PHAN MEM KE TỐN
Nh¾p so li¾u hàng ngày
In so, báo cáo cuoi tháng, cuoi nam Ðoi chieu, kiem tra
Hàng ngày, ke toán can cú vào chúng tù ke tốn ho¾c Báng tong hop chúng tù ke toán cùng loai dã dvoc kiem tra, dvoc dùng làm can cú ghi so, xác d%nh tài khốn ghi No, tài khốn ghi Có de nh¾p du li¾u vào máy vi tính, các thơng tin dvoc tn dđng nhắp vo so ke tốn tong hop và các so, thé ke tốn chi tiet liên quan.
Cuoi tháng (ho¾c bat ky vào thịi diem can thiet nào), ke tốn thnc hiắn cỏc thao tỏc kh so (cđng so) v lắp báo cáo tài chính. Vi¾c doi chieu giua so li¾u tong hop vói so li¾u chi tiet dvoc thnc hi¾n tn d®ng và ln dám báo chính xác, trung thnc theo thơng tin dã dvoc nh¾p trong ky. Ke tốn có the kiem tra, doi chieu so li¾u giua so ke tốn vói báo cáo tài chính sau khi dã in ra giay.
2.2 Thnc trang hắ thong kiem soỏt nđi bđ tai công ty Du l%ch – Thvong mai Kiên Giang
Phan này tác giá dã sú dnng báng câu hói ket hop vói lvu do de tìm hieu hắ thong kiem soỏt nđi tai Cụng ty Du l%ch – Thvong mai Kiên Giang.
2.2.1 Mnc dích, doi tvong và phvong pháp khão sát
2.2.1.1 Mnc dích khão sát
Mnc dích kháo sát là tìm hieu, phân tích và dánh giá h¾ thong kiem sốt n®i b® tai Cơng ty Du l%ch – Thvong mai Kiên Giang theo tiêu chuan COSO nam 1992. Tù dó, dva ra các giái pháp nham hồn thi¾n h¾ thong kiem sốt n®i b® cúa cơng ty.
2.2.1.2 Ðoi tvong khão sát
Cuđc khỏo sỏt dvoc thnc hiắn tai Công ty Du l%ch – Thvong mai Kiên Giang. Báng kháo sát dvoc gúi trá lòi trnc tiep bói nhung ngvịi có chúc vn quan trong trong công ty nhv: Ke tốn trvóng, Ban Giám doc, các thành viên H®i dong qn tr%… và m®t so nhân viên có thâm niên cơng tác trong cơng ty.
2.2.1.3 Phvong pháp khão sát
Vi¾c kháo sát dvoc thnc hi¾n thơng qua cơng cn dánh giá là báng câu hói gom 112 câu hói, thiet ke lai tù nhung câu hói cúa COSO dánh giá trên nam bđ phắn cau thành nên h¾ thong kiem sốt n®i b®: Mơi trvịng kiem sốt, Ðánh giá rúi ro, Hoat d®ng kiem sốt, Thơng tin và truyen thơng, Giám sát.
Tù nhung câu hói thiet ke san tác giỏ dó tỏch biắt theo tựng bđ phắn de phóng van các doi tvong nhv dã trình bày ó phan trên.
2.2.2 éắc diem hắ thong kiem soỏt nđi bđ tai Cụng ty Du l%ch – Thvong mai Kiên Giang
2.2.2.1 Thnc trang ve mơi trvịng kiem sốt
2.2.2.1.1 Tính chính trnc và giá tr% dao dúc
Qua báng câu hói cho thay các nhà quán lý cúa cơng ty có chú trong den vi¾c tao dnng mơi trvịng van hóa doanh nghi¾p nham nâng cao tính chính trnc và các giá tr% dao dúc cúa nhân viên. Các nhà quán lý dã xây dnng dvoc nhung tiêu chuan ve van hóa v buđc moi ngvũi khi lm viắc phỏi tuõn theo, cn the ho dã dva ra nhung nguyên tac úng xú giua các cap vói nhau nhv:
- Ðoi vói cap dvói: Các nhà quán lý luôn luôn lang nghe nhung ý kien cúa ho; dong thịi tơn trong và quan tâm den cap dvói. оc bi¾t, các nhà qn lý thvịng xun dánh giỏ tien dđ cụng viắc trong cụng ty de k%p thịi uon nan nhung sai sót v dđng viờn k%p thũi nhung ngvũi tot, viắc tot.
- Ðoi vói cap trên: Các nhân viên phái thvịng xun phán hoi ve vi¾c thnc hi¾n cơng vi¾c cúa mình; phái biet tiep nh¾n nhung lịi nh¾n xét cúa cap trên m®t cách vơ tv; phái cv xú m®t cách khéo léo, khơng nói xau, khơng chê bai sau lvng cap trên; phái biet cách hoc hói nhung phong cách và kinh nghi¾m tot tù cap trên.
- Giua các dong nghi¾p vói nhau: Khơng nên tị mị ve dịi tv cúa ngvịi khác, khơng bình lu¾n ngvịi khác sau lvng, khơng l¾t long, khơng co chap vói nhung sai lam cỳa dong nghiắp; Canh tranh mđt cỏch lnh manh vì mnc dích chung cúa cơng ty; éoi xỳ vúi dong nghiắp mđt cỏch chõn thnh, khen ngoi nhung vu diem cúa dong nghiắp mđt cỏch tn nhiờn, khụng tõng boc, xu n%nh; Phân bi¾t rõ vi¾c cơng, vi¾c tv.
Bên canh dó các nhà qn lý dã tao dnng dvoc mđt mi trvng lm viắc thõn thiắn, giỳp phỏt huy tinh than sáng tao cúa moi cá nhân. Các cán b®, nhân viên cơng ty ln tn hào vói nhung thành q dat dvoc, vói các danh
hi¾u, phan thvóng cao q. Nhung hoat d®ng van hóa, hoat dđng tự thiắn, cỳu tro mà cơng ty dã chia se vói doi tác, khách hàng, c®ng dong trong suot nhung nam qua dã giúp khoi d¾y tình dồn ket, nhung giá tr% nhân van truyen thong trong moi con ngvịi.
Tuy nhiên, cơng ty chva dva ra nhung quy d%nh cn the ve các yêu cau dao dúc và hình thúc xú lý nhv the nào khi nhân viên vi pham dao dúc, chú yeu ho xú lý vi pham theo tien l¾ ho¾c trên h¾u quá phát sinh khi vi pham thnc sn dã xáy ra. Hau nhv các nhân viên chva ý thúc dvoc vi¾c vi pham dao dúc se ánh hvóng nhv the nào den mnc tiêu chung cúa cơng ty.
2.2.2.1.2 Chính sách nhân sn và nang lnc làm vi¾c cua nhân viên
Nhân sn trong cơng ty có nhieu thay doi, cn the tù nam 1999 trong cơng ty có 320 cán b® cơng nhân viên, den nay chí cịn 220 ngvịi, trong dó có khống 2,73% cán b® có trình d® trên dai hoc; 35,91% cán bđ cng nhõn viờn dó tot nghiắp dai hoc; 32,73% trung cap; cịn lai là nhân viên có trình d® pho thơng chiem 28,63%.
Cơng ty có m®t lnc lvong lao d®ng tré chiem 57,8% lnc lvong lao d®ng tồn cơng ty. Các cán b® qn lý dvoc dào tao vói chun mơn vung, d®i ngu cơng nhân lành nghe và có khá nang thích úng cao vói nhung dieu ki¾n sán xuat múi. Vúi dắc diem l mđt don v% thvong mai, cơng ty có d®i ngu lao d®ng trnc tiep chiem khống 78,64% lnc lvong lao d®ng trong cơng ty và so lao d®ng quán lý gián tiep là 21,36% lnc lvong lao d®ng.
Khi tuyen dnng nhân viên mói, các nhà qn lý thvịng dva ra các tiêu chuan chung ve chun mơn phù hop, kinh nghi¾m làm vi¾c và kien thúc ho tro nhv Anh van và vi tính…Vi¾c tuyen dnng nhõn viờn do bđ phắn van phòng phn trách, thông báo tuyen dnng dvoc cơng bo r®ng rãi trên các phvong ti¾n nhv báo chí, dài phát thanh, dài truyen hình,…Cơng tác tuyen
dnng dvoc thnc hi¾n cơng khai, khơng có tình trang vu tiên cho con em cúa nhân viên trong cơng ty, khơng có sn quen biet hoắc gỳi gam.
Bóng 2.1: Co cau lao dđng cỏc phng ban phân theo nhóm trình d® cua Cơng ty nam 2009 TT Ðon v% Tong so Trên dai hoc Ðai hoc Trung cap THPT 1 HÐQT 5 2 3
2 Ban Giám doc 4 3 1
3 Phòng TCKT 10 6 4
4 Van phòng 8 4 3 1
5 Phòng KHKD 10 1 8 1
6 Phịng qn lý dn án 10 10
7 Xí nghi¾p che bien NSXK 25 6 10 9 8 Xí nghi¾p CB gia súc gia cam 18 4 8 6
9 XNKD xang dau 78 18 30 30
10 Trung tâm kinh doanh tong hop 9 7 2 11 BÐH tàu cao toc Hái Âu 3 1 2
12 Trung tâm du l%ch lu hành 35 7 12 16 13 Tram dai di¾n tai TP.HCM 5 4 1
Tong c®ng 220 6 79 72 63
Nguon: Van phịng cơng ty
Cơng ty có chính sách khen thvóng và ký lu¾t bang cách ban hành qui che khen thvóng và ký luắt v thnh lắp Hđi dong xột thi dua khen thvóng và ký lu¾t nhv sau: Hàng quý H®i dong thi dua khen thvóng to chúc hop xét khen thvóng theo quý và cá nam cho các cá nhân và các tắp the phũng ban, to, dđi, kho, cúa hàng…và múc khen thvóng theo h¾ so A, B, C.
Khi phân cơng cơng vi¾c các nhà qn lý rat chú trong den nang lnc cúa nhân viên, phân công dúng chuyên môn de giúp nhân viên hồn thành tot cơng vi¾c dvoc giao. Ðe tuyen dvoc nhung nhân viên có trỡnh dđ chun mụn phự hop cụng viắc
trong quá trình tuyen dnng các nhà quán lý dã dva ra nhung yêu cau cn the. Tuy nhiên, các nhà quán lý chva chú trong den vi¾c dào tao nâng cao nang lnc cúa nhân viên, cn the công ty chva to chúc các khóa huan luy¾n nghi¾p vn ngan han cung nhv dài han cho nhân viên.
2.2.2.1.3 H®i dong qn tr% và ban kiem sốt
Ban kiem soát gom 3 thành viên, làm các nhi¾m vn sau:
- Kiem tra tính hop pháp, trung thnc, can trong cúa HÐQT, Ban Tong Giám doc, trong to chúc thnc hi¾n quyen só huu nhà nvóc, trong qn lý dieu hành cơng vi¾c kinh doanh cúa Cơng ty.
- Tham d%nh báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo cơng tác dánh giá quán lý và các báo cáo khác trvóc khi trình các co quan Nhà nvóc có liên quan.
- Có quyen xem xét bat ky ho so, tài li¾u nào cúa cơng ty tai trn só chớnh hoắc cỏc don v% trnc thuđc.
2.2.2.1.4 Triet lý quãn lý và phong cách dieu hành
Qua ket quá dieu tra cho thay, các nhà quán lý cúa cơng ty là nhung ngvịi có hieu biet tot ve ngành nghe kinh doanh, mơi trvịng hoat d®ng và nguon lnc san có ó trong doanh nghi¾p cúa mình. Các nhà quán lý quán lý theo phong cách dân chú, ho có quan tâm den ý kien cúa nhân viên trong van de quán lý. Tuy nhiên, ho lai ít quan tâm den van de bàn bac vói các nhân viên ve ngân quy ho¾c các mnc tiêu tài chính và kinh doanh, chú yeu là do quyet d%nh m®t chieu tù cap lãnh dao cao nhat và dvoc chap thu¾n thnc thi trong tồn cơng ty, nhv the có the ánh hvóng den mnc tiêu cúa kiem sốt n®i b®.
Các nhà quán lý cúa công ty là nhung ngvịi khơng ngai rúi ro, chap nh¾n mao hiem trong kinh doanh. Tuy nhiên, trvóc khi ra quyet d%nh ho cung cân nhac ve các van de nhv chi phí và loi ích có the thu dvoc.
Doanh nghi¾p có quan tâm den thông tin trên báo cáo tài chính, san sàng dieu chính báo cáo tài chính khi phát hi¾n ra sai sót. Các nhà qn lý có thái d® và hnh dđng dỳng dan trong viắc ỏp dnng nhung nguyờn tac ke tốn, khai báo thơng tin trên báo cáo tài chính, chong gian l¾n và giá mao chúng tù so sách, dõy l mđt nhõn to khỏ thuắn loi ho tro tích cnc cho h¾ thong kiem soỏt nđi bđ huu hiắu.
Trong cơng ty khơng có sn bien d®ng nhân sn ó v% trí quán lý cap cao, dieu này cho thay phong cách quán lý là on d%nh, dieu này rat tot cho các hoat d®ng kiem sốt trong cơng ty.
2.2.2.1.5 Co cau to chúc và phân chia trách nhi¾m
Co cau to chúc cúa cơng ty the hi¾n qua so do to chúc ó trang 36.
Mơ hình co cau to chúc cúa cơng ty dvoc to chúc theo kieu co cau trnc tuyen - chúc nang. Uu diem cúa mơ hình này là cơng tác qn lý dvoc chun mụn húa cao: Moi bđ phắn, moi phũng ban dỏm nhiắm mđt phan cụng viắc nhat d%nh, v¾n dnng dvoc khá nang, trình d® chun sâu cúa cán bđ quỏn lý, giỏm dvoc gỏnh nắng cho Tong giỏm doc. Cơng ty có d®i ngu cán b® có nang lnc, có kinh nghi¾m, có nhung cán b® dã trái qua thnc te nhieu lan, có tam nhìn chien lvoc, có dú nang lnc dám nh¾n v% trí mà cơng ty giao phó.
Thnc te cho thay cơng ty có phân chia các chúc nang riêng bi¾t và xác d%nh v% trớ then chot cỳa tựng bđ phắn, quyen han và trách nhi¾m cúa các nhân viờn v tựng bđ phắn trnc thuđc. Viắc phõn chia trách nhi¾m, quyen han cho tựng bđ phắn dvoc can cỳ vo chỳc nang, nhi¾m vn cn the dvoc giao cho tựng bđ phắn, moi nhõn viên dvoc giao nhi¾m vn dna trên nang lnc. Tuy nhiên, van de này chva dvoc cn the hóa bang van bán, dieu này nguy hiem cho kiem soỏt nđi bđ vỡ viắc khụng rừ rng dan den dơi khi có nhung vi¾c quan trong có the quyet d%nh trong khá nang cúa mình nhvng lai khơng dvoc quyet d%nh ho¾c khi có sn co thì dùn day trách nhi¾m lan nhau.
40
Trong cơng ty khơng có sn chong chéo ve chúc nang và quyen han giua các phịng ban, có sn qui d%nh rõ ràng trong van de báo cáo n®i b® giua các phịng ban vói cap qn lý, cung nhv giua các phịng ban vói nhau, nhv v¾y se giúp ích cho moi quan h¾ hop tác, phoi hop và chia sé thông tin lan nhau giua nhung bđ phắn khỏc nhau trong cụng ty v nhung nhân viên trong cùng m®t phòng ban.
Ð%nh ky 5 nam, các cap quán lý xem lai co cau to chúc, neu can thiet se thay doi cho phù hop vói thnc te.
2.2.2.2 Ðánh giá rui ro
2.2.2.2.1 Xác d%nh mnc tiêu
Mnc tiêu kinh doanh cua công ty Du l%ch – Thvong mai Kiên Giang
Mnc tiêu kinh doanh tù nam 2010 den nam 2012 cúa Công ty Du l%ch – Thvong mai Kiên Giang cn the nhv sau:
Bãng 2.2: Mnc tiêu kinh doanh tù nam 2010 den nam 2012 cua Công ty Du l%ch – Thvong mai Kiên Giang
ÐVT: Tri¾u dong
Chi tiêu Nam
2010 2011 2012
1. Sán lvong hàng hóa tiêu thn - Gao (tan)
- Xang dau (tan)
300.000 150.000 315.000 157.500 340.000 167.760 2. Kim ngach xuat khau (tri¾u USD) 115,50 121,28 130,90 3. Ket quá kinh doanh
3.800.000 3.990.000 4.250.000 - Doanh thu bán hàng và cung cap
d%ch vn
+ Thvong mai 2.584.000 2.713.200 2.890.000 + Du l%ch 1.216.000 1.276.800 1.360.000 - Loi nhu¾n 32.000 35.200 38.720
+ Du l%ch 10.240 23.936 12.391 - N®p ngân sách 150.000 11.264 165.000 - Lao d®ng tien lvong 157.500
+ Lao d®ng bình qn (ngvịi) 254 280 + Thu nh¾p bình qn (1.000d) 5.600 260 7.406
6.440
Nguon: Phịng Ke hoach kinh doanh
Ket quá dieu tra cho thay mnc tiêu chính cúa công ty là doanh thu, tù mnc tiêu chung này cơng ty có chia mnc tiêu cn the cho tùng hoat d®ng. Tù dó, cơng ty có the nh¾n biet và phân tích các rúi ro de doa den mnc tiêu cúa mình. 2.2.2.2.2 Nh¾n dang và phân tích rui ro
Thnc te cho thay, trên co só mnc tiêu d¾t ra các nhà qn lý rat quan tâm den các rúi ro dang de doa mnc tiêu cúa cơng ty, cơng ty dã nh¾n di¾n dvoc các rúi ro cn the nhv sau:
- Các rúi ro phát sinh tù chính trong n®i b® cơng ty nhv: các nhân viên trong cơng ty cịn thị o vói mnc tiờu, thieu dđng co lm viắc, do cỏc nh qn lý ít quan tâm den van de bàn bac vói các nhân viên ve mnc tiêu tài chính và kinh doanh; Kinh nghi¾m giao d%ch dàm phán và ký ket hop dong vói các doi tác nvóc ngồi cịn non yeu, vi¾c nghiên cúu và soan tháo hop dong g¾p khó khan do trỡnh dđ ngoai ngu nhỡn chung cn bat cắp.
- Cỏc rúi ro có ngun nhân tù bên ngồi:
+ Rúi ro tù mơi trvịng kinh doanh: Mơi trvịng kinh doanh hi¾n nay dang khơng ngùng thay doi theo hvóng mú rđng v thng thng hon, chớnh vỡ vắy cng ty dang phái doi m¾t vói súc ép canh tranh rat lón.
+ Rúi ro tù mơi trvịng pháp lý: Hi¾n tai h¾ thong pháp lu¾t Vi¾t Nam chva the goi là minh bach vì nhieu lý do, dây là nguon goc rúi ro, gây thi¾t hai n¾ng ne cho cơng ty nói riêng và cho các doanh nghi¾p Vi¾t Nam nói chung. Ðây cung là hiem hoa cúa kinh doanh lành manh.
+ Rúi ro tù doi tác cúa cơng ty: So vói cơng ty, các doanh nghi¾p doi tác nvóc ngồi có nhieu kinh nghi¾m trong kinh doanh và nam rat vung pháp lu¾t Vi¾t Nam cung nhv là các dieu vóc quoc te trong linh vnc ho hoat d®ng. Thêm vào dó nang lnc canh tranh cao có khá nang dám báo chat lvong dat tiêu chuan, so lvong dáp úng theo tùng don hàng, mau mã phong phú và giao