2.2.5 .Điều dộ sản xuất
2.2.8. Các Vấn Đề Phát Sinh Và Hướng Giải Quyết Trong Công Tác Tổ
Tổ Chức Quản Lý Điều Hành công ty cổ phần may và dịch vụ Hưng Long
Quản lý sản xuất hiệu quả giúp doanh nghiệp có sự chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, giảm thiểu tối đa rủi ro, hạn chế được nhiều chi phí khơng đáng có.Tuy nhiên ,các vấn đề phát sinh là điều không tránh
162
khỏi;trong quá trình sản xuất mã hàng 1000064609 đã gặp phải một số tình huống như sau:
TH1: Tổ trưởng tổ hoàn thành phải triển khai hoàn thành cho sản phẩm áo mã hàng 1000064609 nhưng có l00 sản phẩm hàng này phải tái chế do ẩm mốc màu đen. Với vai trị quản lí xưởng xử lý tình huống trên như thế nào?
1. Thực trạng vấn đề cần giải quyết
- Vấn đề: Trên cương vị là quản lí xưởng cần yêu cầu tổ trưởng tổ hoàn thành phải tái chế do ẩm mốc màu đen, phải xác định chính xác số lượng hàng bị ẩm mốc. Xác định mức độ ẩm mốc to hay nhỏ, ẩm mốc trên bề mặt hay đã đi sâu vào sơ sợi sản phẩm
- Mã hàng: 1000064609
- Loại sản phẩm: Áo khốc trần bơng. - Số lượng hàng: 100 sản phẩm.
2. Phân tích ngun nhân và tìm giải pháp * Nguyên nhân
- Q trình bảo quản khơng đạt tiêu chuẩn, không để nơi khô ráo - Nấm mốc từ trong quá trình sản xuất
- Bao bì bảo quản sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, không ngăn ngừa được ẩm - Trong q trình hồn thiện sản phẩm chưa được ổn định về độ ẩm như sấy, là…
* Giải pháp
- Với số lượng hàng sai hỏng nhiều quản lí xưởng sẽ phải báo cáo tình hình lại cho giám đốc để tìm ra hướng giải quyết nhanh chóng để đảm bảo tiến độ giao hàng
-Yêu cầu tổ trưởng tổ hoàn thành đưa cho bên xử lý vết bẩn để có biện pháp kịp thời để tẩy sạch những ẩm mốc trên
- Sau khi tẩy sạch yêu cầu tổ trưởng tổ hoàn thành kiểm tra lại sp và đóng gói lại sp 1 cách kỹ càng, bao bì có chức năng chống ẩm tốt
163
- Trường hợp khơng thể kịp thời gian có thể đề xuất khách hang gia hạn thêm thời gian cho đơn hàng
3. Xác định bộ phận phối hợp thực hiện
- Là quản đốc phân xưởng đầu tiên sẽ phải báo cáo tình hình mã hàng cho cấp trên năm tình hình,sau đó phối hớp với các bộ phận liên quan để tìm ra hướng giải quyết sau đó sẽ bố trí người để tái chế hàng bị lỗi nhanh chóng để đóng gói hồn thiện
- Bộ phận hoàn thành sẽ phối hợp với bộ phận sản xuất để tiến hành tái chế sản phẩm trong mã hàng .
- Bộ phận hoàn thành phối hợp với bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đóng gói
4. Bài học kinh nghiệm – giải pháp lâu dài
Quản đốc cần :
- Phải nghiên cứu kỹ nguyên liệu làm ra vải để có cách bảo quản hợp lý khơng được lơ là công tác kiểm sốt
Quản đốc u cầu tổ trưởng tổ hồn thành
- Sắp xếp chỗ thống mát khơ ráo, vệ sinh mơi trường sản xuất - Tìm hiểu ngun nhân do đâu phải khắc phục triệt để tại đó
- Cơng tác kiểm tra hàng hố phải sát sao hơn, khâu bảo quản phải thường xuyên giám sát tình hình hàng hố
- Tính chi phí xử lý vết bẩn và lưu trữ hồ sơ nếu không may lần sau gặp phải sẽ xử lý nhanh và hiệu quả hơn
- Yêu cầu tổ trưởng tổ hoàn thành kiểm điểm cá nhân, họp đội nhóm rút kinh nhiệm và có hình thức kỷ luật phù hợp.
TH2. Tổ trưởng chuyền may 5 báo công nhân làm mất BTP trong q trình sản xuất. Với vai trị quản lí xưởng xử lí tình huống trên như thế nào?
1 Xác định vấn đề cần giải quyết
164
• Trong q trình làm việc cơng nhân mất tập trung, để hàng không đúng quy định, xếp chi tiết này lẫn vào chi tiết khác
• Mất BTP phát sinh chất lượng làm việc yếu và kém ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm, số lượng, năng suất
• Làm lãng phí thời gian, hao tốn chi phí sản xuất
• Làm ảnh hưởng đến sự tín nhiệm của khách hàng với cơng ty
2, Phân tích ngun nhân và tìm giải pháp
STT Nguyên nhân Giải pháp
1 Do công nhân thiếu tập trung, ý thức trách nhiệm của cơng nhân trong giờ làm việc cịn kém
- Cơng nhân có trách nhiệm giữ gìn BTP cơng đoạn mình phụ trách, tập trung cao độ trong cơng đoạn của mình để khơng xảy ra những rủi ro khơng đáng có
-Chỉnh đốn lại ý thức công nhân trong giờ
2 Công nhân không kiểm tra BTP trước khi nhận
Cần kiểm tra BTP trước khi nhận Phân loại, để đúng các vị trí các loại BTP.
3 Nhà cắt bó buộc BTP khơng chắc chắn
Tổ trưởng cần báo lên nhà cắt bó buộc BTP chắc chắn, xin cấp lại BTP đã mất
4 Giờ về cơng nhân khơng bó buộc BTP cẩn thận để lẫn lộn hàng với các công đoạn khác.
Nhắc nhở CN cuối giờ bó buộc chắc BTP, để gọn vào thùng.
5 Sắp xếp vị trí làm việc và nơi để BTP chưa khoa học, hợp lý
Cần sắp xếp lại vị trí làm việc và nơi để BTP hợp lý
6 BTP chưa đánh số hoặc đánh số sai nên khơng kiểm sốt được số lượng
Trước khi đưa BTP xuống chuyền cần có 1 bộ phận đánh số và kiểm soát số lượng BTP trước khi đưa
165
vào sản xuất 7 Công nhân làm rơi trong q trình
vận chuyển
Nhắc nhở cơng nhân cẩn thận hơn trong quá trình làm việc
3, Xác định bộ phận phối hợp liên quan
- Tổ trưởng thống kê lại bao nhiêu BTP thiếu đề xuất với cấp trên để xin cấp lại - Quản lí báo lên nhà cắt xin cấp lại BTP
- Cơng nhân rà sốt lại trong chuyền, tìm kiếm lại xem có lẫn với mã khác hay công đoạn khác hay không?
- Tổ trưởng rà sốt lại q trình nhận BTP
4, Bài học kinh nghiệm và giải pháp phòng ngừa -Thứ nhất
Quan tâm theo sát công nhân để đảm bảo hỗ trợ ngay khi họ cần, lắng nghe nguyện vọng, mong muốn phát triển của nhân viên. Đánh giá năng lực và chất lượng nhân viên từng kỳ nhằm liên tục cải thiện năng lực và kỹ năng cho nhân viên, để họ mang đến những hiệu quả công việc đột phá.
- Thứ hai
Kiểm tra kĩ hơn trong quá trình trao và nhận BTP. Đánh số rõ ràng và kĩ lưỡng. - Thứ ba
Sắp xếp toàn bộ bộ máy doanh nghiệp từ cơ sở vật chất đến nhiệm vụ của công nhân trong công việc. Đảm bảo được tính thuận tiện dễ dàng, tiết kiệm được thời gian trong quá trình di chuyển BTP trong dây chuyền sản xuất, tránh được sự thất thốt BTP.
- Thứ tư
Đưa ra chính sách động viên, khích lệ và có cả kỉ luật. Ban hành những điều lệ, điều khoản, mức khen thưởng và mức xử phạt rõ ràng cho công nhân viên theo đó mà thực hiện. Lấy đó làm bài học kinh nghiệm cho mỗi công nhân trong dây chuyền sản xuất
166 - Thứ năm
Môi trường luôn sạch sẽ từ chỗ ngồi của từng công nhân, không gian làm việc thoáng đãng, dễ chịu để làm tiền đề cho những ý tưởng đổi mới, sáng tạo, tập trung trong công việc. Hơn thế nữa, sự sạch sẽ còn xuất hiện trong văn hóa doanh nghiệp từ hệ thống những quy tắc ứng xử dựa trên cơ sở đồn kết, hịa đồng, giúp đỡ ủng hộ lẫn nhau.
Nếu khách hàng không đồng ý cung cấp hay thay thế BTP đó?
Sau khi báo lên cấp trên trao đổi với khách hàng về việc mất BTP có thể cung cấp thêm vải hoặc thay thế vải gần giống mà khách hàng khơng đồng ý thì phía bên doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm đền bù, bồi thường thiệt hại cho khách hàng.
+ Kỷ luật thật nặng công nhân đã làm mất BTP để làm gương răn đe các công nhân khác.
+ Xử phạt, phê bình tổ trưởng vì để tổ xảy ra vấn đề như vậy
• Khi cơng nhân phạm sai lầm, họ cũng chính là người đầu tiên nhận thức được hậu quả mà họ gây ra. Thay vì khiến họ cảm thấy nặng nề hơn, hãy giúp công nhân rút ra được bài học để tránh lặp lại sai lầm trong tương lai.
TH3:Một trong những nguyên nhân làm tăng chi phí sản xuất hiện nay trong nhà máy là sự lãng phí, cụ thể trong q trình sản xuất mã hàng 1000064609 sự dư thừa vật tư sau sản xuất tồn dư nhiều, công nhân trên chuyền có thời gian lãng phí (thời gian đợi hàng)...Với vai trò là người điều hành sản xuất của cơng ty theo anh/chị lãng phí chủ yếu của doanh nghiệp có những loại lãng phí nào và ở những khâu nào? 1 Xác định vấn đề cần giải quyết
Sự lãng phí chủ yếu của các doanh nghiệp sản xuất nói chung và cơng ty CP may Hưng Long nói riêng, làm tăng chi phí sản xuất hiện nay.
167
- Vật tư: Việc sai lệch trong việc lập kế hoạch dẫn tới sự sai lệch trong việc sản xuất, cung ứng sản phẩm. Kế hoạch bị thiếu hụt, dẫn tới vật tư cung cấp "nhỏ giọt", đặt hàng "nhỏ giọt", từ đó khơng tận dụng được tính lợi thế của quy mơ".
Ngồi ra, đó là ý thức tiết kiệm trong việc sử dụng nguyên vật liệu" của công nhân thực hiện. Đây cũng là sự lãng phí đáng kể trong các nhà máy sản xuất nói chung và Hưng Long nói riêng.
- Nhân lực: Sự lãng phí về nhân lực có thể do 2 ngun nhân:
+ Do sự bố trí, phân cơng, phối hợp không phù hợp, hợp lý dẫn đến năng suất lao động thấp.
+ Do ý thức của người lao động không cao, làm lấy lệ.
Với nguyên nhân này, việc xem xét, cơ cấu, bố trí lại q trình phối hợp sản xuất, thực hiện chế độ trả công, lương hợp lý kết hợp với thưởng năng suất...sẽ góp phần đẩy mạnh năng suất, nâng cao ý thức và động lực cho người lao động.
- Các chi phí khác: chi phí kho bãi, vận chuyển... Việc không cân nhắc kỹ những chi phí này cũng có thể khiến cho chi phí này phát sinh lên 1 cách đáng kể.
3, Xác định bộ phận phối hợp liên quan
-Cán bộ quản lý đơn hàng của từng phân xưởng sản xuất: kho NPL, Xưởng cắt, may, hoàn thiện. ..
-cán bộ dải chuyền cập nhật liên lục tình hình, tiến độ để có sự bổ sung ,điieuf chuyển nhân lực liên tục hợp lý.
4, Bài học kinh nghiệm và giải pháp phịng ngừa
-Qua những tình huống nêu trên., ta nhận thấy những vấn đề xuyên suốt ở đây chính là sự thiếu kém trong việc lập dự báo, lập kế hoạch sản xuất và quản lý định mức sản xuất.
-Nâng cao khả năng quản lý tình hình xuất nhập tồn vật tư tại các kho ở từng phân xưởng sản xuất để từ đó phát hiện lãng phí và tiết giảm chi phí trong sản xuất.
168
-Quản trị điều hành tại tổ sản xuất và phân xưởng là khâu hết sức quan trọng. Tuy nhiên cũng là khâu quản lý hết sức phức tạp, bởi vì quản lý tại đơn vị cơ sở chủ yếu là quản lý con người, bao gồm từ việc tuyển chọn, đào tạo, bố trí sử dụng, tạo động lực, kiểm tra đánh giá năng lực kết quả làm việc của nhân viên trong mối quan hệ chặt chẽ với các yếu tố sản xuất và kế hoạch sản xuất.
-Làm tốt công tác khoa học công nghệ, kỹ thuật, bắt đầu từ mỗi khâu, mỗi bộ phận sản xuất, công tác. Mạnh dạn áp dụng công nghệ mới, đổi mới và hiện đại hố máy móc thiết bị, nâng cao và ổn định chất lượng sản phẩm, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, giảm định mức tiêu hao nguyên vật liệu, năng lượng, nâng cao năng suất lao động để tăng sức cạnh tranh của sản phẩm.
Xây dựng kế hoạch và triển khai các biện pháp đồng bộ để hạn chế tới mức thấp nhất có thể đối với các nguy cơ rủi ro gây mất an toàn. Đặc biệt là cần tập trung vào các loại máy móc, thiết bị, hóa chất có u cầu nghiêm ngặt về an tồn như: Thiết bị nâng chuyển, thiết bị áp lực, vật liệu nổ, hóa chất độc hại. Để đảm bảo an toàn lao động trong sản xuất.
-Để giải quyết được các tồn tại nêu trên, thiết nghĩ doanh nghiệp cần quan tâm, đầu tư nhiều hơn vào việc nâng cao năng lực quản lý cho cán bộ quản lý sản xuất, cũng như cho cán bộ nghiệp vụ liên quan, và bản thân các giám đốc doanh nghiệp cũng cần đánh giá và nhìn nhận lại vai trị, vị trí của bộ máy sản xuất trong doanh nghiệp. Cần trang bị và hỗ trợ cho cán bộ quản lý ứng dụng những phương pháp quản lý phù hợp với tình trạng, trình độ, năng lực của doanh nghiệp. Năng lực của cán bộ quản lý có được nâng lên, doanh nghiệp sẽ sản xuất hiệu quả hơn, có nghĩa là sẽ đạt lợi thế cạnh tranh tốt hơn.
169
TỔNG KẾT
Trong một hệ thống sản xuất, quản đốc phân xưởng đóng vai trị đặc biệt quan trọng. Một quản đốc phân xưởng giỏi là người có thể đảm nhiệm và vận hành tốt guồng máy làm việc, là người có khả năng tạo ra năng suất làm việc tốt nhất, là người có đầy đủ các kiến thức về việc tổ chức các kế hoạch sản xuất, kiểm sốt và quản lý tốt tồn bộ dây chuyền sản xuất.
Người quản đốc là người đứng đầu trong bộ phận trong nhà máy, phân xưởng, vì vậy, kỹ năng quản lý, lãnh đạo đội nhóm là khơng thể thiếu đối với bất kỳ Quản đốc Phân xưởng nào. Việc quản lý đội nhóm, cân bằng được các hoạt động nội bộ cũng như sản xuất là điều rất quan trọng đối với vị trí Quản đốc, góp phần cho việc nâng cao chất lượng doanh nghiệp cũng như đẩy mạnh sự phát triển của doanh nghiệp. Trong thời đại không ngừng cải tiến, là một người Quản đốc tài năng, bắt buộc phải luôn không ngừng nâng cao năng lực cũng như ứng dụng các cơng cụ, biểu mẫu, cơng nghệ để góp phần tối ưu hoá nguồn lực.
170
Tài liệu tham khảo .
1. TS. Nguyễn Thanh Liêm : Quản trị Sản xuất. NXB Tài chính. 2006
2. PGS.TS.Trương Địan Thể: Giáo trình Quản trị Sản xuất và tác nghiệp. NXB Đại học Kinh tế Quốc dân. 2007
3. ThS. Nguyễn Đình Trung: Bài tập Quản trị Sản xuất và tác nghiệp. NXB Đại học Kinh tế Quốc dân. 2009
4. Harold T.Amrine: Quản trị Sản xuất và Quản trị Doanh nghiệp. Nhà xuất bản Thống kê. 2006
5. PGS. TS Nguyễn Đình Phan (2012), "Giáo trình Quản trị chất lượng", Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân.
6. Quality Control, Dale H. Besterfield (1994), Prentice Hall International Editions,USA.
7. “Thẻ điểm cân bằng – Biến chiến lược thành hành động” (The Balanced Scorecard – Translating trategy into action), Robert S. Kaplan & David P Norton, Tủ Sách Doanh trí do PACE thực hiện
8. Cẩm nang kinh doanh Havard Business Essentials – Quản Lý Hiệu Suất Làm Việc Của Nhân Viên, NXB Tổng hợp Thành Phố Hồ Chí Minh.
9. Giáo trình Quản trị sản xuất và chất lượng, NXB Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh; Definition of Production Scheduling, Biz Fluent)