2.1 .Khái quát về Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
3.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lƣu
3.2.3. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ cho lưu trữ
NHNN Việt Nam xây dựng, bổ sung các văn bản quy định liên quan đến xác định giá trị TLLT điện tử nói chung và về tiêu hủy TLLT hết giá trị nói riêng.
Đối với cơng tác bảo quản, bảo mật TLLT điện tử:
+ Lãnh đạo NHNN Việt Nam cần quan tâm, chú trọng nhiều hơn đến công tác bảo quản, bảo mật TLLT điện tử;
+ Nâng cấp kho lƣu trữ điện tử, khắc phục những yêu cầu về phần mềm mà kho chƣa đáp ứng đƣợc
Đối với công tác khai thác, sử dụng TLLT điện tử
+ Tổ chức các triển lãm trực tuyến, triển lãm điện tử, giúp độc giả nối vào kho tàng thông tin chung, không chỉ cung cấp thông tin theo chuyên đề triển lãm mà còn gợi ý những đƣờng link dẫn tới những nguồn thơng tin khác với loại hình sử dụng là những TLLT điện tử;
+ Lập kế hoạch xây dựng phòng đọc trực tuyến phục vụ độc giả;
+ Tiến hành đáp ứng đƣợc nhu cầu của độc giả bằng việc cung cấp bản sao và bản chứng thực TLLT điện tử.
3.2.3. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị công nghệ cho lưu trữđiện tử điện tử
Để công tác quan lý TLLT điện tử đƣợc hiệu quả cần một hệ thống cơ sở vật chất hiện đại đáp ứng đƣợc nhu cầu của công tác này. Các trang thiết bị phục vụ cho việc quản lý TLLT điện tử cần đƣợc bảo dƣỡng thƣờng xuyên, hệ thống máy tính cần cải thiện về khả năng cung cấp thêm ngƣời dùng hệ thống, đồng thời cần nâng cấp hệ thống máy tính hiện đại hơn, sẽ giúp công
tác phát huy giá trị TLLT điện tử.Các trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại phục vụ cho cơng tác số hóa TLLT nhƣ: máy scan, máy quét, máy chụp tài liệu, máy tính, thiết bị phần cứng, phần mềm hỗ trợ hợp lý để tăng hiệu quả số hóa tài liệu lƣu trữ.
Cần có sự đầu tƣ hơn nữa để thay đổi hệ thống máy tính cho cơng chức, viên chức, do thời gian sử dụng đã lâu nên máy tính đa phần đã cũ, phần mềm chạy chậm, thao tác lâu, làm ảnh hƣởng tới tiến độ công việc do tốn nhiều thời gian. Việc tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị sẽ góp phần mang lại hiệu quả, đáng kể năng suất cao cho công tác số hóa tài liệu lƣu trữ. Đồng nghĩa với việc làm cho giá trị của tài liệu đƣợc phát huy một cách dễ dàng, tối đa nhất.
Nâng cấp kho lƣu trữ, trang thiết bị, dụng cụ chuyên dụng phục vụ lƣu trữ, bảo quản tài liệu đáp ứng các quy định về tiêu chuẩn Kho lƣu trữ số và các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu điện tử.
Nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng lƣu trữ số đáp ứng các quy định, yêu cầu lƣu trữ, bảo quản an toàn tài liệu điện (lồng ghép trong các dự án đầu tƣ mở rộng, nâng cấp cơ sở hạ tầng).
Nghiên cứu, ứng dụng các giải pháp số, nền tảng công nghệ số trong quản lý, lƣu trữ, bảo đảm an tồn, xác thực điện tử và phân tích, xử lý, khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử thông minh, hiệu quả.
3.2.4. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện cơng tác quản lý TLLT điện tử của cán bộ, công chức tại NHNN Việt Nam
Hoạt động kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện cơng tác quản lý TLLT điện tử của cán bộ, công chức tại NHNN Việt Nam phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, liên tục. Bởi công tác kiểm tra đánh giá để nắm bắt tình hình thực trạng, trên cơ sở đó kịp thời ra quyết định điều chỉnh công tác quản lý kịp thời có vai trị rất quan trọng.
Hay nói cách khác, việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện cơng tác quản lý TLLT điện tử của Ngân hàng thƣờng xuyên giúp lãnh đạo nắm bắt
đƣợc tình hình thực tế của các đơn vị trong việc thực hiện công tác quản lý TLLT điện tử nói riêng và cơng tác lƣu trữ nói chung. Từ đó có thể đánh giá đƣợc những ƣu điểm để phát huy và những hạn chế cịn tồn tại trong cơng tác lƣu trữ chung của cơ quan để tìm ra cách khắc phục.
Khi tiến hành kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện cơng tác quản lý TLLT điện tử của cơ quan, cần kiểm tra đồng bộ các bộ phận của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam để nắm bắt đƣợc bộ phận nào đã làm tốt, bộ phận nào chƣa làm tốt. Từ đó rút ra đƣợc những đánh giá cơng bằng và khách quan nhất về tình hình thực hiện việc quản lý TLLT điện tử. Đƣa ra những chế tài về khen thƣởng và xử lý các vi phạm trong công tác này để các cán bộ, viên chức và ngƣời lao động có thêm động lực và trách nhiệm hơn với cơng việc mình đảm nhiệm, từ đó nâng cao chất lƣợng công tác quản lý TLLT điện tử của NHNN Việt Nam.