, ghi chép thơng tin v hắ thong bỏo cỏo trong nđi bđ v bờn ngồi.
1.2.4.1 H¾ thong thu nh¾n, xu lý và ghi chép thơng tin
Mnc dích chính cúa h¾ thong là t¾p hop nhung thng tin dỏng tin cắy ve cỏc hoat dđng cúa doanh nghi¾p de san sàng cung cap cho ngvịi can thiet. Qua dó cap qn lý nh¾n di¾n dvoc các rúi ro. Trong dó, h¾ thong thơng tin ke tốn (H¾ thong so sách và chúng tù, bao gom ke tốn tài chính, ke tốn qn tr% và ke tốn chi phí) dóng vai trị quan trong. Các nhân viên ke toán can dvoc trang b% kien thúc ve phân loai, tính hop l¾, cách thúc ghi chép chúng tù vào so, mnc tiêu cúa h¾ thong ke tốn là:
- Xác d%nh và ghi chép tat cá các nghi¾p vn cú thắt.
- Dien giỏi cỏc nghiắp vn mđt cỏch chi tiet de ghi chép dúng giá tr% cúa chúng.
- Xác d%nh dúng ky cúa các nghi¾p vn kinh te dã xáy ra de phán ánh m®t cách dúng dan.
1.2.4.2 Báo cáo thơng tin trong n®i b® và bên ngồi
Nhung thơng tin thích hop và dáng tin c¾y can dvoc thơng tin trong n®i bđ doanh nghiắp v thụng tin ra bên ngoài nhv nhà cung cap, khách hàng, …bang các bieu mau, so do bat buđc hoắc tùy chon. Vi¾c truyen thơng thơng tin dóng vai trị quan trong trong hắ thong kiem soỏt nđi bđ. Nú giỳp cho nhân viên hieu biet ve vai trò và trách nhi¾m cúa ho và biet dvoc cơng vi¾c cúa ho có liên quan den ngvịi khác nhv the nào và ho dvoc yêu cau báo cáo thơng tin den nhung ai. Ðoi vói h¾ thong thơng tin ke tốn, so do hach
tốn, so tay hvóng dan ve các chính sách và thú tnc ke tốn và các báo cáo ke toán là phvong ti¾n truyen thơng huu hi¾u. Nó giúp cho vi¾c xú lý các nghi¾p vn dúng dan và thong nhat trong toàn don v%. Thơng qua dó cap quán lý biet dvoc tình hình tài chính, hoat d®ng chung cúa doanh nghi¾p cung nhv cúa tựng bđ phắn. Viắc thụng tin cú the dvoc thnc hi¾n bang bat ky phvong ti¾n, tù van bán chính thúc cho tói email, h¾ thong chat trong to chúc.
1.2.5 Giám sỏt
Giỏm sỏt l bđ phắn cuoi cùng cúa kiem sốt n®i b®, là m®t q trình dánh giá chat lvong cúa hắ thong kiem st nđi b® trong suot thịi ky hoat d®ng de có các dieu chính và cái tien thích hop. Giám sát có m®t vai trị quan trong, nó giúp kiem st nđi bđ ln duy trỡ sn huu hiắu qua các thịi ky khác nhau. Quá trình giám sát dvoc thnc hi¾n bói nhung ngvịi có trách nhi¾m nham dánh giá vi¾c thiet l¾p và thnc hi¾n các thú tnc kiem sốt. Giám sát dvoc thnc hi¾n ó moi hoat dđng trong doanh nghiắp v theo hai cỏch: Giỏm sát thvòng xuyên và giám sát d%nh ky.
1.2.5.1 Giám sát thvòng xuyên
Giám sát thvòng xuyên dien ra ngay trong quá trình hoat dđng cỳa doanh nghiắp, do các nhà quán lý và nhân viên thnc hi¾n trách nhi¾m cúa mình. Giám sát thvịng xuyên thvòng dvoc áp dnng cho nhung yeu to quan trong trong kiem st nđi bđ. Giỏm sỏt de dỏnh giỏ viắc thnc hi¾n các hoat dđng thvũng xuyờn cỳa nhõn viờn nham xem xột hắ thong kiem sốt n®i b® có nên tiep tnc thnc hi¾n chúc nang nua hay khơng.
Các tiêu chí dánh giá giám sát trong doanh nghi¾p bao gom:
- Thu thắp thụng tin trong nđi bđ doanh nghi¾p và bên ngồi de làm rõ nhung van de phát sinh trong n®i b® hoắc nhung thụng tin nđi bđ khỏc thơng qua vi¾c to chúc các buoi huan luyắn, hđi thỏo hoắc nhung hỡnh thỳc g¾p gõ khác nham cung cap thơng tin phán hoi cho ngvòi quán lý.
- Ðoi chieu so li¾u thnc te vói so sách.
- Kiem toỏn nđi bđ v kiem toỏn dđc lắp: chú trong các kien ngh% cái tien kiem sốt n®i b® cúa kiem tốn viên d®c lắp v kiem toỏn viờn nđi bđ. 1.2.5.2 Giám sát d%nh ky
Ðánh giá d%nh ky dvoc thnc hiắn thụng qua chỳc nang kiem toỏn nđi bđ v kiem toỏn dđc lắp. Qua dó phát hi¾n k%p thịi nhung yeu kém trong h¾ thong và dva ra bi¾n pháp hồn thiắn. Pham vi v tan suat giỏm sỏt phn thuđc vào múc d® rúi ro. Khá nang xáy ra rúi ro cao thì vi¾c giám sát se thnc hi¾n thvịng xuyên hon. Ngoài ra pham vi giám sát cịn tùy thu®c vào mnc tiêu hoat d®ng, báo cáo tài chính hay tn thỳ.
Viắc dỏnh giỏ hắ thong kiem st nđi b® tn bán thân nó cung là m®t quy trình. Ngvịi dánh giá phái am hieu moi hoat dđng cỳa hắ thong kiem soỏt n®i b®, phái xác d%nh dvoc lm the no de hắ thong thnc sn hoat dđng. Có nhieu phvong pháp và cơng cn dánh giá: báng li¾t kê, báng câu hói, lvu do, so sánh vói các doanh nghi¾p cùng và khác ngành de có the rút ra kinh nghi¾m.
Tùy vào quy mơ doanh nghi¾p, múc d® phúc tap cúa các yeu to mà thiet lắp ho so cỳa hắ thong kiem soỏt nđi bđ khác nhau. é doanh nghi¾p lón, thiet l¾p so tay chính sách, bán mơ tá cơng vi¾c, hvóng dan thnc hi¾n… Cịn doi vói các doanh nghi¾p nhó, ho so kiem sốt n®i b® se don gián hon.
Tiêu chí dánh giá bao gom:
- Mnc dích và tính thvịng xun cúa giám sát d%nh ky trong hắ thong kiem st nđi bđ.
- Sn phự hop cúa quy trình dánh giá.
- Sn phù hop và cú hắ thong cỳa phvong phỏp dỏnh giỏ. - Mỳc dđ thích hop cúa chúng tù.
1.3 Kiem sốt n®i b® trong mơi trvịng tin hoc1.3.1 Giói thi¾u chung ve h¾ thong máy tính 1.3.1 Giói thi¾u chung ve h¾ thong máy tính
Mđt hắ thong mỏy tính bao gom các thiet b% (phan cúng) và nhung chvong trình quán lý phan cúng, các h¾ dieu hành và các chvong trình úng dnng (phan mem).
1.3.1.1 Phan cúng
Gom các thiet b%, linh ki¾n cau thành nên b® máy. Các thiet b% này dvoc chia làm 3 nhóm: thiet b% dau vào; b® xú lý trung tâm và lvu tru; thiet b% dau ra.
So do 1.1: So do mơ tã thiet b% vi tính liên quan den h¾ thong Thiet b% dau vào Thiet b% xu lý và lvu tru Thiet b% dau ra
Bàn phím Thiet b% doc B® xú lý trung tâm Thiet b% backup O bang tù, o dia tù Màn hình Máy in Loa 1.3.1.2 Phan mem
Phan mem là các chvong trình h¾ thong, ti¾n ích ho¾c các úng dnng dvoc dien giái theo m®t ngơn ngu mà máy tính có the doc dvoc.
Phan mem h¾ thong là các chvong trình nham mnc dích kiem sốt và phoi hop nhung bđ phắn cỳa phan cỳng v cung cap cỏc ho tro cho nhung phan mem úng dnng. Phan mem h¾ thong bao gom phan mem quán lý thiet b% phan cúng (BIOS) và h¾ dieu hành. Trong các phan mem h¾ thong, h¾ dieu hành (thông dnng nhat là Windows cúa Microsoft, ngoài ra cịn có Linus, Unix hay System cúa Maccintos…) giu vai trị quan trong vì nó dieu khien moi hoat d®ng cúa máy tính.
Sau khi khúi dđng, hắ dieu hành se thiet l¾p các thơng so giao tiep và dieu khien bang nhung thiet b% ngoai vi, dong thòi tien hành kiem tra, quán lý dia và các t¾p tin du li¾u trên dia.[5, 272]
Chvong trình ti¾n ích là m®t loai chvong trình giúp duy trì và hồn thi¾n hi¾u quá cúa h¾ thong máy tính. Các ti¾n ích dám nh¾n nhung chúc nang chuyên bi¾t nhv sao chép, to chúc du li¾u trong t¾p tin, sap xep, in an,…
Các phan mem úng dnng là nhung chvong trình dvoc thiet l¾p nham thnc hiắn mđt phan viắc cn the nào dó tùy theo u cau cúa ngvịi sú dnng, nhv các chvong trình ke tốn, nhung chvong trình qn lý nhân sn,…
1.3.2 Các d¾c tính cua h¾ thong máy tính
1.3.2.1 Phvong pháp xu lý du li¾u
Quy trình xú lý du li¾u là khâu trung tâm cúa h¾ thong thơng tin qn lý. Các chvong trình úng dnng thvịng áp dnng hai phvong pháp xú lý thông tin co bán là xú lý theo lô và xú lý trnc tuyen.
Trong phvong pháp xú lý theo lơ, các du li¾u dvoc tích luy theo tùng nhúm riờng biắt (lụ) trong mđt khoỏng thòi gian nhat d%nh và xú lý d%nh ky (hàng giò, hàng ngày, hàng tuan,…) và tuan tn tùng cơng vi¾c. Phvong pháp này có vu diem là phí ton thap, nhvoc diem là khơng cung cap thơng tin k%p thịi ó tùng thịi diem. Phvong pháp xú lý trnc tuyen giái quyet dvoc nhvoc diem trên cúa xú lý theo lô. Trong phvong pháp này, tùng nghi¾p vn dvoc xú lý ngay khi nh¾n dvoc và thnc hi¾n ngay tat cá các bvóc cơng vi¾c.
1.3.2.2 Lvu tru du li¾u
Trong các h¾ thong máy tính truyen thong trvóc dây, moi chvong trình úng dnng thiet l¾p vi¾c lvu tru du li¾u cúa mình trong nhung t¾p tin du li¾u riêng, dieu này khien cho có the có trùng lap vói các chvong trình úng dnng khác. Phvong pháp lvu tru du li¾u này có nhieu bat loi nhv nh¾p li¾u và lvu tru trùng lap, ho¾c
moi khi c¾p nh¾t phái thnc hi¾n trên moi t¾p tin du li¾u có liên quan vì neu khơng se dan den tình trang du li¾u khơng thong nhat.
Các h¾ quán tr% co só du li¾u dvoc ra dòi nham khac phnc nhung nhvoc diem trên. Các chvong trình úng dnng thiet ke vi¾c lvu tru du liắu trong mđt h¾ thong co só du li¾u chung. Nhung t¾p tin du li¾u riêng dvoc thay the bang các t¾p tin du liắu liờn ket trong mđt the thong nhat thông qua nhung phan mem quán lý co só du li¾u. H¾ qn tr% co só du li¾u có vu diem là loai bó vi¾c lvu tru trùng lap du li¾u. Do có the truy c¾p trnc tiep, h¾ thong này se cung cap thơng tin nhanh chóng theo u cau cúa ngvịi sú dnng. Tuy nhiên, dvói góc d® kiem sốt, h¾ qn tr% co só du li¾u lai phái doi dau vói rúi ro b% truy c¾p ho¾c súa doi trái phép do chia se du li¾u cho nhieu ngvịi dùng. Vì v¾y, các doanh nghi¾p sú dnng h¾ qn tr% co só du li¾u can phái d¾c bi¾t quan tâm van de thiet l¾p các thú tnc de kiem sốt tien trình nh¾p li¾u, xú lý và lvu tru du li¾u.[5, 275]
1.3.2.3 To chúc h¾ thong thơng tin
Nham chia se nhung tài nguyên ve phan cúng, các máy tính thvịng dvoc to chúc dvói dang mang. Mang máy tính là t¾p hop các máy tính dvoc ket noi nham chia sé nhung tài nguyên cúa mang. Các vu diem cúa mang máy tính so vói máy tính riêng lé thvịng dvoc bieu hi¾n qua các diem: [5, 276]
- Chia sé nguon lnc vì giúp cho các thiet b%, chvong trình và du li¾u dvoc sú dnng chung trong tồn b® to chúc. [5, 276]
- Gia tang dđ tin cắy cỳa h¾ thong thơng tin bang cách sú dnng nhieu thiet b% dn phịng trong mang (nhv các t¾p tin du li¾u dvoc lvu tru trên nhieu máy), vì the khi có sn co, h¾ thong van có the v¾n hành do dã có các van bán lvu du li¾u trên nhung thiet b% khác. [5, 276]
- Tiet ki¾m chi phí: Do chí can m®t máy chú nên chi phí cúa tồn h¾ thong se tiet ki¾m hon nhieu so vói vi¾c trang b% máy cho tùng cá nhân. [5, 276]
- Tao khá nang làm vi¾c theo nhóm cúa các nhân viên: Nhung du li¾u trong h¾ thong có the truy cắp tự moi bđ phắn v bat cỳ sn thay doi du li¾u nào cung se dvoc moi nhân viên làm vi¾c trong h¾ thong biet den. Nhị dó có the tao ra nang suat và hi¾u quá làm vi¾c cao hon. [5, 276]
- Là phvong ti¾n truy c¾p và trao doi thơng tin qua các mang cnc b®, mang diắn rđng, mang ton cau, hoắc dvoc sỳ dnng nhv mđt cụng cn thvong mai di¾n tú de mua bán sán pham trên mang. [5, 276]
Sn hi¾u q và tính huu hi¾u cúa h¾ thong thơng tin trong mơi trvịng tin hoc phn thu®c rat nhieu vào co cau to chỳc hắ thong thụng tin. Mđt trong nhung khác bi¾t co bán cúa kiem sốt nđi bđ trong hắ thong ke toỏn thỳ cụng và ke toán trong mơi trvịng tin hoc là vi¾c phân d%nh quyen han và trỏch nhiắm. [5, 279]
Trong mi trvng tin hoc, mđt loai rỳi ro rat de xáy ra là nhân viên có the can thi¾p trái phép vào q trình xú lý cúa máy tính de thnc hi¾n các ý do gian l¾n cúa mình [5, 279]. Vì v¾y, vi¾c phân chia trách nhi¾m trong mơi trvịng tin hoc can phái dvoc chú ý de ngan ch¾n vi¾c xâm nh¾p trái phép, bang cách xác d%nh rõ chúc nang, quyen han cúa tùng cá nhân có liên quan trong q trình thiet ke, duy trì và v¾n hành h¾ thong. [5, 280]
So do 1.2 là minh hoa ve m®t co cau to chúc báo dám yêu cau này vói các chúc nang cn the dvoc giái thích nhv sau: [5, 280 và 281]
- Quãn tr% h¾ thong thơng tin: Ngvịi qn tr% h¾ thong thơng tin có
nhi¾m vn giỏm sỏt hoat dđng cỳa ton hắ thong.
- Phân tích h¾ thong: Chun viên này có nhi¾m vn phân tích và thiet ke h¾ thong thơng tin can cú vào mnc tiêu cúa to chúc và các nhu cau khác bi¾t tù nhung bđ phắn sỳ dnng hắ thong thụng tin.
Qn tr% h¾ thong thơng tin
H¾ thong úng dnng V¾n hành Ho tro ky thu¾t
Phân tích h¾ thong Nh¾p li¾u Qn tr% mang
L¾p trình úng dnng V¾n hành máy tính L¾p trình h¾ thong
Qn tr% co sú du liắu Bđ ph¾n lvu tru
Kiem sốt du li¾u
So do 1.2: Co cau to chỳc bđ phắn quón tr% hắ thong thụng tin
- L¾p trình úng dnng: Vói các yêu cau cn the dvoc cung cap tù chun viên phân tích h¾ thong, l¾p trình viên thiet ke nhung chvong trình úng dnng de dáp úng các nhu cau dã dvoc de ra.
- Quãn tr% co sõ du li¾u: Nhân viên này có nhi¾m vn l¾p ke hoach và
qn tr% co só du li¾u cúa to chúc, nói cách khác là xây dnng co só du li¾u, thiet l¾p tù dien du li¾u, và kiem sốt vi¾c sú dnng chúng.
- Nh¾p li¾u: Bao gom các nhân viên có nhi¾m vn chuan b%, kiem tra và nh¾p du li¾u dau vào cúa h¾ thong. Hi¾n nay, cơng vi¾c này chú yeu dvoc thnc hiắn búi nhõn viờn tai tựng bđ phắn.
- V¾n hành máy tính: Nhân viờn ny vắn hnh v giỏm sỏt hoat dđng cỳa máy tính trung tâm theo dúng chvong trình chí dan dó d%nh. Ho phỏi dđc lắp vói nhung l¾p trình viên nham làm giám khá nang can thi¾p trái phép doi vói chvong trình máy tính.
20
- Bđ phắn lvu tru: Cú chỳc nang tao ra mđt thv viắn lvu tru thơng tin
ve các chvong trình máy tính, nhung t¾p tin goc, các du li¾u nghi¾p vn nham báo v¾ thơng tin trong nhung trvịng hop thơng tin b% mat, hv hóng, b% thay the hay sú dnng trái phép,…M¾t khác, nham dám bỏo kiem soỏt huu hiắu, bđ phắn lvu tru can duy trỡ mđt hắ thong kiem tra quyen truy xuat các t¾p tin và chvong trình úng vói quyen han cúa ngvịi sú dnng.
- Kiem soỏt du liắu: Bđ phắn này xem xét và thú nghi¾m tat cá tien trình nh¾p du li¾u, giám sát vi¾c xú lý du li¾u cúa máy tính, xem xét và phân loai các thơng tin dau ra. Ho cung có nhi¾m vn xem xét các báo cáo yêu cau truy xuat mà khơng dvoc máy tính chap nh¾n, thnc hi¾n vi¾c xú lý lai nhung van de b% loai trù do máy tính phát hi¾n. Các can thi¾p tù phía nhân viên v¾n hành máy tính và vi¾c sú dnng chvong trỡnh tự bđ phắn lvu tru cung dvoc theo dừi búi bđ phắn ny.
- Quãn tr% mang: Chun viên qn tr% mang có nhi¾m vn duy trì và