+Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản và đúng thời gian quy định.
+ Đóng dấu
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Theo quy định hiện hành, việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn
bản, tài liệu được thực hiện theo đúng quy định. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Nhưng ở cơng ty Tín Phát đa phần là đóng dấu giáp lai nhiều hơn 05 tờ văn bản.
Bƣớc 2: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Làm thủ tục phát hành văn bản:
- Lựa chọn bì
Bì văn bản có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Sau đó có thể viết nội dung lên bì hoặc đánh máy.
- Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, khơng làm nhàu văn bản.
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, khơng bị nhăn; khơng để hồ dán dính vào văn bản.
Chuyển phát văn bản đi:
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong Công ty
+ Trường hợp đơn vị có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại nhân viên ăn phịng thì vẫn được vào sổ chung.
+ Trường hợp đơn vị có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do nhân viên văn phịng trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “ nơi
nhận văn bản” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. -Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện (chuyển phát nhanh)
+ Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện ( chuyển phát nhanh) đều phải đăng ký vào sổ.
+ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua Mail
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua Mail, sau đó phải gửi bản chính.
Bƣớc 3: Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Nhân viên văn phịng của Cơng ty có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Bƣớc 5: Lƣu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn phịng và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
Bản gốc lưu tại Văn phịng Cơng ty phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải ln kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng
nước ngồi.
Nhân viên văn phịng có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn phòng theo quy định của Công ty.
Đối với bản gốc lưu tại văn phịng, sau khi cơng trình đó được kết thúc sẽ được tổng hợp, sắp xếp, đóng hộp, cặp và chuyển lên giá để lưu trữ và tiếp tục thực hiện cơng trình khác. Như thế sẽ giúp cho việc tìm kiếm, nhận biết được cơng trình nào đã xong và dễ dàng cho việc quản lý.
2.2.3 Thực trạng công tác lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát dựng và Thương mại Tín Phát
Lập hồ sơ là trách nhiệm, công việc thường xuyên và liên tục của cán bộ, văn thư cơ quan, đơn vị. Lập hồ sơ tốt góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của cán bộ và văn thư cơ quan. Qua đó, giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng một cách hiệu quả nhất.
Nếu việc lập hồ sơ đảm bảo đầy đủ, chính xác, khoa học, có hệ thống sẽ giúp cho việc giải quyết cơng việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả. Trong mỗi cơ quan, đơn vị nếu việc lập hồ sơ được quan tâm, chú trọng thì mọi cơng văn, giấy tờ trước, trong và sau quá trình giải quyết việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị. Công việc này giúp cho cán bộ, cơ quan tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời.
Theo kinh nghiệm làm việc 6 năm trong công tác làm về hồ sơ xây dựng tại Công ty, chú Nguyễn Như Sáng chia sẻ: “ đơi khi khá căng thẳng trong việc tìm kiếm tài liệu, chứng chỉ cịn thiếu xót, sai số cho bản vẽ hồn cơng, mất tài liệu,... sẽ rất khó cho việc hồn thành hồ sơ, lập hồ sơ,...”, vì để hồn thành một hồ sơ cho một cơng trình nào đó thì cần thu thập số liệu cũng như nhật kí hoạt động từng ngày của cơng trình cho đến khi cơng trình đó
được bàn giao, kết thúc. Trong q trình thu thập, cập nhật tài liệu nếu không cẩn thận, gọn gàng, hoặc cán bộ thu thập nghỉ việc khi cơng trình đó chưa kết thúc, tài liệu chưa thống nhất sẽ trở nên khó tìm và khơng thể làm hồ sơ dẫn đến tình trạng bỏ dở, hồ sơ chất đống, lộn xộn.
Qua khảo sát thực tế, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào chủ đầu tư của Công ty này khá tốt và được quản lý khá chặt chẽ.
Đối với cán bộ làm hồ sơ [QS] : các hồ sơ là các tập văn bản, tài liệu có liên quan đến nhau, được cán bộ ở đây thực hiện tốt. Các văn bản lưu được phân loại, sắp xếp theo 03 loại hồ sơ chính. Cụ thể:
+ Hồ sơ pháp lý
+ Hồ sơ quản lý chất lượng ( Chất lượng vật tư và chất lượng thi công)
+ Hồ sơ thanh quyết tốn cơng trình ( bản vẽ hồn cơng, biên bản nghiêm thu dầu vào, biên bản thanh lí hợp đồng, ....)
Ngồi ra, cịn các hóa đơn, bảo lãnh bảo hành và tài liệu khác kèm theo. Danh mục hồ sơ cơng trình xây dựng được Cơng ty áp dụng các căn cứ sau:
- Luật Xây dựng 2020;
- Nghị định số 46/2015/NĐ-CP Về quản lý chất lượng và bảo trì cơng trình xây dựng (trước đây sử dụng);
- Nghị định 06/2021/NĐ-CP, Quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng, thi cơng xây dựng và bảo trì cơng trình xây dựng( có hiệu lực từ ngày 01/01/2021).
Ngồi ra cịn áp dụng rất nhiều tiêu chuẩn của ngành.
Đây là danh mục hồ sơ do Anh Hà đã lập dựa trên quy định của Ngành xây dựng và sử dụng cho q trình làm hồ sơ của Cơng ty.
Nội dung có trong một bộ hồ sơ của một cơng trình cần những nội dung sau:
Bảng 2.3. Bảng thống kê các loại hồ sơ hình thành trong q trình hoạt động của Cơng ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thƣơng mại Tín Phát NỘI DUNG
Hồ sơ pháp lý
Hợp đồng và các PLHĐ
Đăng ký kinh doanh và hồ sơ năng lực của nhà thầu Đăng ký kinh doanh
Hồ sơ năng lực của nhà thầu
Quyết định thành lập Ban chỉ huy công trường (Quyết định bổ nhiệm Chỉ huy trưởng và danh sách nhân sự BCHCT)
Quyết định thành lập ban chỉ huy công trường (rõ chức năng nhiệm vụ trách nhiệm của từng vị trí)
Chứng chỉ, bằng cấp CHT, bằng cấp cán bộ kỹ thuật, danh sách công nhân tham gia thi cơng
Máy móc, thiết bị phục vụ thi cơng (nếu có).
Danh sách máy móc thiết bị thi cơng được phê duyệt Giấy ĐK máy móc thiết bị; hồ sơ kiểm định máy;
Bảo hiểm an toàn cho người, thiết bị thi công của nhà thầu Hồ sơ ATLĐ, VSMT, PCCC
Quyết định thành lập ban an toàn/ bổ nhiệm cán bộ an toàn
Cam kết an toàn lao động; vệ sinh mơi trường, phịng chống cháy nổ Chứng nhận huấn luyện ATLĐ, VSMT, PCCC
HĐLĐ, CMND, Giấy khám sức khỏe…
Danh sách thầu phụ được CĐT chấp thuận (nếu có)
Hồ sơ TKKTTC đối với TK 2 bước và TK.BVTC đối với TK 3 bước, đã được phê duyệt và những thay đổi thiết kế đã được chấp thuận.
Thuyết minh và bản vẽ BPTC, biện pháp bảo đảm an toàn, VSMT, PCCC được phê duyệt
Tiến độ thi công được phê duyệt
Bản vẽ triển khai thi công (shop-drawing) được phê duyệt (nếu có) HS Đơn vị thí nghiệm (nếu có)
Tờ trình duyệt đơn vị thí nghiệm HS năng lực của đơn vị thí nghiệm Hồ sơ trạm trộn bê tơng (nếu có) Văn bản v/v chấp thuận trạm trộn Hồ sơ năng lực trạm trộn
Các hồ sơ về khai thác tài nguyên: Đất, cát…đổ thải (nếu có)
Các văn bản cho phép khai thác của cơ quan nhà nước; Giấy phép đổ thải, Hồ sơ bãi đổ….
Biên bản kiểm tra bãi đổ và xác định cự li vận chuyển Biên bản bàn giao mặt bằng
Bảng mẫu chữ ký của các thành phần ký hồ sơ: Nhà thầu (CHT, CBKT), TVGS (TVGS trưởng, TVGS viên), BQLDA (GĐ BQLDA, CBKT, CBQS), v.v…
Hồ sơ quản lý chất lƣợng
Hồ sơ nghiệm thu vật tư, thiết bị
Phê duyệt vật tư thiết bị sử dụng cho cơng trình Danh mục vật tư vật liệu cần lấy mẫu thí nghiệm.
Biên bản xác nhận vật tư về công trường (Ghi rõ tên, chủng loại, xuất xứ, số lơ, mơ tả về hàng hóa và khối lượng vật tư.) Biên bản lấy mẫu thí nghiệm hiện trường
Kết quả thí nghiệm vật tư, thiết bị thiết kế cấp phối
Biên bản nghiệm thu vật liệu, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng (ghi rõ số lượng, chủng loại, số lô…)
Nghiệm thu công việc xây dựng
Biên bản nghiệm thu công việc (bao gồm phiếu yêu cầu nghiệm thu và BB nghiệm thu)
Biên bản lấy mẫu thí nghiệm, Các KQTN trong q trình thi cơng Biên bản kiểm tra cơng việc trước khi nghiệm thu
BBNT lắp thiết bị.
BBBNT chạy thử khơng tải và có tải. BBNT hồn thành hạng mục cơng trình.
BBNT hồn thành đưa cơng trình vào sử dụng. Các loại BB hiện trường.
Biên bản xử lý thiết kế và tài liệu kèm theo. Nhật ký thi cơng
Bìa ghi đầy đủ thơng tin Thơng tin chung
Danh sách và chữ ký mẫu Các tờ nhật ký
Bản vẽ hồn cơng
Bìa bản vẽ hồn cơng ghi đầy đủ các nội dung liên quan Bìa lót hồn cơng
Danh mục các bản vẽ hồn cơng Các bản vẽ chi tiết
Hồ sơ khối lƣợng, giá trị
Bìa hồ sơ
Giấy đề nghị thanh tốn
Bảng tổng hợp giá trị khối lượng hoàn thành Bảng diễn giải chi tiết khối lượng hoàn thành Bảng tổng hợp giá trị đã tạm ứng/thanh tốn Bảng thống kê tiện ích do CĐT cấp/ bên A cấp Bảng tổng hợp giá trị phạt
Bảng tính giá trị khấu trừ vật tư đã thanh tốn
Bảng tính giá trị khấu trừ vật tư CĐT/Bên A cấp và chi tiết tính tốn Biên bản thanh lý hợp đồng
Báo cáo thi cơng (tiến độ, chất lượng)
Biên bản nghiệm thu cơng trình (hạng mục cơng trình) đưa vào sử dụng, các biên bản nghiệm thu chạy thử…
Các loại BB hiện trường
Các tài liệu khác (biên bản nghiệm thu hết bảo hành, cam kết bảo hành…) Hợp đồng, các phụ lục hợp đồng
Hóa đơn
Bảo lãnh bảo hành Tài liệu khác
( Ghi chú: BCHCT( ban chỉ huy cơng trình); CHT(chỉ huy trưởng); ATLĐ( an tồn lao động); VSMT( vệ sinh mơi trường); PCCC( phòng cháy chữa cháy); HĐLĐ( hợp đồng lao động); CMND( chứng minh nhân dân); CĐT( chủ đầu tư); BQLDA( ban quản lý dự án) ;TVGS( tư vấn giám sát);…)
Để tạo ra một bộ hồ sơ, Công ty sẽ áp dụng theo Bộ Xây dựng hướng
dẫn về danh mục và thời hạn lưu trữ hồ sơ hồn thành cơng trình, cụ thể: – Hồ sơ pháp lý (Chủ đầu tư – Bên A tập hợp)
+ Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng cơng trình, từng dự án thành phần hoặc tiểu dự án của cấp có thẩm quyền
+ Văn bản chấp thuận của cơ quan quản lý chuyên ngành có thẩm quyền về việc cho phép sử dụng cơng trình kỹ thuật bên ngồi hàng rào: – Cấp điện; – Sử dụng nguồn nước; – Khai thác nước ngầm; – Khai thác khoáng sản, khai thác mỏ; – Thoát nước (đầu nối vào hệ thống nước thải
chung); – Đường giao thơng bộ, thủy; – An tồn của đê (Cơng trình chui qua đê, gần đê, trong phạm vi bảo vệ đê…) – An tồn giao thơng (nếu có).
+ Hợp đồng xây dựng (ghi số, ngày tháng của hợp đồng) giữa Chủ đầu tư với Nhà thầu tư vấn thực hiện khảo sát xây dựng, thiết kế; Nhà thầu thi cơng xây dựng chính, giám sát thi cơng xây dựng, kiểm định chất lượng, kiểm tra và chứng nhận sự phù hợp và cũng như hợp đồng giữa Nhà thầu chính (tư vấn, thi công xây dựng) và các Nhà thầu phụ (tư vấn, thi công xây dựng).
+ Các tài liệu chứng minh điều kiện năng lực của các Nhà thầu tư vấn, Nhà thầu thi cơng xây dựng kể cả các Nhà thầu nước ngồi (thiết kế xây dựng, thi công xây dựng, thi công xây dựng, giám sát thi công xây dựng, kiểm tra và chứng nhận sự phù hợp chất lượng…)
+ Kết quả thẩm định thiết kế cơ sở của cấp có thẩm quyền phê duyệt kèm theo phần thiết kế cơ sở quy định.
+ Kết quả thẩm định và phê duyệt thiết kế KT, thiết kế BVTC của Chủ đầu tư kèm theo hồ sơ thiết kế theo quy định.
+ Biên bản của Sở xây dựng kiểm tra sự tuân thủ quy định quản lý chất lượng cơng trình xây dựng của Chủ đầu tư trước khi nghiệm thu giai đoạn xây dựng, nghiệm thu hồn thành cơng trình để đưa vào sử dụng
– Hồ sơ quản lý chất lượng (Nhà thầu thi công xây dựng – Bên B lập)
+ Bản vẽ hồn cơng các hạng mục và tồn bộ cơng trình về kiến trúc, kết cấu, lắp đặt thiết bị, hệ thống kỹ thuật cơng trình, hồn thiện…(có danh mục bản vẽ kèm theo).
+ Các chứng chỉ kỹ thuật xuất xưởng xác nhận chất lượng vật liệu sử dụng trong cơng trình để thi cơng phần: san nền, gia cố nền, cọc, đài cọc, kết
cấu ngầm và kết cấu thân, điện nước và hoàn thiện…
+ Các phiếu kiểm tra xác nhận chất lượng vật liệu sử dụng trong cơng trình để thi cơng phần: san nền, gia cố nền, cọc, đài cọc, kết cấu ngầm và kết cấu thân, điện nước và hồn thiện… do 1 tổ chức chun mơn hoặc 1 tổ chức khoa học có tư cách pháp nhân, năng lực và sử dụng phịng thí nghiệm hợp chuẩn thực hiện.
+ Chứng chỉ xác nhận chủng loại và chất lượng của các trang thiết bị phục vụ sản xuất và hệ thống kỹ thuật lắp đặt trong cơng trình như: cấp nước, cấp điện, cấp ga…do nơi sản xuất cấp.
+ Thông báo kết quả kiểm tra chất lượng vật tư, thiết bị nhập khẩu sử dụng trong hạng mục cơng trình của các tổ chức tư vấn có tư cách pháp nhân được nhà nước quy định.
+ Các tài liệu, biên bản nghiệm thu chất lượng các công tác xây dựng, lắp