Bƣớc 3: Chỉ đạo thực hiện văn bản đến
+ Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn theo quy định của Cơng ty. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
+ Khi trình Ban giám đốc xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Bƣớc 4: Triển khai, giải quyết và Scan văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Nhân viên văn phịng có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm, theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Sau khi mọi việc hồn tất, các cán bộ chịu trách nhiệm về cơng việc mình đã giải quyết, Scan các cơng việc đó vào USD hoặc máy tính làm việc
mà Cơng ty đã trang bị cho và lưu lại để phục vụ cho việc lập hồ sơ cơng trình nào đó.
Bƣớc 5: Lƣu văn bản đến
+ Những văn bản đến như: công văn, hợp đồng, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng bảo lãnh... thì nhân viên văn phịng có trách nhiệm lưu trữ lên cặp, giá, sắp xếp hợp lý và khoa học để dễ cho việc tra tìm,..
+ Những hồ sơ, tài liệu có liên quan đến cơng trình như: thí nghiệm vật tư, nhật kí cơng trường, kết quả cơng việc... thì được hai cán bộ bên QS tổng hợp lại (bảo quản trong túi clear hoặc cặp hộp ABA Deli,...) để sau khi cơng trình được hồn thiện sẽ lập thành hồ sơ thanh quyết tốn và kết thúc cơng trình đó.
Bảng 2.2. Bảng thống kê số lƣợng văn bản đến của Công ty TNHH Kỹ Thuật xây dựng và Thƣơng mại Tín Phát từ năm 2017 đến tháng 4/2021 Tên loại 2017 2018 2019 2020 T01-T04/2021
Qua bảng trên, nhận thấy rằng số lượng văn bản được gửi đến Công ty qua các năm khá nhiều, số lượng đều tăng qua các năm 2017, 2018, 2019 nhưng trong năm 2020 số lượng văn bản đến giảm đi do ảnh hưởng của dịch Covid-19. Các văn bản đến hầu hết là từ các cơng trình ở xa Văn phịng của Cơng ty, Chủ đầu tư, các đơn vị khác…được gửi đến Văn phịng của Cơng ty
để triển khai các công việc cần giải quyết. bên cạnh đó cũng có các văn bản được gửi đến từ các cá nhân, tổ chức khác.
2.2.2.2 Công tác quản lý văn bản đi và các bước xử lý văn bản
Qua khảo sát thực tế, bằng phương pháp phân tích số liệu và tổng hợp số liệu thì số lượng văn bản đi được Công ty ban hành từ năm 2017 đến tháng 4 năm 2021 được thể hiện qua biểu đồ sau:
Biểu đồ 2.1 Số lƣợng văn bản đi của Công ty TNHH Kỹ thuật xây dựng và Thƣơng mại Tín Phát từ năm 2017 đến tháng 04 năm 2021.
Nhìn chung cả về số lượng văn bản đi, đến của công ty từ năm 2017, 2018, 2019 đều tăng, nhưng do ảnh hưởng dịch covid-19 nên trong khoảng năm 2020 và đầu năm 2021 có chiều hướng giảm.
Văn bản của cơng ty được soạn thảo theo đúng quy trình, nội dung ngắn gọn, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Ngành xây dựng. Tất cả văn bản phải có chữ ký của người có thẩm quyền, có dấu của Cơng ty. Văn bản trước khi gửi đi sẽ được đăng kí vào "Sổ đăng kí văn bản đi”, tuy nhiên nhân
viên văn phịng phải theo dõi quy trình đảm bảo văn bản được gửi đúng địa chỉ, đúng số lượng, đối với văn bản cần chuyển gấp, nhân viên văn phòng gọi chuyển phát ngay trong ngày.
Hiện nay văn phịng cơng ty cũng chưa áp dụng hình thức đăng ký hiện đại. Mặt khác, như sổ đăng ký văn bản đi là một sổ đăng ký đi chung cho nhiều loại văn bản kể cả thông báo, quyết định, kế hoạch ..đều đựơc đăng kí chung vào một sổ. Tuy rằng hình thức này sẽ giảm đi số lượng sổ cần phải tập trung hàng năm nhưng việc đăng ký nhiều loại văn bản trong mục tên loại, trong đó số của văn bản được ghi vào cột tên loại tương ứng sẽ gây nhầm lẫn giữa các loại văn bản, việc tra tìm văn bản cũng trở nên phức tạp hơn. Có lẽ tại đây là Cơng ty mang tính chất tư nhân nên văn bản “mật; khẩn” khơng nhiều nên nhân viên văn phòng không lập sổ riêng như ở các cơ quan khác. Các văn bản chuyển giao nội bộ Cơng ty thường sử dụng qua nhóm (thơng qua mạng xã hội).
Các bước quản lý văn bản đi được Công ty tổ chức gồm các bước sau:
Bƣớc 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Văn bản được phát hành của Công ty về thể thức sẽ ít chỉnh sửa kĩ và người ta thường chú trọng và quan tâm đến phần nội dung là chính và khơng áp dụng theo qui định của Nhà nước như Nghị Định 30/NĐ-CP ngày 05/3/2021 về công tác văn thư; Nếu như theo qui định của Nhà nước thì thể thức được quy định rõ như căn lề, phơng chữ, cỡ chữ nhưng đối với Cơng ty Tín Phát thì cỡ chữ chung của văn bản của là 14.
- Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
Ghi số văn bản: tất cả văn bản đi của công ty được ghi số theo hệ thống số chung do nhân viên văn phòng thống nhất quản lý, thường số văn bản là ngày và tháng của ngày tháng phát hành văn bản;
Ví dụ: Thơng báo về việc tổng hợp vật tư của cơng trình Tịa S802 và Tịa S602 được phát hành ngày 24/02/2021 thì số văn bản được ghi ln là : “Số : 2402/TB-TP”,...
+ Văn bản mật, khẩn thường ít và cũng được quy định ghi số theo các văn bản thông thường khác,...
+ Ghi ngày, tháng, năm văn bản: Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản được thực hiện theo đúng quy định ban hành văn bản, ghi rõ ngày tháng năm (các tháng dưới tháng 3 thì thêm số 0 phía trước các tháng, các ngày dưới 10 thì cũng ghi thêm số 0 đằng trước).
- Đăng ký văn bản đi và làm thủ tục phát hành văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản đi”, được áp dụng theo quy định riêng của Công ty.
+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Sổ đăng ký văn bản đi gồm 08 cột ( stt; số, kí hiệu văn bản, tên loại và trích yếu nội dung văn bản; người kí; nới nhận văn bản; số lượng; ghi chú);