7. Cấu trúc của đề tài
2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại Văn phòng Bộ Nội vụ
2.2.2.1. Phòng Tổng hợp Thư ký
Phòng Tổng hợp – Thư ký gồm: 08 CB – NV, trong đó có 01 trưởng phịng, 01 phó phịng và 06 chun viên (trong đó có 04 chuyên viên là thư ký cho Thứ trưởng, danh sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 01) thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách sau:
Chỉ đạo, điều hành các hoạt động của Bộ. Là bộ phận chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi chép lại nội dung, lập biên bản và ra thông báo kết luận các cuộc họp, giao ban công tác của Bộ, thực hiện chức năng liên hệ giao dịch với các Bộ, ngành và địa phương.
Xây dựng tất cả các báo cáo định kỳ, đột xuất, báo cáo chuyên đề về công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình cơng tác của Bộ Nội vụ.
Xây dựng chương trình, lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ.
Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra giám sát thủ tục, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình Lãnh đạo Bộ, đảm bảo tính chính xác trong cơng việc, tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo, bảo đảm thực hiện các quy định theo quy trình ISO đã được Bộ trưởng ban hành.
Phối hợp với đơn vị chức năng liên quan chuẩn bị sẵn sàng nội dung, chương trình, ghi biên bản đầy đủ và soạn thảo thông báo kết luận các cuộc
42
họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ với các bộ, ngành, địa phương, cơ quan, đơn vị (khi có yêu cầu của Lãnh đạo Bộ).
2.2.2.2. Phòng Thi đua - Khen thưởng và Truyền thơng
Phịng Thi đua - Khen thưởng và Truyền thơng gồm: 07 CB – NV, trong đó có 01 trưởng phịng, 01 phó phịng và 05 chun viên (danh sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 02) thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách sau:
Làm thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của Bộ và của ngành Nội vụ.
Thực hiện chức năng tham mưu, đề xuất cho Lãnh đạo Bộ và Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tổng hợp, phân tích, báo cáo rõ ràng chủ trương, chính sách pháp luật của Nhà nước về lĩnh vực thi đua, khen thưởng của Bộ và ngành Nội vụ.
Tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động các phong trào thi đua thường niên, các dịp ngày lễ kỷ niệm trong Bộ và ngành Nội vụ, khuấy động tinh thần tham gia hoạt động tập thể của các cá nhân trong đơn vị.
Chịu trách nhiệm làm đầu mối tổ chức các phong trào thi đua, tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân rộng điển hình tiên tiến, nhận trách nhiệm đi đầu làm gương trong phong trào thi đua trong phạm vi tại đơn vị.
Tiếp nhận văn bản hướng dẫn và truyền thông, phổ biến, hướng dẫn, tập huấn về công tác thi đua, khen thưởng cho các đơn vị liên quan trong công tác Thi đua – Khen thưởng.
Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan trực tiếp hướng dẫn thực hiện tổ chức các hoạt động tuyên truyền về thành tựu và hoạt động của đơn vị, cổ động tinh thần của các cán bộ trong văn phòng.
43
Là bộ phận chịu trách nhiệm đảm nhiệm triển khai thực hiện Quy chế về phát ngơn trước báo chí, làm cơng tác tổng hợp và cung cấp thơng tin về hoạt động văn phịng cho các cơ quan thơng tin đại chúng đảm bảo uy tín.
2.2.2.3. Phịng Văn thư - Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính
Phịng Văn thư – Lưu trữ và Kiểm sốt thủ tục hành chính gồm: 06 CB – NV, trong đó có 01 trưởng phịng, 02 phó phịng và 03 chuyên viên (danh sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 03) thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách sau:
Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, trực tiếp thực hiện xử lý hoặc theo dõi việc xử lý các văn bản đến, kiểm tra văn bản đi của Bộ theo quy định.
Tiếp nhận và cung cấp các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ Nội vụ ban hành sau đó chuyển đến các cơ quan liên quan theo quy định hiện hành.
Hướng dẫn, kiểm tra nghiêm túc việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật đối với các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ theo quy định của pháp luật.
Sao chụp văn bản, tài liệu phục vụ công tác chung của Bộ đảm bảo tình chính xác và cẩn thận trong cơng việc, ln sẵn sàng cung cấp báo, tạp chí, bản tin phục vụ công tác của Lãnh đạo Bộ và các đơn vị khối cơ quan Bộ.
Tổ chức thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu của cơ quan đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Sau đó phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ để bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu, phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
44
2.2.2.4. Phịng Kế tốn - Tài vụ
Phịng Kế tốn – Tài vụ gồm: 05 CB – NV, trong đó có 01 trưởng phịng, 01 phó phịng, 01 thủ quỹ và 02 chuyên viên (danh sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 04) thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách sau:
Phịng Kế tốn – Tài vụ là phòng tham mưu cho Chánh văn phòng về cơng tác quản lý hoạt động tài chính và chế độ kế tốn.
- Xây dựng và tiến hành thực hiện triển khai các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn cho đơn vị trong thẩm quyền theo quy định. Chịu trách nhiệm trong công tác thông báo và giám sát thu đúng, thu đủ, kịp thời các khoản thu, nộp của các đơn vị.
- Thực hiện công tác thu thập, tổng hợp, làm báo cáo về kết quả về hoạt động tài chính của đơn vị đảm bảo trung thực, chính xác theo chế độ kế tốn theo quy định hiện hành. Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định.
2.2.2.5. Phịng Hành chính - Quản trị
Phịng Hành chính – Quản trị gồm: 21 CB – NV, trong đó có 01 trưởng phịng, 01 phó phịng, 03 chun viên, 05 nhân viên phục vụ, 01 lễ tân và 08 nhân viên kỹ thuật (danh sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 05) thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách sau:
Trình Bộ trưởng quyết định chủ trương, bện pháp hiện đại hóa cơng sở, tổ chức quản trị công sở, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng. lập kế hoạch, tổ chức cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì cơ sở vật chất trụ sở Bộ theo quy định của pháp luật và của Bộ.
Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng, đơn vị liên quan để bảo đảm cơ sở vật chất, điều kiện kỹ thuật, công tác lễ tân phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Bộ Nội vụ
45
Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu khoa học và tham gia tập huấn kỹ năng chun mơn, nghiệp vụ có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ và của Bộ.
2.2.2.6. Phòng Bảo vệ
Phòng Bảo vệ gồm: 19 CB – NV, trong đó có 01 trưởng phịng, 01 phó phịng và 17 nhân viên (danh sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 06) thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách sau:
Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, ln đảm bảo giữ gìn trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập với ý đồ xấu, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong cơ quan.
Thường xuyên tuần tra, kiểm sốt bao qt tồn bộ khu vực trong phạm vi quản lý của cơ quan, đề cao cảnh giác ngăn chặn người ngồi vào khi khơng có u cầu cơng tác. Giám sát, kiểm tra người mang tài sản ra khỏi cơ quan (khi có nghi ngờ).
2.2.2.7. Đội xe
Độ xe gồm: 15 CB – NV, trong đó có 01 đội trưởng và 01 đội phó (danh sách cụ thể được trình bày tại phụ lục số 07)
Đội xe là đơn vị chuyên môn, bộ máy giúp việc cho Chánh Văn phịng. Đội xe có chức năng phục vụ hậu cần, giúp việc, đảm bảo luôn luôn sẵn sàng phương tiện đi lại bằng xe ô tô cho hoạt động của lãnh đạo và Văn phòng và các yêu cầu nhiệm vụ khác của cơ quan khi được giao.
Dù ở thời điểm nào, Đội xe Văn phòng vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao, đó là:
Đảm bảo phương tiện đi lại bằng xe ô tô cho các hoạt động của lãnh đạo và Văn phòng theo đúng quy định.
46
Quản lý xe công vụ theo đúng quy định, mọi thành viên trong đội xe đều có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe sạch, đẹp, bảo đảm an toàn tuyệt đối khi đưa xe vào sử dụng, phục vụ hoạt động di chuyển của lãnh đạo với chất lượng cao.
Lập kế hoạch sửa chữa, thay thế phụ tùng cho từng xe đặc biệt là các xe đến thời kỳ trung tu, đại tu.
Tổ chức phục vụ chu đáo, an toàn các đồn khách của đơn vị, của Văn phịng.
2.2.3. Phân tích các yếu tố trong việc tổ chức bộ máy văn phòng Bộ Nội vụ Nội vụ
2.2.3.1. Chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và chức năng nhiệm vụ của văn phòng
Bộ Nội vụ là cơ quan thuộc Chính phủ, đảm nhận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực quan trọng như: Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước; hội, tổ chức phi chính phủ; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; thanh niên và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý của bộ theo quy định của pháp luật.
Văn phịng Bộ Nội vụ chính là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Bộ Nội vụ thực hiện các nhiệm được phân công, đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo… để đáp ứng được u cầu đó, địi hỏi Văn phịng Bộ Nội vụ cần có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc thù công việc được phân cơng của Bộ Nội vụ, cần có bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt và làm việc hiệu quả.
47
2.2.3.2. Quy mô phạm vi hoạt động của cơ quan
Vị trí, quy mơ của bộ máy văn phòng ở mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc vào vị trí, quy mơ của CQ, DN. Quy mô của cơ quan, doanh nghiệp càng lớn, hoạt động quản lý càng phức tạp, đòi hỏi bộ máy văn phòng phải được tổ chức gồm nhiều bộ phận để hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý.
Chính vì vậy cấu trúc tổ chức của bộ phận văn phòng bị chi phối bởi cấu trúc tổ chức của bộ máy văn phòng. Bộ phận văn phòng là một hệ thống con trong hệ thống lớn hơn nên nó liên quan chặt chẽ về chức trách, quyền, nguồn lực và nhiều mối quan hệ công việc với các bộ phận khác trong bộ máy văn phòng. Vai trò hỗ trợ điều hành của bộ phận văn phịng khiến nó bị phụ thuộc vào các nguyên tắc điều hành của bộ máy lãnh đạo nên tổ chức của bộ phận văn phòng cũng được xây dựng để đảm bảo thực thi các nguyên tắc trên
2.2.3.3. Các văn bản, quy định hiện hành về tổ chức bộ máy
Hiện nay, vấn đề tổ chức bộ máy của các tổ chức chính trị (Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức khác): các cơ quan nhà nước và các cơ quan hành chính - sự nghiệp và ngay cả các doanh nghiệp nhà nước nói chung, trong đó có bộ máy văn phịng đã được quy định một phần trong các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước.
Các văn bản luật, quy định hiện hành là quy chuẩn bắt buộc đối với một số cơ quan, đơn vị để mỗi cơ quan, tổ chức căn cứ vào đó để xây dựng, tổ chức bộ máy văn phòng.
Hiện nay Văn phòng Bộ Nội vụ đang thực hiện theo Quyết định số 698/QĐ-BNV ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Bộ Nội vụ về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phịng Bộ
48
2.2.3.4. Số lượng và trình độ, năng lực của đội ngũ nhân sự văn phịng hiện có phịng hiện có
Nếu cơ quan có số lượng cán bộ văn phịng lớn, thì có thể tổ chức thành nhiều bộ phận, có chức năng riêng biệt và độc lập. Ngược lại, số lượng nhân viên văn phịng ít, bộ máy cần thu gọn và mỗi đơn vị, bộ phận có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ có mối liên hệ gần nhau
Bộ Nội vụ với số lượng đội ngũ cán bộ văn phịng tương đối nhiều, có năng lực chun mơn nghiệp vụ, được đào tạo bồi dưỡng thực hiện các nhiệm vụ chun trách trong văn phịng. Do đó bộ máy văn phịng Bộ được tổ chức với nhiều phịng/ban/bộ phận có các chức năng nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo công tác thực hiện hoạt động văn phịng hiệu quả, dù có nhiều phịng chức năng nhưng các phịng vẫn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình thực hiện công việc.
Hiện tại đội ngũ cán bộ văn phòng của Bộ Nội vụ đang là 81 người, được bố trí thành 07 phịng chức năng tương ứng với các nhiệm vụ mà văn phòng Bộ cần phải thực hiện.
2.2.3.5. Điều kiện cơ sở vật chất và tài chính của cơ quan
Đây là căn cứ thực tiễn mà bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng phải tính tới khi thiết kế bộ máy văn phịng. Đi đơi với nhiệm vụ và trách nhiệm thì cơ quan cũng có nguồn tài chính mạnh từ ngân sách nhà nước để phục vụ cho hoạt động tổ chức bộ máy giúp việc đó chính là bộ máy văn phịng. Để có thể thực hiện trơn tru, hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ được giao.
Văn phịng Bộ Nội vụ với diện tích tương đối lớn (trên 50 mét vng) phù hợp để tổ chức thành nhiều phịng chức năng thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả. Ngồi ra văn phịng cịn được đầu tư các trang thiết bị văn phịng như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy scan, máy fax, điện thoại cố định, máy
49
huỷ tài liệu, các trang thiết bị mạng… những trang thiết bị này đóng vai trị vơ cùng quan trọng đối với hoạt động văn phòng cũng như tổ chức văn phòng. Bộ phận văn phòng là đơn vị giúp việc cho lãnh đạo, thì tương tự, các thiết bị văn phịng cũng chính là các cơng cụ thực hiện cơng việc của các cán bộ văn phịng.
2.2.3.6. Tầm kiểm sốt của nhà quản trị văn phịng
Đầu mối quản lý sẽ tỉ lệ thuận với tầm kiểm soát của nhà quản trị. Tầm kiểm sốt càng hẹp thì lượng đầu mối càng giảm từ đó khiến số lượng tầng nấc trung gian tăng lên hỗ trợ hoạt động thu thập, xử lý thông tin quản lý. Bộ Nội vụ tiếp nhận nhiều thông tin từ các cấp, vậy nên Văn phòng sẽ đa dạng chức năng và thông tin phục vụ quản lý tương đối phức tạp, cần có đội ngũ nhân viên và các phịng chức năng để thực hiện hiệu quả công việc.
Trên thực tế lãnh đạo có rất nhiều cơng việc cần phải giải quyết không thể quan tâm sát sao đến từng khâu thực hiện, cho nên vai trò của các nhà quản trị cấp trung là rất lớn. Nhà quản trị cấp trung cần phải kiểm sốt được cơng việc, đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo để báo cáo kịp thời, để lãnh đạo có thể nắm bắt được tổng quan hoạt động tổ chức bộ máy văn phịng.
2.3. Đánh giá kết quả thực hiện cơng tác xây dựng và tổ chức bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ văn phòng tại Bộ Nội vụ
Thơng qua khảo sát và phân tích về thực trạng cơng tác tổ chức bộ máy văn phịng tại Bộ Nội vụ, có thể nhận thấy nhiều điểm sáng trong tổ chức bộ máy văn phịng từ đó mang tới nhiều hiệu quả trong thực hiện nhiệm vụ của cá nhân cũng như tập thể.
Các lãnh đạo Bộ đã lãnh đạo, tổ chức hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, bố trí phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân trong bộ phận dựa trên chức năng, nhiệm vụ của mình. Cán bộ văn phịng Bộ Nội vụ ln giữ vững và nêu cao