2.1 .Khái quát về Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
2.3.2. Số hóa tài liệu lưu trữ
2.3.2.1. Khối lượng tài liệu lưu trữ số hóa
Hiện nay, Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam có bố trí 01 kho lƣu trữ chun dụng để bảo quản tài liệu của 26 đơn vị trực thuộc, đƣợc bố trí tại tầng 3 của trụ sở của NHNN Việt nam. Kho lƣu trữ tại NHNN đƣợc xây dựng ở
tầng cao và đảm bảo môi trƣờng khô ráo, đáp ứng các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm và phòng cháy chữa cháy. Kho lƣu trữ Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đang bảo quản gần 10.000 mét giá tài liệu truyền thống, trong đó tồn bộ tài liệu đã đƣợc chỉnh lý và sắp xếp lên giá theo quy định, cịn có khoảng 400 mét giá tài liệu đã đƣợc số hóa theo kế hoạch mà NHNN Việt Nam đề ra.
2.3.2.2. Thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ để số hóa
- Tài liệu hành chính là những tài liệu quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng, các văn bản chỉ đạo, quản lý, điều hành, hƣớng dẫn các nghiệp vụ chuyên ngành của NHNN Việt Nam với các đơn vị thuộc và trực thuộc.
- Tài liệu chuyên ngành là những tài liệu điều hành về các vấn đề liên quan đến ngành Ngân hàng nhƣ Quản lý ngoại hối, Công tác phát hành kho quỹ, Hoạt động thanh toán và chuyển đổi số và Hoạt động thơng tin tín dụng…
- Tài liệu khoa học và cơng nghệ bao gồm Các chƣơng trình, đề tài nghiên cứu khoa học; tài liệu về hợp tác nghiên cứu, dịch vụ khoa học công nghệ và chiến lƣợc phát triển ngành Ngân hàng.
2.3.2.3. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
Quy trình số hóa tài liệu của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam gồm 12 bƣớc, sử dụng máy scan KODAK và đƣợc thực hiện theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1. Giao nhận, vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu
Cán bộ lƣu trữ có trách nhiệm nhận tài liệu và thực hiện theo quy định: + Sau khi tiếp nhận số lƣợng hồ sơ, cán bộ lƣu trữ tiến hành kiểm tra số lƣợng tờ trong từng hồ sơ;
+ Lập Biên bản giao nhận giữa hai đơn vị;
+ Sắp xếp tài liệu lên giá bảo quản.
Bƣớc 2. Chuẩn bị tài liệu số hóa
* Nhận và thống kê tài liệu:
+ Giao, nhận tài liệu (đến từng tờ) với ngƣời chuẩn bị tài liệu số hóa + Thống kê vào sổ theo dõi xuất tài liệu đồng thời kiểm tra trật tự sắp xếp của tài liệu Bóc tách và làm phẳng tài liệu trong hồ sơ.
* Bóc tách và làm phẳng tài liệu:
+ Bóc, tách từng tờ tài liệu đối tài liệu đƣợc đóng quyển; + Loại bỏ ghim, kẹp.
* Xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt: In tiêu chụp đặc biệt trên giấy khổ A4, bằng chữ in hoa Times New Roman, cỡ chữ đủ để đọc đƣợc mà khơng cần phóng to trên phim.
* Xây dựng Danh mục tài liệu: Kiểm tra, đối chiếu tài liệu với danh mục.
Bƣớc 3. Thực hiện số hóa:
* Khởi động các thiết bị số hóa nhƣ máy tính, máy qt và tạo lập thƣ mục lƣu ảnh
+ Thiết lập các tính năng trên cửa sổ KODAK i1150/i1180 Scanner – Smart
Touch để tạo chế độ quét lên dịch vụ điện toán đám mây. + Kiểm tra nguồn điện, máy vi tính và máy quét;
+ Tạo lập chế độ quét màu, độ phân giải, định dạng pdf;
+ Tạo lập thƣ mục ảnh: mỗi hồ sơ là thƣ mục gồm ảnh màu. Thiết lập điểm đến (Destination) là dịch vụ Google Drive ở mục Scan To trên cửa sổ KODAK i1150/i1180 Scanner – Smart Touch. Nhấn vào nút Destination, một danh sách lựa chọn sổ xuống. Chọn mục điểm đến mong muốn. Ban đầu sẽ có một số dịch vụ lƣu trữ đám mây đã có sẵn trong mục Destination khi cài đặt ứng dụng quét Smart Touch để kết nối trực tiếp lên dịch vụ. Cuối cùng, tiến
hành quét tài liệu trên chế độ điểm đến là dịch vụ Google Drive đã đƣợc cấu hình trƣớc đó. Chọn chế độ “1.Scan To Cloud” từ biểu tƣợng Smart Touch trên khay hệ thống máy tính.
* Thực hiện số hóa:
+ Qt lần lƣợt từng trang tài liệu theo chiều đứng, không xáo trộn trật tự sắp xếp của tài liệu và các tiêu chụp trong hồ sơ.
+ Tài liệu có kích thƣớc khơng đồng đều, mỏng, giòn dễ rách,... phải sử dụng máy qt tĩnh; Tài liệu có tình trạng vật lý tốt sử dụng máy quét cuộn.
+ Đặt chế độ quét: ảnh để lập bản sao bảo hiểm chọn độ sâu màu bitonal (ảnh đen trắng), định dạng TIFF, độ phân giải 300dpi; ảnh để phục vụ khai thác sử dụng chọn độ sâu màu 24 bit, định dạng IPEG, độ phân giải 150dpi - 200dpi.
+ Tùy theo tình trạng tài liệu để điều chỉnh độ tƣơng phản sáng tối, độ bóng của chữ, các mức độ màu.... Khi ảnh màu đạt yêu cầu mới thực hiện lệnh quét ảnh.
+ Thực hiện xuất các files ảnh vào thƣ mục hồ sơ đã đƣợc tạo lập trƣớc đó ngay sau khi toàn bộ tài liệu đƣợc quét xong.
+ Đối với tài liệu gốc có cả phần chữ và phần ảnh (lý lịch cá nhân, tạp chí, báo,...) phải lấy rõ phần chữ và phần ảnh.
Bƣớc 4. Chuyển ảnh từ các máy trạm về máy chủ
Các thƣ mục ảnh đã đƣợc quét phải đƣợc chuyển từ máy tính về máy chủ: Để hoàn tất việc kiểm tra tài liệu sau khi quét đã đƣợc gởi lên đúng vị trí truy cập vào đƣờng dẫn lƣu trữ của dịch vụ Google Drive đã đƣợc thiết lập trên máy tính.
Bƣớc 5. Kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng ảnh; quét lại các ảnh chƣa đạt yêu cầu (nếu có).
+ Tồn bộ tất cả hình ảnh đƣợc scan phải đảm bảo hình ảnh chất lƣợng một
cách tuyệt đối và rõ nét. Thực hiện kiểm tra ảnh trong ánh sáng khơng chiếu trực tiếp vào màn hình, ánh sáng thấp. Mỗi ảnh sẽ đƣợc kiểm tra trên màn hình hoặc in ra giấy kết hợp với các tiêu chụp đặc biệt để đối chiếu với tài liệu gốc về một số thuộc tính sau:
Để đảm bảo tính đầy đủ, cán bộ lƣu trữ tại NHNN phải kiểm tra lần lƣợt các trang ảnh đã đƣợc quét theo thứ tự sắp xếp của nó. Đặc biệt chú ý kiểm tra các tờ tài liệu hai mặt, tài liệu quá khổ;
Chữ bị cắt, mất nét hoặc hình ảnh tài liệu bị xiên lệch;
Vị trí đặt các tiêu chụp đặc biệt và nội dung cần chỉ dẫn của tiêu chụp. + Lập Phiếu yêu cầu quét lại đối với các ảnh phải quét lại (Lƣu ý ghi địa chỉ các ảnh)
+ Cán bộ lƣu trữ phải lƣu các files ảnh quét lại vào đúng thƣ mục, vị trí của ảnh nhƣ trong phiếu yêu cầu.
+ Nhận và kiểm tra lại các ảnh quét lại.
Bƣớc 6. Loại bỏ các files ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh màu và đặt tên files ảnh: Đặt tên ảnh màu theo Thông tƣ 02/2019/TT-
BNV của Bộ Nội vụ.
Bƣớc 7. Sao lƣu và áp dụng các biện pháp bảo quản lâu dài
Trƣớc khi thực hiện nội dung này ta có thể hiểu ngắn gọn khái niệm “Sao lƣu” là việc tạo ra bản sao cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ, phần mềm.
Việc sao lƣu cơ sở dữ liệu TLLT tại NHNN gồm 03 bƣớc nhƣ sau: Bƣớc 1: Xác định nguồn cơ sở dữ liệu TLLT sao lƣu
Bƣớc 2: Chuẩn bị và kiểm tra phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu TLLT, phƣơng tiện lƣu trữ, phần mềm phục vụ sao lƣu.
Bƣớc 3: Tiến hành thực hiện sao lƣu: gồm mã nguồn phần mềm và cơ sở.
Bƣớc 8. Lập danh mục thống kê số lƣợng ảnh theo hồ sơ.
DANH MỤC THỐNG KÊ SỐ LƢỢNG ẢNH SỐ HÓA TÀI LIỆU
STT Hồ sơ số Số lƣợng ảnh màu Ghi chú
Bƣớc 9. Bàn giao dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu.
+ Căn cứ vào Danh mục thống kê, đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu thực hiện ghi phim kiểm nhận số lƣợng hồ sơ, số lƣợng ảnh của từng hồ sơ; kiểm tra chất lƣợng hình ảnh tài liệu và việc đặt các tiêu chụp đặc biệt.
+ Cán bộ phòng quét sẽ giao nhận dữ liệu ảnh màu với cho công chức, viên chức chuyên trách để quản lý cơ sở dữ liệu:
Đơn vị thực hiện số hóa bàn giao dữ liệu ảnh màu lƣu trong ổ cứng cùng Danh mục thống kê số lƣợng ảnh để quản lý cơ sở dữ liệu.
Căn cứ vào Danh mục thống kê, đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu kiểm nhận số lƣợng hồ sơ, số lƣợng ảnh của từng hồ sơ; kiểm tra chất lƣợng hình ảnh và cách đặt tên ảnh.
Bƣớc 10. Chuyển dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu
+ Cán bộ tại phòng quét sẽ nhận dữ liệu ảnh màu với cho cán bộ chuyên trách để chuyển vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.
+ Căn cứ vào Danh mục thống kê, đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu kiểm nhận
số lƣợng hồ sơ, số lƣợng ảnh của từng hồ sơ; kiểm tra chất lƣợng hình ảnh và cách đặt tên ảnh.
Bƣớc 11. Vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản
+ Tiến hành đóng gói tài liệu, sắp xếp vận chuyển tài liệu về kho bảo quản tài liệu;
+ Cán bộ tại kho bảo quản tài liệu phải kiểm đếm đến từng tờ tài liệu dựa theo Biên bản giao nhận tài liệu;
+ Lập Biên bản giao trả tài liệu; + Sắp xếp tài liệu lên giá.
Bƣớc 12. Lập hồ sơ về việc số hóa phơng hoặc khối tài liệu.
Hồ sơ gồm các văn bản:
+ Văn bản đồng ý cho lập bản sao bảo hiểm đối với phông hoặc khối tài liệu và các ý kiến chỉ đạo trong q trình số hóa của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc;
+ Biên bản các đợt nhận - trả tài liệu;
+ Biên bản các đợt giao nhận ảnh k m Danh mục thống kê số lƣợng ảnh;
+ Các Hợp đồng và Biên bản nghiệm thu sản phẩm.