3. Quản trị hàng tồn kho
3.2 Phân loại hàng tồn kho
3.2.1 Theo cách quản lý hàng tồn kho.
Người ta xác định hàng tồn kho theo 02 cách: tồn kho theo sổ sách (còn gọi là tồn kho sổ sách) và tồn kho theo kiểm kê (còn gọi là tồn kho thực tế).
- Tồn kho sổ sách là tồn kho được xác định của bộ phận quản lý kho, căn cứ vào phiếu nhập kho (lệnh nhập kho) và phiếu xuất kho trong kỳ, người ta xác định số lượng hàng hóa cịn tồn kho sổ sách tại một thời điểm nào đó cuối kỳ.
- Cơng thức xác định tồn kho sổ sách như sau:
Otkss = Ođk + Ntk – Xtk ; Trong đó: Otkss : Tồn kho sổ sách cuối kỳ (tấn, m3
…)
Ođk : Tồn kho kỳ trước chuyển sang (tồn kho đầu kỳ)
Ntk : Khối lượng hàng hóa nhập kho trong kỳ (tháng, q, năm)
51
(Tính đến thời điểm … giờ. Ngày … tháng …năm …)
- Mỗi đợt kiểm kê hàng hóa, người ta phải xác định thời điểm kiểm kê và tồn kho sổ sách ở thời điểm ấy là bao nhiêu. Bộ phận quản lý kho phải theo dõi sự biến động của hàng hóa nhập xuất kho, phải cập nhật liên tục các hóa đơn (phiếu) nhập xuất kho theo từng thẻ kho (phiếu) và để xác định được tồn kho hàng hóa theo sổ sách, người ta phải khóa sổ ở một thời điểm nào đó và hạch tốn đầy đủ, kịp thời tất cả các phiếu nhập xuất hàng hóa đến thời điểm khóa sổ. Để thống nhất giữa bộ phận quản lý kho với thủ kho, người ta cịn có thể đối chiếu số liệu giữa hai bên, để phát hiện những thiếu sót, trùng lấp về số liệu và tìm căn cứ thực tế để khắc phục trước khi tiến hành kiểm kê, kiểm tra.
- Tồn kho thực tế là tồn kho được xác định qua công tác kiểm kê, kiểm tra
thực tế ở một thời điểm nào đó. Người ta thường đối chiếu giữa tồn kho sổ sách và thực tế hàng hóa cịn ở trong kho bằng cách cân, đo, đong, đếm… thực tế tại kho và có mặt đơng đủ cả ban kiểm kê, kiểm tra, thủ kho. Từ thực tế kiểm kê, người ta xác định từng loại hàng hóa cịn ở trong kho là đủ, thiếu, thừa, tốt, xấu…
- Theo quy định của nhà nước, hàng năm có hai đợt tổng kiểm kê lớn hàng hóa là 0 giờ ngày 1 tháng 1 hàng năm và 0 giờ ngày 1 tháng 7 hàng năm. Ngồi ra cịn có các đợt kiểm kê khác.
3.2.2 Phân loại theo giá trị của hàng tồn kho, ngƣời ta phân hàng tồn kho thành các loại sau:
- Hàng tồn kho có giá trị cao: là các hàng hóa cao cấp, đắt tiền, phải ưu
tiên điều kiện dự trữ bảo quản và kiểm sốt thường xun.
- Hàng tồn kho có giá trị trung bình (khơng cao): đây là loại hàng hóa có
giá cả vừa phải, khơng rẻ nhưng khơng q đắt, được giới bình dân ưa chuộng vì có khối lượng bán khơng nhỏ. DNTM cần lưu ý kiểm soát định kỳ.
- Hàng tồn kho có giá trị thấp: đây là những hàng hóa thứ cấp, những
hàng hóa khơng ảnh hưởng nhiều đến doanh thu và lợi nhuận, DNTM kinh doanh để lơi kéo thêm nhóm khách hàng tiêu dùng và lợi dụng cơ sở sẳn có để tăng thêm doanh thu.
3.2.3 Phân loại theo chất lƣợng và mục đích sử dụng
Theo tiêu thức này người ta phân loại hàng tồn kho thành các loại sau:
- Hàng tồn kho đủ tiêu chuẩn chất lượng: đây là loại hàng tồn kho có thể
huy động vào bán hàng được ngay.
- Hàng tồn kho thừa, thiếu (so với tồn kho sổ sách): hàng tồn kho thừa cỡ
52
- Hàng chậm tiêu thụ: lượng hàng trong kho còn nhiều, mỗi lần chỉ xuất
bán được ít do xác định nhu cầu của khách hàng sai, do khách hàng thay đổi nhu cầu, do lạc mốt, lạc hậu về cơng nghệ và có hàng loại mới thay thế… cần phải quảng cáo và đưa đến các thị trường khác hoặc hạ giá bán.
- Hàng ứ động: là loại hàng tồn kho đã lâu nhưng không xuất bán được,
gây ứ động ở kho doanh nghiệp.
- Hàng kém phẩm chất, hàng nhái, hàng giả: đây là loại hàng cần có biện
pháp xử lý tùy theo nguyên nhân dẫn đến các loại hàng này như do bảo quản kém, do khách hàng lừa, do tham rẻ và mắc mưu của người bán…
- Hàng mất phẩm chất: đây là loại hàng tồn kho khơng cịn đủ phẩm chất
ban đầu, không thể sử dụng theo cơng dụng chính của nó. Loại hàng này cần phải được xử lý, thanh lý, không để lâu dài ảnh hưởng tới các hàng hóa khác và chiếm diện tích kho chứa…
3.3 Quản trị hàng tồn kho
- Quản trị hàng tồn kho là quá trình tổ chức quản lý nắm vững lực lượng hàng hóa dự trữ trong kho. Dự trữ, bảo quản và bảo vệ tốt hàng hóa dự trữ, cũng như xử lý các hiện tượng ảnh hưởng xấu đến số lượng và chất lượng hàng hóa nhập, xuất, dự trữ, bảo quản ở kho nhằm phục vụ tốt nhất việc lưu thơng hàng hóa của DNTM.
- Quản trị hàng tồn kho có các nội dung chủ yếu sau;
3.3.1 Thực hiện đúng các nguyên tắc, nhiệm vụ, nội dung của các nghiệp vụ
nhập, xuất và bảo quản hàng hóa ở kho.
3.3.2 Xây dựng và thực hiện đầy đủ chế độ sổ sách của kho, đặc biệt là thẻ kho.
Cập nhật kịp thời nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa vào thẻ kho. Quản lý tốt thẻ kho, cũng như việc ghi chép vào thẻ kho phải cập nhật, kịp thời, đúng theo chế độ đã quy định.
3.3.3 Phân bố hàng hóa trong kho theo sơ đồ quy hoạch chi tiết của kho. Tổ
chức chất xếp hàng hóa khoa học. Thường xuyên kiểm tra, chăm sóc hàng hóa trong kho nhằm phát hiện kịp thời những nguyên nhân gây hại đến hàng hóa dự trữ để khắc phục kịp thời.
3.3.4 Tìm các biện pháp thích hợp, đề nghị với cấp trên quản lý kho và tại các
kho, xử lý các loại hàng tồn kho, thừa thiếu, chậm tiêu thu, ứ đọng, hàng tồn kho kém chất lượng, hàng nhái, hàng giả và hàng mất phẩm chất để tăng vòng quay của hàng hóa qua kho.
3.3.5 Cần xây dựng và có chế độ đối với thủ kho. Thủ kho là cán bộ quản lý có
trình độ kỹ thuật và nghiệp vụ, cần phải được tiêu chuẩn hóa. Thủ kho là người quản lý khối lượng hàng hóa lớn, có giá trị cao, quản lý tài sản của doanh
53
nghiệp, phải có tinh thần trách nhiệm cao. Vì vậy, doanh nghiệp cần có chế độ đãi ngộ thích đáng đối với trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ, cũng như tinh thần trách nhiệm của thủ kho.
3.4. Các chỉ tiêu đ nh gi , phân tích tình hình tồn kho và dự trữ hàng hóa ở DN thƣơng mại
- Để đánh giá và phân tích tình hình tồn kho và dự trữ hàng hóa ở DNTM cần phải kết hợp với các hoạt động kinh doanh khác nhau như mua, bán và các chỉ tiêu về tài chính của DNTM. Có thể đánh giá và phân tích tình hình tồn kho và dự trữ hàng hóa của DNTM thơng qua các chỉ tiêu sau:
3.4.1 Tồn kho đầu kỳ kế hoạch:
Là lượng hàng hóa cịn lại ở DNTM đến đầu kỳ kế hoạch. Khi lập kế hoạch, năm báo cáo chưa kết thúc, người ta phải tính số tồn kho đầu kỳ kế hoạch, bằng công thức sau:
Ođk = Otđ + Nh – Xt (Đvt: tấn)
Ođk : Tồn kho hàng hóa đến đầu kỳ kế hạch (tấn)
Otđ : Tồn kho hàng hóa ở thời điểm kiểm kê
Nh : Khối lượng hàng hóa sẽ nhập về từ thời điểm kiểm kê đến hết đến hết
năm
Xt : Khối lượng lượng hàng hóa sẽ xuất bán từ thời điểm kiểm kê đến hết
năm
3.4.2 Dự trữ hàng hóa cuối kỳ kế hoạch (Dck):
là lượng hàng hóa cần thiết để bảo đảm bán hàng liên tục khi bắt đầu thời kỳ kế hoạch tiếp mà chưa nhập được vào hàng hóa về DNTM.
Dck = m . t (Đvt: tấn)
Dck : Khối lượng hàng hóa dự trữ cuối kỳ kế hoạch (tấn) m : Mức xuất bán bình quân 1 ngày đêm kỳ kế hoạch (tấn) t : Thời gian dự trữ hàng hóa cần thiết (ngày )
3.4.3 Dự trữ hàng hóa bình qn trong kỳ (Dbq)
Để xác định D trong kỳ người ta dùng công thức sau:
Dđk + Dck
Dbq = (Đvt: tấn)
2
Dbq : Dự trữ bình qn trong kỳ (năm, q, tháng) tính bằng (tân…)
Dđk : Dự trữ hàng hóa đầu kỳ (tấn…) Dck : Dự trữ hàng hóa cuối kỳ ( tấn…)
54
-Dự trữ hàng hóa tối đa gọi tắt là dự trữ tối đa (Dmax) là dự trữ cao nhất có thể tính cho một loại hàng hóa hoặc tính cho các loại hàng hóa của DNTM.
Công thức Dmax = mx . Kc (Đvt: tấn…)
mx : Mức xuất bán bình quân 1 ngày đêm (tính cho 1 loại hàng hóa hoặc các loại hàng hóa)
Kc : Chu kỳ nhập hàng (của một loại hàng hóa hoặc trung bình của các loại hàng, đvt: ngày)
- Dự trữ hàng hóa tối thiểu gọi tắt là dự trữ tối thiểu (Dmin) là dự trữ ít nhất có thể ở DNTM. Dự trữ tối thiểu bằng dự trữ bảo hiểm (Dbh).
3.4.4 Dự trữ hàng hóa tối đa và dự trữ hàng hóa tối thiểu
- Dự trữ hàng hóa tối đa gọi tắt là dự trữ tối đa (Dmax) là dự trữ cao nhất có thể tính cho một loại hàng hóa hoặc tính cho các loại hàng hóa của DNTM.
Cơng thức Dmax = mx . Kc (Đvt: tấn…)
mx : Mức xuất bán bình qn 1 ngày đêm (tính cho 1 loại hàng hóa hoặc các loại hàng hóa)
Kc : Chu kỳ nhập hàng (của một loại hàng hóa hoặc trung bình của các
loại hàng, đvt: ngày)
-Dự trữ hàng hóa tối thiểu gọi tắt là dự trữ tối thiểu (Dmin) là dự trữ ít nhất
55
CÂU HỎI ƠN TẬP BÀI 3
1. Thế nào là dự trữ hàng hóa. Nguyên nhân hình thành dự trữ hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân?
2. Các loại dự trữ hàng hóa trong nền kinh tế quốc dân và các nhân tố ảnh hưởng đến các loại dự trữ hàng hóa?
3. Khái niệm về dự trữ hàng hàng hóa trên đường? Ngun nhân hình thành và các nhân tố ảnh hưởng ? Căn cứ xác định dự trữ trên đường và phương pháp xác định dự trữ trên đường?
4. Sự hình thành dự trữ hàng hóa ở DNTM và vai trị của chúng ở DNTM? 5. Khái niệm về dự trữ thường xuyên? Phương pháp xác định dự trữ thường
xuyên ở DNTM?
6. Khái niệm về dự trữ bảo hiểm và dự trữ thời vụ? Phương pháp xác định dự trữ thời vụ?
7. Các nhân tố ảnh hưởng đến dự trữ hàng hóa ở DNTM?
56
BÀI 4: BÁN HÀNG VÀ QUẢN TRỊ BÁN HÀNG Mã chƣơng: MH 42KX6340101 - 04 Mã chƣơng: MH 42KX6340101 - 04
Giới thiệu:
Trong nền kinh tế thị trường, mổi đơn vị sản xuất kinh doanh là đơn vị hạch toán độc lập, tự tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Đối với mọi DN, sản xuất kinh doanh phải tiến hành rất nhiều hoạt động trong đó có bán hàng là khâu quan trọng mấu chốt nhất.
Mục tiêu:
Bán hàng được nghiên cứu với giác độ là một hoạt động kinh doanh cơ bản, trực tiếp thực hiện chức năng lưu thông hàng hóa, phục vụ sản xuất và đời sống của nhân dân.
Nội dung:
1. Vai trò và đặc điểm của n hàng trong cơ chế thị trƣờng 1.1 Vai trò của n hàng trong cơ chế thị trƣờng
- Đối với DNTM bán hàng là nghiệp vụ KD cơ bản trực tiếp thực hiện chức năng lưu thông HH phục vụ cho SX và đời sống, là khâu quan trọng nối liền SX với tiêu dùng, đảm bảo cân đối giữa cung và cầu đối với từng mặt hàng cụ thể, góp phần ổn định giá cả thị trường.
- Bán hàng là nghiệp vụ cơ bản thực hiện mục đích KD của DN là lợi nhuận, vì vậy nó quyết định và chi phối các hoạt động nghiệp vụ khác của DN.
- Hoạt động bán hàng được thực hiện theo chiến lược và kế hoạch KD đã vạch ra, hàng hóa của DN được khách hàng chấp nhận, uy tín của đơn vị được giữ vững và củng cố trên thương trường.
- Bán hàng là khâu hoạt động có quan hệ mật thiết với khách hàng, ảnh hưởng đến niềm tin, uy tín và sự tái tạo nhu cầu của người tiêu dùng, là vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ của DN với các đối thủ cạnh tranh.
- Kết quả hoạt động bán hàng phản ánh kết quả hoạt động KD, phản ánh sự đúng đắn mục tiêu của chiến lược KD, phản ánh sự nổ lực cố gắng của DN trên thị trường, đồng thời thể hiện trình độ tổ chức, năng lực điều hành, tỏ rõ thế và lực của doanh nghiệp trên thương trường.
57
1.2 Các quan niệm về bán hàng
1.2.1 B n hàng đƣợc coi là một phạm trù kinh tế
- Theo Các Mac trong bộ Tư bản khi nghiên cứu sư thay đổi hình thái giá trị của hàng hóa cho rằng, bán hàng “ là sư chuyển hóa hình thái giá trị của hàng hóa từ hàng sang tiền (H-T)’’ và sự chuyển hóa này là “bước nhảy nguy hiểm” chết người, khó khăn nhất.
1.2.2 Bán hàng là hành vi TM của thƣơng nhân
- Theo quan niệm này hoạt động bán hàng sẽ tập trung vào các hoạt động
của nhân viên bán hàng thông qua hoạt động tiếp xúc với khách hàng, thương lượng, thỏa thuận về chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán cụ thể để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và mang lợi ích cho cả hai bên. Kết luận rút ra từ quan niệm này để bán hàng thành công phải đào tạo đội ngủ nhân viên trực tiếp bán hàng.
1.2.3 B n hàng là khâu cơ ản, quan trọng của q trình sản xuất, kinh doanh
• Quá trình sản xuất của doanh nghiệp diễn ra theo trình tự:
• Đối với đơn vị kinh doanh khơng sản xuất hàng hóa:
58
- Như vậy có nhiều quan niệm khác nhau về bán hàng. Mỗi quan niệm có đặc điểm, nội dung riêng. Trong nghiên cứu và điều hành quản trị bán hàng đòi hỏi phải có nhận thức và cách tiếp cận toàn diện để lưu ý những khâu quan trọng, những nội dung chủ yếu đồng thời khơng bỏ sót những mặt khác nhằm nâng cao doanh số, mở rộng thị trường.
1.3 Đặc điểm n hàng trong cơ chế thị trƣờng
1.3.1 Khách hàng là ngƣời mua quyết định thị trƣờng, quyết định ngƣời bán
• Số lượng người mua Có hạn.
• Người bán khơng ngừng tăng lên và khó xác định chính xác.
=> Quyền quyết định thuộc về người mua và khách hàng “lên ngôi thượng đế”.
1.3.2 Khách hàng chỉ quan tâm tới HH có chất lƣợng cao, giá cả phải chăng và đƣợc mua bán một cách thuận tiện
- Để thu hút khách hàng:
. Cạnh tranh về chất lượng hàng hóa . Cạnh tranh giá cả
. Thủ tục giao dịch mua bán, thanh toán . Dịch vụ phục vụ
. Nhãn hiệu hàng hóa
. Quảng cáo, K/mại và các hoạt động hỗ trợ.
1.3.3 Kh ch hàng là ngƣời mua đòi hỏi ngƣời bán hàng phải quan tâm đến lợi ích của mình
- Khách hàng có quyền lựa chọn, cân nhắc...
- Cơ sở đưa ra quyết định mua hoặc khơng là lợi ích vật chất và lợi ích tinh thần
- Lợi cho khách hàng trước rồi mới nghĩ tới làm lợi cho chính mình. - Phải kết hợp hài hịa => lơi kéo khách hàng.
1.3.4 Nhu cầu thị hiếu của kh ch hàng ln thay đổi; gây khó khăn đối với hoạt động kinh doanh
- Khoa học co6ngh nghệ và kỹ thuật phát triển: . Nhiều hàng hóa có chất lượng tốt ra đời
. Chu kì sống của sản phẩm ngày càng rút ngắn,
. Chỉ những DN luôn theo dõi sự biến động của nhu cầu mới có thể đưa ra sản phẩm phù hợp.
- Ưu thế lợi nhuận sẽ thuộc về người lần đầu tiên. Nhất là đối với DN